4 avantages d'un Système de Gestion Electronique des Documents et des Dossiers (SGEDD) expliqués par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.

4 avantages d'un Système de Gestion Electronique des Documents et des Dossiers (SGEDD), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
4 avantages d'un Système de Gestion Electronique des Documents et des Dossiers (SGEDD), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents.
Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.


Vous voulez révolutionner la façon dont vous gérez votre entreprise ? Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur un SGEDD et comment en créer un pour votre entreprise.

Ces piles de papier éparpillées dans votre bureau ne semblent peut-être pas coûter cher à votre entreprise, mais vous seriez surpris.

Une étude a révélé qu'en moyenne, 7,5 % des documents papier sont complètement perdus et que 3 % sont mal classés. Et la maintenance d'un seul classeur à quatre tiroirs coûte environ 2 000 dollars par an en termes d'heures de travail.

La façon dont nous traitons les documents aujourd'hui est totalement différente de ce qu'elle était il y a 20 ans. Nos signatures électroniques et nos Systèmes d'Archivage Electroniques ne ressemblent en rien aux rangées de dossiers rangés dans les classeurs. Il n'y a aucune raison de rester coincé dans les anciennes façons de faire.

Si vous ne disposez pas d'un Système de Gestion des Documents et des enregistrements électroniques (SGDE), vous perdez probablement beaucoup d'argent sans vous en rendre compte.

Cela vient du fait que des documents précieux se perdent dans l'éther, ou que vos employés passent beaucoup de temps à traiter des documents alors qu'ils pourraient faire autre chose. Nous allons vous aider à comprendre comment utiliser le SGED pour rationaliser votre entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

Vue d'ensemble : Qu'est-ce qu'un Système de Gestion Electronique des Documents et des Dossiers ?

Un SGEDD est un processus que les organisations utilisent pour organiser toutes les informations importantes dans un emplacement central.

Les organisations utilisent souvent un SGEDD (également appelé système de Système de Gestion Electronique des Documents ou SGED) non seulement pour faciliter la localisation des documents et des enregistrements, mais aussi pour le contrôle des documents et la gestion avancée des enregistrements.

Le système crée une piste d'audit indiquant qui a accédé à certaines informations, comment et quand elles ont été modifiées, et toute autre information pertinente.

Les solutions logicielles intègrent toute la gestion actuelle des documents d'entreprise dans un système de dossiers électroniques centralisé et transparent, parfois hébergé dans le cloud pour plus de commodité et un accès facile.

4 caractéristiques clés d'un SGEDD

Un SGEDD est plus qu'un simple système de classement électronique, c'est un élément fondamental de la gestion de votre entreprise.

1. Le stockage des documents

Il s'agit de l'objectif le plus fondamental des systèmes de données électroniques. Dans toute organisation, la paperasse a tendance à s'accumuler au fil du temps, ce qui rend difficile de trouver le permis que vous avez obtenu il y a un an ou le dossier d'un employé.

Un SGEDD reçoit les données de l'utilisateur ou classe automatiquement la paperasse électroniquement, plaçant toute cette documentation en un seul endroit pratique afin qu'elle ne prenne pas de place sur vos étagères ou dans des dossiers divers répartis sur les différents ordinateurs de votre organisation.

2. Trier et catégoriser

Un élément clé d'une bonne gestion des documents est de s'assurer que toute la paperasse est en ordre et peut être trouvée facilement et rapidement. Un SGEDD trie et catégorise les documents afin qu'ils puissent être retrouvés en quelques clics seulement. Cette seule fonctionnalité permet à une organisation d'économiser des centaines, voire des milliers d'heures de travail.

3. Sécurité

Certains documents sont très sensibles, et le fait d'avoir des informations organisationnelles vitales sur une étagère ou dans un dossier informatique non sécurisé est une recette pour le désastre. Un SGEDD garde tout en un seul endroit centralisé et empêche les utilisateurs non autorisés d'y accéder.

La plupart des logiciels de SGEDD permettent à l'administrateur de définir différentes autorisations pour différents fichiers, de sorte qu'une personne qui a besoin d'accéder à un fichier n'obtienne pas les clés du royaume.

4. Communication

Un SGEDD dispose souvent de fonctions de communication, telles que l'alerte d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées. Certains systèmes peuvent permettre aux utilisateurs de s'envoyer directement des messages par le biais du système, ou même d'annoter des documents professionnels.

4 avantages d'un SGEDD

La Gestion des Documents peut ne pas sembler être la partie la plus importante de votre entreprise, mais ces quatre avantages expliquent pourquoi elle peut avoir un impact si important sur le fonctionnement de votre organisation.

1. Une meilleure sécurité

À l'ère du numérique, il est difficile de préserver la sécurité des informations. Vous devez faire face à de nombreuses menaces de la part de personnes du monde entier qui veulent voler des informations sensibles. Un SGEDD veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

Et en suivant les modifications apportées aux documents, un SGEDD peut alerter les gestionnaires de toute modification non autorisée afin qu'ils puissent rétablir le document dans sa forme précédente.

Un SGEDD permet également de s'assurer que les entreprises sont en conformité avec les lois et règlements exigeant la sécurité des informations, comme l'HIPAA avec les dossiers médicaux et le GDPR pour la protection des données des citoyens.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afriqueveille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

2. Des opérations mieux organisées

Les entreprises doivent être organisées, il est difficile de fonctionner si vous ne l'êtes pas. Lorsque toute votre documentation est organisée, vous ajoutez un vernis de professionnalisme à votre organisation.

L'état d'esprit de chacun s'en trouve amélioré, car il est plus facile de travailler quand on a l'impression que tout est à portée de main. Comme le dit le vieil adage, un bureau encombré est le signe d'un esprit encombré. En rationalisant votre documentation, vous faites un grand pas vers la rationalisation de votre entreprise dans son ensemble.

3. Une meilleure accessibilité

Vos employés pourront accéder aux documents beaucoup plus facilement grâce à un SGEDD. Ils n'auront plus à fouiller dans des piles de papiers dans une boîte en carton rangée dans un placard, ni même à chercher sur plusieurs ordinateurs un fichier caché quelque part dans un dossier aléatoire.

Au lieu de cela, ils disposeront d'un système centralisé qu'ils pourront utiliser pour localiser un dossier en quelques clics seulement. Cela facilite leur travail et leur permet de se concentrer sur des tâches plus importantes.

4. Une efficacité accrue

Lorsque tous vos documents sont organisés et accessibles, votre entreprise est plus efficace et donc plus productive. Vos employés passeront moins de temps à saisir manuellement des données et à rechercher les documents nécessaires.

De plus, vous dépenserez moins d'argent en frais de gestion de documents, car tout est numérique et de nombreux processus sont automatisés.

Questions fréquemment posées sur le SGEDD

Quel est le coût d'un SGEDD ?

Il est impossible de dire combien coûtera un système, car cela dépend de la nature de votre entreprise, de la quantité de documents que vous devez organiser et des fonctions supplémentaires dont vous avez besoin. En règle générale, le montant que vous dépenserez pour un SGEDD dépendra des éléments suivants

  • Le logiciel que vous choisissez
  • Le nombre d'heures de travail que vous consacrez à son fonctionnement
  • La quantité de données que vous voulez gérer
  • Les outils de soutien que vous voulez
  • Les intégrations
  • Sauvegarde
  • Formation au SGED pour votre équipe
  • Support client
  • Si votre système nécessite un administrateur à temps plein ou à temps partiel.
  • Mises à jour futures

Comment savoir si j'ai besoin d'un SGDE ?

Si vous êtes une organisation de taille moyenne ou grande, vous avez besoin d'un SGED. Une organisation de taille raisonnable aura des océans de documents, et beaucoup de ces documents seront sensibles ou auront des ramifications légales, vous devez donc avoir un système sécurisé pour les gérer.

Le seul cas où un SGEDD n'est pas nécessaire est celui d'une entreprise d'une ou deux personnes ne possédant pratiquement aucun document. Mais c'est une situation rare, et même dans ce cas, vous pouvez opter pour une option de SGED gratuite pour couvrir vos besoins.

Il y a de fortes chances que vous ayez des documents qui mériteraient d'être protégés, ne serait-ce que parce qu'ils contiennent des informations personnelles identifiables que des pirates pourraient voler.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est un système centralisé qui permet aux entreprises de localiser un dossier en quelques clics seulement.

Comment savoir quel SGDE choisir ?

Déterminer le type de SGED qui conviendra à votre entreprise est plus délicat et nécessite une consultation avec votre personnel sur la documentation dont vous disposez et sur la façon dont elle devrait être organisée. Plus précisément, vous devez savoir

- La quantité de données que vous avez (en gigaoctets).

- Si vous avez des documents qui nécessitent une protection spéciale 

- Combien d'utilisateurs auront besoin d'accéder au système

- Quels seront vos besoins futurs en matière de croissance

- Si vous pouvez faire appel à votre personnel pour gérer le système ou si vous souhaitez faire appel à un administrateur système tiers.

Avec ces informations en main, vous pouvez examiner les options de SGED

Il est temps de vous débarrasser une fois pour toutes de votre paperasserie

Si vous lisez ces lignes, il est probable que vous en ayez assez du chaos et de l'encombrement du "système" de documentation de votre organisation, si l'on peut l'appeler ainsi. C'est un signe qu'il est temps d'arrêter de remettre à plus tard.

Réservez un peu de temps dans les semaines à venir pour commencer à traiter ce problème, à mettre en œuvre les meilleures pratiques de gestion documentaire et à identifier un logiciel capable d'organiser le désordre. Vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Libellés :
[blogger]

Author Name

Formulaire de contact

Nom

E-mail *

Message *

Fourni par Blogger.