Qu'est-ce que le Suivi-Evaluation de Projets et Programmes ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique vous explique.

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Les gouvernements et les autres bailleurs de fonds s'attendent de plus en plus à ce que les ONG, les organisations de volontaires et les autres organisations qui reçoivent des fonds utilisent le Suivi-Evaluation au cours/à la fin de leurs projets.

Les pratiques de suivi et d'évaluation permettent également aux organisations et aux volontaires de vérifier qu'ils aident effectivement les communautés avec lesquelles ils travaillent et, dans certains cas, de résoudre tout problème avant la fin du projet.

Le S&E est donc conçu pour vous aider à apprendre, à assurer la responsabilité et à démontrer l'efficacité ainsi que l'efficience. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de marquer les réalisations faites sur un projet et d'identifier les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets ainsi que les risques à prévoir.

Qu'est-ce que le suivi ?

Le suivi est "la collecte et l'analyse régulières d'informations pour suivre les progrès par rapport aux plans établis et vérifier la conformité aux normes établies" (FICR). Il s'agit en fait d'un processus de vérification au fur et à mesure que vous avancez, pour vous assurer que vous n'êtes pas en retard, que vous ne vous écartez pas du chemin ou que vous ne faites pas de mal.

La bonne nouvelle, c'est que vous êtes certainement déjà engagé dans le Suivi, même si vous ne le faites pas de manière formelle.

Vous effectuez probablement déjà des visites régulières sur le terrain et avez des contacts réguliers par téléphone, Skype ou e-mail avec vos partenaires. Vous pouvez utiliser ces visites et ces conversations pour garder un œil sur le déroulement du processus de Suivi.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux types de suivi. Mais vous ne devez pas vous préoccuper des distinctions entre les formes de suivi et vous concentrer sur ce qui peut être utilement suivi.

Il y a deux principaux pièges à éviter :

  • Le premier consiste à ne pas surveiller du tout ou à le faire d'une manière qui dépend entièrement de la mémoire à court terme et qui n'est donc jamais enregistrée.
  • Le deuxième danger est de tout enregistrer et de finir par rassembler de vastes rames de données qui ne vous diront pas si vous atteignez ou non vos objectifs et faites une différence.

Lors de la conception de votre projet, essayez de réfléchir à vos objectifs et à la manière de mesurer les progrès accomplis vers ces objectifs. C'est ce progrès, ou l'absence de progrès, que vous surveillez.

Par exemple, lors de votre suivi, vous constatez que seuls 80 des 150 nourrissons prévus ont été vaccinés à la fin de la première année de votre projet de trois ans. Cela devrait être un signal d'alarme mais, grâce à votre processus de suivi, vous avez peut-être encore le temps de remettre votre programme de vaccination sur les rails ou d'ajuster les attentes de votre bailleur de fonds.

Types de Suivi

D'après la FICR, le suivi peut prendre différentes formes :

  • Le suivi des résultats, qui permet de déterminer si un projet est sur la bonne voie pour atteindre les résultats escomptés (produits, effets, impact), par exemple, tous les enfants d'une communauté cible ont-ils été vaccinés ?
  • Le suivi des processus (activités) permet de déterminer si les intrants et les ressources ont été utilisés efficacement. Par exemple, les bons médicaments ont-ils été livrés dans les délais à la bonne unité médicale ?
  • Le contrôle de conformité vérifie le respect des réglementations, des exigences contractuelles, des lois et des normes éthiques. Par exemple, les équipements électriques donnés ont-ils été correctement testés ?
  • Le contrôle du contexte (situation) permet de suivre l'environnement dans lequel le projet opère, en particulier dans la mesure où il présente un risque pour le projet. Par exemple, comment les troubles civils dans un village voisin peuvent-ils avoir un impact sur les résultats de votre projet ou vous amener à modifier les hypothèses sur lesquelles il est basé ?
  • Le suivi financier se concentre sur les coûts et garantit que la mise en œuvre respecte le budget. Les uniformes scolaires ont-ils été achetés et livrés au prix prévu ?
  • Le suivi organisationnel permet de suivre les aspects institutionnels de la mise en œuvre d'un projet : comment les partenaires du projet ont-ils travaillé ensemble et communiqué les uns avec les autres ?
  • Le suivi des bénéficiaires permet de suivre la perception qu'ont les bénéficiaires d'un projet. Il comprend la satisfaction ou les plaintes à l'égard du projet et des partenaires. Quel bénéfice ont-ils perçu du creusement d'un puits dans le village ?

Qu'est-ce que l'Evaluation ?

Pour l'OCDE, l'évaluation est "une appréciation, aussi systématique et objective que possible, d'un projet, d'un programme ou d'une politique, en cours ou achevé, de sa conception, de sa mise en œuvre et de ses résultats".

Le but est de déterminer la pertinence et la réalisation des objectifs, l'efficience du développement, l'efficacité, l'impact et la durabilité ".

Pour la FICR, il s'agit d'un "processus structuré d'évaluation du succès d'un projet dans la réalisation de ses objectifs et de réflexion sur les leçons apprises".

Pour nos besoins, l'Evaluation sera considérée comme signifiant simplement : vérifier que vous faites (avez fait) la bonne chose et que vous la faites (avez fait) correctement".

Une Evaluation est périodique, rétrospective et peut être menée en interne ou par des évaluateurs externes indépendants.

Une distinction essentielle est faite entre les Evaluations formatives et sommatives. Les premières ont souvent lieu à mi-parcours d'un projet/programme. Les secondes sont généralement menées à la fin d'un projet/programme.

Lorsque le cuisinier goûte la soupe, c'est une évaluation formative.

Quand les invités goûtent la soupe, c'est une évaluation sommative.

Une Evaluation formative/à mi-parcours/de progrès cherche donc à mesurer les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs du programme/projet. Les données peuvent aider à affiner le projet et contribuer à une future évaluation sommative qui évalue le succès d'un projet mature à atteindre ses objectifs déclarés. L'Evaluation sommative pose souvent les mêmes questions que l'évaluation des progrès, mais elle a lieu à la fin du projet/programme.

Types d'évaluation

Selon la FICR, il existe plusieurs types d'évaluation :

1. Les Evaluations de processus complètent et vont au-delà du Suivi de routine. Elles améliorent la compréhension du processus de mise en œuvre du projet et sont souvent menées au début d'un projet pour savoir pourquoi les produits et les résultats directs prévus ne sont pas atteints ou lorsqu'il y a des préoccupations opérationnelles spécifiques. Elles s'appuient sur les dossiers du projet, les groupes de discussion, les entretiens et l'observation des participants.

2. Les Evaluations d'impact mesurent les effets causaux d'une intervention, y compris les effets involontaires, positifs ou négatifs, sur les bénéficiaires ciblés ou d'autres groupes. Elles évaluent également les coûts de l'intervention par rapport à ses effets (son rapport coût-efficacité). Les donateurs, comme l'Agence française de développement, utilisent ces évaluations pour déterminer si, par exemple, tous les programmes de microfinance des donateurs dans un pays bénéficiaire cible ont un impact cumulatif. Ces Evaluations ne sont pas à prendre à la légère et sont coûteuses à entreprendre.

3. Les Evaluations thématiques et sectorielles se concentrent sur des thèmes particuliers (par exemple, le genre ou l'environnement) ou sur des groupes ou secteurs (par exemple, la santé) et évaluent la performance d'un certain nombre de projets dans ces thèmes ou secteurs. Il s'agit d'évaluations à grande échelle qu'il vaut mieux laisser aux gouvernements donateurs et aux grandes ONG.

4. Les Evaluations en temps réel sont entreprises pendant la mise en œuvre du projet/programme afin de fournir un retour d'information instantané pour des modifications visant à améliorer la mise en œuvre en cours. L'accent est mis sur l'apprentissage immédiat des leçons plutôt que sur l'évaluation de l'impact ou la responsabilité. Elles sont particulièrement utiles lors des opérations d'urgence (FICR).

5. Les auto-évaluations ou auto-appréciation par lesquelles le personnel des ONG évalue les programmes/projets et soumet des rapports à la direction générale. L'auto-évaluation est beaucoup moins chère à mettre en œuvre que l'embauche d'un consultant indépendant. Elle peut également encourager l'apprentissage et le sentiment d'appartenance du personnel au processus d'évaluation (BOND). Le personnel des ONG peut également être mieux placé qu'un évaluateur externe pour comprendre les complexités d'un projet ou d'un programme. Cependant, les auto-évaluations peuvent être difficiles à mener efficacement, et les évaluateurs internes peuvent passer à côté de certaines choses qu'un observateur extérieur remarquerait. Ils n'ont pas non plus de garantie d'impartialité/de crédibilité (BOND). Demandez l'avis de votre financeur avant de vous lancer dans une telle évaluation. Votre argument pourrait être que c'est votre façon de vous lancer dans l'évaluation et que vous n'avez pas le budget pour entreprendre une évaluation indépendante à grande échelle.

6. Les évaluations conjointes (ou évaluation par les pairs) impliquent que le personnel d'une ou plusieurs organisations homologues mène l'évaluation. Les coûts restent ainsi relativement bas et l'évaluation peut être plus perspicace et plus crédible.

Comme les évaluateurs proviennent d'organisations similaires, ils sont bien informés des défis du secteur. Le principal problème est qu'il faut un haut niveau de confiance entre les ONG, afin que l'organisation évaluée puisse être ouverte et honnête pendant l'évaluation. Lorsqu'il existe une forte concurrence pour l'obtention de fonds, par exemple, les ONG peuvent être réticentes à laisser une organisation rivale potentielle examiner leurs opérations, au cas où les informations seraient utilisées ultérieurement contre elles.

7. Les "Evaluations accompagnées", où les ONG sont accompagnées par un expert/évaluateur indépendant, sont un bon moyen pour les ONG et les organisations de volontaires de commencer à s'engager dans le Suivi et l'Evaluation. Cette technique peut offrir des perspectives, une expertise et un apprentissage inestimables. Le défi consiste toutefois à trouver un collaborateur volontaire. Dans le secteur des ONG, l'organisme financé par le gouvernement et les ONG fournit de bons évaluateurs à un coût très faible.

La valeur du Suivi et de l'Evaluation (S&E) est désormais largement reconnue dans les milieux du développement international. La plupart des organisations non gouvernementales (ONG) et des organisations de volontaires (VO) sont censées s'engager dans le Suivi-Evaluation, en particulier lorsqu'elles reçoivent des fonds des organismes de financement publics.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les ONG devraient adopter le S&E, notamment parce qu'une attitude tiède à l'égard de l'évaluation a un impact négatif sur la capacité des ONG à apprendre, à stocker et à diffuser des leçons formelles.

Malgré les nombreux avantages du S&E, il est souvent négligé par les ONG, en partie parce qu'il est perçu comme trop difficile et coûteux.  N'oubliez pas que l'évaluation ne consiste pas à tout savoir sur un projet ou un programme, mais à identifier certains marqueurs clés de réussite ou d'échec.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de suivre l'état d'avancement des projets, leurs statuts ainsi que leurs réalisations.

Le S&E peut être bénéfique:

Pour vos bénéficiaires

  • Il peut faire partie d'un processus participatif qui vous oblige à écouter l'opinion des partenaires et des bénéficiaires locaux.

Pour vous-même

  • Elle évalue comment et où un projet a atteint ses objectifs, comment et où il ne les a pas atteints et comment et où il pourrait être amélioré.
  • Il identifie l'efficacité avec laquelle le projet a converti (ou pourrait convertir) les ressources (financières et en nature) en activités, objectifs et buts.
  • Il met en évidence la durabilité et la signification du projet pour les participants.

Pour votre donateur

  • Il vous aide à répondre aux exigences de l'organisation en matière de rapports et de donateurs.
  • Il peut aider à montrer la valeur de l'argent à un moment où la presse et d'autres organismes examinent et critiquent le financement des ONG par les donateurs.
  • Il peut ouvrir la porte à de futurs financements de la part d'organismes publics.

Derniers points à retenir :

  • L'évaluation peut être réalisée une seule fois, à la fin d'un projet, ou peut être une étude continue.
  • Dans tous les cas, l'évaluation est un moyen d'apprendre de ce qui s'est passé, de l'examiner objectivement et d'utiliser ces connaissances pour prendre des décisions éclairées sur l'avenir de votre travail.
  • L'évaluation ne consiste pas seulement à démontrer le succès, mais aussi à apprendre pourquoi les choses ne fonctionnent pas. En tant que telle, l'identification et l'apprentissage des erreurs est l'un des éléments clés de l'évaluation.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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