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Vous en avez assez de chercher dans le fouillis actuel de documents de votre entreprise des fichiers qui pourraient se trouver n'importe où sur l'ordinateur d'un employé, dans un classeur ou dans l'éther d'un serveur de l'entreprise ? Il est temps d'envisager sérieusement d'adapter un Système de Gestion des Documents d'Entreprise (GDE) pour mettre de l'ordre dans ce chaos.
Cependant, tous les Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise ne sont pas créés égaux, c'est pourquoi nous allons vous expliquer quelles sont les caractéristiques à rechercher. Nous vous expliquons également les avantages des Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise, leur fonctionnement et nos choix parmi les meilleurs outils disponibles.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents d'entreprise (SGDE) ?
Un Système de Gestion de Documents d'Entreprise est un type de logiciel qui permet aux utilisateurs de créer, stocker, partager, organiser et gérer une grande variété de documents. C'est un moyen de réduire considérablement l'utilisation du papier et d'accroître l'efficacité en numérisant et en organisant les documents et en automatisant les processus courants liés à ces documents.
Les Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise sont particulièrement répandus dans les secteurs de la santé et de l'administration public, mais ils gagnent en popularité à mesure que d'autres secteurs se rendent compte de leur utilité pour organiser la paie des employés, les documents fiscaux, les factures des fournisseurs, etc. Les employeurs se rendent compte des coûts inutiles du stockage des documents physiques. Les dossiers papier peuvent occuper jusqu'à 15 % de l'espace de votre bureau, ce qui représente une charge énorme. Il est donc logique que les entreprises se tournent de plus en plus vers les GED pour les aider à réduire ces risques.
Caractéristiques d'un bon système de gestion de documents d'entreprise
Si vous envisagez de mettre en place un Système de Gestion de Documents d'Entreprise pour conserver vos fichiers, il existe quelques caractéristiques clés que vous devez rechercher avant d'investir dans un nouveau système. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive, mais des éléments de base qui vous aideront à démarrer.
Intégration facile
Un bon Système de Gestion de Documents d'Entreprise peut s'intégrer facilement à tous les systèmes existants dont vous disposez. En 2020, l'entreprise moyenne utilisait 137 applications différentes, et l'employé moyen en utilisait plus de huit dans son travail quotidien. La mise à jour de ces autres systèmes dans le seul but d'assurer la compatibilité avec votre nouveau SGDE peut entraîner des coûts indésirables, en particulier si vous envisagez de grands systèmes existants essentiels aux opérations, comme un PGI. Ces problèmes ne se poseront pas avec un GED qui s'intègre facilement à vos systèmes logiciels actuels.
Fonctions de catégorisation
Les différents Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise peuvent avoir différentes fonctions de catégorisation qui vous permettent d'organiser vos documents. Vous devez trouver le système qui convient le mieux à votre flux de travail. Beaucoup utilisent des balises d'indexation et des métadonnées pour optimiser l'organisation.
Fonction de recherche puissante
L'une des fonctions les plus élémentaires, mais aussi les plus utiles, d'un Système de Gestion de Documents d'Entreprise est la fonction de recherche. Il est indispensable de pouvoir trouver rapidement et facilement ce que l'on cherche, mais cela peut représenter un défi surprenant pour de nombreuses entreprises. Une enquête récente a révélé que 49 % des employés avaient du mal à trouver des documents. Veillez donc à ce que le système que vous choisissez dispose non seulement d'une fonction de recherche, mais aussi de fonctionnalités, comme la possibilité d'ajouter des métadonnées aux fichiers, qui contribuent à cette capacité de recherche.
Historique des modifications
Un bon Système de Gestion de Documents d'Entreprise doit également conserver l'historique des documents, afin de vous permettre de savoir qui a apporté quelles modifications et quand. Ceci est particulièrement utile pour le maintien du contrôle des versions. Cette même enquête a également révélé que 33 % des employés avaient des problèmes avec le contrôle des versions des documents.
Capacités de partage facile
Une autre caractéristique à rechercher est la possibilité de partager des documents instantanément avec n'importe qui dans votre organisation. Vous devez être en mesure de trouver et d'envoyer facilement des documents au sein d'un même service ou entre services, si nécessaire. Peut-être plus important encore, le bon Système de Gestion des Documents d'Entreprise améliore votre capacité à partager des fichiers avec des clients externes - ou des patients. Un bon GED vous permet de partager des fichiers en toute sécurité, en veillant à ce que votre organisation soit conforme à la loi ou à toute réglementation spécifique au secteur.
Caractéristiques de sécurité
Un rapport de 2018 a révélé que 41 % des entreprises ont des fichiers contenant des informations sensibles ouverts à chaque employé - une menace de sécurité majeure quand on parle de dossiers médicaux, d'informations sur les cartes bancaires, etc. Et les violations de données ne font que devenir plus fréquentes. En 2019, le nombre de violations de données signalées a augmenté de 54 % par rapport à l'année précédente. En 2020, le nombre de brèches a diminué, mais il y avait encore 8,4 milliards de dossiers laissés vulnérables. Veillez donc à choisir un système de gestion des documents d'entreprise doté de fonctions de permissions intégrées qui vous permettent d'ajouter de la sécurité à tout document.
Automatisation du flux de travail
Une fonctionnalité essentielle à surveiller est l'automatisation, en particulier l'automatisation des factures. Un rapport de 2019 de l'Institute of Finance and Management a révélé que l'automatisation des comptes fournisseurs doublait à peu près l'efficacité, permettant aux entreprises de traiter deux fois plus de factures dans le même laps de temps. Ce sont des gains importants si l'on considère que la plupart des organisations prennent en moyenne environ 12 jours pour traiter une facture. Recherchez donc un Systèmes de Gestion des Documents d'Entreprise capable d'automatiser les principaux processus liés aux documents que vous répétez régulièrement. Le logiciel doit pouvoir prendre en charge des tâches telles que le traitement des factures et l'acheminement des approbations, les paiements électroniques, la génération des documents de paie ou fiscaux, ou toute autre tâche d'approvisionnement à paiement.
Avantages de l'utilisation d'un Système de Gestion Documentaire d'Entreprise
Maintenant que vous savez quelles sont les caractéristiques à rechercher, il est utile de savoir comment ces caractéristiques se traduisent en avantages. Avec l'amélioration de l'efficacité et la réduction des coûts d'un SGED, vous vous demanderez pourquoi vous n'avez pas commencé à en utiliser un plus tôt. Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation d'un Système de Gestion des Documents d'Entreprise :
1. Rester organisé
Selon l'étude 2019 sur l'état de la communication et de l'engagement des employés, 58 % des employés sont stressés par une utilisation inefficace et incorrecte des outils de communication ; 36 % ont déclaré ne pas savoir où trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.
Un Système de Gestion des Documents d'Entreprise résout ce problème. Savoir où trouver les documents et les ressources dont vous avez besoin est essentiel pour maintenir l'efficacité des opérations quotidiennes. De plus, le fait d'avoir tout organisé et prêt à l'emploi peut également rendre les audits futurs aussi faciles que possible.
2. Faciliter une meilleure collaboration
En 2015 que 75 % des équipes inter fonctionnelles étaient dysfonctionnelles - ne parvenant pas à respecter le budget, le calendrier et les attentes - souvent en raison d'un manque d'organisation systémique. Le fait de pouvoir trouver et partager rapidement et efficacement des documents au sein d'un système intégré à l'échelle de l'entreprise permet aux employés de collaborer plus facilement au sein des services et entre eux. En outre, l'accès à distance aux documents est de plus en plus important, car de plus en plus d'employés travaillent à domicile.
3. Assurer la sécurité des documents essentiels
Les fonctions de sécurité intégrées d'un Système de Gestion des Documents d'Entreprise permettront de garder vos fichiers en sécurité - ce qui est particulièrement essentiel pour les groupes qui maintiennent la conformité à l'industrie. Une enquête menée en 2019 par la National Small Business Association a révélé que la préoccupation numéro un des petites entreprises était de naviguer dans les nouvelles technologies et de garder leurs informations en sécurité.
4. Gagner du temps
Les fonctions d'automatisation, de partage et de recherche d'un Système de Gestion des Documents d'Entreprise peuvent faire gagner un temps considérable à tous les membres de votre entreprise. Selon une enquête réalisée en 2012, les travailleurs de l'information passaient en moyenne 4,5 heures par semaine à rechercher des documents et 3,5 heures supplémentaires à classer et organiser des documents. Si votre groupe n'a pas mis à niveau ses systèmes de flux de travail depuis 2012, vous pourriez perdre une journée chaque semaine pour une organisation qui pourrait être rationalisée par un GED.
5. Économies d'argent
Les gains de temps, ainsi que tous les autres avantages d'un SGED, se combinent pour vous aider à économiser de l'argent. Et les tâches automatisées contribuent également à éliminer les cas d'erreur humaine, qui peuvent être coûteux.
Comment fonctionne un système de gestion de documents d'entreprise ?
Un Système de Gestion des Documents d'Entreprise fonctionne en fournissant une interface logicielle où les employés d'une entreprise peuvent créer, distribuer, modifier et stocker des documents. En gros, les processus construits autour d'un SGED se présentent comme suit :
1. Saisir ou créer un document : Que vous ayez besoin de créer un nouveau document texte ou que vous souhaitiez numériser un fichier papier, votre système doit être doté d'une reconnaissance optique de caractères (OCR) intégrée qui peut aider à numériser tout document et à le rendre lisible par une machine - une nécessité pour travailler avec des factures AP.
2. Stockez le document : Souvent, un document est créé directement à sa place, sans étape de classement supplémentaire. Il est facile de décider qui peut accéder au document et de renforcer la sécurité si nécessaire.
3. Distribuez le document : Une fois que votre document est dans le système, le SGED devrait soit l'acheminer automatiquement là où il doit aller, soit vous devriez pouvoir le partager selon les besoins avec les personnes qui ont les autorisations nécessaires.
4. Modifiez le document : Créez des documents vivants qui peuvent être modifiés directement dans le système de gestion des documents d'entreprise. Permettez à plusieurs personnes de travailler en même temps sur un même document ou utilisez les fonctions de contrôle de version intégrées, comme l'historique des modifications, pour garder la trace des itérations.
5. Approuver le document : Le SGED peut aider à automatiser les processus d'approbation - les approbations de documents compliquées peuvent devenir aussi simples que de cocher une case.
Quelle est la prochaine étape ? Choisir le bon système de gestion de documents d'entreprise
Les Systèmes de Gestion de Documents d'Entreprise sont un excellent moyen de s'organiser et d'optimiser l'efficacité de votre entreprise. Plus besoin de chercher des documents perdus sur l'ordinateur ou pire, dans un classeur ou une pile sur le bureau de quelqu'un. Un SGED de qualité permet d'économiser du papier, de réduire les coûts et le temps de travail.