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La collecte, la distribution, le stockage, le traitement et l'archivage des documents sont des processus fixes qui font partie de la gestion quotidienne des documents dans les organisations. Et n'oubliez pas : L'effacement et la recherche de documents.
Il est clair que les processus basés sur le papier constituent un obstacle à ce stade - ils demandent beaucoup de temps, manquent de clarté, en plus de tous les autres inconvénients du support papier. La gestion numérique des documents peut vous aider dans ce domaine et vous permet de faire un grand pas en avant dans la transformation numérique. Vous pouvez lire ci-dessous comment fonctionne un Système de Gestion de Documents (SGD), ce qu'il faut noter et quels avantages il apporte à l'entreprise.
Les fonctions du logiciel SGED
Situation initiale - Gestion des documents
Le stockage manuel des informations dans des dossiers papier est extrêmement chronophage et constitue une activité plutôt démotivante pour les employés. En même temps, il ralentit votre entreprise. Les longs délais de transport et d'attente ralentissent inutilement les processus commerciaux et retardent les tâches et processus ultérieurs. Souvent, il y a aussi un manque de transparence concernant les processus et les contenus actuels. Les informations ne peuvent pas être trouvées immédiatement, ce qui limite l'accès à l'information - même lorsqu'une réaction rapide est requise. Un Système de Gestion de Documents numériques, en revanche, aide votre entreprise à faire les bons choix.
Vos avantages grâce à la gestion numérique des documents
Le Système de Gestion Documentaire offre de nombreuses solutions prêtes à l'emploi, telles que la gestion des contrats, la gestion des commandes, le traitement des factures entrantes, la gestion du personnel et bien plus encore.
- - Plus de transparence : stockage structuré des informations et des documents
- - Plus d'efficacité dans les processus : localisation facile et transfert rapide des informations.
- - Meilleure coopération : la conservation centralisée des données facilite l'utilisation commune des documents
- - Traçabilité élevée : grâce à la gestion des versions et à la journalisation.
- - Respect des SLA en toute sécurité : grâce à la gestion des délais avec plusieurs niveaux d'escalade.
- - Formation rapide : même les nouveaux employés peuvent travailler en toute sécurité avec le système après une brève introduction.
- - Plus de flexibilité : l'information est disponible partout, 24 heures sur 24.
- - Maintenance réduite : grâce à l'administration centrale
- - Sécurité élevée : grâce à un concept de droits finement gradué et à une journalisation détaillée.
Définition : Qu'est-ce que la Gestion de Documents Numériques (GDN) ?
Exemples de gestion de documents
En principe, il existe quatre types différents de GED. Dans une certaine mesure, la courte histoire de la gestion documentaire apparaît à travers cette différenciation. En même temps, les avantages et les inconvénients des quatre procédures de GED apparaissent clairement.
Le serveur de fichiers comme GED par rapport aux Systèmes de Gestion de Documents assistés par base de données.
Le stockage des documents dans des emplacements structurés en arborescence, par exemple sur des serveurs de fichiers, des lecteurs de réseau, des boîtes de réception et autres, remplace un problème par un autre : Un problème de papier pour un problème numérique. Cela signifie que les documents disparaissent dans des structures d'index peu claires. Et le stockage des documents à lui seul exige de la discipline - d'une structure de dénomination convenue pour les fichiers à l'emplacement de stockage adéquat en passant par le balisage, si ce dernier est possible. En règle générale, ce type de logiciel de GED s'avère inadéquat pour la gestion quotidienne des documents.
L'utilisation de tels systèmes en remplacement d'un Système de Gestion Documentaire est contre-productive. Le contenu des documents n'est souvent pas consultable, les métadonnées sont absentes, sans parler des flux de travail, des versions, etc. Seuls les noms de fichiers et les chemins de répertoires servent de supports d'information.
Systèmes de Gestion de Documents monolithiques vs. GED en tant que service
Les Systèmes de Gestion Documentaire actuels fonctionnent selon le schéma suivant : Un document est compilé, certaines informations du document sont sélectionnées, un ID de document est attribué. Le document et les métadonnées sont stockés dans une base de données. Le grand avantage : Grâce à l'ID du document, le document reste clairement identifiable et n'est pas perdu dans la GED. L'inconvénient : Pour accéder à la GED, vous devez installer un logiciel de GED sur l'ordinateur local.
Toutefois, l'exception confirme la règle. Cela signifie qu'il existe des Systèmes de Gestion de Documents qui fournissent à l'utilisateur un client web de GED basé sur un navigateur pour le travail quotidien. L'installation d'un logiciel sur l'ordinateur local est donc superflue.
Cela s'applique également à un SGD dans le nuage. Le DMS est alors accessible via le navigateur de votre choix : A tout moment, partout, même via un Smartphone/tablette. Cependant, un DMS dans le nuage apporte également de nombreux autres avantages : Comme pour tant d'autres offres de logiciels en tant que service (SaaS), le prestataire de services prend également en charge la maintenance du Cloud-DMS, et assure idéalement le fonctionnement sans faille du Système de Gestion Documentaire ; ainsi, par exemple, le prestataire effectue des sauvegardes régulières et automatisées. Ainsi, un système de gestion de documents dans le Cloud a également des coûts informatiques associés plus faibles. Toutefois, à ce stade, tout dépend de la conception des contrats de service en fonction du contenu. La durée de vie des services, le nombre d'utilisateurs, le volume de données utilisé, etc. sont parmi les facteurs les plus importants qui déterminent les coûts de la GED en nuage.
Selon le Système de GED utilisé, la Gestion Electronique des Documents a diverses autres fonctions. Les fonctions importantes et fréquemment utilisées de la GED sont les suivantes : La sécurité des révisions, le versionnage, l'archivage, les exigences de conformité en matière de protection de la vie privée, les flux de travail, les autorisations basées sur les groupes et bien d'autres encore. Un système de gestion de documents simplifie et accélère considérablement le travail quotidien, en particulier pour les organisations distribuées, c'est-à-dire les entreprises ayant plusieurs sites.
Qu'est-ce qu'un document dans le contexte de la GED ?
En définitive, un document stocké dans un système de GED, contient plus d'informations que le simple contenu du document.
Les informations supplémentaires accompagnant le document sont décrites comme des métadonnées. Celles-ci sont également attribuées au document, par exemple
- - Numéro et nom du projet
- - la date de création
- - la version
- - le statut
- - Centre de coûts
- - Vérificateur, etc.
Ces métadonnées peuvent être soit obtenues automatiquement à partir du document, soit ajoutées au SGD par un balisage manuel. Lorsqu'elles sont effectuées de manière cohérente et uniforme, elles contribuent à accélérer la recherche de documents. En outre, les documents d'un processus peuvent être résumés dans des dossiers, également appelés fichiers électroniques, sans autre forme de procès. À ce stade, il est clair qu'un système de gestion documentaire devient très vite le Saint Graal de l'information.
Pourquoi la gestion des documents ?
Les Systèmes de Gestion Documentaire contemporains permettent de réduire considérablement la durée des processus et le temps de préparation des documents dans l'entreprise. Par conséquent, un système de GED soutient les processus d'entreprise de toutes sortes. Bien entendu, cela nécessite une GED supportée par une base de données. Certains groupes d'utilisateurs ont accès aux documents qui les concernent dans la GED, quel que soit le lieu.
En outre, un Système de Gestion Documentaire doit également accompagner, améliorer et simplifier d'autres processus d'entreprise. Par exemple, les processus RH, le traitement des factures entrantes, les processus P2P, etc.
Comment fonctionne un système de gestion de documents numériques ?
Les documents ou d'une manière générale : L'information est disponible sous deux formes différentes dans les entreprises : Déjà électronique ou encore sous forme de papier. Ces informations doivent d'abord être saisies dans le système de gestion des documents - mais comment cela fonctionne-t-il et que se passe-t-il ensuite dans le SGD ?
Saisie des informations dans le système de gestion des documents
Selon le type de support, l'enregistrement des documents peut prendre différentes formes dans le SGD. Si l'information est déjà disponible sous forme électronique, les Systèmes de Gestion Documentaire contemporains sont capables de transférer cette information vers le SGD de manière largement automatique. Pour enregistrer les documents sur papier, un SGD utilise en général un scanner avec reconnaissance optique de caractères (OCR) pour la capture numérique des documents.
Selon le type de document - ou plus généralement : Type d'information - certains formats existent. Par exemple, les informations qui ont été transférées avec l'un des nombreux formats d'échange de données informatisées (EDI). Par exemple : Factures de vente, connaissements, commandes, avis d'expédition, relevés de compte, spécifications de conception, réclamations d'assurance, etc. t ce sont des données structurées, tout comme les formats EDI.
Systèmes de gestion de documents et données structurées - un duo parfait
L'avantage de ces données structurées pour un SGD est évident : les données sont stockées à un endroit fixe, pour toujours.
Tant que le créateur de la facture respecte la spécification convenue, il est facile de traiter automatiquement les informations structurées de la facture entrante dans le Système de Gestion des documents. Il est également évident qu'un flux de travail lancé via ce type de support est la clé de voûte de processus commerciaux sans faille.
Distribution de l'information dans le système de gestion des documents
Désormais, tout sera numérique, et les perturbations médiatiques n'auront plus lieu. L'un des grands avantages d'un SGD est que tous les documents et informations sont automatiquement dirigés vers les services compétents de l'entreprise.
L'endroit où les documents et/ou les informations sont finalement transportés est principalement traité par le DMS à l'aide de la catégorisation effectuée. Par le biais d'informations reconnues et sélectionnées, le Système de Gestion des Documents peut déterminer par exemple : Un document est un connaissement, une facture d'entrée ou un contrat, etc.
C'est à ce stade que la GED présente un avantage important : Car désormais, un système de gestion documentaire contemporain peut s'engager dans ce que l'on appelle des flux de travail.
Systèmes de gestion de documents et flux de travail - s'asseoir et laisser faire
Le transport des documents et le traitement des documents dans les différents services peuvent être effectués de manière entièrement électronique avec une GED moderne. Au cours d'un flux de travail, un Système de Gestion Documentaire envoie automatiquement les documents aux processeurs ou aux groupes concernés, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise, à l'aide de paramètres définis (catégorie, projet, numéro de client, etc.). Ce qui est important à ce stade : Ce n'est pas le document lui-même qui est envoyé, mais le lien vers le document concerné dans le système de gestion documentaire. La notification se fait soit dans le système de GED lui-même, soit par e-mail. Cela présente l'avantage que le document reste accessible à tous les autres employés autorisés pendant toute la durée du flux de travail. Ainsi, les copies de documents appartiennent au passé, tout comme la complexité qui en découle.
Un bon Système de Gestion de Documents se distingue par la possibilité de choisir entre deux types de flux de travail : Les flux de travail ad hoc pour les tâches qui se produisent rarement, et les flux de travail fixes plus complets pour les tâches récurrentes. La différence entre les deux : Les flux de travail ad hoc peuvent être créés et mis en place rapidement si nécessaire, mais ils n'ont pas de modèle de processus fixe préalable. Ils sont donc l'outil idéal pour résoudre des tâches simples, qui ne se présentent qu'au cours d'une journée de travail : Par exemple, vous remarquez pour la deuxième fois que les factures du client XY sont soulevées pendant le traitement. Comme vous utilisez des recettes d'escompte et que vous voulez éviter les frais de rappel, vous et vos collègues de travail pouvez facilement être informés lorsque le cas se produit, via la gestion des documents.
Exemples de flux de travail de la GED
La caractéristique la plus importante de la GED est la classification et le stockage approprié des documents. Comme illustré, des workflows peuvent également être établis dans le Système de Gestion Documentaire. Cela s'applique à tous les documents. Et surtout, en combinant les flux de travail de la GED avec les systèmes ECM ou ERP, des simplifications permettant de gagner du temps peuvent être réalisées.
Tâches et délais - les workflows dans la GED
Un flux de travail simple et très basique, qui peut être mis en œuvre avec un Système de Gestion Documentaire, est le suivi des tâches et des échéances. Il est très facile à réaliser. Dès son arrivée dans la GED, un document est envoyé à un groupe de processeurs - et le document est assorti d'un délai fixe, une "date limite", avant laquelle la tâche liée au document doit être achevée. Si personne ne s'occupe de la tâche dans ce délai, la gestion de l'escalade interviendra. Cela signifie qu’il y aura un rappel sur la situation non résolue. Si aucun des employés concernés ne réagit à la référence au flux de travail GED, des notifications automatiques peuvent par exemple être transmises au chef d'équipe.
Flux de travail GED plus complexes
Bien sûr, des flux de travail plus complets peuvent également être mis en œuvre avec un Système de Gestion des Documents : par exemple, le flux de travail des factures entrantes. Il est facile de reconnaître que ce flux de travail consiste en plusieurs tests factuels et techniques - avec un transfert ultérieur vers un système ERP pour enregistrer la facture et finalement l'archiver.
Gestion des documents : Sécurité des documents et des révisions
La description des versions des documents dans le système de GED est certainement l'une des fonctions les plus utiles. Une question qui se pose continuellement dans ce contexte est celle de la sécurité des révisions des documents. Que signifie la sécurité des révisions ? Réponse courte : Vous voulez vous assurer qu'un document n'est pas modifié ou manipulé pendant sa durée de vie dans le système de gestion des documents, sans que cela ne soit perceptible.
Cependant, comment un Système de Gestion des Documents peut-il garantir la sécurité des révisions d'un document ? Un exemple à titre d'illustration : Qui se sentirait capable de prendre un document dans un pool de 1000 documents, et de dire : C'est un document inchangé ?
Pour garantir cela, un SGD moderne dispose de sommes de contrôle. Ces sommes de contrôle, également appelées valeurs de hachage, sont calculées à partir du contenu du document. Ces valeurs de hachage sont claires. Cela signifie : au même contenu du document, la même somme de contrôle. Et un document modifié signifie inévitablement une somme de contrôle différente. Le système DMS se charge de cette tâche en arrière-plan et affiche le statut calculé.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).