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Le Suivi et l'Evaluation impliquent la collecte, l'analyse et la présentation des données du projet pour soutenir la prise de décision. Le suivi et l'évaluation sont au cœur de la prise de décision fondée sur des preuves dans les organisations à impact social. Les informations générées par la collecte et l'analyse régulières des données aident les responsables de la mise en œuvre du projet et les parties prenantes à suivre l'évolution des activités et des résultats planifiés et à pivoter en conséquence si le projet n'est pas sur la bonne voie.
Les tâches impliquées dans le Suivi-Evaluation comprennent
- La préparation de plans et d'outils pour le suivi-évaluation
- La collecte de données
- Le développement et la gestion de dépôts de données ou de bases de données
- Analyses quantitatives, qualitatives et spatiales des données
- Production de visualisations de données significatives
- Préparation de rapports
- La communication des résultats aux différentes parties prenantes.
Il existe des possibilités d'utiliser les technologies de l'information dans toutes ces fonctions de gestion et d'ingénierie. Cependant, l'adoption de ces technologies de l'information nécessite une évaluation des coûts et des avantages.
Voici des façons d'intégrer les technologies de l'information dans ces fonctions de gestion et d'évaluation.
Préparation de plans et d'outils pour le Suivi-Evaluation
La première et l'une des plus importantes fonctions de la gestion et de l'évaluation consiste à examiner la conception du projet et à élaborer des plans et des Outils de Suivi-Evaluation. Cela implique généralement une équipe comprenant du personnel de Suivi-Evaluation, des gestionnaires de projet et même du personnel de terrain.
Le domaine clé de l'intégration des technologies de l'information dans cette fonction est la collaboration. Pour accélérer le processus d'élaboration des plans et des outils, on peut utiliser des outils de collaboration documentaire ainsi que des outils de communication d'équipe.
Lorsque des équipes réparties sur plusieurs sites doivent travailler ensemble sur cette fonction, la collaboration en ligne représente un moyen rentable d'atteindre le même objectif de développement d'outils et de plans solides pour le Suivi-Evaluation.
Voici les meilleurs outils de leur catégorie qui vous aideront dans cette fonction :
Collecte de données
Le personnel chargé du Suivi-Evaluation passe beaucoup de temps à recueillir des informations auprès de différentes parties prenantes, notamment les bénéficiaires du projet, les gardiens de la communauté, les informateurs clés et le personnel du projet, entre autres.
C'est dans la collecte des données que se trouvent la plupart des possibilités d'utilisation des technologies, notamment les suivantes :
Collecter des données à l'aide d'appareils mobiles
La collecte de données mobiles consiste à utiliser des appareils mobiles comme les smartphones et les tablettes pour collecter des données. Avec la collecte de données mobiles, les formulaires sont généralement développés par le biais du navigateur ou à l'aide d'un logiciel informatique et chargés sur les appareils mobiles. Les meilleurs outils de collecte de données mobiles offrent la possibilité de collecter des données hors ligne, puis de les envoyer à un serveur lorsqu'une connexion Internet est disponible. Ces données sont immédiatement agrégées et peuvent être consultées pour des analyses.
De nombreuses organisations de développement international abandonnent les formulaires papier au profit de la collecte mobile de données, et ce pour plusieurs raisons :
- La possibilité de collecter des données riches telles que des photos, des vidéos et des GPS,
- Le rapport coût-efficacité,
- La flexibilité, la capacité de collecter, d'agréger et d'analyser les données en temps réel.
- La capacité d'appliquer des contrôles automatiques de saut et des validations de données qui se traduiront par une meilleure qualité des données, parmi de nombreuses autres raisons.
Les meilleurs logiciels pour développer et déployer des outils mobiles de collecte de données sont les suivants :
Utiliser des capteurs pour la collecte et le suivi des données
Les capteurs sont utilisés pour détecter les changements dans la quantité de certaines propriétés physiques telles que la lumière, la pression ou la température. Ils constituent un moyen objectif et très précis de mesurer les propriétés physiques des objets.
Dans le domaine de l'éducation physique et de l'éducation permanente, vous pouvez utiliser les capteurs de différentes manières, notamment dans les cas suivants :
- Surveiller l'humidité du sol d'une zone à l'aide de capteurs d'humidité du sol
- Utiliser des capteurs de température connectés à l'internet pour surveiller les températures des livraisons telles que les vaccins et le sang.
- Des capteurs d'eau peuvent être déployés dans les pompes à eau d'une communauté pour surveiller les pannes en temps réel
Utiliser l'imagerie satellitaire
Les images satellites sont des photos de la surface de la terre recueillies par des satellites en orbite dans l'atmosphère.
Ces images peuvent être utilisées, entre autres, pour surveiller les cultures ou les forêts.
Utiliser des drones de cartographie
Les drones, également connus sous le nom de véhicules aériens sans pilote (UAV), sont de petits aéronefs qui fonctionnent sans humain à bord. Ces dernières années, les organisations de développement international ont expérimenté les drones dans le cadre de leurs projets, comme la livraison de vaccins et de médicaments essentiels dans des zones reculées.
Les drones peuvent être utilisés en suivi-évaluation pour :
- Fournir une cartographie de haute qualité d'une zone
- Surveiller l'évolution des cultures ou de la couverture forestière
- Surveiller et évaluer les risques de catastrophes
Utiliser des SMS, USSD ou IVR pour la collecte de données.
Lorsqu'il n'est pas possible ou rentable d'atteindre les bénéficiaires d'un projet en les contactant physiquement, il est possible d'utiliser des technologies de téléphonie mobile de base telles que les SMS (Short Message Service), les USSD (Unstructured Supplementary Service Data) et les IVR (Interactive Voice Response).
Les SMS sont utilisés depuis longtemps pour diffuser des messages et collecter des données. Avec l'accès accru à la connectivité mobile dans les zones rurales, les technologies mobiles telles que les SMS offrent la possibilité d'atteindre une population plus large à faible coût.
De même, les questions peuvent être administrées par USSD à l'aide d'un code court mobile unique.
Les réponses vocales interactives, telles que celles utilisées par les opérateurs de téléphonie mobile pour fournir une assistance, peuvent être utilisées pour collecter des données auprès des bénéficiaires.
Lors du choix de ces technologies, il faut tenir compte de leur nature et de leur coût par rapport à d'autres approches telles que les formulaires mobiles de collecte de données.
Les meilleures plates-formes qui peuvent être utilisées pour développer des outils SMS, USSD ou IVR sont les suivantes :
Utiliser les médias sociaux pour collecter des données
Avec des milliards d'utilisateurs actifs dans le monde, les plateformes de médias sociaux telles que Facebook et Twitter offrent la possibilité de collecter de grands volumes de données pour votre projet.
La collecte de données sur les médias sociaux peut être aussi simple que de demander l'avis des utilisateurs des médias sociaux en leur posant directement des questions, ou en partageant un formulaire de collecte de données sur le web. Vous pouvez également utiliser des langages de programmation tels que Python pour explorer des sites de médias sociaux tels que Twitter et analyser les données sur la base de mots clés.
Recueillir des données auprès d'informateurs clés et d'autres parties prenantes à l'aide de formulaires Web
Si votre projet de collecte de données implique des répondants qui ne peuvent pas être facilement contactés en raison d'un emploi du temps chargé, les formulaires web auto-administrés constituent un moyen pratique de les interroger.
Les plateformes qui peuvent être utilisées pour développer des formulaires de collecte de données en ligne sont les suivantes :
Exploiter un centre d'appels et/ou utiliser le CATI
Les centres d'appels sont les mieux utilisés dans les projets à impact social pour diffuser des informations telles que des messages sur la santé reproductive. Cependant, non seulement les appels peuvent être suivis pour collecter des données qui peuvent être utilisées pour surveiller les messages consultés et les services demandés, mais les bénéficiaires peuvent également être appelés dans le but d'administrer un questionnaire CATI (Computer Assisted Telephone Interview).
Outre l'utilisation de tout un centre d'appels, l'entretien téléphonique est également un moyen courant de collecte de données. Au lieu de rencontrer les répondants en personne, les appels peuvent être utilisés pour administrer les enquêtes.
Communiquer les résultats de Suivi-Evaluation aux différentes parties prenantes
Outre la planification des activités de Suivi-Evaluation et la collecte des données, les technologies de l'information peuvent également être utilisées pour la diffusion des informations de Suivi-Evaluation.
Par exemple, des tableaux de bord construits à l'aide de logiciels tels que Microsoft Power BI et Tableau peuvent être utilisés pour donner aux parties prenantes un aperçu des performances du projet. Connectés à des sources de données telles que des bases de données et des plateformes mobiles de collecte de données, ces tableaux de bord peuvent fournir une vue actualisée en temps réel de l'état des indicateurs clés de performance du projet.
Les sites web, les médias sociaux et le courrier électronique peuvent également être utilisés pour diffuser des informations sur l'avancement du projet à différentes parties prenantes telles que les donateurs, les organisations partenaires et le grand public.
Résumé
Il existe de nombreuses façons pour un projet d'intégrer les technologies de l'information dans ses fonctions de gestion et d'éducation. Les avantages sont nombreux, notamment en termes de temps et de coûts, d'efficacité, de capacité à atteindre les bénéficiaires à grande échelle et de capacité à prendre de meilleures décisions plus rapidement.
Il est toutefois impératif de procéder à une évaluation préalable avant d'adopter une technologie de l'information dans votre organisation. L'accent doit être mis sur les objectifs de suivi-évaluation du projet. La technologie doit venir à l'appui de ces objectifs, et non l'inverse.