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Le paysage des RH connaît des changements sans précédent en raison de l'évolution technologique. Qu'elles répondent aux attentes de spécialistes hautement qualifiés ou aux exigences réglementaires, les technologies RH n'ont jamais été aussi dynamiques grâce à l'automatisation du travail avec le personnel. Toutefois, outre l'évolution de la dynamique de l'entreprise, les technologies RH comportent leurs propres caractéristiques et menaces.
L'un des domaines où les technologies sous forme d'outils d'automatisation du temps de travail ont un impact immédiat est l'automatisation de la gestion des ressources humaines. Pendant des décennies, les RH ont été une énorme machine portable, mais les nouvelles technologies signifient moins de papier, moins de formulaires, moins de dossiers et moins de personnes qui devaient tout faire.
Aujourd'hui, les responsables RH comprennent à quel point une technologie efficace peut aider leur entreprise. Ils recherchent des logiciels RH modernes, flexibles et dynamiques pour répondre aux besoins évolutifs de leur entreprise. Cependant, toutes les solutions disponibles sur le marché ne peuvent pas offrir l'avantage dont leurs organisations ont besoin.
Les emballages en papier ont été remplacés par les logiciels traditionnels de gestion des ressources humaines. Les traces statiques de papier laissées par les anciens systèmes ont été remplacées par des outils permettant d'automatiser la gestion des ressources humaines dans le nuage. Le système RH basé sur le cloud a fait un grand pas en avant dans l'automatisation des RH. Grâce à l'automatisation des ressources humaines, les entreprises peuvent rapidement créer, optimiser, connecter et déployer les services nécessaires à un coût nettement inférieur. L'automatisation de la gestion des ressources humaines peut offrir certains avantages, nous allons donc examiner ce que vous pourriez être dans cette situation et ce que vous devez savoir pour réussir.
La gestion des ressources humaines est un domaine où de nombreux processus d'entreprise sont prêts à être automatisés pour améliorer l'efficacité et réduire les risques liés au recrutement, à la fidélisation et, si nécessaire, au licenciement du personnel. Les avantages de l'automatisation sont ressentis par les employés de toutes les divisions de l'entreprise, y compris le service des RH et l'entreprise dans son ensemble. Certes, les gens auront toujours besoin de ressources humaines lorsque la situation exige une complexité ou une sensibilité qui va bien au-delà de tout logiciel, mais ce n'est pas une excuse pour ne pas explorer les possibilités de l'automatisation.
Pourquoi avez-vous besoin d'un système automatisé de gestion des ressources humaines ?
Recrutement et intégration des candidats
Le recrutement et l'intégration des employés sont les deux processus RH les plus importants. Vos responsables RH passent beaucoup de temps à rechercher, identifier et interviewer, sélectionner, choisir et embaucher des candidats. Mais la signature d'une lettre d'offre n'est pas la ligne d'arrivée. Le processus d'intégration requiert la même quantité d'énergie de la part de votre personnel RH. Si vous dépendez d'un système manuel de gestion des ressources humaines, tous ces processus vous rendront la vie plus difficile.
Fastidieux de collecter et de stocker des données
Lorsqu'il s'agit de recrutement et d'intégration, il y a tellement de choses à surveiller et à contrôler. L'automatisation des processus de recrutement et d'intégration à l'aide de l'outil d'automatisation de la gestion des ressources humaines les rationalisera, raccourcira la période d'intégration, augmentera la transparence, réduira les erreurs manuelles et améliorera l'efficacité globale.
Votre feuille de présence est devenue un cauchemar
Les traditionnelles feuilles de présence sur papier créent trop de problèmes et de chaos dans le processus de paie. Même les formulaires numériques ne sont pas totalement fiables. Malgré les aspects financiers qui y sont associés, tout le monde (employés, RH, équipe chargée de la paie) trouve que ce processus est un cauchemar, car.. :
1. La collecte et la compilation des feuilles de temps sont longues et fastidieuses
2. Il y a un facteur de coût énorme associé aux feuilles de temps papier
3. Les heures d'arrivée et de départ saisies manuellement peuvent contenir des erreurs et des inexactitudes.
4. Les gens passent plus de temps à corriger qu'à créer des feuilles de temps.
5. Elle est vulnérable aux fautes professionnelles délibérées
Si vos responsables RH sont toujours impliqués dans des tâches de routine telles que le suivi, la collecte, la vérification et la mise à jour des feuilles de temps manuellement, il est temps d'envisager l'utilisation d'une application de feuilles de temps automatisée.
Des processus d'évaluation des performances dépassés
Le processus traditionnel d'évaluation des performances n'est ni motivant ni productif. Au lieu de le considérer comme un outil d'amélioration, les employés (superviseur, employés, personnel RH) ont tendance à le percevoir comme une course fastidieuse. Le processus d'évaluation des performances est archaïque :
1. Il n'a lieu qu'une fois par an (examen annuel).
2. Il est dense en papier et prend beaucoup de temps.
3. Il est impossible de repérer les améliorations ou de les suivre.
4. C'est une conversation à sens unique.
La gestion traditionnelle des performances est non seulement lourde, mais aussi inflexible et ne répond pas aux besoins des membres actuels du personnel. Il est donc temps de mettre en place un outil d'automatisation dynamique qui surveille, mesure, contrôle et améliore les performances de vos employés grâce à une série d'audits continus.
Des processus d'approbation des congés à rallonge, qui prennent des semaines
Les outils obsolètes de comptabilisation des congés, tels que les formulaires papier, les courriers électroniques et les feuilles Excel, font de la comptabilisation des congés un processus long et complexe. Ces outils archaïques nécessitent un rapprochement manuel, ce qui réduit l'efficacité et la productivité du personnel RH en raison des erreurs et des inexactitudes. Si votre processus de gestion des congés est mal géré :
1. L'accès aux informations sur les congés (solde des vacances, historique médical) est fastidieux.
2. Il s'agit d'un processus manuel de tri et de gestion des documents
3. Le système ne rend pas compte de la politique d'absentéisme de votre organisation
4. Votre système de gestion des congés crée des silos technologiques
5. Ces données rendent difficile l'identification des tendances en matière de congés
Les erreurs dans la gestion des congés peuvent entraîner des problèmes de paie, des problèmes administratifs, voire des implications juridiques et financières. Afin de résoudre les problèmes liés à la gestion des congés, il est nécessaire de passer des feuilles de calcul et de la documentation à un outil technologique qui aidera à résoudre ces problèmes.
Avantages de la gestion automatisée des RH
Avec le bon outil d'automatisation, l'automatisation des RH peut être relativement simple et offrir des avantages essentiels. Une meilleure compréhension de ces avantages aidera les organisations à comprendre que l'automatisation de la gestion des ressources humaines n'est plus un avantage mais une nécessité. Quels avantages pouvez-vous attendre de l'automatisation de la gestion des ressources humaines dans votre entreprise ? En voici quelques-uns :
Précision
La gestion automatisée des ressources humaines fournit davantage de points de données avec une plus grande précision pour les décisions d'embauche. Même si l'organisation est bien gérée, sans technologie adéquate, elle sera confrontée à un casse-tête majeur : l'erreur humaine. Il est impossible de prévoir ou d'éliminer les erreurs. Il faut beaucoup de temps et d'argent pour tout réparer. Le recyclage affecte le moral et l'efficacité des employés.
La principale raison des inexactitudes dans les processus RH est l'intervention manuelle et la nature complexe des processus de travail. L'automatisation de la gestion des ressources humaines optimise l'ensemble du flux de travail et réduit sa complexité. Cela élimine la dépendance manuelle de l'opérateur et réduit le nombre d'erreurs manuelles.
Gagner du temps
Le principal avantage de l'automatisation de la gestion des ressources humaines est le gain de temps. L'automatisation des processus RH permet d'effectuer des tâches manuelles répétitives avec une précision et une rapidité inégalées. Elle permet aux employés d'économiser directement un temps précieux consacré à la promotion des documents et à l'exécution des tâches courantes. Les ressources humaines et les autres employés peuvent désormais travailler de manière plus productive et consacrer ce temps à des tâches hautement efficaces. L'automatisation des tâches répétitives, l'exclusion de l'intervention manuelle et le comblement des lacunes du processus en sont quelques exemples.
Réduction des coûts
L'élimination des erreurs humaines et l'automatisation des tâches de routine réduisent l'énorme facteur de coût associé aux logiciels de ressources humaines. Contrairement au SGRH standard, l'automatisation de la gestion du personnel permet aux organisations d'automatiser de manière sélective les processus dont elles ont besoin, les organisations n'ont pas besoin de dépenser des sommes importantes pour acheter un logiciel qui inclut un certain nombre de fonctions inutiles. Le premier réflexe naturel de votre personnel actuel face à la mise en œuvre de l'automatisation sera de craindre pour son travail, mais cela ne devrait pas nécessairement être mauvais pour lui. Les ressources humaines sont un secteur d'activité dont la complexité et la profondeur ne cessent d'augmenter à mesure que les entreprises prennent conscience des pratiques de développement organisationnel, de formation et de fidélisation. Or, si les employés sont occupés à des tâches plus complexes, il leur est plus difficile de se concentrer sur des domaines qui peuvent être plus utiles à l'entreprise et leur offrir plus de problèmes et de satisfaction.
Contrairement aux systèmes RH autonomes, l'automatisation ne nécessite pas d'investissements initiaux importants ni de coûts de maintenance élevés. La plupart des outils d'automatisation des RH sur le marché proposent un modèle de paiement à l'usage, ce qui en fait un choix idéal pour les petites et moyennes entreprises qui doivent développer leurs processus RH en respectant leur budget.
Efficacité
Avec moins d'erreurs et plus de productivité, les employés peuvent se concentrer davantage sur les activités à valeur ajoutée. Une hiérarchie d'approbation prédéfinie et une piste d'audit affichent le statut de toutes les tâches en temps réel, ce qui réduit les facturations croisées et augmente la productivité des employés. En outre, une collaboration accrue permet aux employés de travailler ensemble pour réduire la charge de travail croissante.
Il a été noté que l'automatisation des processus RH a considérablement amélioré l'efficacité du personnel RH. La gestion automatisée des ressources humaines élimine les goulets d'étranglement technologiques et rend l'ensemble du processus transparent. L'interface simplifiée facilite la coopération dans toute l'organisation. L'automatisation fournit des informations pratiques et aide les organisations à prendre des décisions plus éclairées.
Cohérence
La complexité accrue de la situation en matière de personnel exige de la cohérence. Mais le processus manuel de collaboration avec le personnel est rarement cohérent. Chaque employé de votre organisation fait les choses différemment. Lorsque le processus est mis en place par une personne spécifique à partir de zéro, il sera unique selon la personne qui le met en place. Si les listes de contrôle et les affiches vous aident à rester cohérent, les interventions manuelles et les outils de gestion des ressources humaines isolés finissent par entraîner des variations. L'automatisation des ressources humaines garantit que toutes les tâches sont effectuées de manière cohérente, quelle que soit leur complexité.
Sécurité des données
L'automatisation des ressources humaines implique l'utilisation de logiciels qui sauvegardent les données importantes dans des services de cloud computing, ce qui vous protège contre la perte de données en cas d'incendie ou de panne informatique au siège. Elle réduit également le risque d'erreurs qui font naturellement partie de tout processus manuel, et certaines de ces erreurs peuvent entraîner des problèmes majeurs en termes de litiges fiscaux, de questions juridiques et d'autres problèmes coûteux.
Augmentation de la productivité
En plus de réduire le risque d'erreurs coûteuses et de donner à votre personnel RH du temps pour travailler dans d'autres domaines afin d'améliorer votre entreprise, les processus automatisés peuvent également libérer du temps pour le personnel de l'organisation lorsqu'il s'agit de ses propres responsabilités RH. Tout le monde bénéficie d'un système plus fluide et plus convivial, ce qui améliore le moral et stimule la productivité.
Des processus simples et efficaces
En automatisant les processus de ressources humaines, l'entreprise peut accéder rapidement à des données beaucoup plus utiles sur la paie, les présences, etc. sans que le personnel RH ait besoin de les collecter.
Cohérence d'un endroit à l'autre
Les entreprises ayant des bureaux dans différents pays et continents peuvent rencontrer des difficultés pour assurer la cohérence des ressources humaines et trouver des systèmes qui fonctionnent pour tous. En choisissant soigneusement des systèmes automatisés qui répondent aux besoins mondiaux, on peut améliorer les flux de travail dans tous les bureaux et accroître la productivité et l'efficacité partout.
WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).