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Système de gestion de documents
Avez-vous remarqué une augmentation du nombre de publicités pour de simples logiciels de gestion de documents en ligne ?
Commercialisés comme un moyen facile et rentable de réduire la quantité de papier tout en organisant et en stockant les fichiers papier, ces systèmes sont devenus extrêmement abordables pour les petites entreprises. Mais si votre entreprise utilise la gestion de documents en ligne uniquement comme un moyen de réduire la consommation de papier ou de stocker vos fichiers dans le nuage, vous manquez la vue d'ensemble.
La technologie d'aujourd'hui a progressé à des années-lumière de la simple capture, du classement et du stockage de documents en front-end. Les véritables systèmes de gestion de documents sont dotés d'outils d'indexation structurée des documents, de contrôle des versions, de flux de travail basé sur des règles, d'intégration, de conformité à la conservation des documents et de gestion des processus métier (BPM) qui augmentent considérablement la productivité et l'efficacité de votre organisation et offrent un retour sur investissement immédiat.
En adoptant cette technologie qui structure l'indexation et le stockage des documents tout en s'efforçant d'automatiser davantage vos processus de flux de travail, vous pouvez mieux tirer parti de votre système de gestion des documents pour maximiser les investissements globaux de votre organisation en matière d'informatique et de processus métier.
En fin de compte, dans l'économie mondiale concurrentielle d'aujourd'hui, vous ne pouvez pas vous permettre de ne pas automatiser. Trois domaines en particulier peuvent générer un énorme retour sur investissement grâce à l'automatisation des processus et des flux de travail.
1. Le service client
De nombreuses entreprises pensent que, parce qu'elles réduisent l'utilisation du papier, elles ont poussé le système de gestion des documents en ligne aussi loin que possible. Si les dossiers des clients sont disponibles sous forme électronique et que vous pouvez y accéder en quelques secondes, le service à la clientèle est immédiat et vous constaterez de grandes améliorations dans la satisfaction des clients.
2. Opérations de back-office
Les fonctions et processus de votre back-office sont le moteur de votre entreprise, et l'automatisation d'un maximum d'entre eux est donc une bonne idée. Les ressources humaines sont un excellent exemple de processus qui devraient être automatisés. L'utilisation de la fonctionnalité de collaboration et de messagerie avec le flux de travail peut vous permettre de rationaliser les processus RH, notamment les entretiens, les embauches et les licenciements.
Les curriculum vitae des employés, les congés maladie, les demandes de congé parental, les augmentations de salaire, les évaluations de performance, les mesures disciplinaires, etc. peuvent tous être instantanément capturés, stockés, récupérés et faire l'objet d'une collaboration en toute simplicité. D'autres opérations de back-office telles que les achats, les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et d'autres fonctions à forte intensité de papier peuvent également être entièrement automatisées, ce qui permet d'affecter le personnel à d'autres domaines de l'entreprise qui apportent une valeur ajoutée.
3. Gestion des risques
Les entreprises sont soumises à des responsabilités en matière de gestion des risques. Avec la gestion de documents en ligne, les informations privées et hautement confidentielles sur les clients ou les entreprises sont protégées à tout moment, même lors du partage et du stockage de millions de documents. Les dossiers des clients et du personnel ne seront jamais perdus, égarés ou tombés dans de mauvaises mains.
Si votre organisation est confrontée à une situation de divulgation électronique, les documents demandés peuvent être accessibles et présentés immédiatement. En outre, l'utilisation de la gestion de documents en ligne pour automatiser les exigences strictes en matière de conservation et d'élimination des documents atténuera le risque lié à leur conservation manuelle.
Si vous conservez des documents au-delà de leur période de conservation, votre entreprise court un risque. À l'inverse, si vous détruisez des documents prématurément, vous courez le risque de ne pas être en conformité, ce qui entraîne en soi des sanctions financières coûteuses.
En profitant de la fonctionnalité de conservation des documents pour automatiser vos calendriers de conservation, vous réduisez de manière rentable le risque d'erreur humaine qui pourrait vous coûter cher.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).