La gestion électronique des documents administratifs, un enjeu majeur décrypté par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.

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Sur des marchés de plus en plus concurrentiels, l'amélioration de la performance des entreprises devient l'un des principaux défis pour tout gestionnaire. La gestion documentaire fait partie intégrante de la gestion des ressources informationnelles de l'entreprise et mérite d'être considérée comme l'une des fonctions stratégiques de la gestion d'entreprise. Aujourd'hui, de nombreux spécialistes établissent un lien direct entre la mise en place d'un Système de Gestion Documentaire efficace et le profit de l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'améliorer la productivité, de réaliser des économies et ainsi rester compétitif. (travail collaboratif, dématérialisation des documents, communication fluide).

Pendant longtemps, les solutions de GED ont été considérées comme des solutions de numérisation de documents. Mais aujourd'hui, que ce soit dans les PME ou les grands groupes, la GED est considérée comme l'un des éléments clés pour améliorer la productivité, réaliser des économies et ainsi rester compétitif. (travail collaboratif, dématérialisation des documents, communication fluide). En effet, la gestion électronique des documents administratifs permet d'améliorer la compétitivité.

Avec une solution de GED adaptée à votre entreprise, vous ne perdez plus de temps à chercher la bonne version d'un (bon) document. La Gestion Electronique des Documents vous donne la visibilité et le contrôle de tous vos documents tout au long de leur cycle de vie, et augmente l'efficacité de votre personnel.

Quels sont les défis liés à l'utilisation d'une solution de gestion électronique des documents ?

Une solution de GED, intégrée dans la stratégie globale de l'entreprise, permet à votre organisation de devenir plus efficace que celles qui utilisent encore des dossiers papier ou des systèmes de classement traditionnels.

Le principal défi du passage à la Gestion Electronique des Documents est la création d'une base de connaissances d'entreprise. Ce système résout deux problèmes fondamentaux de la gestion des bases de connaissances, à savoir :

  • La faire passer d'une forme implicite à une forme explicite (c'est-à-dire concrétiser les connaissances de chaque expert de l'entreprise).
  • La fixer sur des supports électroniques et systématiser cette information.
  • La gestion électronique des documents administratifs permet de réaliser des gains de productivité en mettant à votre disposition une solution appropriée pour :
  • Mettre en œuvre une méthode de travail collaborative en interne et en externe (avec des associés, des sous-traitants, etc.).
  • Créer une source d'information unifiée avec des documents identifiables et traçables, pour éviter toute répétition de documents.
  • Assurer et améliorer le traitement de tous les types de documents pendant leur cycle de vie, de la création à l'archivage.
  • Sécuriser le travail de tous les employés de l'entreprise ;
  • Assurer la sécurité et la confidentialité des informations par la délimitation des droits d'accès, l'utilisation du cryptage, des signatures électroniques et la tenue d'un historique détaillé du travail des utilisateurs ;
  • Améliorer les gains de productivité en réduisant le temps de traitement et de récupération des documents à chaque étape de leur utilisation ;
  • Réduire les frais de stockage et de gestion des documents physiques.
  • Fournir un accès rapide et facile aux documents à distance (ce qui peut être un facteur clé pour atteindre les performances souhaitées en termes de rapidité de livraison des produits) ;
  • Répondre à certaines contraintes légales (archivage, normes de qualité, etc.).

La dématérialisation des documents administratifs est un véritable enjeu à différents niveaux : stratégique, financier, fonctionnel, humain et de différenciation par rapport à la concurrence.

Selon une étude réalisée :

  • 30% du temps des groupes de travail est dédié à la recherche et à la validation des documents.
  • 6% des documents sont irrémédiablement perdus
  • Chaque pièce interne est copiée jusqu'à 20 fois
  • La gestion des documents électroniques permet d'augmenter la productivité des employés de 20 à 25 %.
  • Le coût de l'archivage des documents électroniques est inférieur de 80% à celui des documents papier.

Document administratif GED 

La solution GED a pour objectif d'organiser, de sécuriser et de gérer les flux d'informations générés par votre entreprise. La solution permet de mettre en place un système pour acquérir et stocker l'information, contrôler les accès et diffuser les documents. Elle participe également au travail collaboratif et à la capitalisation de l'information.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'assurer et d'améliorer le traitement de tous les types de documents pendant leur cycle de vie, de la création à l'archivage.

La gestion électronique des documents administratifs vous apporte notamment :

  • Les 4 grands concepts de la GED pour gérer les flux de documents : classer, classer, stocker et partager.
  • La gestion automatisée des versions/révisions, qui vous permet de suivre et de tracer vos documents. Elle garantit la validité et l'unicité des documents liés à vos produits ;
  • Workflow, pour la circulation de l'information, configurable et contrôlable. Il vous offre une automatisation des processus et de la gestion des dossiers, et une optimisation des circuits de diffusion de l'information.
  • Recherche multicritères rapide et optimisée des documents avec tri, aperçu, navigation, etc. 
  • Le classement et l'organisation automatisés des documents facilitent le processus de recherche ;
  • Des formulaires pré-remplis qui font gagner du temps à votre personnel.
  • Ajoutez des fonctions OCR pour analyser et transcrire des documents numérisés, des fichiers PDF, etc.
  • Ajoutez des fonctions de lecture automatique de documents et de reconnaissance automatique de documents qui vous permettent de reconnaître le document et sa date, ce qui vous permet de faire le lien entre une facture et un bon de commande.

Cette dématérialisation permet de supprimer le traitement manuel des documents, de réduire les coûts liés à ces opérations et de minimiser les erreurs et les pertes de données. Le volume de la documentation gérée au quotidien par chaque employé de votre entreprise est de plus en plus important. Il est donc nécessaire de leur fournir une solution qui leur permettra d'améliorer leurs performances, car cela affecte directement le succès de votre entreprise. La Gestion Electronique des Documents vous permet de renforcer votre présence sur le marché en économisant du temps et de l'argent. La mise en œuvre d'une solution de GED nécessite de prendre du recul et de définir clairement vos besoins et vos attentes.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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