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De nombreux projets dans les pays du tiers monde ne sont pas menés à bien pour plusieurs raisons. Parmi celles-ci, le manque de compréhension de la nécessité du Suivi-Evaluation. Nous allons souligner l'importance du Suivi-Evaluation et la manière dont il peut être appliqué pour assurer la réussite des projets. Nous allons présenter également les contraintes communes qui entravent le Suivi-Evaluation et décrire les moyens de les surmonter.
INTRODUCTION
De nombreux pays du tiers-monde ont de nombreux projets pour tenter d'améliorer leurs infrastructures et ainsi améliorer le niveau de vie de leurs citoyens. D'énormes sommes d'argent sont investies dans cette activité et il est important d'en avoir pour son argent. Le suivi-évaluation est un aspect qui contribue à garantir cette optimisation. Malheureusement, de nombreux propriétaires et gestionnaires de projets ne reconnaissent pas la nécessité et l'utilité du Suivi-Evaluation. Nous allons vous présenter les rôles du suivi-évaluation dans la mise en œuvre réussie des projets et la manière dont il peut être appliqué.
DÉFINITIONS DU SUIVI ET DE L'ÉVALUATION DES PROJETS ET PROGRAMMES
Bien que le Suivi et l'Evaluation soient considérés comme liés, ils constituent des fonctions distinctes. Le suivi est considéré comme un processus qui fournit des informations et assure l'utilisation de ces informations par la direction pour évaluer les effets du projet - intentionnels ou non, et leur impact. Il vise à déterminer si les objectifs visés ont été atteints ou non. L'évaluation s'appuie sur les données et les informations générées par le système de suivi pour analyser les tendances des effets et de l'impact du projet. Dans certains cas, il convient de noter que les données de suivi peuvent révéler un écart important par rapport aux attentes du projet, ce qui peut justifier l'entreprise d'une évaluation pour examiner les hypothèses et les prémisses sur lesquelles la conception du projet est basée.
CONCEPTS DE CONCEPTION DU PROJET
Pour tenter de résoudre ce problème, il est nécessaire d'avoir une compréhension commune des concepts de conception du projet sur lesquels repose la compréhension du suivi et de l'évaluation du projet. Les projets sont une tentative, utilisant des intrants spécifiques, de créer une meilleure situation pour les bénéficiaires. Il convient également de souligner que les projets sont conçus sur la base d'un ensemble d'hypothèses et de suppositions liées entre elles et que, par conséquent, ils sont par nature des entreprises quelque peu "risquées" dans la mesure où leur approche particulière peut ne pas avoir été essayée auparavant. Passons au processus de conception du projet pour souligner les liens entre les différents niveaux de la conception du projet. Il faut procéder à un rapide "test" pour s'assurer que les concepts d'intrants, de résultats, d'effets et d'impact du projet sont partagés par tous. Sur la base de cette identification des quatre niveaux d'un projet, le suivi du projet peut être défini comme le processus de collecte d'informations permettant de comparer l'utilisation réelle des intrants et des extrants du projet avec l'utilisation prévue des intrants et des extrants. L'évaluation du projet peut être définie comme le processus de collecte d'informations visant à évaluer les effets et l'impact d'un projet.
RÔLE DU SUIVI
Pour définir le terme "suivi", il faut connaître un certain nombre de concepts qui lui sont associés. Le suivi est un bon outil de gestion qui, s'il est utilisé correctement, devrait fournir un retour d'information continu sur la mise en œuvre du projet et aider à identifier les succès et les contraintes potentiels afin de faciliter la prise de décisions opportunes. Malheureusement, dans de nombreux projets, son rôle est à peine compris et a donc un impact négatif sur les projets. Le suivi ne concerne pas seulement la transformation des intrants en extrants, mais peut également prendre les formes suivantes :
- Suivi physique et financier
- Mesure de l'avancement des activités d'un projet ou d'un programme par rapport aux calendriers et aux indicateurs de réussite établis.
- Suivi des processus
- Identification des facteurs expliquant l'avancement des activités ou la réussite de la production des résultats.
- Suivi de l'impact
- Mesure des réponses et réactions initiales aux activités du projet et de leurs effets immédiats à court terme.
Les projets sont suivis de manière à :
- évaluer la compréhension du projet par les parties prenantes ;
- minimiser le risque d'échec du projet ;
- promouvoir une gestion systématique et professionnelle ; et
- évaluer les progrès de la mise en œuvre.
Il faut reconnaître le rôle joué par les différents acteurs dans le suivi. Ces acteurs comprennent les financiers, les agences de mise en œuvre, les équipes de projet, les groupes intéressés tels que les églises, les environnementalistes, etc. Il faut également reconnaître que, pour être un outil de gestion efficace, le suivi doit être régulier mais doit tenir compte des risques inhérents au projet/programme et à sa mise en œuvre. Dans de nombreux pays en développement, on a tendance à retrouver les aspects suivants dans le suivi-évaluation des projets :
- Il y a une utilisation dominante de consultants externes dans le suivi-évaluation.
- Il y a une utilisation dominante des procédures et des directives des donateurs dans le suivi. - La durabilité n'est souvent pas prise en compte.
- Le suivi est parfois utilisé pour justifier des actions passées.
- Les préoccupations des parties prenantes ne sont généralement pas prises en compte.
- Les enseignements tirés ne sont pas intégrés.
Si l'on examine ces éléments, il est clair qu'il est nécessaire de les revoir dans une optique de durabilité. Par exemple, une dépendance excessive à l'égard des consultants externes et des donateurs peut avoir un impact négatif sur la durabilité, un aspect important de tout projet.
Prise de décision dans le suivi et conception du système de suivi de projet
L'objectif est de fournir un cadre conceptuel qui peut être utilisé dans la conception d'un système de suivi de projet. Pour commencer, il convient de réidentifier les objectifs d'un système de suivi de projet. Il convient de souligner que, alors qu'un système de suivi de projet est un processus de comparaison de l'utilisation réelle des intrants et des produits finis avec l'utilisation prévue des intrants et les produits finis prévus, le but d'un système de suivi de projet est de fournir des informations aux parties prenantes qui peuvent être utilisées pour prendre des décisions pendant la mise en œuvre du projet. Ensuite, par le biais d'un brainstorming, les groupes peuvent identifier les parties prenantes possibles d'un projet. Parmi celles-ci, on peut citer les bénéficiaires, le personnel de gestion du projet, les fonctionnaires des ministères régionaux et nationaux, et les donateurs / financiers. Une fois cette étape franchie, il est important de mettre en place un plan clair sur la manière d'assurer le suivi tout en garantissant un maximum de bénéfices.
Quelles sont les caractéristiques d'un excellent système de suivi ?
Chaque projet est unique. Il est donc suggéré qu'avant de commencer un projet, une discussion soit assurée pour essayer de les identifier. Parmi celles-ci, on pourrait citer : la simplicité, la fourniture rapide d'informations permettant de prendre des mesures correctives, le rapport coût-efficacité, la flexibilité, la précision, l'exhaustivité, la pertinence, l'accessibilité, l'apprentissage, la transparence et le partage des informations de haut en bas.
Outils de suivi
L'une des plus grandes faiblesses de l'information de gestion est le manque de communication efficace et opportune de l'information aux utilisateurs. Certains membres du personnel chargé du suivi investissent souvent trop de temps et de ressources dans la collecte de données qu'ils échouent souvent à interpréter et à présenter sous une forme qui transmettra le sens des progrès accomplis. Des outils de suivi appropriés doivent être mis en place et utilisés en conséquence. L'importance de la communication dans la gestion de projet est tout aussi cruciale. Elle est "l'huile" qui lubrifie le mouvement du projet dans la réalisation des objectifs fixés. Voici quelques-uns des outils les plus utilisés pour le suivi des projets, ainsi que leurs limites :
La communication verbale
Il s'agit probablement du mode de communication le plus efficace. Parmi ses avantages, il y a la rapidité et la possibilité d'adapter sa présentation aux préoccupations et aux questions de l'auditoire. Cependant, ce type d'outil pour communiquer des informations de suivi peut conduire à des malentendus et parfois à un déni d'information.
Réunions
La nature même de la gestion d'un projet / programme rend inévitable la convocation de certaines réunions pour communiquer et partager les informations relatives au projet. D'autres programmes peuvent même nécessiter des comités permanents où des personnes extérieures peuvent être invitées à examiner les performances du programme. Il convient d'être attentif au fait que, s'il est important d'organiser des réunions, celles-ci doivent être utilisées comme des outils efficaces. Les réunions peuvent être utilisées pour partager et échanger des informations, clarifier, stimuler et rechercher les meilleures solutions concernant la performance du projet.
Rapports
L'importance des rapports de suivi ne doit pas être négligée. Il convient de noter que ceux-ci constituent une partie essentielle du suivi du projet / programme. Les activités entreprises, les intrants fournis, l'argent déboursé, etc. doivent être enregistrés et comptabilisés. Cependant, les rapports ne sont efficaces que s'ils sont soumis aux bonnes personnes au bon moment afin de faciliter la prise de décisions correctives.
Notes d'agenda
Bien que la plupart des gens n'utilisent pas ce mode d'enregistrement des informations, il reste une option importante. Il est essentiel d'enregistrer les décisions clés, qui peuvent avoir été prises lors de réunions formelles ou informelles. Son format doit être simple, indiquer la date, l'heure, le lieu et le nom des personnes présentes lorsque la décision a été prise. Cependant, l'expérience de nombreux pays (en développement) indique que certains des problèmes en général seraient les suivants :
- - La plupart des rapports prennent la poussière dans les bureaux sans être utilisés efficacement.
- Parfois, les mauvaises informations sont collectées, ce qui peut ne pas être utile à la prise de décision.
- Certains départements ou unités ne disposent pas de la logistique nécessaire, par exemple, du papier, des machines à écrire, etc, pour rédiger des rapports.
- Il n'y a généralement pas de retour d'information sur les rapports présentés aux autorités supérieures. Tous ces éléments doivent être pris en compte afin d'en tirer le maximum de bénéfices.
- Fournir des informations pour la coordination des programmes de développement nationaux;
- Fournir du matériel de référence pour la planification de projets ultérieurs ; et
- Fournir des informations aux futurs évaluateurs.
Limites potentielles du rapport de suivi de projet
Certaines de ces limites sont les suivantes :
- - Ils ont tendance à se concentrer sur un ensemble prédéterminé de données à titre d'information.
- - L'attitude des personnes qui établissent le rapport peut les amener à cacher des problèmes.
- - Ils peuvent mettre l'accent sur les problèmes plutôt que sur les opportunités.
- - Ils peuvent ne pas être partagés avec ceux qui ont fourni les données.
- - L'information peut être trop subjective.
D'un autre côté, les bons rapports de suivi de projet présentent certains avantages :
- - Ils fournissent le flux régulier d'informations nécessaire à la prise de décision.
- - Ils fournissent un historique du projet qui peut servir de base aux leçons apprises et à l'évaluation du projet.
- - Ils aident à encourager la discipline parmi les parties prenantes.
- - Ils peuvent donner le sens des responsabilités au groupe cible.
- - Ils peuvent être utilisés pour identifier les besoins de renforcement des compétences des personnes responsables de la collecte des données et de la préparation des rapports.
EVALUATION
Définition de l'évaluation
L'évaluation peut être définie comme un processus qui détermine de manière aussi systématique et objective que possible la pertinence, l'efficacité, l'efficience, la durabilité et l'impact des activités à la lumière de la performance d'un projet / programme, en se concentrant sur l'analyse des progrès accomplis vers la réalisation des objectifs fixés. Dans la plupart des cas, l'évaluation n'est pas mise en avant dans les projets, car ce qui est normalement considéré est le suivi.
Objectif de l'évaluation
L'évaluation a plusieurs objectifs, dont les suivants :
- - Elle aide à déterminer le degré de réalisation des objectifs.
- - Elle détermine et identifie les problèmes liés à la planification et à la mise en œuvre du programme.
- - Elle génère des données qui permettent un apprentissage cumulatif qui, à son tour, contribue à des programmes mieux conçus, à une meilleure gestion et à une meilleure évaluation de leur impact.
- - Elle aide à la reformulation des objectifs, des politiques et des stratégies dans les projets / programmes. Il convient également de noter que dans certains cas, l'évaluation a été utilisée pour résoudre des problèmes non liés aux programmes et affectant différents donateurs. Par exemple, deux organisations impliquées dans des programmes distincts mais similaires sur la gestion des terres peuvent entreprendre une évaluation de l'ensemble du programme pour déterminer dans quelle mesure elles peuvent coopérer. Par conséquent, l'évaluation peut être considérée comme un processus qui détermine la viabilité des programmes / projets et facilite les décisions sur l'engagement de ressources supplémentaires.
Utilisation et limites des différents types d'évaluation
Ceux-ci comprennent :
- - L'évaluation intermédiaire: Elle a normalement lieu à un moment donné de la vie d'un programme, généralement à mi-parcours.
- - L'évaluation finale: Elle évalue les progrès accomplis vers la réalisation des objectifs prédéterminés à la fin du programme et fournit une base pour les décisions concernant les actions futures. Ses conclusions et recommandations sont souvent utilisées pour décider de l'arrêt ou non du projet ou de l'examen d'une nouvelle phase.
- - Évaluation ex-post : Elle est menée après qu'un nombre suffisant d'années (selon le projet) se soit écoulé depuis l'achèvement du projet afin de mesurer l'impact.
Il est généralement admis que, pour être objectives, les évaluations doivent être réalisées par des consultants externes. Toutefois, le sentiment général est que, parfois, les consultants externes sont surutilisés. Ils ont recommandé que les consultants externes travaillent dans un environnement propice pour faciliter le transfert de connaissances à leurs homologues. Les gouvernements devraient prendre l'initiative de promouvoir cet aspect.
CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS
Le Suivi et l'Evaluation, lorsqu'ils sont effectués correctement, au bon moment et au bon endroit, sont deux des aspects les plus importants pour assurer le succès de nombreux projets. Malheureusement, ces deux aspects, bien que connus de nombreux développeurs de projets, ont tendance à ne pas être considérés comme prioritaires et, par conséquent, ils sont réalisés simplement pour répondre aux exigences de la plupart des agences de financement sans avoir l'intention de les utiliser comme mécanisme pour assurer le succès des projets. Il convient également de noter que chaque projet peut avoir des exigences uniques en la matière et que, dans de telles circonstances, les gestionnaires et les développeurs de projets devraient tenter de mettre au point des mécanismes de Suivi-Evaluation appropriés. Il est recommandé que de nombreux chefs de projet reçoivent une formation complémentaire sur les aspects du Suivi-Evaluation afin de les encourager à utiliser ces outils souvent et correctement.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).