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Il est fort probable que votre entreprise dispose d'une grande quantité de contenu. Qu'il s'agisse de documents Word, d'e-mails, de feuilles de calcul Excel, d'images numérisées ou de fichiers PDF, tout ce contenu vous aide, vous et votre équipe, à atteindre vos objectifs.
Bien que le fait d'avoir tout ce contenu à portée de main soit bénéfique, il peut aussi rapidement devenir écrasant et entraîner des inefficacités qui vous font perdre du temps et de l'argent. Pour éviter ces maux, la Gestion de Contenu d'Entreprise est indispensable. Elle permet à votre entreprise d'organiser et de gérer son contenu de manière à améliorer les processus et à réduire les inefficacités.
Nous allons examiner plus en détail ci-dessous ce qu'est la Gestion de Contenu d'Entreprise, pourquoi elle est importante, comment elle fonctionne et ce que vous devez faire pour la mettre en œuvre.
Définition de la Gestion de Contenu d'Entreprise
La Gestion de Contenu d'Entreprise désigne les outils et les stratégies qui permettent de capturer, de stocker, de gérer et de diffuser du contenu de manière à accomplir les processus quotidiens essentiels d'une organisation. Au fond, la Gestion de Contenu d'Entreprise met de l'ordre dans des données qui étaient auparavant non structurées, difficiles à trouver et indisponibles. Elle élimine le "chaos du contenu" et garantit que les bonnes personnes obtiennent le bon contenu au bon moment.
La mise en œuvre d'un système de Gestion de Contenu d'Entreprise profite à de nombreux services de votre entreprise : comptes créditeurs et débiteurs, ressources humaines, paie, gestion de la chaîne logistique, marketing, etc.
Pourquoi la Gestion de Contenu d'Entreprise est-elle importante ?
Quelle que soit la taille ou la portée de votre organisation, la GED est essentielle. Après tout, l'organisation du contenu peut s'avérer un véritable défi lorsque celui-ci est très abondant et se trouve à différents endroits. La Gestion de Contenu d'Entreprise améliore votre mode de fonctionnement de diverses manières.
En plus de vous aider à garder un œil sur tout le contenu à votre disposition, un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise améliore la communication entre les équipes, en particulier celles qui travaillent dans des lieux, des bureaux et des fuseaux horaires différents. Lorsque tous vos fichiers sont organisés dans un lieu central, les équipes ont plus de facilité à se parler et à s'entraider. L'amélioration de la communication conduit à des flux de travail rationalisés, libérés du processus manuel et fastidieux du cycle de vie du contenu, ce qui permet à votre organisation de gagner du temps et de l'argent.
Les éléments de la Gestion de Contenu d'Entreprise
Maintenant que nous avons passé en revue l'importance de la Gestion de Contenu d'Entreprise, examinons de plus près ses éléments. Un bon Système de Gestion de Contenu d'Entreprise :
1. Fonctionne avec des documents numérisés
Si les documents papier ont été la seule option dans le passé, les documents numériques sont désormais la norme. Pour comprendre pourquoi, imaginez que vous travaillez pour l'État et que vous devez traiter des dizaines de milliers de transactions de comptes fournisseurs chaque mois.
Avec les factures physiques des fournisseurs, vous devez remettre des copies papier aux différentes parties pour effectuer les paiements. Ce type de travail manuel prend des heures, et à l'échelle à laquelle fonctionne une administration, ces heures-personnes s'accumulent rapidement. En outre, le suivi d'un si grand nombre de documents physiques est pour le moins difficile.
En utilisant un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise qui, par nature, requiert des documents numériques, vous évitez ces problèmes. Les documents numériques sont faciles à suivre et à récupérer, contrairement à leurs homologues physiques. De plus, ils peuvent également réduire l'impact des copies papier sur l'environnement.
2. Agit comme un site de stockage central et sécurisé pour les documents
Avec un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise en place, chacun sait où aller pour trouver les documents dont il a besoin. Imaginons que vous travaillez dans un hôpital avec des médecins, des infirmières et d'autres spécialistes qui collaborent pour diagnostiquer et traiter les patients.
Une solution de Gestion de Contenu d'Entreprise permet à chaque professionnel de la santé d'accéder facilement à des informations pertinentes et actualisées afin de comprendre parfaitement l'histoire d'un patient et d'effectuer son travail de manière appropriée. Ils n'auront plus à perdre leur temps à trier les dossiers médicaux et autres documents.
En outre, étant donné qu'un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise regroupe toutes les informations dans un emplacement central, il est facile d'établir les paramètres de sécurité adéquats pour garantir que l'hôpital est conforme à la loi HIPAA et aux autres réglementations relatives à l'accès aux informations sur les patients.
3. Automatiser les processus qui tournent autour des documents
Un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise peut faire des merveilles pour tout processus d'entreprise, en particulier ceux qui dépendent des documents. Si vous travaillez pour un district scolaire avec de nombreux étudiants et membres du personnel, par exemple, vous ne manquez pas de demandes, de bons de commande, de bordereaux d'emballage, de fiches de paie et de documents fiscaux.
Grâce à la Gestion de Contenu d'Entreprise, vous pouvez vous débarrasser de la paperasserie et du stockage excessifs qui sont à l'origine d'inefficacités importantes. Un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise facilite l'automatisation de vos traitements, comme la validation des factures, afin d'améliorer le suivi et les temps d'exécution. Il accroît également la visibilité des documents dans l'ensemble de l'organisation et améliore la satisfaction des employés.
Comment fonctionne la Gestion de Contenu d'Entreprise ?
La Gestion de Contenu d'Entreprise est constitué de divers composants qui travaillent tous ensemble pour améliorer la façon dont votre organisation gère le contenu. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre avec un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise.
- Les documents sont numérisés : Pour numériser les documents, la Gestion de Contenu d'Entreprise utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). La technologie ROC convertit les images de documents, comme celles produites lorsque vous numérisez un document physique, en un fichier texte facilement lisible par un logiciel. Ainsi, votre organisation peut éliminer la saisie manuelle des données, réduire le risque d'erreurs, réaffecter l'espace de stockage physique et augmenter la productivité.
- Les fichiers numériques sont stockés : Lorsque tous vos fichiers sont numérisés via un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise, vous pouvez les stocker dans le cloud, sur un serveur sur site, ou une combinaison des deux. Quelle que soit la solution la mieux adaptée à votre entreprise, ce stockage numérique est bien plus pratique que les méthodes traditionnelles. Fini les armoires à dossiers et les salles dédiées au stockage des dossiers.
- Un accès sécurisé est possible : Un site de stockage virtuel vous permet de mieux contrôler qui a accès aux documents précieux et aux informations confidentielles. La plupart des Systèmes de Gestion de Contenu d'Entreprise offrent la possibilité de fournir un accès hiérarchisé aux fichiers. Cela permet de s'assurer que les seules personnes qui peuvent consulter certains documents sont celles qui en ont vraiment besoin. Cet accès est particulièrement important si vous travaillez dans un secteur comme celui de la santé, où vous devez respecter la réglementation HIPAA. Cela atténue le risque de perte ou de compromission de vos données et vous évite des poursuites judiciaires, une réputation entachée et d'autres conséquences.
- Les processus sont automatisés : Tout bon Système de Gestion de Contenu d'Entreprise possède des fonctions d'automatisation. En fonction de ce qui vous convient, ces fonctions peuvent inclure l'acheminement automatique des documents vers les bonnes personnes au bon moment ou la notification aux membres de l'équipe lorsque des documents méritent leur attention.
Ces processus automatisés peuvent être particulièrement utiles pour les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs qui utilisent encore des processus manuels. Ces processus conduisent souvent à des retards de paiement et à l'absence de remises pour paiement anticipé. Une fois que le système a numérisé les factures de la comptabilité fournisseurs via l'OCR, il extrait les informations et les soumet à votre ERP pour le routage des approbations.
Comment mettre en œuvre un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise dans votre organisation
Si vous n'avez pas encore mis en place un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise dans votre entreprise, le processus pour y parvenir peut prendre du temps, mais c'est réalisable. Pour aider votre entreprise à profiter des avantages d'un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise, suivez les étapes suivantes.
1. Constituez une équipe
Examinez attentivement l'ensemble des responsables et des employés de votre entreprise. Déterminez qui est le plus apte à gérer le processus de mise en œuvre et affectez-le à votre équipe Système de Gestion de Contenu d'Entreprise. Ces personnes seront chargées de lancer le processus et de le mener à bien. Vous pouvez choisir un employé ou un responsable de chaque service, comme les comptes fournisseurs et la logistique. Il sera ainsi plus facile pour les autres d'embarquer une fois que votre Système de Gestion de Contenu d'Entreprise sera prêt à fonctionner.
2. Obtenez une base de référence
La relation de votre entreprise avec les fichiers est unique. Il vous incombe donc de la déterminer avec précision. Demandez-vous à quelle fréquence les employés travaillent avec des fichiers et du contenu. Quels sont ceux qui les utilisent le plus pour accomplir leur travail ? Quels flux de travail dépendent des documents ? Devez-vous protéger certains contenus des autres pour rester conforme à votre secteur d'activité ? En répondant à ces questions, vous pouvez créer une base de référence qui vous aidera pour le reste de la mise en œuvre.
3. Sonder les employés
Un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise étant conçu pour aider vos employés et leur faciliter la vie, il est logique de les interroger. En fonction de la base de référence que vous avez définie, vous pouvez envoyer un questionnaire à l'ensemble de l'entreprise ou cibler certains départements qui utilisent le plus de fichiers et de contenu. Une enquête vous donnera une bonne idée des forces et des faiblesses de votre organisation en matière de gestion des fichiers et du contenu.
4. Classez vos incontournables
Déterminez quelles sont les fonctionnalités d'un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise non négociables, dressez-en la liste, puis hiérarchisez-les. Si vous avez des salles entières de dossiers papier, par exemple, un Système de Gestion de Contenu d'Entreprise capable de les numériser avec OCR est probablement indispensable. Si votre processus de comptabilité fournisseurs utilise un ERP et que vous souhaitez que votre Système de Gestion de Contenu d'Entreprise lui envoie des factures, l'intégration de l'ERP sera en tête de votre liste. Une autre fonction essentielle est le traitement direct, qui permet de collecter, d'examiner et de traiter les factures des comptes fournisseurs jusqu'au paiement sans intervention manuelle.
5. Recherchez vos options
Maintenant que vous avez une bonne idée de vos besoins et de vos problèmes, il est temps de faire des recherches et de découvrir les GCE qui s'offrent à vous. Pendant que vous examinez vos options, notez leurs avantages et leurs inconvénients. N'oubliez pas qu'ils ne sont pas tous égaux et que le bon Système de Gestion de Contenu d'Entreprise pour une autre organisation n'est pas nécessairement celui qui convient à la vôtre. Gardez à l'esprit les fonctionnalités, le prix, le service client et les critiques pendant que vous évaluez toutes vos options.
6. Obtenir l'adhésion
Si votre entreprise est novice en matière de Gestion de Contenu d'Entreprise ou si elle est lente à s'adapter aux nouvelles technologies, aux nouveaux outils et aux nouveaux processus, il peut être difficile d'obtenir l'adhésion de l'ensemble de l'entreprise. Il est pourtant essentiel de le faire. Sans cela, il sera difficile d'amener les employés à utiliser le système qui est censé les aider et leur faciliter la vie. Organisez une réunion à l'échelle de l'entreprise ou une réunion plus restreinte avec votre équipe de direction pour expliquer les avantages d'une solution de Gestion de Contenu d'Entreprise et partager vos recherches.
7. Choisissez un projet pilote
Une fois que vous avez obtenu l'adhésion de tous, commencez petit. Choisissez un projet pilote avec un service plus petit afin de pouvoir gérer et dépanner facilement ce qui se passe. Si tout semble fonctionner et que vous avez la preuve qu'un Système de Gestion Electronique des bâtiments vaut l'investissement, vous pouvez le déployer à plus grande échelle. Un projet pilote peut également renforcer la confiance dans la solution que vous avez trouvée, plutôt que de vous lancer sans preuve concrète de l'efficacité de vos efforts en matière de Gestion de Contenu d'Entreprise.
L'étape suivante : Trouver la bonne solution de Gestion de Contenu d'Entreprise
La Gestion de Contenu d'Entreprise permet à votre entreprise de devenir plus intelligente et plus efficace que vos concurrents. Si vous la mettez en œuvre correctement, vous économiserez du temps, de l'argent et des soucis. Maintenant que vous connaissez les principes de base et les avantages de la Gestion de Contenu d'Entreprise, l'étape suivante consiste à trouver la solution idéale pour votre entreprise.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).