WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Étape 1 : Recenser et rencontrer les intervenants.

Une partie prenante est une personne qui est affectée par les résultats de votre plan de projet. Cela inclut vos clients et vos utilisateurs finaux. Veillez à identifier toutes les entités concernées et à maintenir leurs objectifs à l'esprit lors de la conception de votre planification de projet.

Rencontrez les sponsors du projet et les principales parties prenantes pour discuter de leurs besoins et des attentes du projet, et pour établir une base de référence, un budget et un calendrier. Créez ensuite un document de déclaration de portée pour finaliser et enregistrer les détails de la portée du projet, mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et réduire les risques d'erreurs de communication coûteuses. Le contrôle des coûts, en particulier, est également essentiel à ce stade du processus. 

Conseil : Regardez au-delà des besoins déclarés des parties prenantes pour identifier les avantages sous-jacents souhaités. Ces avantages sont les objectifs que votre projet doit atteindre.

Étape 2 : Définir et hiérarchiser les objectifs

Une fois que vous avez une liste des besoins des parties prenantes, hiérarchisez-les et fixez des objectifs spécifiques au projet. Ceux-ci doivent décrire les objectifs du projet, ou les mesures et les avantages que vous espérez atteindre. Inscrivez vos objectifs et les besoins des parties prenantes auxquels ils répondent dans votre plan de projet afin qu'ils soient clairement communiqués et facilement partageables.

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Étape 3 : Définir les produits livrables

Identifiez les produits livrables et les étapes de planification du projet nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Quels sont les résultats spécifiques que vous êtes censé produire ?

Ensuite, estimez les dates limites pour chaque produit à réaliser dans votre plan de projet. (Vous pourrez finaliser ces dates lorsque vous vous assiérez pour définir le calendrier de votre projet à l'étape suivante).

Conseil : fixez des jalons fermes pour les échéances et les produits livrables essentiels. Vous serez en mesure de suivre votre progression une fois le travail commencé, afin de vous assurer de terminer les tâches à temps et de satisfaire les parties prenantes.

Étape 4 : Créer le calendrier du projet

Examinez chaque produit livrable et définissez la série de tâches qui doivent être accomplies pour réaliser chacun d'eux. Pour chaque activité, déterminez le temps nécessaire, les moyens indispensables et les responsables de l'exécution.

Ensuite, identifiez les éventuelles dépendances. Avez-vous besoin d'achever certaines tâches avant que d'autres puissent commencer ? Saisissez les éléments livrables, les dépendances et les jalons dans votre diagramme de Gantt, ou choisissez parmi les nombreux modèles et applications en ligne disponibles. Assurez-vous également de savoir comment rédiger un rapport de gestion de projet pour obtenir un aperçu synthétique de l'état actuel du projet.

Qu'attendez-vous ? Essayez le diagramme de Gantt.

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Conseil : Impliquez votre équipe dans le processus de planification. Les personnes qui effectuent le travail ont une connaissance approfondie de la façon dont les tâches sont effectuées, du temps qu'elles prennent et de la personne la plus apte à les accomplir. Faites appel à leurs connaissances ! Vous aurez besoin d'eux pour approuver le calendrier du projet et fixer des attentes pour que le travail se déroule sans heurts.

Étape 5 : Identifier les difficultés et effectuer une analyse des risques

Aucun projet n'est sans risque. Croiser les doigts et espérer que tout ira bien ne vous rendra pas service. Y a-t-il des problèmes dont vous avez connaissance à l'avance et qui affecteront le processus de planification du projet, comme les vacances prochaines d'un membre clé de l'équipe ? Quelles sont les circonstances imprévues qui pourraient créer des contretemps ?

Lors de l'élaboration d'un plan de projet, vous devez savoir comment gérer les risques dans un projet et envisager les mesures à prendre pour empêcher certains risques de se produire ou limiter leur impact négatif. Effectuez une évaluation des risques et élaborez une stratégie de gestion des risques pour vous assurer que vous êtes prêt.

Conseil : si possible, attaquez-vous aux éléments à haut risque dès le début de votre projet. Ou créez une petite "marge de sécurité" autour de la tâche pour vous aider à maintenir votre projet sur la bonne voie en cas de retard.

Étape 6 : Présenter le programme du projet aux partenaires.

Il est important que vous sachiez comment présenter efficacement un projet. Expliquez comment le programme répond aux exigences des partenaires et présentez vos résolutions aux éventuels conflits. Veillez à ce que votre présentation ne soit pas unilatérale. Organisez plutôt une discussion ouverte avec les parties prenantes.

Pourquoi les ressources humaines (RH) sont-elles importantes ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Votre personnel est votre plus grande ressource. En traitant vos employés de manière équitable et en leur offrant des possibilités d'évolution, vous pourrez concrétiser vos idées et atteindre vos objectifs commerciaux. Les RH sont bien placées pour vous aider dans ce domaine.

Qu'est-ce que les ressources humaines exactement ?

Les ressources humaines (RH) sont le terme généralement utilisé pour définir la gestion et le développement des travailleurs d'une entreprise. En définitive, il s'agit d'accroître les performances des employés.

Traditionnellement, les RH se concentraient sur le recrutement, le licenciement et la bonne vieille révision annuelle des salaires. Mais plus récemment, les RH ont été recadrées de manière positive et couvrent désormais un champ d'action beaucoup plus large.

Les fonctions de base des RH sont les suivantes

• Le recrutement
• L'intégration
• La gestion de la paie 
• Les avantages sociaux des employés
• Gestion des congés
• Formation et développement
• Respect du droit du travail
• Conformité en matière de sécurité

En outre, les RH jouent un rôle important dans le développement d'une culture d'entreprise positive et dans l'amélioration de l'engagement et de la productivité des employés. La fonction RH est aussi responsable du bien-être et du développement personnel des salariés.

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Pourquoi les RH sont-elles si importantes ?

Il peut être facile de négliger les RH dans une PME. De nombreux entrepreneurs font démarrer leur entreprise sur les chapeaux de roue, mais se heurtent à la gestion du personnel lorsque l'entreprise commence à prospérer.

La gestion du personnel demande du temps et des compétences spécifiques. Les RH sont un domaine d'expertise qui fait défaut à de nombreux propriétaires d'entreprise.

Peu importe les compétences, la valeur des RH dans l'entreprise n'est pas toujours perçue immédiatement. Avec quelques employés seulement, les chefs d'entreprise ont l'impression d'avoir le doigt sur le pouls des personnes qu'ils embauchent et gèrent.

Cependant, au fur et à mesure que l'entreprise évolue, les responsables se rendent souvent compte qu'ils n'ont plus assez de temps pour s'occuper de la gestion du personnel et du recrutement au jour le jour, et qu'il est facile de perdre de vue l'aspect humain. Une telle erreur est coûteuse et peut affecter la satisfaction des travailleurs, la culture et la réussite à long terme.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède une configuration personnalisable en fonction des besoins de votre entreprise, du nombre d'employés, de la structure de paiement, des déductions fiscales, etc.

Considérez les conséquences d'une mauvaise gestion des RH. Lorsque les employés ne se sentent pas soutenus, qu'ils n'ont pas d'opportunités, qu'ils travaillent pendant de longues heures, etc.

Si vous n'êtes pas à la hauteur en matière de RH efficaces, vous constaterez un effet d'entraînement sur vos résultats. Le personnel, la culture et le succès commercial vont de pair.

La réputation d'un employeur est déterminante pour attirer les talents. Elle a également un impact sur les clients.

L'importance des RH en cas de pandémie

La pandémie de coronavirus nous a obligés à réévaluer notre façon de travailler. Dans ce contexte, la fonction RH occupe une place centrale. Les entreprises sont de plus en plus évaluées en fonction des décisions qu'elles ont prises et de la manière dont elles ont traité leur personnel.

Qu'il s'agisse d'aider les managers à acquérir des compétences en matière de gestion à distance ou de communiquer de manière sensible les conséquences d'un ralentissement de l'activité, les RH sont essentielles à la gestion efficace d'une entreprise pendant une pandémie ou un autre événement important.

Quelles sont les principales fonctions des RH ?

Recrutement et intégration

Trouver les bonnes personnes pour travailler dans votre entreprise peut être difficile. Le processus de recrutement peut prendre des mois et se tromper peut être coûteux. Trouver la bonne adéquation lorsqu'il s'agit de recruter des talents est l'un des aspects les plus importants des RH. Si vous recrutez trop de personnel, pas assez ou un candidat qui ne convient pas, votre entreprise en souffrira.

L'importance de l'intégration est peut-être la partie la plus sous-estimée du processus de recrutement.

À ne pas confondre avec l'orientation, l'intégration fait référence à l'ensemble de l'expérience d'embauche, d'accueil, d'orientation et d'engagement d'une nouvelle recrue et l'aide à s'adapter à la culture de votre organisation.

Une bonne intégration maximise l'engagement des employés et augmente la rétention. Par contre, une mauvaise intégration peut entraîner des conséquences très négatives et décourager les jeunes employés compétents dès le départ.

Gestion des performances et formation

La gestion des performances, la formation et le développement constituent une part importante des RH. Presque tous les employés ont des lacunes en matière de compétences. La gestion des performances aide à résoudre ces problèmes.

Il est généralement constaté que le développement des employés contribue à améliorer leur engagement, à accroître la productivité, à réduire la rotation du personnel et à instaurer une culture plus positive.

Une formation complète et le développement personnel permettent de renforcer les maillons faibles de l'entreprise (y compris les managers). Investir dans vos employés renforce votre organisation et donne à votre entreprise un avantage concurrentiel.

Construire et maintenir une culture d'entreprise

Une culture d'entreprise positive n'est plus un luxe à avoir. Elle favorise l'engagement des employés, la satisfaction au travail et la fidélisation du personnel, et elle définit le succès de l'entreprise. Les RH assument un rôle clé dans le développement, le renforcement et les changements de la culture d'une organisation.

La rémunération, la gestion des performances, la formation et le développement, le recrutement et l'intégration, ainsi que le renforcement des valeurs de l'entreprise sont autant d'éléments essentiels de la culture d'entreprise couverts par les RH.

Communication d'entreprise

Les entreprises ont besoin d'une communication efficace pour bien fonctionner. Et bien souvent, la manière dont la communication se déroule dans une entreprise est définie par les RH.

Une bonne communication permet d'atténuer les malentendus, d'accroître l'engagement des employés, de jeter les bases de meilleures relations avec les clients, d'encourager l'innovation et la créativité et de contribuer à l'instauration d'une culture positive.

Conformité juridique et réglementaire

Les professionnels des RH connaissent parfaitement le droit du travail et les exigences réglementaires d'une entreprise associée à du personnel. Cet énorme domaine doit être pris en compte ; un licenciement abusif peut être une erreur coûteuse.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer la structure des salaires, les déclarations fiscales, les dossiers des employés, les données de présence, les salaires et les comptes bancaires des différents employés.

En résumé

Employer un professionnel des RH n'est pas un luxe pour les PME, c'est essentiel. Les entrepreneurs commencent souvent par porter le chapeau des RH, mais gérer les RH et les aspects complexes du droit du travail n'est pas une gestion efficace du temps, et cela coûte cher à l'entreprise en cas de problème.

L'externalisation de vos besoins en RH ou l'embauche d'un responsable RH à temps partiel permet aux chefs d'entreprise de se concentrer sur le développement de leur activité. Le fait d'avoir quelqu'un qui s'occupe des questions liées aux employés, de la gestion des absences aux politiques de congé parental et au-delà, permettra à votre entreprise de rester conforme et à vos employés de s'engager davantage.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce qu'une GED (Gestion électronique de documents) ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La Gestion électronique de documents est une interface qui facilite la centralisation et la collaboration des documents d'un projet de construction. Elle est également appelée armoire à plans virtuelle.

Elle stocke aussi bien les documents graphiques que les documents écrits d'un projet.

Voici quelques exemples de documents graphiques d'une GED : 

• Images
• Diagrammes.

• Spécifications du projet
• Documentation technique
• Contrats, devis
• Et éventuellement des échanges de courrier et de courriel

Que peut faire une GED ? 

Outre le stockage des documents, une GED rend également possible la collaboration et le copilotage de l'avancement de la validation et de la révision du document sur votre projet.

Parmi les fonctionnalités de base des GED, et sans faire un inventaire de toutes les fonctions existantes, on retrouve souvent :

Le versioning : permet de gérer les différentes versions d'un document. A chaque modification d'un plan, l'index monte d'un cran (par exemple de l'index A à B) et la GED conserve l'historique de l'ancienne version.

Les validations : les divers interlocuteurs sont notifiés de l'arrivée d'un document sur la GED et peuvent les consulter, les baliser ou les valider en fonction de leur rôle dans l'organigramme du projet. Ils peuvent également les commenter s'ils ont des remarques et donner le statut du document.

Visas : Les GED ont souvent des statuts de validation qui peuvent être donnés aux documents lorsqu'ils sont étudiés pour approbation :

• Bon pour l'exécution
• Validé sans observation
• Validé avec observation
• Validé avec Observation bloquante
• Refusé

Workflows de validation et de diffusion : les GED les plus avancées intègrent un ordre de validation des documents appelé workflow. Il permet de définir :

• Qui valide quel type de document,
• Dans quel ordre les valideurs doivent valider le document,
• Et s'il y a des validateurs, dont les visas sont obligatoires ou facultatifs.

Des fonctionnalités de GED plus avancées : 

Chaque éditeur a la possibilité de proposer ses propres fonctionnalités, comme les annuaires ou la messagerie interne.  Enfin, on peut parfois s'interroger sur la valeur réelle ou l'adoption effective de ces fonctionnalités par les utilisateurs.

Parmi les fonctions les plus avancées :

• Les visionneuses de maquettes numériques qui permettent de visualiser des fichiers (par exemple au format Revit ou IFC).
• La gestion des RFI, des appels d'offres, des devis, des factures ou des bons de travail.
• La génération de bordereaux de distribution de documents.
• La visualisation des fichiers sur la plateforme, notamment lorsqu'ils sont dans des formats propriétaires (comme les dessins DWG).

Quand utiliser une GED ?

La GED peut être mise en place dès le début d'un projet. En d'autres termes, dès qu'il est nécessaire de stocker des documents afin de tout centraliser dès le départ. Certains maîtres d'ouvrage installent une GED bien avant que la société de gestion de projet ne soit même désignée. Le besoin principal d'une GED peut commencer dès que l'on commence à partager des documents et à demander leur approbation. Les principaux utilisateurs sont les maîtres d'ouvrage, les entrepreneurs généraux, les cabinets d'architectes et tous les entrepreneurs qui gèrent la documentation de leur projet à l'aide de cette plateforme.

Sur quel type de projet doit-on utiliser une GED ? 

En général, la GED est utilisée sur des projets de grande envergure mais cette tendance semble changer. Jusqu'à présent, elle n'a été adoptée que sur les grands projets d'infrastructure et d'immobilier d'entreprise, un peu moins sur les projets de logements collectifs et très peu sur les maisons individuelles.

Plus il y a de personnes impliquées, plus le projet est complexe, plus il est justifié d'investir dans une GED.

Comment les gens procèdent-ils sans la GED ?

Le courrier électronique : les documents sont encore échangés par courrier électronique.

Mais cette pratique présente plusieurs inconvénients. Par exemple, les entreprises réalisent les travaux sans avoir la dernière version du plan, le projet peut être retardé en attendant éternellement un balisage Quelles en sont les causes ? Elles sont nombreuses : oubli de mettre certaines personnes dans la boucle des emails, documents trop lourds pour certaines boîtes aux lettres, emails qui passent dans les SPAM, etc...

Outils cloud généralistes : tels que Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive, Box...

Combien coûtent les EDM ?

Le prix d'une GED est très variable. Les modèles économiques diffèrent radicalement selon le type de projet.

Quelle est la meilleure façon d'assurer le suivi de son chantier sur une GED ?

Selon un scénario assez classique : les études prennent du retard et les plans ne sont pas déposés à temps sur la plateforme. Il est donc nécessaire d'envoyer des rappels à plusieurs reprises. Une fois cette étape franchie, les validations de documents peuvent, à leur tour, faire perdre un temps précieux au projet. En effet, si le valideur ne se rend plus sur la plateforme GED, il peut être incité à valider les documents rapidement. Les commandes de matériaux seront donc souvent faites tardivement et il pourra être demandé au fournisseur de comprimer les délais de fabrication et de livraison, alors même que les livraisons sont fréquemment en retard... Les validations tardives de documents peuvent mettre la pression sur les équipes de chantier pour accélérer l'exécution de la construction, ce qui entraîne des erreurs et des risques pour la sécurité. Ainsi, les retards de la phase de conception ont des conséquences tout au long du projet, et lorsqu'ils sont mal gérés ou mal supervisés, cela peut entraîner des reports de délais à long terme.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

Bien que le planning soit géré sur un outil de planification, la réussite de la phase de conception et d'exécution peut être obtenue grâce à des plateformes de contrôle des documents. Pour gérer votre projet, ces plateformes fournissent des outils tels que :

Un tableau de bord : Généralement dans la page d'accueil, vous disposez de graphiques qui indiquent l'avancement du projet en un coup d'œil. Les documents déposés ou les validations tardives sont en rouge ; ceux qui le seront bientôt sont en orange....

Tableau de suivi : en général, on peut exporter un tableau excel avec la liste de tous les documents et leur état d'avancement (état du dépôt sur la plateforme, état de sa validation, commentaires associés...).

Une prévision des plans et documents : les entreprises sont invitées à fournir une liste prévisionnelle des documents qu'elles comptent produire, à laquelle on peut ajouter des échéances. Cela permet de contrôler plus précisément le calendrier.