Les bases de la gestion de projets et programmes en Suivi-Evaluation : 6 étapes pour un plan de projet infaillible présentées par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique.

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Étape 1 : Recenser et rencontrer les intervenants.

Une partie prenante est une personne qui est affectée par les résultats de votre plan de projet. Cela inclut vos clients et vos utilisateurs finaux. Veillez à identifier toutes les entités concernées et à maintenir leurs objectifs à l'esprit lors de la conception de votre planification de projet.

Rencontrez les sponsors du projet et les principales parties prenantes pour discuter de leurs besoins et des attentes du projet, et pour établir une base de référence, un budget et un calendrier. Créez ensuite un document de déclaration de portée pour finaliser et enregistrer les détails de la portée du projet, mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et réduire les risques d'erreurs de communication coûteuses. Le contrôle des coûts, en particulier, est également essentiel à ce stade du processus. 

Conseil : Regardez au-delà des besoins déclarés des parties prenantes pour identifier les avantages sous-jacents souhaités. Ces avantages sont les objectifs que votre projet doit atteindre.

Étape 2 : Définir et hiérarchiser les objectifs

Une fois que vous avez une liste des besoins des parties prenantes, hiérarchisez-les et fixez des objectifs spécifiques au projet. Ceux-ci doivent décrire les objectifs du projet, ou les mesures et les avantages que vous espérez atteindre. Inscrivez vos objectifs et les besoins des parties prenantes auxquels ils répondent dans votre plan de projet afin qu'ils soient clairement communiqués et facilement partageables.

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Étape 3 : Définir les produits livrables

Identifiez les produits livrables et les étapes de planification du projet nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Quels sont les résultats spécifiques que vous êtes censé produire ?

Ensuite, estimez les dates limites pour chaque produit à réaliser dans votre plan de projet. (Vous pourrez finaliser ces dates lorsque vous vous assiérez pour définir le calendrier de votre projet à l'étape suivante).

Conseil : fixez des jalons fermes pour les échéances et les produits livrables essentiels. Vous serez en mesure de suivre votre progression une fois le travail commencé, afin de vous assurer de terminer les tâches à temps et de satisfaire les parties prenantes.

Étape 4 : Créer le calendrier du projet

Examinez chaque produit livrable et définissez la série de tâches qui doivent être accomplies pour réaliser chacun d'eux. Pour chaque activité, déterminez le temps nécessaire, les moyens indispensables et les responsables de l'exécution.

Ensuite, identifiez les éventuelles dépendances. Avez-vous besoin d'achever certaines tâches avant que d'autres puissent commencer ? Saisissez les éléments livrables, les dépendances et les jalons dans votre diagramme de Gantt, ou choisissez parmi les nombreux modèles et applications en ligne disponibles. Assurez-vous également de savoir comment rédiger un rapport de gestion de projet pour obtenir un aperçu synthétique de l'état actuel du projet.

Qu'attendez-vous ? Essayez le diagramme de Gantt.

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Conseil : Impliquez votre équipe dans le processus de planification. Les personnes qui effectuent le travail ont une connaissance approfondie de la façon dont les tâches sont effectuées, du temps qu'elles prennent et de la personne la plus apte à les accomplir. Faites appel à leurs connaissances ! Vous aurez besoin d'eux pour approuver le calendrier du projet et fixer des attentes pour que le travail se déroule sans heurts.

Étape 5 : Identifier les difficultés et effectuer une analyse des risques

Aucun projet n'est sans risque. Croiser les doigts et espérer que tout ira bien ne vous rendra pas service. Y a-t-il des problèmes dont vous avez connaissance à l'avance et qui affecteront le processus de planification du projet, comme les vacances prochaines d'un membre clé de l'équipe ? Quelles sont les circonstances imprévues qui pourraient créer des contretemps ?

Lors de l'élaboration d'un plan de projet, vous devez savoir comment gérer les risques dans un projet et envisager les mesures à prendre pour empêcher certains risques de se produire ou limiter leur impact négatif. Effectuez une évaluation des risques et élaborez une stratégie de gestion des risques pour vous assurer que vous êtes prêt.

Conseil : si possible, attaquez-vous aux éléments à haut risque dès le début de votre projet. Ou créez une petite "marge de sécurité" autour de la tâche pour vous aider à maintenir votre projet sur la bonne voie en cas de retard.

Étape 6 : Présenter le programme du projet aux partenaires.

Il est important que vous sachiez comment présenter efficacement un projet. Expliquez comment le programme répond aux exigences des partenaires et présentez vos résolutions aux éventuels conflits. Veillez à ce que votre présentation ne soit pas unilatérale. Organisez plutôt une discussion ouverte avec les parties prenantes.

Ensuite, vous devez déterminer les rôles : Qui doit voir quels rapports, et à quelle fréquence ? Quelles décisions devront être approuvées, et par qui ?

Faites en sorte que votre plan de projet soit clair et accessible à toutes les parties prenantes afin qu'elles n'aient pas à vous courir après pour de simples mises à jour. En plaçant toutes les données du plan de projet en un seul endroit, comme un outil de collaboration, il est facile de suivre les progrès, de partager les mises à jour et d'apporter des modifications sans remplir votre calendrier de réunions.

Communiquez clairement : Assurez-vous que les parties prenantes savent exactement ce que l'on attend d'elles et quelles actions elles doivent entreprendre. Ce n'est pas parce que c'est évident pour vous que c'est évident pour eux !

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Conseil : si votre plan ou votre calendrier ne correspond pas aux attentes initiales des parties prenantes, communiquez-le dès maintenant pour éviter les mauvaises surprises ou les conversations tendues en cours de route.

Plutôt que de dire aux parties prenantes que leurs attentes ou leurs demandes ne sont pas réalistes, dites-leur ce qui est nécessaire pour les réaliser, y compris le temps, l'argent et la main-d'œuvre. Laissez-les juger si cela mérite les investissements supplémentaires.

Après avoir créé votre plan de projet

Prochaine étape : Organisez une réunion de lancement du projet.

C'est maintenant que le vrai travail commence. Donner le bon ton lors de la réunion de lancement peut faire ou défaire votre projet. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).