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Les entreprises disposent d'une large gamme d'options pour les aider à améliorer la gestion de leurs documents électroniques. D'autres ont besoin d'une solution sophistiquée pour gérer leurs documents et se penchent sur le marché pour trouver une solution informatique spécifique. De nombreux systèmes d'archivage commerciaux, à condition qu'ils soient mis en œuvre et maintenus dans le cadre d'un projet de gestion des documents électroniques bien géré, peuvent être utilisés pour gérer les documents électroniques conformément aux normes requises.
Tous les organismes n'ont pas les moyens d'acheter et de gérer un tel système ou de le considérer comme approprié à leur situation. Pour les organisations plus petites ou moins complexes, les systèmes internes, la réutilisation de plateformes existantes, les applications open source ou une combinaison de ces options peuvent s'avérer appropriés. L'approche la plus pratique sera déterminée par une analyse attentive et réaliste des besoins.
Indépendamment de l'approche systémique que vous choisirez d'adopter, il existe des mesures simples que vous pouvez prendre pour améliorer la gestion de vos documents électroniques. Il s'agit notamment de réorganiser la façon dont vos documents sont stockés et éliminés, et d'utiliser des contrôles d'accès, des conventions de nommage et des règles de version. Ces mesures peuvent toutes être bénéfiques et aideront votre entreprise à se préparer à une transition ultérieure vers un système complet de gestion des documents électroniques. Cependant, vous devez également comprendre leurs limites car elles peuvent ne pas fournir le niveau de contrôle dont votre entreprise a besoin.
Réorganiser le stockage
La restructuration des environnements de travail en réseau pour améliorer la création, le stockage, la modification, l'archivage et la récupération des documents électroniques améliorera le partage des informations et des connaissances à l'échelle de l'entreprise. La mise en place d'une structure hiérarchique de dossiers dans un système de fichiers fournira une zone cohérente dans laquelle les documents pourront être créés et stockés. Si vous conservez des documents dans des dossiers sur des disques partagés ou des espaces de travail, vous pouvez réorganiser la structure des dossiers pour reproduire le plan de classement de votre entreprise. Si vous utilisez un plan de classement existant dans le cadre d'un système d'archivage papier bien géré, cela ne signifie pas automatiquement qu'il s'agit de la structure la plus appropriée pour gérer vos documents électroniques.
Contrôles d'accès
Il est important de savoir que si vous choisissez de stocker des documents électroniques dans des dossiers sur des lecteurs partagés sur lesquels aucun contrôle formel n'a été mis en place, vos documents risquent d'être modifiés ou supprimés. Les contrôles d'accès peuvent être utilisés pour atténuer ce risque en réglementant le nombre d'utilisateurs qui peuvent créer, accéder, modifier ou supprimer des documents stockés dans des dossiers particuliers. Vous pouvez également les utiliser pour restreindre l'accès à des informations plus sensibles. Le maintien de contrôles d'accès compliqués est gourmand en ressources ; il peut donc être plus pratique de garder les groupes de dossiers auxquels les autorisations d'accès sont attribuées relativement simples.
Il est préférable d'éviter autant que possible les contrôles par mot de passe. Lorsque des mots de passe simples sont utilisés, ils n'offrent qu'un faible niveau de sécurité et si les mots de passe sont oubliés, vous risquez de perdre l'accès à vos documents.
Si les contrôles d'accès peuvent fournir une certaine mesure de protection, ils ne sont pas une panacée. Si vos documents doivent avoir une valeur probante et que vous ne pouvez pas la garantir dans leur environnement électronique, cette approche peut ne pas convenir à votre entreprise. L'impression des documents électroniques sur papier pour les conserver dans un dossier enregistré dans votre système d'archivage physique ne peut être une option privilégiée. L'impression et le stockage sur papier ont un coût et vous devez le mettre en balance avec le coût de mise en œuvre et de maintenance d'un système capable de gérer les documents électroniques dans leur format d'origine. Les aspects environnementaux doivent aussi être pris en compte.
Conventions de nommage et règles de version
Le fait de nommer les documents de manière cohérente en suivant des conventions établies peut améliorer considérablement le stockage et la recherche des documents. L'identifiant principal de tout document est son nom. Les documents qui sont nommés de manière cohérente sont naturellement plus faciles à gérer. En donnant à un document une description cohérente et logique, il est plus facile de différencier des documents similaires en un coup d'œil. Les utilisateurs trouveront plus simple de parcourir et d'accéder aux informations. Le respect des conventions convenues simplifie également la dénomination des documents, car les collègues n'ont pas à reconsidérer le processus de dénomination à chaque fois.
Si vous utilisez une structure de dossiers sur votre système de fichiers qui reproduit le plan de classement de votre entreprise, les noms des dossiers doivent autant que possible correspondre aux titres utilisés dans le plan de classement.
Lorsque vous créez et enregistrez un document, vous devez lui donner un nom. Ce nom sera le principal moyen pour vous et vos collègues de localiser et d'identifier ce document à l'avenir. Le nom vous aidera également à relier le document qu'il décrit à d'autres documents. Il est donc important que vous lui donniez un nom approprié. Les noms de documents doivent contenir suffisamment d'informations pour permettre à un utilisateur qui verrait le document hors de son contexte, séparé de son dossier parent, de comprendre en quoi consiste le document et quel est son objectif. Les noms de documents doivent être aussi descriptifs que possible tout en conservant leur signification et la cohérence de l'approche.
Un nom de document doit être composé des éléments suivants :
- Description - le sujet et l'objet du document. Cet élément peut être utilisé de nombreuses fois au fur et à mesure que des documents sont créés et sauvegardés sur le même sujet.
- Type - le type de document, par exemple lettre, rapport, procès-verbal, etc. À ne pas confondre avec le format, par exemple une feuille de calcul Excel.
- Date, le cas échéant - la date d'un événement, d'une réunion, etc., et non celle de la création du document (qui est généralement saisie automatiquement par l'application logicielle). Utilisée pour distinguer le document des autres documents sur le même sujet.
- Numéro de version - utilisé pour garder la trace des modifications apportées au document. Ne s'applique pas aux courriels.
Les documents sont rarement statiques et peuvent faire l'objet de nombreuses modifications au cours de leur cycle de vie. Les documents publiés dans les espaces partagés sont souvent diffusés, modifiés et reformulés. Afin de garder la trace des modifications et de s'assurer que tout le monde travaille à partir de la version actuelle d'un document, le titre du document doit finalement comporter un numéro de version.
Les numéros de version sont généralement placés à la fin du titre du document et préfixés par la lettre v pour identifier le numéro comme un outil de contrôle de version. Lors de la numérotation, vous pouvez utiliser des numéros ordinaux pour refléter les changements majeurs (c'est-à-dire 1.2, 2.5, 3.4) et des numéros décimaux (c'est-à-dire 1.2, 2.5, 3.4) pour refléter les changements mineurs dans les documents.
Une modification majeure d'un document comprend un remaniement important qui change le sens ou l'importance du document, une fusion de modifications, une mise à jour annuelle d'un document, une refonte d'une base de données, l'ajout d'un nouveau champ ou d'une nouvelle cellule, ou une nouvelle version d'une publication. Une modification mineure constitue un travail de remaniement qui ne change pas le sens ou l'accent du document, par exemple, des changements d'édition, un ajustement stylistique. Dans ces circonstances, le numéro ordinal doit rester le même et le numéro décimal doit être augmenté pour refléter le changement.
Gestion de l'élimination et nettoyage des données
Une bonne gestion des systèmes de fichiers partagés est fondamentale pour maintenir leur viabilité à long terme. Comme pour les documents physiques, la suppression de tout matériel électronique qui ne devrait plus être conservé est un aspect fondamental d'une bonne gestion des documents et répond à des obligations légales comme la protection des données. Pour que vos informations restent organisées et pertinentes, vous devez essayer de faire régulièrement le ménage en examinant et en éliminant les documents conformément au calendrier d'élimination de votre organisation. Les documents qui n'ont pas de valeur permanente doivent être éliminés. Les doubles des documents finaux, les copies de travail, les versions précédentes et les brouillons doivent tous être éliminés afin de libérer l'espace de stockage de tout contenu superflu et de faciliter la localisation des documents ayant une valeur pour l'entreprise. Il peut être nécessaire de continuer à dupliquer certains documents pour garantir un bon accès à l'information à des fins professionnelles.
La réalisation manuelle des activités d'élimination n'est pas un processus simple, mais plus facile à réaliser dans un système de fichiers bien structuré. En décidant de la manière dont vous allez contrôler l'élimination et qui vous autoriserez à supprimer ou à retirer les documents, vous devez trouver un équilibre entre la protection des documents contre la perte ou la mauvaise gestion et l'efficacité du processus pour les utilisateurs. Les documents seront normalement éliminés sous forme d'agrégats ou de groupes dans un dossier, car l'élimination des documents individuels serait, dans la plupart des cas, trop inefficace et consommatrice de ressources. Des outils logiciels peuvent également être utilisés pour identifier et supprimer les contenus inappropriés, dupliqués et redondants.
Si vous conservez des documents dans des systèmes à la fois physiques et électroniques, vous devez également déterminer, dans le cadre de votre politique, dans quel format la copie maîtresse sera stockée, puis éliminer l'autre lorsqu'elle n'est plus nécessaire. Avant de se débarrasser de tout matériel, il faut s'assurer que le document conservé possède toute la valeur probante nécessaire.
La conservation des documents dans un système de fichiers partagé et la gestion manuelle de leur élimination ne conviendront pas à toutes les organisations. Avant d'adopter cette approche, vous devez évaluer les risques et examiner soigneusement si elle convient au cadre dans lequel vous opérez.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).