Comment organiser et gérer les documents de projet en Suivi-Evaluation de projets et programmes? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique, vous dit tout.

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Il n'est pas nécessaire d'être un grand projet pour que naissent de grandes quantités de connaissances, d'informations et de documents sur le projet. Pourtant, étrangement, la gestion des documents de projet ne figure dans aucune des principales méthodologies de gestion de projet.

Pourtant, la capacité à organiser et à gérer les informations du projet est essentielle. Peut-être pensons-nous que c'est facile. Peut-être pensons-nous que c'est trop ennuyeux. Ou bien nous espérons simplement pouvoir la confier à un administrateur ou à un contrôleur de projet ?

Mais la vérité est que la gestion des documents de projet est tout autant votre responsabilité en tant que chef de projet, que d'autres choses. Elle se situe aux côtés de la planification, de la gestion des risques, du contrôle des coûts et de la gestion de la qualité. Et même si vous choisissez de la déléguer, deux choses seront toujours vraies :

1. Au début de leur carrière, les chefs de projet assument souvent des rôles de contrôle de projet.

2. En tant que chefs de projet à part entière, nous ne pouvons pas nous défaire de la responsabilité finale de la documentation du projet, même si nous déléguons cette responsabilité.

Pourquoi l'ordre et la structure dans la gestion des documents de projet sont-ils importants ?

Nous savons tous que chaque projet est une entreprise unique, avec ses objectifs, ses circonstances et son équipe réunie pour une seule fois. Puis, ils se dissolvent une fois que le projet a atteint ses objectifs.  Ce caractère unique peut amener les chefs de projet à "réinventer la roue" à chaque fois. En conséquence, nous voyons trop souvent des structures et des processus chaotiques.  Cela peut être particulièrement le cas pour les nouveaux chefs de projet.

Les conséquences du fait de réinventer les choses à chaque fois peuvent être graves :

  • Les choses peuvent prendre plus de temps
  • La qualité peut être réduite
  • Les éléments importants ne sont pas traités de manière efficace ou efficiente - ils peuvent même être perdus.  
  • Il faut plus de temps pour retrouver les choses
  • Par conséquent, cela peut entraver la prise de décision.

L'impact global d'une mauvaise gestion des documents du projet peut avoir un effet négatif sur tous les aspects de votre projet.

Audit du projet

Lorsque votre projet recevra son premier audit, votre gestion documentaire et votre organisation de l'information seront mises à rude épreuve !

Si vous avez l'air organisé et que vous pouvez trouver rapidement les éléments particuliers que les auditeurs demandent, vous n'aurez pas trop de questions plus difficiles.

En revanche, si un manque d'ordre apparaît rapidement, les audits peuvent devenir beaucoup plus pénétrants. Votre gestion documentaire devient alors une question de gouvernance. Et les auditeurs voudront examiner vos systèmes et vos processus.

Gestion de projets multiples

Cela devrait déjà être une raison suffisante pour justifier l'importance d'une documentation de projet organisée. Mais maintenant, imaginez que vous ayez plusieurs projets à gérer en même temps. Ils sont peut-être destinés à des clients différents et peuvent comporter des clauses de confidentialité commerciale.  

Imaginez maintenant à quel point il serait facile de se retrouver dans une situation de contamination croisée de la documentation. Et ne tenez pas compte de la difficulté que vous pourriez avoir à trouver les informations dont vous avez besoin.

Autant de défis à relever

Examinons donc les approches mises en place par les gestionnaires de projet pour atténuer ces problèmes.

Le défi de la gestion traditionnelle des documents de projet

Chaque projet implique l'utilisation de ressources. Et, en retour, il apportera des avantages à l'organisation qui le parraine.  Un projet est toujours complexe et unique. Il implique de convenir avec les gens de ce qu'ils doivent faire et à quel moment. Il existe généralement une interaction entre les différents groupes de parties prenantes et des dépendances entre les activités, que vous devrez gérer.

Alors, voici les défis...

Pour que le projet ne soit pas totalement chaotique, vous devez être organisé pour en faire un succès. Et cela s'applique aux informations, aux données et à la documentation du projet, comme à tout le reste.  

Défi n°1 de la gestion documentaire : la variété

Les types d'organisation de la gestion des documents qui sont appropriés varient selon les différentes

  • organisations
  • les types de projets
  • aspects de chaque projet

Ils dépendront donc des activités que vous entreprenez et de la complexité de l'organisation impliquée dans la mise en œuvre du changement.

Les projets contrôlent généralement toutes leurs activités à l'aide d'une documentation quelconque.  Même si les interactions se font en personne, nous assurons généralement un suivi par le biais de notes pour confirmer tout accord sur ce qui sera fait, et à quelle date.  

Défi n° 2 de la gestion documentaire : la documentation commerciale

Bien sûr, lorsque nous en venons à penser aux interactions commerciales avec les fournisseurs ou les entrepreneurs, pour l'achat d'équipements et de services, cela devient plus complexe. Avec les accords commerciaux, nous générons beaucoup de documentation. Et il faudra conserver les contrats, les documents d'appel d'offres, les garanties et les dossiers financiers.

Défi n°3 de la gestion des documents : contrôler les documents

Certains documents auront des exigences spécifiques. Par exemple, la certification des matériaux et les résultats des tests doivent être stockés de manière à être incorruptibles. Et, dans certains projets, nous devons les conserver pendant une période spécifique, pour répondre aux conditions réglementaires. Un projet bien mené crée donc beaucoup de documentation. 

À l'époque où nous n'avions pas encore d'ordinateurs personnels, une partie entière de l'équipe de projet, dans le cadre d'un projet complexe, était affectée à la gestion de ces documents. Le rôle de bibliothécaire de projet était courant.  De nos jours, il arrive fréquemment que le chef de projet ou le PMO (voir ci-dessous) crée une structure de dossiers pour stocker sa documentation.

Types de documentation de projet

La documentation de projet se décline en différents niveaux de complexité, que nous pourrions décrire comme suit :

  • Faible complexité
  • Complexité moyenne
  • Complexité élevée

Chacun de ces niveaux présente ses propres défis en matière de gestion des documents de projet.

Documentation de projet de faible complexité

Certains documents sont faciles à gérer. Il s'agit simplement de la collecte de preuves, telles que :

  • des courriels
  • images
  • notes de réunion
  • devis de fournisseurs
  • fiches d'information sur les produits

Nous nous contentons généralement de stocker ce type d'informations, sans contrôle de version.

Documentation de projet de complexité moyenne

D'autres documents de projet se comportent différemment.  Les documents de complexité moyenne sont des choses comme :

  • Les dossiers commerciaux
  • Mandats et chartes de projet
  • les calendriers, les programmes et les plans de ressources.  

Dans ce cas, nous utilisons souvent des modèles pour nous assurer que nous abordons les bons points. Les fichiers résultants devront être soumis à un contrôle de version au fur et à mesure que nous les construisons, que nous les approuvons et que nous les révisons si des changements interviennent dans le projet.  

Cela rend les dossiers de projet plus compliqués et encombrés par de nombreuses versions.  Il existe également des risques accrus de :

  • Se référer à la mauvaise version
  • Ne pas renommer un fichier et éditer ou modifier une version qui devrait être conservée (peut-être une version signée de l'analyse de rentabilité)
  • endommager la piste d'audit des documents clés.

Documentation de projet très complexe

Les documents les plus complexes de votre projet sont les suivants

  • le calendrier du projet
  • les registres de risques et de problèmes
  • les journaux des modifications.

Nous utilisons généralement ces documents de contrôle pour suivre les activités prévues et réelles du projet. Ils sont essentiels pour le rôle de gestion du gestionnaire de projet. Et ils sont tout aussi essentiels à la bonne gouvernance.

Par conséquent, nous nous référons souvent à ces documents. Et nous les mettons à jour régulièrement : parfois quotidiennement, voire plus fréquemment.  Par conséquent, le grand nombre de versions de ces documents peut poser des problèmes majeurs. En particulier, il est difficile de s'assurer que l'on consulte ou que l'on travaille sur la dernière version. Et si des modifications sont apportées à la mauvaise version, il peut s'avérer très difficile d'y remédier.

La gestion de la documentation du projet et votre méthodologie de gestion de projet.

Les chefs de projet ont développé de nombreuses méthodologies de gestion de projet au fil des ans. Elles visent à établir une cohérence dans notre approche de la réalisation des projets.  

Il existe donc de nombreuses méthodologies différentes et aucune n'est vraiment universelle. Elles fonctionnent toutes mieux sur certains types de projets - et moins bien sur d'autres. La plupart d'entre nous en apprennent certaines dans le cadre de notre développement professionnel et elles nous encouragent à suivre des processus définis lorsque nous réalisons nos projets.  Il n'est donc pas surprenant qu'elles identifient souvent - et parfois précisent - la documentation que nous devons collecter, créer et travailler au fur et à mesure que nous avançons dans les processus.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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