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L'Association pour la gestion de l'information et de l'image (AIIM) définit la gestion électronique des documents (GED) comme l'utilisation d'un système informatique et d'un logiciel pour stocker, gérer et faire le suivi des documents électroniques et des images électroniques d'informations sur papier capturées à travers l'utilisation d'un scanner de documents.
On peut dire qu'aujourd'hui, dans cette ère de l'information dans laquelle nous vivons, et dans laquelle les données sont essentielles pour une prise de décision agile et précise, les documents et les données sont un duo d'une extrême importance pour toutes les organisations.
Pour cette raison, de nombreuses entreprises ont déjà compris la nécessité d'automatiser la gestion des documents grâce à un logiciel de GED. Cependant, ce que beaucoup ne savent pas, c'est que tous les systèmes de GED ne sont pas développés de la même manière.
Cela signifie que lors du choix d'un logiciel de gestion électronique de documents, il est toujours bon d'évaluer les objectifs de votre entreprise et de les aligner sur les fonctionnalités présentées par le système.
Voici les fonctionnalités les plus importantes pour vous aider dans votre évaluation.
Pourquoi investir dans un logiciel de GED ?
Avant de choisir un logiciel de gestion électronique de documents, il est impératif de savoir pourquoi investir dans ce dernier. Le premier point est que, lorsqu'elle est bien dotée des fonctionnalités essentielles, la solution GED permet aux employés de simplifier la réception, le stockage, l'archivage, le partage, la validation et la recherche des documents.
Autre point important : lorsqu'il est adapté aux besoins de l'entreprise, un logiciel de GED doit être capable d'augmenter sa productivité et d'optimiser le flux de travail, et tous les acteurs et leurs actions sont clairement identifiés.
Avec la gestion électronique, les entreprises gagnent à optimiser l'utilisation quotidienne des documents. En outre, tous les secteurs d'activité optimisent leurs performances, réduisent leurs coûts, économisent de l'espace physique et améliorent la sécurité.
Les raisons d'investir dans une solution de GED ne s'arrêtent pas là. Mais pour ressentir tous ces avantages, votre entreprise doit savoir comment choisir un logiciel de gestion électronique de documents.
Points à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion électronique de documents
Parmi les différents critères à vérifier pour évaluer l'investissement dans la GED, ceux que nous considérons comme essentiels sont les suivants :
La facilité d'utilisation
Les bons systèmes de GED disposent d'options avancées et de fonctionnalités attrayantes qui font briller les yeux. Cependant, lors du choix d'un logiciel de gestion électronique de documents, la facilité d'utilisation doit être primordiale.
Recherchez un système doté d'une interface conviviale, c'est-à-dire facile à utiliser et à comprendre. Sinon, les employés perdront du temps à déchiffrer le chemin qu'ils doivent suivre (dans ce cas, au lieu de faciliter le travail, la solution de GED finira par se transformer en casse-tête).
Toujours à propos de la facilité d'utilisation, lorsque vous choisissez un logiciel de gestion électronique de documents, assurez-vous qu'il dispose d'outils de recherche permettant de localiser les documents par type, date de préparation, d'édition, métadonnées, etc.
Automatisation du flux de travail
Faire un investissement dans la GED n'aura de sens que si votre entreprise bénéficie d'un gain de temps et d'une productivité accrue. Pensez à la routine de manipulation manuelle d'un document.
Imaginez, par exemple, un document commercial qui doit être signé. Le chemin qu'il parcourt (de table en table), en plus de prendre du temps, inclut le risque de pertes.
Par conséquent, un point important lors du choix d'un logiciel de gestion électronique de documents est de comprendre que le système doit permettre des flux de travail qui effectuent toute la gestion de manière automatisée. Cette gestion doit être indépendante pour chaque type de document.
En outre, toutes les personnes impliquées dans le document doivent avoir une vue intuitive de son historique, comme par exemple : les versions, les révisions, les approbations, l'émission de copies et autres.
Sécurité totale des informations (avec une sécurité flexible)
Il ne fait aucun doute que l'un des aspects les plus importants de la gestion des documents est la sécurité. Lorsque nous parlons de sécurité flexible, nous voulons dire que la solution de GED doit permettre de stocker vos documents en toute sécurité, mais que la sécurité d'accès à chaque type de document doit être flexible.
Explication : lorsque vous choisissez un logiciel de gestion électronique de documents, gardez à l'esprit qu'il doit permettre à l'utilisateur de spécifier, en fonction du type de document, des éléments tels que : l'accès à la lecture, l'édition, la suppression, l'impression, les captures d'écran, l'enregistrement, entre autres.
Mais si d'un côté une solution de GED doit permettre de modeler l'accès au document en fonction des besoins de l'entreprise, de l'autre le système ne peut pas laisser de failles pour des violations de données. Ainsi, lorsque vous choisissez un logiciel de gestion électronique de documents, vérifiez quels sont ses protocoles de sécurité.
Répondre aux besoins de votre entreprise
Plusieurs processus d'entreprise bénéficient d'une solution de GED. Le traitement des commandes de modification de produits, des bons de commande, des propositions de tous types, la signature de documents et les processus RH ne sont que quelques-uns des exemples qui nécessitent beaucoup de papier et que la gestion électronique des documents peut améliorer.
Chaque entreprise a ses propres processus commerciaux. Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion électronique de documents, demandez au vendeur de montrer comment la solution évaluée peut améliorer les processus de votre organisation.
Veillez également à vérifier si la solution est flexible. Les systèmes rigides et complexes ne permettront pas à votre entreprise de s'adapter aux changements de processus qui surviennent (et nous savons que les changements sont naturels). Avec un logiciel flexible, votre organisation est sûre d'avoir à portée de main un outil qui répondra toujours à ses besoins.
Autres points
En plus de ce qui a été mentionné ici, il est important qu'un logiciel de GED :
- Permet le stockage de divers types de documents, notamment des fichiers de traitement de texte, des courriels, des PDF et des feuilles de calcul ;
- Possède des outils de surveillance permettant de voir quels utilisateurs accèdent à quels documents ;
- Possède des fonctions qui garantissent que l'utilisateur travaille avec la dernière version d'un document ;
- Dispose de la fonction de signature numérique ;
- Possède des fonctions de check-in/check-out et de verrouillage pour coordonner l'édition simultanée d'un document et s'assurer que les modifications d'une personne ne remplacent pas celles d'une autre ;
- permet la recherche par mot-clé ; et
- dispose d'outils de version qui permettent de suivre les modifications apportées aux documents et de récupérer les anciennes versions.
En conclusion
Il existe plusieurs systèmes de GED sur le marché. C'est pourquoi il est si facile de se laisser emporter par l'enthousiasme et de laisser les émotions influencer le choix. Pour éviter que cela ne vous arrive - et que l'investissement ne devienne un préjudice - faites vos devoirs avant même de commencer à parler aux fournisseurs.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).