Comment utiliser un tableau de bord de projet pour garder votre équipe sur la bonne voie en Suivi-Evaluation de projets et programmes? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
La gestion de projet consiste à jongler avec les personnes, les données, les attentes, les ressources, etc. À tout moment, un chef de projet doit savoir où se trouve chaque "balle", où elle va et où elle doit se trouver. Et lorsque vous devez gérer des budgets importants, des actionnaires impatients, des développeurs en colère et des délais serrés, c'est plus facile à dire qu'à faire.
Pour que tout reste sur les rails, les chefs de projet ont besoin de toute l'aide qu'ils peuvent obtenir. L'un des meilleurs moyens de suivre et de mesurer les progrès en cours est d'utiliser un tableau de bord de gestion de projet.
Découvrez comment les tableaux de bord de projet améliorent les résultats des projets et comment vous pouvez en créer.
Qu'est-ce qu'un tableau de bord de projet ?
Semblable au tableau de bord de votre voiture, un tableau de bord de projet fournit des données et des mesures en un coup d'œil sur l'état actuel de votre projet. Avec toutes les mesures de performance clés présentées en un seul endroit, les gestionnaires de projet peuvent mesurer plus efficacement les triples contraintes de portée, de budget et de temps.
Cependant, contrairement au tableau de bord d'une voiture, qui suit les mêmes mesures clés (par exemple, la vitesse, le régime, le kilométrage, etc.) d'un véhicule à l'autre, les tableaux de bord de gestion de projet sont plus flexibles et peuvent varier considérablement en fonction du projet, de l'équipe et des besoins de suivi.
En tant que chef de projet, vous devrez décider des indicateurs clés de performance que vous souhaitez suivre et de la manière dont vous souhaitez que ces données soient présentées. Voici quelques présentations de données courantes :
- Les graphiques et les diagrammes
- Listes de texte
- Visualisations interactives
- les calendriers.
Quelle que soit la façon dont les données sont présentées, il y a des avantages importants à garder un tableau de bord de projet à jour dans votre boîte à outils de gestion.
Avantages d'un tableau de bord de projet
Les tableaux de bord de projet rendent la gestion de projet plus facile et plus efficace car ils présentent des données de performance continues en un coup d'œil. Lorsque les gestionnaires et les parties prenantes ont accès à l'état d'avancement, à la santé et aux projections de leur projet, ils en retirent des avantages importants, notamment :
- Une plus grande commodité
- Une plus grande efficacité
- Une plus grande précision
- Une meilleure communication
- des preuves convaincantes.
N'oubliez pas qu'un tableau de bord de gestion de projet n'est pas uniquement destiné au chef de projet. Lorsque toutes les parties prenantes y ont accès, chaque membre de l'équipe et chaque décideur peut se tenir au courant des développements, des besoins et des progrès à un niveau élevé et granulaire. Tout le monde reste sur la même longueur d'onde, ce qui améliore la communication entre les équipes et les individus.
De plus, avec un rapport d'avancement en un coup d'œil, les dirigeants et les membres de l'équipe ne doivent pas perdre de temps à fouiller dans des ensembles de données disparates et à créer de nouveaux rapports. Le temps qu'ils compilent manuellement toutes les données et les intègrent dans un rapport cohérent, les données sont déjà anciennes. En d'autres termes, elles sont pratiquement inutiles.
Au contraire, les tableaux de bord de projet simplifient ce travail en compilant les données en un seul endroit avec des mises à jour en temps réel. Cela signifie moins de temps perdu à établir des rapports et plus de temps consacré à l'accomplissement des tâches du projet et à son avancement.
De plus, l'affichage des données clés en un seul endroit aide les gestionnaires à faire des présentations plus convaincantes, avec des preuves visuelles convaincantes que tout le monde peut voir. Des preuves claires permettent d'obtenir plus facilement l'adhésion des parties prenantes à des décisions cruciales. Par exemple, si les données montrent que le projet dépasse le budget, le chef de projet peut plus facilement persuader les décideurs d'approuver un pivot ou un ajustement du projet.
Suivre les indicateurs du tableau de bord du projet
Le succès d'un projet dépend souvent de la qualité et de la précision des mesures et des indicateurs clés de performance que vous suivez. Que faut-il donc mettre sur votre tableau de bord ? Cela dépend. Voici quelques types de données que vous pouvez visualiser sur un tableau de bord de projet :
- Business intelligence (BI)
- Statut des tâches
- Avancement du projet
- Charge de travail de l'équipe
- État des tâches individuelles
- Risques et changements du projet
- Heures (facturables et non facturées)
- Actions critiques
- le budget.
Les indicateurs que vous suivez sur votre tableau de bord de projet dépendent du projet et de vos objectifs pour le tableau de bord.
Par exemple, avez-vous besoin de voir rapidement quelles tâches sont achevées ou où il y a des goulots d'étranglement dans le calendrier ? Ou bien voulez-vous suivre des modèles ou identifier des opportunités potentielles ? Ces questions vous aideront à déterminer le type de tableau de bord dont vous avez besoin, ainsi que les fonctionnalités et les caractéristiques que vous devez rechercher.
Caractéristiques importantes d'un tableau de bord de projet
Il existe de nombreux systèmes de tableaux de bord de gestion de projet. Que vous créiez le vôtre ou que vous travailliez sur une plateforme spécifique, vous devez rechercher les caractéristiques suivantes dans un tableau de bord :
- Numérisation
- Mises à jour en temps réel
- Personnalisation
- Partageabilité
- Navigation intuitive
Pour tirer le meilleur parti de votre tableau de bord, les données doivent être présentées dans un format facile à digérer et sur une plateforme offrant de multiples options de partage. N'oubliez pas : Les tableaux de bord de projet ne sont pas seulement destinés aux responsables, mais aussi à l'équipe pour suivre ses progrès. S'ils ne peuvent pas accéder facilement au tableau de bord ou si celui-ci n'est pas adapté aux besoins en données du projet, il sera gaspillé.
En outre, et c'est peut-être le plus important, recherchez des tableaux de bord qui offrent des mises à jour des données en temps réel. Dans le monde du développement de produits et de la gestion de projets, les données peuvent changer en quelques heures, voire en quelques minutes.
Si vous devez importer, exporter et convertir manuellement des données d'une plateforme à l'autre avant que votre tableau de bord ne puisse les restituer, vos données prendront du retard, ce qui entraînera au mieux des inefficacités et au pire des hypothèses erronées et des erreurs critiques dans la prise de décision.
Donnez à votre équipe et à votre projet les meilleures chances de réussite en utilisant des tableaux de bord de projet qui fournissent les meilleures données quand vous en avez besoin, de la façon qui vous convient.
Utilisation d'un logiciel pour la gestion visuelle de projets
Le logiciel offre aux chefs de projet la flexibilité et la personnalisation dont ils ont besoin pour créer d'élégantes visualisations de données qui, en plus d'être professionnelles, peuvent rivaliser avec les meilleurs systèmes de tableaux de bord.
Profitez de fonctionnalités telles que :
- Liaison de données : Reliez des formes et des diagrammes à des données réelles stockées dans des feuilles de calcul.
- Actions : Rendez les éléments statiques interactifs. Grâce aux actions, vous pouvez passer d'un calque à l'autre, établir un lien avec du contenu externe ou passer d'une page à l'autre d'un document.
- Mise en forme conditionnelle : Définissez des règles pour interpréter facilement ces données et surveiller la santé de votre entreprise ou de vos systèmes.
- Collaboration en temps réel : Maintenez les données à jour, améliorez la communication au sein de l'équipe et réduisez les retards et les imprécisions des données.
Maintenant que vous avez les conseils et les outils à votre disposition, il est temps de vous lancer. Créez un tableau de bord de projet pour suivre votre progression jusqu'à l'aboutissement de votre projet.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).