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La gestion électronique de documents (GED) fournit aux utilisateurs un emplacement central pour capturer, gérer, partager et protéger tous les fichiers de leur bureau.
Il existe de nombreuses raisons d'investir dans un système de gestion électronique des documents, la plus évidente étant la possibilité d'accéder aux fichiers à tout moment et en tout lieu.
Mais quels sont les autres avantages de la GED ? Les avantages sont plus facilement observés en confluence avec les composants les plus négligés de ces solutions, ironiquement.
La gestion électronique des documents réduit la saisie manuelle des données et les erreurs
L'un des principaux avantages d'une GED est qu'elle permet aux entreprises de capturer et de stocker électroniquement des documents, y compris des éléments tels que la vérification des achats, les données des factures, et plus encore avec l'automatisation du remplissage des formulaires, également. C'est l'un des nombreux avantages de la technologie Zone OCR, qui libère les services des processus répétitifs et manuels liés aux documents.
Les documents peuvent être numérisés, capturés par e-mail ou sur une page Web, etc. Cela signifie qu'il est moins nécessaire de saisir manuellement les données. Il en résulte deux choses : une réduction des coûts d'exploitation et une diminution des erreurs.
La GED améliore l'efficacité et la productivité dans tous les secteurs à forte intensité documentaire
Les GED vont améliorer l'efficacité dans de nombreux domaines. Par exemple, trouver les documents nécessaires devient beaucoup plus facile. Pourquoi ? Parce que les GED sont centrées sur la métrique, ce qui permet aux utilisateurs de trouver tout ce qui se rapporte à un client, un sujet, un thème, etc. spécifiques en quelques simples frappes.
Les recherches sophistiquées et les algorithmes complexes facilitent la récupération des documents, même lorsque vous ne connaissez pas le nom des documents que vous recherchez.
Il est facile de trouver vos propres documents, car vous savez généralement quel est leur titre et où ils sont stockés. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin du dossier sur lequel un collègue travaillait et qu'il est absent du bureau pour cause de maladie ou de vacances en famille ?
Le SGED élimine ce genre de problèmes.
En outre, l'efficacité s'améliore car tout le monde utilise les mêmes conventions puisqu'ils utilisent tous le même système. Il est ainsi beaucoup plus facile d'accéder aux documents créés par d'autres et de les trouver. Tout est organisé de la même manière et stocké au même endroit, au lieu que certains documents se trouvent sur le serveur et d'autres sur les postes de travail locaux.
Les erreurs humaines sont ainsi réduites et le travail entre services ou avec les clients est simplifié et facilité.
La gestion électronique des documents améliore la sécurité des entreprises
Dans de nombreux secteurs, il est important de pouvoir contrôler l'accès aux documents. Contrairement aux mots de passe, qui peuvent être oubliés ou facilement découverts (généralement parce que les gens ne s'en souviennent pas et les écrivent), les documents peuvent être protégés en ne les rendant accessibles qu'aux personnes qui doivent les voir, qu'il s'agisse d'une personne ou d'un service spécifique.
Outre la sécurité d'un accès limité ou spécifié à certains documents, des dispositions de sécurité - telles qu'une piste d'audit indiquant qui a accédé aux documents pour la dernière fois, qui les a imprimés, qui les a modifiés et qui les a consultés - peuvent faciliter le maintien de la confidentialité des affaires des clients.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).