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Les rapports sont des outils essentiels dans le monde des affaires. Ils jouent un rôle crucial dans les phases de démarrage, d'évolution, de croissance, d'expansion et même de survie d'une entreprise. Grâce aux rapports, les entreprises sont en mesure de documenter leurs progrès au fil du temps. Les rapports permettent également de constituer une piste d'audit du passé. Ces documents peuvent s'avérer nécessaires lorsqu'on s'adresse à des institutions financières ou qu'on recherche des investisseurs. Les sociétés produisent des rapports annuels pour leurs parties prenantes et pour les agences gouvernementales afin de se conformer aux obligations légales. Les rapports sont également utiles pour la prise de décision, qu'il s'agisse d'un achat important, de la planification d'une expansion ou de la décision de vendre l'entreprise.

Rapports de projet

Les entreprises étant de plus en plus axées sur les projets, l'idée du rapport est également suivie et attendue dans le cadre de la gestion de projet. Le reporting de projet est l'acte de produire des rapports formels et informels pour communiquer l'état d'avancement du projet. Les rapports sont généralement établis à intervalles réguliers tout au long du projet. Les parties prenantes, les commanditaires et l'équipe de projet conviennent de la fréquence des rapports. En général, les rapports de projet aident à gérer les attentes des parties prenantes. Ils fournissent également des informations sur la portée, le calendrier et le budget du projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux entreprises de documenter leurs progrès au fil du temps.

Avantages des rapports de projet

Les rapports de projet sont des outils précieux tant pour les équipes de projet que pour les parties prenantes. Ils offrent plusieurs avantages. Grâce à ces rapports, toutes les personnes impliquées sont en mesure de suivre l'avancement actuel du projet et de le comparer au plan initial. Elles peuvent identifier les risques à un stade précoce et prendre des mesures correctives. Les rapports permettent à tous de voir les dépenses et de gérer le budget avec plus de visibilité. En fait, les rapports augmentent la visibilité de tous les aspects du projet, y compris les performances de l'équipe.

Avec une plus grande visibilité grâce aux rapports, le chef de projet peut avoir plus de contrôle pour agir sur les progrès, la stagnation, la régression, la performance de l'équipe ou la qualité du travail. Les rapports de projet sont des sources d'apprentissage. Avec suffisamment d'informations, les personnes impliquées peuvent décider d'arrêter ce qui ne fonctionne pas, de continuer à faire ce qui fonctionne, et d'envisager de revoir le reste. Enfin, le rapport est un processus qui exige l'exhaustivité et la précision. Il favorise la rigueur et garantit que tous les aspects du projet sont couverts.

Rapports d'étape

Les rapports de projet prennent de nombreuses formes, mais la plus importante est le rapport d'étape. Le rapport d'état est un document important du projet qui fournit des informations sur l'avancement du projet. En particulier, les progrès sont quantifiés et accompagnés de détails. Grâce à des données solides, les gestionnaires de projet peuvent prendre des décisions éclairées et justifier les changements apportés au plan du projet. Le flux régulier d'informations provenant des rapports d'état permet aux gestionnaires de communiquer efficacement avec leurs parties prenantes. Par conséquent, le fait de les tenir au courant réduit l'anxiété et renforce la confiance de l'équipe de projet.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

Éléments d'un rapport d'étape

Le contenu d'un rapport d'étape varie en fonction de nombreux facteurs : type de projet, complexité, attentes des parties prenantes, etc. Cependant, il existe des éléments de base qui doivent toujours être présents.

Données relatives au projet - Elles comprennent, au minimum, le nom du projet, la date du rapport et le nom du chef de projet.

Résumé - Il s'agit notamment d'une brève description du projet. On y trouve également une mise à jour de son avancement, l'état du calendrier, du budget et de la portée du projet, le pourcentage d'achèvement, un bref aperçu des résultats et les prochaines étapes.

Avancement effectif par rapport à la planification - Indique le taux d'avancement en pourcentage, les réalisations importantes, les jalons atteints, des données supplémentaires sur le planning, le budget et les dépenses. Des indicateurs visuels peuvent fournir des informations en un coup d'œil.

Risques et problèmes - Par exemple, une description de toute question ou de tout problème rencontré ou en cours de rencontre. De même, les mesures correctives appliquées ou en cours d'application, la façon de les éviter à l'avenir, les questions en suspens qui nécessitent l'approbation d'un niveau supérieur, les risques potentiels et les mesures d'atténuation, et les demandes de changement.

Prochaines étapes - Les actions futures et les personnes responsables, les étapes à venir et les autres livrables prévus.

Conseils pour réussir le rapport d'étape

Les gestionnaires de projet remettent un rapport d'état généralement chaque semaine. Il s'agit d'un élément de communication très important pour le projet. Voici quelques conseils pour aider les chefs de projet à créer un bon rapport d'avancement. Tout d'abord, créez un rapport qui satisfasse tous les lecteurs. Incluez des informations de haut niveau de type tableau de bord pour les cadres. En revanche, pour ceux qui ont plus de temps à consacrer à la lecture, faites suivre le rapport d'informations plus détaillées sur ce qui a été réalisé, ce qui est en cours, les prochaines étapes et les problèmes. Le deuxième conseil est de générer le rapport régulièrement et dans les délais. Enfin, mettez à jour le rapport d'étape après une réunion d'étape en y ajoutant les révisions et les décisions prises après la réunion.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de guider l’équipe projet dans la réalisation de ses tâches.

Capacités de rapport améliorées 

Les logiciels de gestion de projet en ligne d'aujourd'hui incluent la gestion des tâches, le suivi des projets et des tableaux de bord très visuels. Cependant, la plupart d'entre eux disposent d'outils de reporting limités qui peuvent sérieusement affecter la réussite de leur projet. Les logiciels de gestion de projet disposent d'outils de rapport avancés qui possèdent de puissants filtres, des fonctions de regroupement et de tri, y compris des champs personnalisés. En outre, les utilisateurs disposent de plusieurs options de graphiques, qui sont interactifs et permettent de descendre en un clic. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).