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Les services de numérisation de documents commerciaux offrent aux entreprises une multitude d'avantages, allant de la rationalisation des coûts d'exploitation au renforcement de la sécurité et de la conformité. Globalement, ces avantages se traduisent par une plus grande rentabilité et une réduction de la responsabilité.
1. Rationalisation des flux de travail
L'un des principaux inconvénients des documents papier est qu'il faut du temps pour les classer et les retrouver en cas de besoin. Dans certains cas, la recherche de dossiers papier peut prendre jusqu'à 30 % de la journée de travail d'un employé donné, ce qui est pour le moins fastidieux.
Les services de numérisation de documents d'entreprise placent les documents dans un format indexé, et des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) vous permettent de rendre vos fichiers entièrement consultables, de sorte que leur stockage et leur récupération sont un jeu d'enfant. Vous passez moins de temps à rechercher des documents, ce qui vous permet d'en consacrer davantage à leur utilisation effective dans le cadre de vos processus d'entreprise.
2. Conformité réglementaire facilitée
La conformité aux normes réglementaires est souvent plus facile avec la numérisation de documents qu'avec les fichiers papier, en particulier lorsqu'il s'agit de protéger les données et de maintenir la transparence. Les fichiers numériques sont à l'abri des utilisateurs non autorisés et peuvent contribuer à protéger les informations importantes contre la destruction, qu'elle soit accidentelle ou intentionnelle.
En outre, certains documents doivent être conservés pendant des périodes spécifiques, par exemple à des fins fiscales, ce qui peut s'avérer coûteux si vous avez plusieurs années de fichiers à gérer. Convertir tout cela au format numérique réduit la charge et rend la conservation des documents plus simple à gérer.
3. Réduction des coûts de stockage
L'un des principaux avantages des services de numérisation de documents d'entreprise est qu'ils permettent de convertir des rames de papier en un format numérique compact. Au lieu de consacrer les ressources nécessaires au stockage de milliers de documents physiques, il vous suffit de gérer un petit disque, un disque dur ou un serveur.
Cela signifie que vous n'aurez pas besoin de recourir à des armoires de classement encombrantes ou de payer un espace de stockage juste pour conserver vos documents, ni de passer un temps excessif à les organiser (ou à payer quelqu'un d'autre pour le faire).
4. Sécurité des données et contrôle d'accès simplifiés
La protection des documents papier - et des informations qu'ils contiennent - est un défi. Vous devez vous assurer que chaque classeur est protégé contre tout accès non autorisé, que ce soit par des serrures, des clés ou une surveillance. Tout cela nécessite de l'argent et une planification minutieuse, et il peut être difficile de rester cohérent.
La sécurité physique des documents nécessite également du matériel coûteux, notamment des serrures et des caméras, et même dans ce cas, il n'est pas toujours possible d'empêcher - et de suivre - les accès non autorisés.
La numérisation des documents permet d'économiser une grande partie de ces dépenses, car le stockage numérique est plus facile à protéger par des mots de passe et des comptes d'utilisateur. Les coûts sont moindres, et le contrôle est simple.
5. Une reprise après sinistre plus fiable
En plus de renforcer la sécurité des données, les services de numérisation de documents d'entreprise facilitent également la reprise après sinistre.
La duplication de documents clés peut prendre du temps, et les mesures de sécurité sont d'autant plus difficiles à mettre en place que vous devez protéger plusieurs dépôts pour vos documents. Avec la numérisation de documents, il est facile de créer des sauvegardes de vos documents numériques qui sont stockés sur des disques, des disques durs ou dans le nuage.
En conservant vos documents au format numérique et en créant des sauvegardes indépendantes de l'infrastructure physique de votre entreprise, vous les protégez contre les inondations, les incendies et autres catastrophes, ce qui simplifie leur récupération.
6. Plus de temps pour les fonctions essentielles de l'entreprise
Grâce aux flux de travail rationalisés produits par la numérisation des documents, vous pouvez consacrer plus de temps et d'énergie aux activités principales de votre entreprise. Plutôt que d'utiliser des ressources pour gérer du papier, vos employés peuvent consacrer leurs efforts à leur travail. Cela signifie moins de gaspillage, une meilleure productivité et, au final, une rentabilité accrue.
7. Plus de mètres carrés à utiliser
Pour les bureaux qui consacrent une partie de leur surface aux grands classeurs, la numérisation de vos documents et leur stockage au format numérique vous permettent de libérer la surface occupée par ces classeurs. Cela peut avoir un impact particulièrement important pour les petites entreprises disposant d'un espace de bureau réduit.
Plutôt que d'utiliser votre espace limité pour stocker du papier, consacrez-le à des choses plus importantes, comme les équipements ou le personnel qui font fonctionner votre entreprise.
À tout le moins, les services de numérisation de documents d'entreprise peuvent rendre votre espace de travail plus facilement navigable et moins encombré.
8. Respect de l'environnement
Lorsqu'il n'est plus nécessaire aux activités de l'entreprise, le papier doit être éliminé, ce qui implique généralement de le jeter. Le papier peut être recyclé, bien sûr, mais tous les déchets envoyés au recyclage ne sont pas traités. Souvent, ils finissent dans des décharges ou sont éliminés d'une autre manière.
C'est pourquoi il est préférable de réduire également les déchets. Cela permet non seulement d'éviter que les déchets ne se retrouvent dans les décharges, mais aussi de préserver les ressources naturelles, notamment les arbres et les combustibles utilisés pour créer et expédier les produits en papier. En passant au format numérique, vous réduisez votre dépendance à l'égard du papier à l'avenir, ce qui permet d'éliminer les déchets et de protéger l'environnement.
9. Une commodité absolue
Le dernier avantage des services de numérisation de documents d'entreprise est la commodité qu'ils offrent.
Il est facile de naviguer dans un espace de travail sans classeurs encombrants ni papier encombrant, et le travail, en général, est plus facile si vous n'avez pas à consacrer quelques heures par jour à la recherche de fichiers. Il en résulte moins de frustrations pour vos employés et un lieu de travail globalement plus agréable.
Services et solutions complets de numérisation de documents d'entreprise
En fin de compte, les revenus que vous investissez dans les services de numérisation de documents d'entreprise peuvent générer des avantages tangibles pour votre organisation.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).