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La plupart des sites Web comprennent des fonctionnalités de recherche, où vous pouvez taper les mots que vous voulez rechercher, et il en résulte une liste de pages qui comprennent ces mots. Si vous développez une application de petite ou moyenne taille, vous ne voulez pas payer des milliers de dollars pour un outil de recherche en texte intégral afin de mettre en œuvre cette fonctionnalité. De nombreuses solutions gratuites permettent d'ajouter cette fonctionnalité à votre application et le service d'indexation en fait partie. Avant d'aller plus loin, explorons les bases de la numérisation et de l'indexation de documents.
En quoi consistent la numérisation et l'indexation de documents ?
La numérisation et l'indexation de documents permettent de capturer les détails des documents papier et de les convertir en formats numériques pour faciliter le stockage, la recherche, la récupération et l'utilisation.
Les scanners d'aujourd'hui ont la capacité de numériser des milliers de pages de papier par jour, transférant les informations d'une grosse liasse de papier au format numérique, généralement sous forme de fichiers PDF, TIFF ou JPEG. Les logiciels de numérisation dotés de capacités de reconnaissance optique de caractères traitent les fichiers image et en extraient les informations requises. Le logiciel d'indexation optimise le texte pour la recherche en identifiant et en catégorisant les documents et en appliquant d'autres critères de recherche pour obtenir un résultat précis.
Une gestion des documents plus facile grâce à l'indexation
À première vue, l'indexation peut sembler sans importance, puisque le titre et le contenu d'un document suffisent à le décrire. Cependant, l'indexation des métadonnées facilite l'accès et la gestion de vos documents de la manière suivante :
- Lorsque vous utilisez correctement les métadonnées, chaque document pourra être regroupé avec des documents similaires en fonction des mots-clés utilisés.
- Cela rationalise votre capacité à gérer vos documents en identifiant facilement quel document appartient à un certain groupe.
- Elles facilitent également l'organisation de grands volumes de documents sur la base de catégorisations spécifiques qui, autrement, auraient nécessité une recherche dans chaque document individuel pour les définir.
Par exemple :
- Pour les factures, les champs d'indexation peuvent inclure le numéro de facture, le nom du fournisseur, l'ID du fournisseur, le numéro de commande, la date de la facture et les informations sur les postes.
- Pour les dossiers étudiants ou médicaux, les champs d'indexation peuvent inclure l'ID de l'étudiant/patient, le nom, la date de naissance, le SSN, etc.
- Pour les réclamations d'assurance, les champs d'indexation peuvent inclure le numéro de police ou le numéro de localisation, le fournisseur, le numéro de contrôle du document, le numéro de contrôle de l'image (numéro de réclamation unique) en plus de toutes les informations sur le patient et les dossiers médicaux.
Pourquoi avez-vous besoin d'indexer vos documents ?
Comme vous pouvez l'imaginer, l'indexation des documents offre de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles. L'un des plus grands avantages du service d'indexation est qu'il est totalement gratuit. Les sept avantages les plus importants sont les suivants :
1. Stockage : Le stockage de documents papier nécessite de l'espace, et cet espace ne peut être utilisé pour autre chose. L'indexation de documents dans un système numérique ne nécessite que l'espace de stockage nécessaire pour le support de stockage (généralement un ordinateur).
2. L'accès : L'accès aux fichiers papier stockés peut prendre des jours. C'est particulièrement vrai si vos documents sont stockés hors site. L'indexation des documents numériques vous permet de trouver le fichier dont vous avez besoin en quelques minutes.
3. Prise de décision : Souvent, des décisions critiques doivent être prises sur la base des informations contenues dans les documents stockés. Si vous ne parvenez pas à localiser votre document, ou s'il vous faut plusieurs jours pour y accéder, votre prise de décision est retardée. Cette situation risque d'avoir des effets négatifs sur votre entreprise. L'indexation des documents numériques accélère de manière exponentielle votre processus de prise de décision.
4. Pas de recherche manuelle : La localisation des copies papier stockées nécessite une recherche manuelle. Quelqu'un doit accéder à la zone des fichiers, puis investir son temps précieux à fouiller dans le désordre. Avec des documents indexés numériquement, vous pouvez facilement trouver le document dont vous avez besoin par une recherche textuelle.
5. Flux d'informations : les documents papier ralentissent le flux d'informations dans votre entreprise, ce qui affecte tous les aspects de votre entreprise. Avec l'indexation des documents numériques, ces informations circulent à la vitesse des électrons.
6. Préservation des connaissances/de l'information : Les documents papier ne durent pas longtemps. De nombreux éléments peuvent les endommager ou les détruire. Chaque document perdu est une connaissance et des données que vous ne possédez plus. L'indexation des documents protège ces informations précieuses.
7. Une meilleure collaboration : La collaboration entre les différents services et équipes de direction de votre entreprise est essentielle, mais elle peut être difficile si vous vous appuyez sur des documents papier. Les documents numériques sont faciles à partager, à transférer et à consulter, ce qui permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde au même moment.
L'indexation des documents offre une solution à long terme aux problèmes de stockage, d'organisation, de protection et d'accès aux documents. Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité, devrait tirer parti de l'indexation des documents pour bénéficier de ces avantages substantiels.
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