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Une mauvaise planification peut faire échouer votre projet avant même que le travail ne commence. Des attentes changeantes, des budgets en baisse et des erreurs de communication frustrantes peuvent faire dérailler le projet le plus simple, et rendre la vie stressante pour toutes les personnes concernées. 

Un plan de projet détaillé peut éviter les dérapages, les budgets exagérés et les objectifs manqués. Mais s'asseoir et planifier un projet peut être une tâche écrasante. Comment prévoir avec précision le temps que prendront les tâches ? Comment traduire les attentes des parties prenantes en produits livrables concrets ? 

Composants essentiels d'un plan de gestion de projet 

Que doit contenir votre plan de gestion de projet ? Un plan de projet complet comprend les éléments suivants :

• Déclaration de définition du projet : Il s'agit du " quoi " et du " pourquoi " de votre projet : une courte déclaration résumant le but, les objectifs et le(s) résultat(s) final(aux). 
• Stratégie d'exécution : Expliquez le "comment" de votre projet. Quelle méthodologie allez-vous utiliser ? La livraison se fera-t-elle en une seule fois ou par étapes ? 
• Portée : Qu'est-ce qui est (et n'est pas) inclus dans votre projet ? Incluez votre structure de répartition du travail et les principaux produits livrables. 
• Calendrier : Selon le degré de définition de votre projet, il peut s'agir d'une vue d'ensemble de haut niveau des dates d'achèvement de certains éléments, ou d'un diagramme de Gantt détaillé avec les étapes et les dates de livraison. 
• Organigramme : Un aperçu de la hiérarchie de votre équipe de projet, des rôles et des responsabilités. Si votre projet implique plusieurs équipes ou départements, il doit couvrir la façon dont ces équipes travailleront ensemble, qui sont les parties prenantes et qui dirige chaque livrable.  
• Tableau RACI : Ce tableau vous aide à déterminer précisément qui fera quoi pour votre projet. Il s'agit d'une matrice de toutes les activités d'un projet, associée à tous les rôles impliqués, y compris les personnes responsables (chargées d'effectuer le travail), responsables (ayant un pouvoir de oui/non/veto), consultées (devant approuver ou contribuer) et informées (devant être au courant de l'action ou de la décision). À chaque intersection de l'activité et du rôle, une personne spécifique est affectée à chaque rôle. Découvrez ici tout ce que vous devez savoir sur les diagrammes RACI. 
• Plan de gestion des risques et journal des risques : Même si vous budgétisez chaque centime tout en apprenant à calculer la valeur acquise et à planifier chaque étape, aucun projet, aussi petit soit-il, n'est exempt de risques. Créez un plan pour identifier et atténuer les risques dès le début. Vous trouverez ici un guide étape par étape pour évaluer et gérer les risques. 
• Détails du budget : Indiquez les heures supplémentaires prévues, les cours de formation, les frais de conseil, les équipements et fournitures, les achats de logiciels, les frais de déplacement, etc. Certains de ces chiffres peuvent être difficiles à déterminer à l'avance, mais essayez d'être aussi précis que possible, rappelez à tout le monde que votre budget est une estimation et sachez comment calculer la valeur acquise pour savoir si vous êtes en retard ou si vous dépassez le budget de votre projet.
• Plan de communication et calendrier des rapports : Précisez avec qui vous allez communiquer, ce que vous allez partager, à quelle fréquence et sous quelle forme. 
• Plan d'approvisionnement : Si vous devez acheter quelque chose dans le cadre du projet (logiciel, matériel, etc.), vous devez expliquer comment vous allez rechercher et choisir un fournisseur et gérer le contrat. Il est important d'apprendre et de mettre en œuvre de bonnes stratégies de gestion des achats pour ce projet.
• Plan de gestion de l'information : Détaillez la manière dont vous allez stocker et partager les informations relatives au projet, contrôler la documentation et assurer la sécurité des données du projet. 
• Plan de gestion de la qualité : Expliquez comment vous allez gérer la qualité du projet, quelles sont vos normes de qualité et comment vous prévoyez de les maintenir, ainsi que le calendrier proposé pour les audits de qualité ou les points de contrôle. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de visualiser les jalons avec les membres de votre équipe, de planifier la stratégie d'exécution parfaite du projet, de garder toutes les équipes concernées dans la boucle, de partager des fichiers.

Cela peut sembler beaucoup d'informations à couvrir, mais n'oubliez pas qu'il ne s'agit que d'un exemple de plan de gestion de projet. Un bon plan de projet n'inclut pas nécessairement tout ce qui figure sur cette liste. 

Un document plus long ne vous donne pas l'air plus intelligent ou organisé. Il augmente simplement la probabilité que personne d'autre que vous ne le lise. Un plan de projet simple et facile à suivre est préférable. 

Commencez par un cahier des charges

La base d'un plan de projet réussi est un cahier des charges. Pourquoi ? Plus tard, lorsque de nouvelles obligations surgissent et que la mission se réduit, vous pouvez vous fier au cahier des charges pour déterminer exactement ce que le projet était supposé faire au démarrage. Il est également important d'être conscient des risques de dérive et de surrèglementation.

Votre cahier des charges doit inclure une déclaration générale de l'objectif/de la valeur commerciale, une description des produits livrables du projet, une définition des étapes, une estimation de l'effort, du calendrier et du coût, ainsi qu'une description de haut niveau des rôles et responsabilités de l'équipe. 

Fixez un délai

Réunissez les principales parties prenantes et les membres de l'équipe pour déterminer ce que vous voulez accomplir et comment vous allez vous y prendre. 

• Étape 1 : Parties prenantes. Notez qui doit être contacté pour obtenir de l'aide, des informations ou des approbations, et définissez le sponsor du projet. Si la liste est longue, classez-la en acteurs majeurs et mineurs. 
• Étape 2 : Composants. Dressez la liste de tous les éléments de travail importants et des suggestions (gardez l'évaluation de ces éléments pour plus tard, notez-les simplement pour l'instant). 
• Étape 3 : Objectifs et résultats. Rédigez l'objectif du projet, puis définissez ce que doivent être les produits ou les résultats. Vérifiez votre travail en vous demandant : "Si nous effectuons toutes les tâches énumérées à l'étape 2, atteindrons-nous nos objectifs ?".
• Étape 4 : Alternatives possibles. Quelles sont les autres solutions qui permettraient également d'atteindre l'objectif du projet ? Existe-t-il un moyen plus efficace d'atteindre vos objectifs ? 
• Étape 5 : Économie et problèmes. Quelle est la démarche de subvention pour le projet ? Comment est-il classé par ordre de priorité parmi les autres projets ? De quelles ressources aurez-vous besoin ? Quels problèmes rencontrerez-vous ? 
• Étape 6 : Plan d'attaque. Examinez votre liste d'éléments de travail et décidez de ce qui doit être fait en premier. Attribuez la lettre A. Puis continuez avec B, C, D, etc. Demandez ensuite ce qui peut être fait en même temps que A, ou B, et ainsi de suite. C'est ainsi que vous établirez le calendrier des tâches. 
• Étape 7 : Hypothèses et risques. Quels problèmes pourraient survenir avec chaque tâche ? Comment pouvez-vous atténuer les risques ou créer des solutions de rechange ? 
• Étape 8 : Indicateurs clés de succès. Identifiez les 3 ou 4 parties prenantes les plus importantes et demandez-leur ce qui est le plus susceptible de les satisfaire. Ce sont les indicateurs de réussite du projet. Décidez comment chacun d'entre eux peut être mesuré une fois le projet terminé. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet d'identifier les acteurs, aide à définir les objectifs du projet, prévient les problèmes , de réduire considérablement les risques liés au projet d'augmenter la productivité de l'équipe de comprendre comment investir efficacement toutes vos ressources, de respecter les délais du projet sans effort, dans le temps et le budget.

Vous pouvez (et devez) poursuivre le travail de clarification du plan de travail du projet, mais en une heure à peine, vous avez établi un plan d'attaque solide : identification des parties prenantes, clarification des objectifs et définition des résultats.

Ne pas surplanifier

Les chefs de projet doivent être en mesure de répondre rapidement aux demandes des clients et des parties prenantes, ce qui implique d'exécuter, et non de s'asseoir autour d'une table de conférence pour discuter des délais et des budgets. 

Votre projet ne sert à rien sur le papier, alors rationalisez le processus de planification autant que possible. N'incluez que ce qui est essentiel dans votre plan de projet, puis lancez-vous ! 

Restez simple

Les plans de projet peuvent rapidement devenir compliqués, surtout lorsque les parties prenantes et les sponsors du projet commencent à intervenir.  Dans la gestion de projet, il faut commencer par les 5 W afin de fournir un contexte et une perspective pour les détails de votre plan de projet. 

• Le pourquoi : Quels sont les avantages commerciaux fondamentaux de ce projet ? 
• Quoi : Qu'est-ce qui est inclus dans la portée du projet ? 
• Qui : Quels sont les rôles essentiels requis pour réaliser le quoi ? 
• Quand : Quand le Quoi doit-il être livré, afin de réaliser le Pourquoi ? 
• Où : Quel est le meilleur endroit pour réaliser le travail ? Où la chose sera-t-elle utilisée par les clients et les utilisateurs finaux ? 

Ce n'est qu'après vous être arrêté pour répondre à ces questions que vous devez passer au "Comment" du projet. 

Meilleures pratiques de planification de la gestion de projet

Comme vous pouvez le constater, même parmi les experts en gestion de projet, il existe plusieurs approches différentes pour créer un plan de projet. Il n'y a pas une seule bonne méthode, mais une bonne pratique sur laquelle les chefs de projet expérimentés s'accordent : prenez le temps de définir et d'approuver les principaux objectifs avec les parties prenantes du projet avant de commencer l'exécution. 

Autre bonne pratique à suivre : organisez une réunion de lancement du projet. Profitez de l'occasion pour aligner votre équipe sur les objectifs du projet, clarifier les rôles et les responsabilités, établir des normes de réussite et choisir votre méthodologie et vos outils de gestion de projet. 

Enfin, documentez autant que possible. L'enregistrement de l'avancement de votre projet vous aidera à analyser vos performances et à prendre des décisions plus éclairées.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).