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De nombreuses entreprises ont adopté les systèmes de gestion de documents (SGD) pour les nombreux avantages qu'ils offrent aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs :
- Intégration du flux de travail aux processus métier
- Économies grâce au remplacement des équipements obsolètes
- Réduction du nombre de documents papier
- Stockage numérique des documents, avec facilité de récupération et de distribution.
Toutes ces stratégies sont extrêmement intéressantes pour la mise en œuvre d'un système de gestion de documents, mais la technologie et les processus d'entreprise d'aujourd'hui ont considérablement évolué depuis les premières offres de ces systèmes. Cela soulève la question suivante : "Comment fonctionne votre système de gestion documentaire actuel ?"
Les avantages de la mise à niveau de votre système de gestion de documents
Les documents sont un élément essentiel de la conduite des affaires. Il existe un nombre presque illimité de types de documents, avec des fonctions, des voies de distribution, des exigences de conservation et des considérations de sécurité totalement différentes. Voici pourquoi vous devriez mettre à jour votre SGD.
1. Rationalisation des processus métier
Ce qui constituait hier un flux de travail optimisé peut ne pas suffire dans le climat commercial actuel. Les réglementations telles que l'HIPAA, qui ont un impact sur la confidentialité et la conservation des dossiers médicaux, peuvent être très différentes au fil du temps.
Accomplir davantage de travail tout en réduisant les coûts de main-d'œuvre est un défi pour toute entreprise. Classer, copier et récupérer des documents papier n'est pas une utilisation efficace des compétences du personnel. Les systèmes de gestion de documents transforment le papier en documents numérisés qui peuvent être créés, sauvegardés, distribués et protégés de toute consultation non autorisée à la vitesse de l'électronique.
2. Une sécurité renforcée
Avec l'évolution de la technologie, les possibilités de partager des documents facilement et rapidement sont également améliorées. Les documents peuvent être scannés par des équipements modernes avec détection automatique du contenu. Cela peut déclencher le routage électronique des documents vers les seules parties autorisées à consulter et à traiter l'information. La distribution et le classement électroniques protégés par le cryptage numérique offrent des niveaux de sécurité et de productivité maximaux.
La technologie d'impression a également progressé de sorte que les documents sensibles qui nécessitent vraiment des documents papier peuvent être acheminés vers une imprimante où seul l'utilisateur autorisé peut les imprimer. Cette opération peut être contrôlée par l'utilisation de codes PIN, de scans d'empreintes digitales ou de cartes d'identité sécurisées, ce qui renforce la sécurité des documents papier, même imprimés.
La conformité aux réglementations en constante évolution, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) et l'HIPAA, constitue un avantage important de la mise en œuvre et de la mise à niveau des systèmes de gestion des documents.
3. Améliorations de la technologie d'impression
Les fabricants d'imprimantes mettent continuellement en œuvre de nouvelles technologies qui offrent des imprimantes plus petites, plus rapides et chargées de fonctionnalités supplémentaires. Les équipes de travail n'ont plus besoin d'avoir des imprimantes distinctes pour les différentes tâches ou d'occuper un espace précieux avec plusieurs appareils tels que des imprimantes, des scanners, des photocopieurs et des télécopieurs. Une seule imprimante multifonction de pointe peut tout faire.
En plaçant les imprimantes multifonctions sur le réseau, toutes ces fonctions sont accessibles à tout employé autorisé à utiliser l'équipement. Cela permet d'économiser de l'espace, de l'énergie et des consommables tels que l'encre, les cartouches de toner et les kits de maintenance. Les services d'impression gérés combinent le meilleur de la technologie d'impression et des logiciels de gestion de documents.
4. Facilité d'accès et de contrôle
L'optimisation du flux de travail garantit que chaque document est acheminé vers les bonnes ressources, à la vitesse du numérique. Les systèmes de gestion de documents améliorent constamment le flux de travail et l'automatisation, en ajoutant des fonctions telles que la confirmation de la livraison, des notifications lorsque les documents arrivent dans votre boîte de réception et des alertes en cas d'échec de la distribution.
De nombreuses entreprises qui mettent en œuvre un SGD sophistiqué ont d'abord mis en place un flux de travail pour gérer plus efficacement les documents électroniques. Même ainsi, il peut être étonnamment facile de prendre du retard dans la numérisation efficace de votre flux de travail. Pour maximiser les avantages d'une GED, le flux de travail doit être revu régulièrement.
La modernisation de votre système de gestion de documents améliorera non seulement l'accessibilité et la fonctionnalité du flux de travail, mais aussi les contrôles de sécurité qui tirent parti des nouvelles technologies telles que l'accès aux imprimantes et les capacités d'impression à distance.
Les systèmes de gestion documentaire mis à jour permettent non seulement de contrôler qui a accès aux documents, mais aussi qui peut accéder à des imprimantes spécifiques.
5. Stockage en nuage
Le cloud computing et le stockage en nuage sont des tendances dont les entreprises de toutes tailles profitent pour réduire les coûts tout en offrant flexibilité et mobilité.
Les systèmes de gestion de documents antérieurs reposaient sur des serveurs locaux ou des entrepôts de données pour le stockage des documents. Bien que cette méthode soit considérée comme un stockage sécurisé et qu'elle rende les documents accessibles aux employés qui peuvent accéder au réseau de l'entreprise ou au fournisseur de services gérés, elle présente de nettes limitations.
La modernisation de votre système de gestion des documents peut vous permettre de déplacer les documents vers un stockage en nuage, rendant ainsi les documents commerciaux essentiels disponibles de n'importe où, sur n'importe quel appareil. En quelques clics, les responsables de la ville ou du pays peuvent examiner et approuver les bons de commande, ce qui accélère le processus et rationalise la chaîne d'approvisionnement. Tout cela peut être fait à distance avec des appareils mobiles, y compris des ordinateurs portables et des smartphones.
Le stockage en nuage des documents est crypté, sécurisé et toujours disponible.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).