Pourquoi utiliser un tableau de bord dans un logiciel de gestion de projet en Suivi-Evaluation de projets et programmes? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
Un tableau de bord de gestion de projet affiche les indicateurs clés de performance (ICP) qui sont directement liés à la réussite de votre projet. Ces indicateurs sont des mesures du projet qui permettent aux parties prenantes de comprendre rapidement l'état de votre projet. Ils peuvent être utilisés pour mettre en évidence les performances et les progrès ainsi que les problèmes qui peuvent nécessiter une attention particulière.
Ce que contient un tableau de bord
Les indicateurs clés de performance spécifiques que vous choisissez de surveiller dépendent souvent de votre projet, des données disponibles et des besoins de vos parties prenantes. Par conséquent, les indicateurs clés de performance inclus dans votre tableau de bord peuvent varier selon les projets, les équipes et les chefs de projet de votre organisation.
Voici quelques indicateurs clés de performance courants à inclure dans un tableau de bord de gestion de projet :
- L'avancement des tâches selon votre logiciel de gestion de projet
- Tâches et dépendances conflictuelles
- Demandes entrantes et briefs créatifs
- Nombre de tâches en retard ou en retard sur le calendrier
- Volume des changements en attente ou des tâches en cours de révision
- Nombre de risques graves ou hautement prioritaires
- Nombre de tâches pour lesquelles il manque des ressources assignées
- Approche des principaux jalons ou produits livrables
- l'état général du projet (vert, jaune ou rouge).
Outre les éléments que vous suivez, vous pouvez également choisir la manière dont ils sont illustrés sur votre tableau de bord. Voici quelques exemples de présentations de données courantes :
- les graphiques et les tableaux
- Valeurs ou listes en texte
- des calendriers (comme un diagramme de Gantt).
Vous pouvez même choisir d'avoir plusieurs tableaux de bord pour votre projet, y compris un tableau de haut niveau pour les dirigeants et les parties prenantes, un pour votre propre gestion et une vue d'ensemble du projet, et des tableaux plus détaillés pour les membres de l'équipe afin de suivre leurs parties du projet.
L'un des avantages de la création de plusieurs tableaux de bord est que vous pouvez standardiser celui de vos cadres et modifier le vôtre selon vos préférences.
Caractéristiques à rechercher dans un tableau de bord de gestion de projet
Il est important d'avoir un logiciel de gestion de projet qui vous permette de créer et de personnaliser des tableaux de bord de projet. En effet, si vos tableaux de bord ne présentent que des données sans importance pour vous, ils n'apportent aucune valeur ajoutée. Vous serez contraint de vivre sans ces informations ou de les rechercher d'une autre manière, par exemple en créant des rapports.
Voici cinq caractéristiques à rechercher lors de l'achat d'un logiciel de gestion de projet, qui vous permettront de vous assurer que vos tableaux de bord de projet répondent à vos besoins :
- Accessibilité
- Personnalisation
- Possibilité de numérisation
- Convivialité
- Utilisation de données en temps réel
Accessibilité
À quoi servent les tableaux de bord si vous ne pouvez pas les partager avec les personnes qui ont besoin de les voir ? Cela signifie que vous devez être en mesure de partager les tableaux de bord avec les cadres et les parties prenantes externes qui n'utilisent peut-être pas votre logiciel de gestion de projet. Recherchez une solution qui vous permette d'envoyer un lien aux parties prenantes afin qu'elles puissent toujours accéder à vos tableaux de bord et voir les mises à jour en temps réel sans que vous ayez à leur donner des droits complets sur votre système.
Vos tableaux de bord de projet doivent également pouvoir être affichés sur plusieurs appareils, y compris les appareils mobiles, au cas où les dirigeants essaieraient de les consulter en déplacement. Il est essentiel que vous puissiez accéder à votre tableau de bord où que vous soyez, y compris à la maison, en voyage ou au milieu d'une réunion avec un client.
Personnalisation
Comme nous l'avons vu, il est important que vous puissiez sélectionner les indicateurs clés de performance qui sont pertinents pour votre projet. Vous devez également être en mesure de personnaliser la façon dont ces indicateurs apparaissent sur le tableau de bord. Il peut s'agir de l'endroit du tableau de bord où vous voulez que chaque mesure soit affichée, et si vous voulez que les données soient affichées sous forme de graphique à barres, de graphique circulaire ou de texte.
Numérisation
Les tableaux de bord sont destinés à fournir une vue d'ensemble très rapide et de haut niveau d'un projet. Si votre tableau de bord contient trop de données ou est trop difficile à lire et à interpréter, il perd de sa valeur. Plusieurs facteurs ont un impact sur la lisibilité :
- la quantité d'espace blanc sur le tableau de bord
- la taille des éléments visuels et du texte
- les couleurs utilisées pour la police, les éléments visuels et l'arrière-plan
- la quantité d'informations incluses
- la disposition générale du tableau de bord
Convivialité
Envoyer à vos clients un lien vers le tableau de bord de votre projet n'a de sens que s'ils peuvent comprendre ce qu'ils regardent. Si une formation et des explications approfondies sont nécessaires pour lire vos tableaux de bord, ils n'apportent pas beaucoup de valeur.
Non seulement les tableaux de bord eux-mêmes doivent être conviviaux, mais la plateforme permettant de les personnaliser doit l'être également. Après tout, sans une interface intuitive, il devient plus difficile, plus frustrant et plus long pour vous et vos employés de créer et de mettre en forme des tableaux de bord.
Utilisation de données en temps réel
Lorsque vos tableaux de bord sont intégrés à votre logiciel de gestion de projet, ils doivent continuellement tirer des données en temps réel de votre projet. Vous devez vous assurer que les tableaux de bord extraient automatiquement les données sans que les utilisateurs aient à les actualiser ou à les recharger. Vous devez également vous assurer que les données proviennent toutes d'une source unique de vérité.
Par exemple, si vous suivez le temps passé sur votre projet, chaque tableau de bord créé doit tirer ces informations du même endroit dans le logiciel. Ainsi, vos tableaux de bord seront toujours cohérents et communiqueront les mêmes informations, quel que soit le nombre de tableaux que vous créerez.
Avantages d'un tableau de bord de gestion de projet
L'utilisation de tableaux de bord de gestion de projet présente deux avantages principaux :
- Les tableaux de bord vous permettent de rassembler, d'agréger et d'organiser les données clés du projet en un seul endroit.
- Ils aident à relayer les informations importantes du projet sans détails inutiles qui pourraient être déroutants ou non pertinents pour les parties prenantes.
Les tableaux de bord de projet rendent la gestion de projet plus facile et plus efficace car ils présentent des données continues en un coup d'œil. Lorsque les membres de l'équipe, les gestionnaires et les parties prenantes ont tous accès à l'état d'avancement, à la santé et aux projections de leur projet, ils en retirent des avantages considérables, notamment :
- une plus grande commodité
- une plus grande efficacité
- une plus grande précision
- une meilleure communication
- des preuves convaincantes.
Lorsque toutes les parties prenantes ont accès à des tableaux de bord centralisés, tout le monde peut rester au courant des développements et sur la même page. De plus, grâce aux tableaux de bord en un coup d'œil, vous perdez moins de temps à fouiller dans des ensembles de données disparates et à compiler des rapports.
L'affichage de toutes les données clés de votre projet en un seul endroit vous aide à faire des présentations plus convaincantes et vous permet de montrer des preuves claires et de présenter des arguments convaincants pour les demandes de projet, les changements et autres décisions cruciales.
Les tableaux de bord fournissent aux dirigeants une vision rapide et globale des projets, de sorte qu'ils peuvent se sentir à l'aise pour connaître leur statut en quelques minutes.
Grâce aux tableaux de bord, les cadres peuvent facilement confirmer quels projets sont sur la bonne voie et repérer ceux qui nécessitent davantage d'attention ou de soutien. Cela leur permet de gagner du temps, d'éviter la micro gestion et d'être efficaces en ne s'intéressant qu'aux projets qui le justifient.
Les tableaux de bord peuvent également profiter aux membres de l'équipe en leur permettant de voir facilement les tâches sur lesquelles ils travaillent, les échéances qui approchent et le travail à venir. Ils peuvent comprendre à quoi donner la priorité, s'assurer qu'ils n'oublient rien et mieux planifier leur charge de travail d'un simple coup d'œil.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).