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La révolution numérique du XXIe siècle nous a contraint à faire un usage intensif des outils et ressources numériques. Les entreprises ont également pris conscience de l'importance de l'archivage numérique et des avantages qu'il peut offrir. Au lieu de traiter manuellement l'énorme pile de documents, les entreprises adoptent rapidement le processus de conservation numérique pour les organiser et les gérer.
Alors, qu'est-ce que la conservation numérique ou l'archivage numérique ?
L'archivage numérique est le processus qui consiste à stocker numériquement les données de l'entreprise pour leur offrir un accès à long terme aux informations. Une archive numérique est un espace de stockage où des documents numériques ou physiques sont numérisés par photographie ou numérisation et sauvegardés dans le système de stockage de l'entreprise.
Le processus de conservation permet de protéger vos informations numériques afin qu'elles restent faciles à utiliser et à consulter. Il protège principalement les informations contre les changements technologiques ou les défaillances des supports. Les différentes étapes qu'il implique sont les suivantes :
- la planification
- Affectation des ressources
- Application de technologies et de méthodes de préservation
Avantages de l'archivage numérique pour les entreprises
Le but essentiel de l'archivage numérique est de protéger des données ou des documents précieux. Cependant, il peut offrir d'autres avantages.
Quelques-uns des meilleurs avantages de l'archivage numérique sont expliqués ci-dessous.
1. Les données peuvent être conservées en toute sécurité
Les sources tangibles d'information sont toujours soumises au risque de dommages. Le feu, les inondations ou tout autre incident semblable sont une menace permanente. L'archivage des données ou la conservation de documents numériques permet d'éliminer ce problème. Il est possible de stocker les informations en toute sécurité. La récupération des données disparues implique des coûts élevés.
2. L'efficacité et la rapidité dans tous les domaines seront accrues.
La découverte d'un document prend parfois beaucoup de temps. La recherche d'un document peut parfois vous faire perdre du temps. Une part non négligeable des heures de travail est consacrée à la recherche de fichiers. La société peut parfois avoir besoin de stocker les fichiers originaux pour des raisons juridiques, ce qui n'est pas nécessaire à des fins de référence. En numérisant, les fichiers dont vous avez besoin sont accessibles en quelques secondes, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les désagréments.
3. Un gain d'espace considérable
Pour de nombreuses entreprises, la location de bureaux représente un défi. En effet, à mesure que l'entreprise se développe, les documents à stocker se multiplient également. Vos armoires se remplissent alors et vous avez besoin de plus d'espace. Grâce à la création de copies électroniques, le même disque dur peut stocker en toute sécurité l'ensemble des données, ce qui évite les problèmes d'encombrement des classeurs.
4. Les documents restent sécurisés, sans possibilité d'utilisation non autorisée.
Après avoir pris conscience des avantages de l'archivage numérique, les entreprises adoptent de plus en plus cette technologie pour assurer la sécurité de leurs documents. Les possibilités de vol en ligne ne sont pas totalement éliminées, et vous avez besoin de surveiller la sécurité de vos documents. Grâce à l'archivage numérique, l'accès aux documents est réservé au personnel autorisé, réduisant ainsi les risques de vol de données.
5. Des documents facilement récupérables
En choisissant l'archivage numérique, vous conservez facilement vos documents. En effet, cette technologie présente certaines caractéristiques hors site, ce qui permet aux utilisateurs de retrouver facilement les documents et de les récupérer.
6. L'archivage de vos documents peut vous faire économiser des coûts
Beaucoup d'entreprises préfèrent l'archivage des données pour le stockage des fichiers, car cela leur permet de réaliser des économies importantes. Ce procédé simplifie le processus de stockage des données et le stockage hors site des données permet à votre entreprise de réaliser un gain de temps précieux.
7. Une grande flexibilité est offerte
Dans le cadre des initiatives de réduction des coûts, les entreprises réalisent aujourd'hui des processus par le biais de bureaux virtuels dans lesquels les ressources se trouvent dans des endroits éloignés. Comme les fichiers numériques peuvent être transportés facilement, la flexibilité offerte est une véritable aubaine. Les entreprises peuvent gérer efficacement leurs ressources.
8. Protégez vos documents contre toute suppression accidentelle
Lorsque vous optez pour le processus d'archivage numérique, vous pouvez protéger vos documents contre toute suppression accidentelle. Lorsque vous supprimez un fichier, il est conservé dans l'archive pendant au moins 30 jours. Cela évite les tracas liés à la recherche de sauvegardes. L'archivage de vos données assure une accessibilité rapide et facile à ces dernières.
9. Consolidation du serveur
La consolidation du serveur est l'un des avantages les plus importants de l'archivage de documents, car elle permet de gagner de l'espace pour le stockage des fichiers. Le processus élimine les données en double, supprime les données redondantes et les anciens fichiers et libère l'espace. En fait, il peut optimiser 60 à 70 % de l'espace de stockage. Faites appel à l'une des entreprises reconnues pour définir votre stratégie de stockage de documents et optimiser votre espace de stockage.
Il existe un grand nombre de sociétés de prépresse numérique offrant des services d'archivage numérique. Mais avant d'externaliser vos besoins, tenez compte de leur expérience, des dernières technologies d'archivage numérique qu'elles utilisent et du caractère raisonnable de leurs prix.
Pour obtenir les meilleures solutions d'archivage numérique ou pour rendre la gestion des documents plus facile et adaptée à vos besoins exacts, vous devez faire appel à un prestataire de services de numérisation réputé et fiable.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).