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Bien que l'objectif principal d'une entreprise tourne autour du travail quotidien, la création et l'adhésion à un système de gestion des documents établi est également une partie intégrante et en constante évolution de toute organisation productive.
Un processus de gestion de documents bien entretenu aide les entreprises à rester conformes aux réglementations en matière de tenue de dossiers, à éviter les risques de sécurité et à rationaliser le flux de travail et la productivité globale de l'entreprise.
Au moment d'évaluer les politiques de gestion des documents de votre propre bureau ou organisation, les questions à se poser sont les suivantes : quelles sont les principales faiblesses de votre système et quelles mesures pouvez-vous prendre pour améliorer vos pratiques globales de gestion des documents ?
Introduction
Bien que les documents et la tenue des dossiers sur tous les supports et dans tous les formats existent depuis des années, la pratique de la gestion des documents elle-même est loin d'être le même processus qu'il y a seulement un demi-siècle.
Compte tenu des nouvelles technologies et des nouveaux formats d'enregistrement à gérer, ainsi que des nouveaux types de menaces pour la sécurité et des obstacles à la mise en œuvre à prendre en compte, il est toujours possible d'améliorer le système de gestion documentaire moderne.
Dans ce guide pratique pour l'amélioration de vos systèmes de gestion de documents, nous présentons les types de systèmes de gestion de documents et ce qu'ils impliquent, ainsi que certains des principaux problèmes auxquels les systèmes de gestion de documents sont confrontés et la meilleure façon d'améliorer et de développer ces points faibles dans vos politiques.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
Partie intégrante de toute entreprise ou organisation prospère, un système de gestion documentaire (SGD) se définit essentiellement comme la pratique professionnelle consistant à classer, organiser et gérer les documents et les enregistrements d'une entreprise, depuis leur création jusqu'à leur élimination finale.
L'objectif général d'un SGD est de répondre aux besoins plus larges d'une organisation en matière de gouvernance de l'information, de gestion des risques et de conformité réglementaire.
De manière générale, il existe deux types de systèmes de gestion de documents : les systèmes traditionnels de gestion de documents papier et les systèmes de gestion de documents électroniques.
Systèmes de gestion de documents papier
Comme leur nom l'indique, les systèmes traditionnels de gestion de documents papier impliquent la gestion et le stockage de documents sur papier.
Bien que certaines petites entreprises puissent encore utiliser principalement des systèmes de gestion de documents papier en raison de leur petite taille, les documents papier sont le plus souvent utilisés par les entreprises qui traitent des services juridiques ou des soins de santé.
Ces secteurs sont généralement très réglementés et exigent souvent des documents sur papier comme preuve d'enregistrement.
Pour maintenir un système de gestion documentaire efficace pour les documents papier, quelques éléments sont généralement nécessaires. Après avoir défini les objectifs de gestion de l'information de votre entreprise, l'étape critique suivante consiste à établir un calendrier de conservation des documents.
Cela vous permet à la fois d'organiser les documents en fonction de leur utilité au sein de votre entreprise et de vous assurer que les documents inutiles ou dont vous n'avez plus besoin sont retirés ou détruits en temps voulu, ce qui contribue à la gestion de votre inventaire global de documents.
En plus de rester accessibles, il est également important de prendre en compte la sécurité des documents papier en cas de catastrophe ou de destruction environnementale, car un morceau de papier endommagé ne peut pas être restauré aussi facilement qu'un fichier informatique qui a été mis à la poubelle.
En général, les documents papier sont soit stockés en interne dans un classeur de bureau, soit gérés par un service de gestion de documents hors site. En fonction de votre environnement professionnel, chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients.
Dans la plupart des cas, les classeurs et la gestion des documents en interne conviennent mieux aux petites entreprises qui ont moins de documents à conserver, tandis que les grandes entreprises qui gèrent des milliers de documents préfèrent souvent les services de gestion des documents hors site et à température contrôlée.
Systèmes de gestion de documents électroniques
Bien que le concept général d'un système de gestion de documents puisse s'appliquer aux stratégies de gestion de l'information dans tous les formats de documents, l'élément clé des systèmes de gestion de documents provient de leur utilisation de formats de fichiers numériques.
Contrairement aux documents papier, les fichiers électroniques ne peuvent pas être conservés physiquement, ce qui entraîne certaines implications pour le maintien de leur authenticité et de leur sécurité.
Par conséquent, il est beaucoup plus facile d'accéder aux documents électroniques, de les reproduire et de les redistribuer, ce qui explique en grande partie l'augmentation considérable des violations de données commerciales au cours de la dernière décennie.
Les entreprises qui utilisent ou mettent en œuvre des systèmes de gestion électronique des documents accordent aujourd'hui une grande importance à la sécurité de ces politiques, car les conséquences potentielles d'une mauvaise gestion des documents peuvent être assez extrêmes, allant de répercussions financières et de relations publiques à la fermeture de l'entreprise.
Problèmes causés par une mauvaise gestion des documents
Si la mise en place d'un système de gestion des documents est certainement un premier pas dans la bonne direction, un système désorganisé ou mal géré pour les documents de votre entreprise peut entraîner divers problèmes.
Qu'il s'agisse de rester à jour et de se conformer à toutes les réglementations relatives à la tenue des dossiers dans votre secteur d'activité ou de contrôler les risques de sécurité de votre entreprise, voici quelques-uns des principaux problèmes auxquels les systèmes de gestion de documents sont actuellement confrontés :
Risques liés à la sécurité
Sans un système de gestion des documents bien documenté et respecté, une entreprise est de plus en plus exposée aux risques de sécurité.
Chaque entreprise ou organisation est vulnérable aux pertes, mais il existe des mesures qui peuvent être prises pour minimiser ces menaces.
Outre les surcharges d'inventaire de documents, un système de gestion de documents interne mal structuré peut également entraîner des problèmes qui ne sont pas un accident, comme les disques durs.
La mise en œuvre d'un système de gestion documentaire interne et la tentative de le gérer vous-même peuvent également exposer les documents de votre entreprise à d'autres variables externes que vous ne pouvez pas encore prévenir ou prendre en compte.
Dans des cas tels que les dommages environnementaux causés par un incendie, ou des employés inconscients permettant accidentellement une violation de la sécurité, les services de gestion de documents sécurisés hors site peuvent être une solution utile.
Ces installations intègrent des environnements à climat contrôlé pour garantir la protection des documents, et mettent en outre l'accent sur la sécurité, avec des mesures, la surveillance vidéo 24 heures sur 24, le contrôle des employés, etc.
Inefficacité du lieu de travail
Si la facilité d'accès d'un système interne de gestion des documents peut être utile pour une petite entreprise, plus l'entreprise et son inventaire de documents sont importants, plus le bureau et le système de gestion des documents sont encombrés et désorganisés.
Lorsque les dossiers sont entassés les uns après les autres dans des rangées de classeurs, trouver l'information dont vous avez besoin - et au moment où vous en avez besoin - est loin d'être un gain de temps.
Mais votre temps n'est pas le seul à être précieux ; l'espace - jusqu'au dernier centimètre carré - peut également être considéré comme de l'argent, et lorsque l'objectif ultime de presque toutes les entreprises est de rationaliser leurs pratiques pour maximiser leur productivité, gaspiller l'une ou l'autre de ces précieuses ressources à cause d'une mauvaise gestion des documents est un péché mortel.
Améliorer les systèmes de gestion électronique des documents
Lorsqu'il s'agit d'améliorer un système de gestion électronique des documents, les aspects d'un programme qui ont tendance à connaître le plus de problèmes sont aussi ceux qui laissent le plus de place à l'amélioration.
Pour évaluer votre SGD électronique, envisagez des moyens d'optimiser votre processus, y compris des aspects tels que les méthodes de stockage, la mise en œuvre de programmes de conservation et de sauvegarde des données, et la surveillance continue des possibilités d'amélioration.
Votre méthode de stockage actuelle est-elle la meilleure ?
L'une des premières choses qu'une entreprise peut faire pour améliorer son système de gestion électronique des documents est de définir ses objectifs en matière de gestion de l'information. Les questions courantes à se poser au départ tournent autour du type de gestion des documents électroniques qui conviendra le mieux à l'entreprise.
Par exemple, si un grand nombre de vos employés qui ont besoin d'accéder aux documents de l'entreprise travaillent en dehors du bureau, le stockage en nuage peut être préférable car il permet un accès à distance avec une connexion Internet.
En revanche, si vous cherchez à mettre en place ou à améliorer un SGD pour un cabinet médical, un système de gestion électronique des documents (SGD) à accès fermé peut être l'option la plus sûre pour faire un compromis entre commodité et sécurité.
Sauvegardez vos données et vos documents
Personne ne veut s'imaginer dans le pire des scénarios, mais malheureusement, personne n'est totalement invulnérable aux pertes. Malgré cette réalité, vous pouvez contribuer à minimiser les dommages liés à la perte potentielle de vos enregistrements électroniques en sauvegardant régulièrement vos données et vos documents.
Ainsi, si jamais vous renversez une tasse de café près d'un disque dur ou d'un ordinateur, vous pourrez simplement restaurer la version la plus récente des données sauvegardées.
Outre la sauvegarde des documents dans un emplacement sécurisé et consolidé, les systèmes de gestion électronique des documents peuvent également être renforcés par la conversion des anciens formats de support tels que les microfilms et les microfiches.
Ces anciens documents peuvent être numérisés et convertis au format électronique afin de s'assurer qu'ils ne seront pas abandonnés en raison d'une technologie dépassée et de faciliter leur accès.
Mettez en œuvre un programme de vérification et de responsabilisation
Une fois que vous avez conçu et mis en œuvre un système de gestion électronique des documents pour votre entreprise ou votre organisation, la partie la plus difficile est terminée - mais cela ne signifie pas qu'il n'y a pas toujours moyen d'améliorer votre processus. L'adoption et l'application d'un programme de responsabilisation pour un SGD vous aident à suivre votre propre adhésion à vos politiques.
Étant donné que l'un des principaux facteurs de violation des données des systèmes de gestion électronique de documents est l'ignorance par les employés de certains des risques de sécurité liés à la commodité des appareils numériques, le maintien rigoureux d'un système de gestion de documents approprié et de ses divers processus établira une routine pour vos employés, ce qui contribuera à réduire les risques de violation accidentelle de la sécurité.
Améliorer les systèmes de gestion de documents pour les documents papier
Tout comme un système de gestion électronique de documents, un système de gestion documentaire pour les documents papier pourra toujours être optimisé pour certains aspects de votre processus de gestion et de stockage.
Qu'il s'agisse de définir fermement un programme strict de conservation des documents pour limiter votre stock de documents, ou de passer à un service de stockage hors site sécurisé pour mieux protéger et gérer une entreprise en pleine croissance qui stocke des données très sensibles, il existe plusieurs possibilités d'optimisation au sein d'un SGD, par exemple :
Établir un programme de conservation des documents
Bien que la définition des priorités de votre entreprise en matière de gestion de l'information et l'établissement d'un programme régulier de conservation des documents soient des éléments intrinsèquement nécessaires à tout système de gestion documentaire, cette étape est particulièrement critique pour la gestion des documents papier.
Contrairement aux systèmes de gestion de documents électroniques, où des milliers de documents peuvent être stockés sur un disque dur que l'on jette dans un tiroir de bureau, la même quantité de documents papier peut prendre beaucoup de place lorsqu'elle est conservée dans un classeur physique.
Avec un programme de conservation des documents bien géré, vous pouvez contribuer à maximiser l'efficacité de votre lieu de travail en éliminant les dossiers inutiles qui commencent à prendre de la place au bureau. Malgré cela, il est également important de tenir compte de la taille globale de votre système de gestion des documents.
Même un inventaire de documents bien tenu pour une grande entreprise peut devenir écrasant dans un SGD de cette taille. Lorsque l'espace devient un problème, de nombreux experts en gestion de documents conseillent aux entreprises et aux organisations d'envisager des services de stockage de documents hors site.
Se préparer au pire
Avec un système de gestion électronique des documents, si un document est accidentellement perdu ou supprimé, un logiciel peut être utilisé pour le déplacer ou le récupérer, où qu'il se trouve.
En revanche, avec un système de gestion de documents papier, cette option n'est pas disponible, ce qui rend les conséquences de la perte de documents papier beaucoup plus graves.
Pour lutter contre ce problème, les propriétaires d'entreprises disposent de plusieurs options pour gérer leurs documents. Si vous êtes un cabinet d'avocats ou si vous traitez fréquemment des documents juridiques, vous serez peut-être tenté de conserver un système de gestion des documents papier. Dans ce cas, les installations de stockage de documents hors site et à température contrôlée seront la meilleure option, car elles garantissent la protection de vos fichiers contre les risques environnementaux et le vol.
Une autre option populaire consiste à lancer un programme de sauvegarde des dossiers en numérisant et en faisant une copie de chaque document.
Ainsi, vous serez non seulement préparé en cas de catastrophe potentielle, mais vous aurez également commencé à prendre les mesures initiales pour convertir votre inventaire de documents en un système de gestion électronique des documents rationalisé.
Mise en œuvre et vérification de la responsabilité
Après avoir établi un système de gestion des documents à l'échelle de l'entreprise et y avoir adhéré, vous devriez également envisager de mettre en œuvre un programme d'audit interne et de responsabilisation pour votre SGD.
Cela vous permet de suivre les forces et les faiblesses de votre processus et de continuer à apporter des améliorations au système.
En vous assurant que vous restez conforme à votre propre système, vous vous assurez à votre tour de rester conforme aux normes et réglementations du secteur.
Conclusion
Les systèmes de gestion documentaire ont tendance à varier selon les entreprises et dépendent généralement de plusieurs facteurs clés pour déterminer la meilleure solution pour votre entreprise ou organisation.
Les composants possibles comprennent des aspects tels que la taille de l'entreprise, le type de documents qu'elle stocke et l'importance accordée à la sécurité et à la conformité aux réglementations.
Bien qu'il existe de multiples types de systèmes de gestion de documents, de méthodes de stockage et de solutions pour lutter contre certains des plus gros problèmes auxquels un SGD peut être confronté.
En fin de compte, l'objectif principal de toute entreprise devrait être d'identifier ses objectifs en matière de gestion de l'information, de créer un SGD pour répondre à ces besoins, puis d'affiner et d'optimiser son processus. Voici quelques-unes des questions les plus courantes et les solutions à envisager :
Enregistrements électroniques ou papier ?
Quels types de documents conservez-vous principalement ? Les dossiers juridiques ou financiers peuvent nécessiter des documents papier traditionnels, mais il n'est peut-être pas sûr ou efficace en termes d'espace d'essayer de gérer l'ensemble de votre inventaire de documents en interne pour une grande organisation.
Avec les sites d'entreposage de documents hors site, vos documents sont indexés et protégés dans des installations sécurisées et climatisées, ce qui libère de l'espace de bureau et minimise l'accès potentiellement non autorisé par des employés ou des intrus.
Vos défenses présentent-elles des lacunes ?
Comme l'ont démontré des centaines de violations de données, petites et grandes, ces dernières années, les systèmes de gestion de documents sont constamment exposés au risque de vol d'identité et de violation de la sécurité.
Afin d'éviter de payer cher une violation de données de votre part, laissez les services de stockage de documents gérer vos documents pendant que vous vous concentrez sur votre travail quotidien.
Vous ne voulez pas que vos documents soient encombrés de toiles d'araignée ?
Si vous ne l'avez pas encore fait, il est essentiel que votre entreprise commence à suivre et à gérer ses documents à l'aide d'un calendrier de conservation afin de contrôler la croissance de votre inventaire de documents.
Cela permet d'établir des politiques de routine pour le stockage, la gestion et, éventuellement, la destruction de vos documents en temps voulu, tout en contribuant à rationaliser l'efficacité du bureau en réduisant la quantité de documents inutiles qui occupent de l'espace.
Obtenez des devis gratuits sur les systèmes et services de gestion de documents
Lorsqu'il s'agit d'évaluer les systèmes de gestion de documents de votre entreprise ou organisation, il est toujours possible de les améliorer d'une manière ou d'une autre.
Les systèmes de gestion de documents peuvent vous aider à numériser vos anciens documents papier et à les ajouter à un SGD électronique, et même à convertir les anciens supports afin qu'ils puissent être inclus dans votre inventaire de documents.
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