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Aujourd'hui, de nombreuses entreprises demeurent coincées dans le monde du papier en ce qui concerne les documents réglementés. La mise en œuvre de systèmes de gestion électronique de documents (GED) se heurte souvent à des obstacles techniques, financiers et opérationnels importants, mais elle présente également des avantages considérables une fois ces systèmes mis en place. Nous avons identifié ci-dessous 10 avantages clés du passage à un environnement de documents électroniques qui pourraient vous aider à franchir le pas :
Avantage n° 1 - Un meilleur contrôle des versions
Combien de fois vous êtes-vous demandé si vous travailliez sur la dernière version d'un document ? Dans le monde du papier, les partages de fichiers et les courriels peuvent souvent poser problème car il n'y a pas de contrôle de version intégré. Il est également presque impossible de remonter dans le temps pour comprendre les changements sans mécanismes manuels de gestion des versions. Un GED intègre le contrôle de version, ce qui vous permet de versionner automatiquement les documents et de garantir la disponibilité de l'historique complet des documents. Comme tout le monde travaille sur le même document unique dans le SGDE, les problèmes liés aux copies multiples des documents se dissipent, tout comme la nécessité de distribuer des copies par e-mail.
Avantage n° 2 - Collaboration facilitée
La collaboration entre les différentes parties prenantes au sein des organisations des sciences de la vie devient plus complexe à mesure que les opérations sont externalisées et que les partenariats de développement deviennent plus courants. Les plates-formes de GED ont la capacité d'améliorer la collaboration tant en interne qu'en externe grâce à l'utilisation d'environnements et de flux de travail basés sur le Web. En outre, il est beaucoup plus facile de comprendre où en est un document dans le processus de création, de révision et d'approbation.
Avantage n° 3 - Amélioration des délais
La rapidité du développement des médicaments est primordiale, tant pour des raisons réglementaires que pour des raisons de délais de commercialisation. Les systèmes de gestion électronique des documents nous fournissent des outils pour piloter les processus de gestion des documents et faire avancer automatiquement les documents dans leur cycle de vie. Ces outils peuvent également faire remonter les goulets d'étranglement et garantir la génération et le classement en temps voulu des documents et des enregistrements. Cela se traduit par une meilleure préparation aux inspections et aux soumissions.
Avantage n° 4 - Plus d'e-mails
Le courrier électronique est un outil extraordinaire qui a révolutionné notre façon de travailler. Cependant, on peut avoir trop d'une bonne chose, et la plupart d'entre nous passent leur journée de travail à gérer des informations et du contenu par courrier électronique. Le courrier électronique n'est pas structuré et est difficile à gérer. Il crée souvent des problèmes de sécurité et de stockage et complique le contrôle des versions des documents. Les systèmes de gestion électronique de documents suppriment la nécessité de distribuer le contenu par courrier électronique, ce qui élimine la charge de sécurité et de stockage et améliore le contrôle du contenu réglementé.
Avantage n° 5 - Sécurité et contrôle accrus des documents
Le contenu réglementé peut être extrêmement sensible et il est impératif de disposer d'une sécurité et d'un contrôle adéquats. Il est extrêmement difficile d'y parvenir avec des systèmes de gestion de documents basés sur le papier ou le partage de fichiers. Être capable de montrer clairement la garde et la traçabilité des documents est une exigence réglementaire, et le SGED peut nous aider à nous conformer grâce à l'utilisation de pistes d'audit et de contrôles de sécurité traçables et granulaires. Les documents sont l'un de nos principaux actifs de propriété intellectuelle et leur protection doit figurer en tête de votre liste.
Avantage n° 6 - Des sauvegardes plus fiables
Si vous ne savez pas de quel contenu vous disposez, il est très difficile de vous assurer que ce contenu est correctement sauvegardé. Les pratiques traditionnelles de gestion des documents encouragent la sauvegarde des documents sur des ordinateurs locaux et des partages de fichiers non contrôlés. Cela signifie que, bien souvent, le contenu n'est pas correctement sauvegardé. Souvent, nous le découvrons quand il est trop tard et que le document est perdu. La réglementation exige de pouvoir produire des copies originales et lisibles des documents et il est impératif de disposer d'une solution de sauvegarde solide pour pouvoir répondre à cette exigence. La GED centralise tous les documents et les dossiers et encourage la création et la gestion de ces dossiers en un seul endroit, ce qui améliore considérablement notre capacité à sauvegarder correctement tout le contenu et à nous assurer que nous pouvons facilement le récupérer.
Avantage n° 7 - Réduction des coûts de gestion et d'archivage des documents
La gestion et l'archivage des documents papier peuvent exiger beaucoup de travail et être très coûteux, étant donné les longues exigences de conservation des documents pour le contenu réglementé dans les sciences de la vie. Le traitement, le stockage et la récupération des documents peuvent être considérablement améliorés en passant à des environnements électroniques. Les politiques automatisées de conservation des documents améliorent les processus d'archivage. Le besoin d'espace de stockage physique pour les documents papier est également réduit de manière significative, voire totalement éliminé. Le classement central et le suivi des documents peuvent être automatisés, ce qui élimine la nécessité d'une gestion physique des documents.
Avantage n° 8 - Amélioration de la gestion des connaissances et de la recherche
Savez - vous combien de fois vous avez essayé de rechercher des documents et des informations sans succès ? Est-il facile de rechercher du contenu dans des systèmes de gestion de documents basés sur le partage de fichiers ? Le contenu des documents et les métadonnées peuvent représenter une part importante de notre propriété intellectuelle et constituent une mine d'or d'informations. Il est possible de générer des indicateurs et des tendances à partir de ces données grâce à la veille économique et aux outils de recherche avancée disponibles dans un SGED. La possibilité de trouver facilement des informations et des connaissances à partir du contenu indexé nous aide à améliorer la prise de décision et à limiter le temps perdu à chercher des informations.
Avantage n° 9 - Conformité réglementaire intégrée
Le règlement exige que des contrôles techniques soient mis en place pour garantir que les enregistrements sont attribuables, lisibles, contemporains, originaux et exacts, sécurisés et récupérables. Il était souvent difficile d'y parvenir dans le monde du papier, et il est également difficile de s'assurer que nous pouvons répondre à ces exigences par voie électronique avec l'utilisation du partage de fichiers. Un GED nous fournit tous les contrôles techniques tels que les pistes d'audit, les sauvegardes et la sécurité pour être en conformité. En outre, l'utilisation de flux de travail et la gestion du cycle de vie des documents peuvent également contribuer à la conformité avec nos modes opératoires normalisés et d'autres réglementations.
Avantage n° 10 - Un contenu plus cohérent
Garantir que le contenu est formaté, nommé et contrôlé de manière cohérente n'est pas chose aisée. Il peut également être très difficile de faire en sorte que les auteurs utilisent les derniers modèles ou que les nouvelles révisions soient créées à partir de la dernière version approuvée dans un environnement papier ou de partage de fichiers. Une GED nous offre des capacités de gestion et de distribution de modèles, ainsi que de gestion des révisions de documents. Il peut également automatiser le processus de publication PDF afin de garantir que tout le contenu est publié de manière uniforme, conformément aux exigences.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).