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Au XXIe siècle, une gestion efficace et efficiente des documents passe nécessairement par la numérisation et l'automatisation des processus, mais toutes les organisations ne sont pas sur la même longueur d'onde. En fait, beaucoup d'entre elles utilisent encore des processus d'affaires manuels, et il existe de nombreuses façons de réduire les coûts opérationnels en adoptant une stratégie de gestion de documents numériques.
Diminuer les charges d'exploitation en économisant du temps
Grâce à la gestion de documents numériques, vous pouvez facilement rechercher, localiser, analyser, organiser, envoyer, recevoir et gérer des fichiers électroniques. Avec la gestion manuelle des documents, en revanche, vous devez trier et conserver physiquement les dossiers, ce qui demande beaucoup plus de temps. En réduisant le temps nécessaire au personnel pour faire son travail, la gestion des documents numériques peut accroître votre efficacité et votre productivité, ce qui entraîne une diminution des dépenses et une meilleure rentabilité.
Réduction des coûts d'équipement et de fournitures
Les technologies et les équipements constituent généralement des investissements judicieux pour une entreprise, mais pas lorsqu'il s'agit d'investir dans des fournitures et des services pour des méthodes dépassées comme la gestion manuelle des documents, par exemple :
- Les classeurs
- le papier
- Encre
- Toner
- Imprimantes
- Entretien et réparations
Utilisez plus efficacement votre espace en éliminant les besoins de stockage
Les processus d'affaires manuels s'accompagnent d'une importante trace écrite qui nécessite un espace de stockage physique. Les entreprises qui n'ont pas numérisé leurs documents ont donc besoin d'espaces de bureau plus grands. La gestion des documents numériques, en revanche, donne la priorité aux documents électroniques, ce qui signifie que vous pouvez réduire l'espace dont vous avez besoin pour stocker les copies papier et diminuer les coûts opérationnels en optimisant l'espace de stockage actuel.
Atténuer le besoin de renforcer la sécurité des documents
Les documents physiques sont fragiles et peuvent être compromis par la perte, les dommages, le vol, la fraude, etc. Cette vulnérabilité vous oblige à mettre en œuvre des mesures de sécurité renforcées pour protéger les documents papier, notamment en hébergeant les documents hors site ou en créant et en maintenant des installations sécurisées qui peuvent protéger les documents contre les dommages. Grâce à la gestion des documents numériques, les versions électroniques de vos fichiers sont à l'abri des dommages physiques et des pertes, et vous pouvez les protéger par d'autres moyens simples et peu coûteux, comme les sauvegardes numériques et les paramètres d'autorisation.
Optimisez et maximisez tous vos processus d'entreprise
De nombreux coûts sont associés à vos processus d'entreprise dans tous les services, y compris les ventes, les ressources humaines, la comptabilité et même le service clientèle. Au sein de chacun de ces services, certaines tâches peuvent être optimisées et rendues plus efficaces grâce à l'automatisation, notamment le traitement des factures, le recouvrement et le versement des paiements, la gestion des clients et la gestion des employés. En automatisant la gestion des documents liés à ces processus, vous pouvez réduire le temps nécessaire à leur réalisation, diminuer les coûts d'achat, réduire les coûts d'intégration et de fidélisation des employés, augmenter la satisfaction des employés et des clients, et bien plus encore.
Les entreprises sont toujours à la recherche de méthodes innovantes pour réduire les coûts, et l'une des approches consiste à réduire les coûts opérationnels associés à vos processus métier. L'une des meilleures solutions offertes par la technologie moderne est la gestion des documents numériques, qui peut réduire vos coûts opérationnels en diminuant le temps nécessaire à la conservation et à l'organisation des documents, en réduisant les coûts d'équipement, en vous aidant à utiliser votre espace plus efficacement, en réduisant les coûts associés à la sécurité des documents physiques et en vous aidant à améliorer et à optimiser vos processus opérationnels.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).