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Introduction
Alors que l'ancien terme "système de gestion des documents" (SGD) faisait uniquement référence à la capture et à la gestion des documents électroniques, le système de gestion des documents et des enregistrements électroniques (SGDE) fait référence à un système englobant à la fois les enregistrements physiques et électroniques.
Il est évident que tout bon système d'archivage gérera les documents physiques et électroniques en utilisant les mêmes règles et procédures, car tous deux sont des documents d'entreprise précieux et constituent des preuves de transactions commerciales. Par exemple, un contrat est un contrat, qu'il soit sous forme papier ou électronique, et la loi traite les deux exactement de la même manière. Il vous incombe donc de faire de même.
Optez pour l'électronique plutôt que le papier
À cause des imprimantes, des télécopieurs et des photocopieurs, les documents se présentent souvent sous deux formats, électronique et papier. Par exemple, certains clients impriment un courriel important et le classent ensuite comme un document. Il y a donc une copie électronique dans le serveur de messagerie et une copie papier dans un dossier. Ils peuvent aussi faire la même chose avec des documents électroniques importants créés en Word et Excel. Là encore, il y aura au moins deux copies, une sur papier et une électronique. Ce n'est pas une bonne pratique, surtout avec les documents électroniques, car il peut y avoir des mises à jour et des versions différentes du document électronique qui finissent par être différentes de la copie papier sauvegardée.
Conseil : dans la mesure du possible, ne capturez et ne sauvegardez que la copie électronique. Les duplicatas papier sont inutiles et peuvent être dangereux pour votre organisation.
Le bureau sans papier
Le secteur, parfois appelé "Records Management" ou même "Enterprise Content Management" (ECM), prédit l'avènement du bureau sans papier depuis plus de 30 ans et nous attendons toujours. Le problème initial était que la technologie n'était pas à la hauteur. Aujourd'hui, le problème n'est pas la technologie, mais le coût, la culture et la volonté.
Il existe littéralement des centaines de systèmes de gestion électronique de documents (ECM) qui incluent toutes les fonctionnalités requises pour exploiter un bureau véritablement sans papier, mais les clients qui utilisent ces systèmes mettent rarement en œuvre un bureau sans papier, préférant gérer à la fois des documents papier et des documents électroniques. Le choix vous appartient, la technologie est désormais à la hauteur de la tâche.
Stockage local
La plupart des systèmes de GED peuvent capturer des documents électroniques à partir de lecteurs locaux (par exemple, C :), mais c'est une mauvaise pratique de stocker des documents sur votre lecteur local. Toute entreprise bien gérée a des règles strictes concernant l'endroit où les documents électroniques sont créés et stockés et des lecteurs partagés bien gérés avec des structures qui imitent votre système de classification, ou, la façon dont votre entreprise fonctionne.
Conseil : appliquez des règles et des procédures pour empêcher la création et le stockage de documents électroniques sur des lecteurs locaux ou USB. Si vous ne le faites pas, vous n'aurez jamais le contrôle des documents électroniques de votre organisation et vous la mettrez en danger.
Lecteurs partagés
La plupart des systèmes commerciaux de GED ont une option permettant de forcer le stockage des documents électroniques uniquement dans leurs bases de données et non sur des lecteurs partagés. Comme la plupart des choses, cette approche présente des avantages et des inconvénients, mais elle est généralement impopulaire auprès des utilisateurs finaux qui la trouvent trop restrictive et peu flexible. Cependant, cette question relève plus de la culture que de la technologie, et le choix vous appartient.
Les lecteurs partagés sont une ressource à l'échelle de l'entreprise où sont créées et stockées les informations importantes de l'entreprise. La sécurité est normalement appliquée et l'accès et les droits (c'est-à-dire ajouter, modifier, supprimer, etc.) sont généralement contrôlés dans le cadre de politiques définies par le service informatique.
Conseil : assurez-vous que la structure de votre disque partagé est claire, logique, pas trop complexe et bien gérée, sinon vous vous retrouverez avec une masse de doublons et de versions déroutantes. Un système de disques partagés doit également faire l'objet d'une maintenance permanente, sinon il devient fragmenté et peu maniable.
Silos
Nous utilisons le terme "silo" pour désigner une "collection" de documents électroniques. Dans ce contexte, une organisation possède généralement plusieurs silos d'informations. Par exemple, dans SharePoint, dans des lecteurs partagés et dans de multiples autres systèmes qui stockent des documents électroniques. La question des silos multiples par rapport à un silo unique fait l'objet d'un débat permanent dans le secteur. Cependant, la gestion de documents électroniques provenant de sources multiples dans un silo unique reste une chose difficile et coûteuse à réaliser, bien qu'éminemment souhaitable.
Référentiel d'images et de documents
En général, lorsque quelqu'un parle de disposer d'un référentiel d'images et de documents, il s'agit soit d'une approche de la gestion des documents en "silo unique", soit de la base de données de son système de gestion de documents ou de contenu d'entreprise. Dans un cas comme dans l'autre, cela signifie qu'ils disposent de la technologie nécessaire pour stocker et gérer tous les documents électroniques et les images dans un référentiel unique, puis permettre à plusieurs applications d'y accéder.
Check-in et Check-out
Le check-in et le check-out sont des termes couramment utilisés dans les systèmes de gestion de documents. Cela signifie généralement que vous disposez d'un système DMS, EDRMS ou ECM dans lequel tous les documents électroniques sont stockés et où les utilisateurs finaux sont tenus d'enregistrer (ajouter à la base de données) les nouveaux documents et les documents modifiés qu'ils ont créés (par exemple dans Word) et d'extraire (par exemple, ouvrir dans Word) les documents sur lesquels ils souhaitent travailler.
Il existe deux modèles de base (mais de nombreuses variantes ou hybrides) :
1. Tous les documents doivent être enregistrés dans le dépôt du SGEDD et ne peuvent pas être enregistrés sur des lecteurs partagés ; et
2. un modèle mixte dans lequel les documents peuvent être enregistrés directement dans le référentiel ECM ou sur des lecteurs partagés et, généralement après avoir été finalisés et approuvés, enregistrés dans le référentiel ECM en tant que "document".
Versionnage
Le versionnage désigne la pratique consistant à enregistrer et à numéroter chaque version (mise à jour) d'un document électronique. Cela ne signifie pas que le SGEDD prend une copie chaque fois que vous modifiez quelque chose dans Word pendant que vous travaillez, mais qu'il saisit une nouvelle version chaque fois que vous apportez des modifications et que vous enregistrez ensuite votre version finale.
Conseil : Le versionnage repose sur le fait que vous ne modifiez pas le nom du fichier lorsque vous enregistrez une mise à jour. Si vous changez le nom du fichier, le SGEDD le verra comme un "nouveau" document, et non comme une nouvelle "version".
Le maintien des versions est une exigence légale importante. Si, par exemple, votre entreprise est impliquée dans un litige et qu'un juge ordonne la " découverte " d'une série de documents électroniques, l'ordonnance fait référence à toutes les versions, et pas seulement à la version finale publiée.
Conservation
Une entreprise doit avoir et appliquer un calendrier de conservation à tous les documents, et pas seulement aux documents physiques. Cela signifie que vous devez appliquer les mêmes règles de conservation aux documents électroniques qu'aux documents physiques car, aux yeux de la loi, ils sont tous des "documents".
Classification
Une organisation doit avoir et appliquer un système de classification à tous les documents, et pas seulement aux documents physiques. Cela signifie que vous devez appliquer les mêmes règles de classification aux documents électroniques qu'aux documents physiques car, aux yeux de la loi, ils sont tous des "documents".
Demandes
La demande d'un document électronique ou d'une collection de documents électroniques est traitée différemment de la demande de documents physiques. Dans le cas des documents physiques, vous devez physiquement "déplacer" les documents sur le bureau du demandeur. Dans le cas des documents électroniques, ils devraient tous être stockés dans un seul dépôt (base de données) et il suffit de donner au demandeur l'accès à ces documents électroniques stockés (autorisation de lecture ou d'extraction). Vous n'avez pas à "déplacer" quoi que ce soit sur son bureau, il lui suffit de l'ouvrir sur son PC, en accédant au serveur de la base de données via le réseau.
Sécurité
Le système de sécurité de votre entreprise doit s'appliquer aussi bien aux documents électroniques qu'aux documents physiques. Dans les deux cas, vous devez faire respecter le "droit de savoir" en gérant les droits d'accès. Avec les documents électroniques cependant, vous avez des responsabilités supplémentaires. En plus de fournir l'accès, vous devez également contrôler les fonctionnalités (droits) disponibles pour un utilisateur final. Par exemple, peut-il le lire (le visualiser), le modifier (le changer) ou le supprimer (le détruire) ? Ainsi, avec les documents électroniques, vous devez non seulement contrôler qui peut y accéder, mais aussi ce qu'ils peuvent en faire.
Piste d'audit
Pour des raisons juridiques et de conformité ainsi que pour la gestion des risques, vous devez capturer les enregistrements de toutes les transactions de votre SGEDD. Cela signifie, par exemple, que chaque fois qu'un utilisateur final visualise un document, crée un document, modifie un document ou supprime un document, vous devez capturer l'historique.
L'accès à la piste d'audit doit être strictement contrôlé de sorte qu'un utilisateur final ne puisse pas "effacer" la preuve d'une consultation, d'une modification ou d'une suppression d'un document électronique.
Il sera impossible de respecter la législation en matière de conformité, quelle qu'elle soit, sans mettre en place une fonction de piste d'audit complète et sécurisée.
Résumé
Les documents électroniques créés dans des systèmes de création tels qu'un système de messagerie (par exemple, Exchange) ou des applications comme Microsoft Office constituent la majeure partie des "documents" créés aujourd'hui par les entreprises et les administrations. Selon certaines estimations du secteur, les courriels, par exemple, représentent plus de 80 % de tous les documents commerciaux transactionnels. Il est donc absurde de penser que vous pouvez mettre en place un système de gestion des documents conforme pour votre organisation si vous ne saisissez et ne gérez pas les documents électroniques aussi bien que les documents physiques. La loi considérant que les documents physiques sur papier et les documents électroniques sont des "documents" de poids et d'importance égaux, il est essentiel que vous appliquiez les mêmes règles, processus et procédures aux deux. C'est la raison pour laquelle nous avons besoin de systèmes de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE).
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).