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Qu'est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources est la pratique de la planification, de l'ordonnancement et de l'affectation des personnes, de l'argent et de la technologie à un projet ou à un programme. Il s'agit essentiellement du processus d'affectation des ressources en vue d'obtenir la meilleure valeur organisationnelle possible. Une bonne gestion des ressources fait en sorte que les bonnes ressources sont disponibles au bon moment pour le bon travail.
Les ressources sont essentielles pour atteindre votre objectif, qu'il s'agisse de réaliser une tâche ou un projet ou de vous aider à analyser ce qui est nécessaire pour y parvenir. Les ressources sont les finances, le personnel, l'espace physique, l'équipement, la technologie et le temps. L'objectif de la gestion des ressources est d'utiliser la meilleure combinaison de ressources pour satisfaire les besoins tout en sachant que ces mêmes ressources sont probablement demandées ailleurs dans l'entreprise.
La réussite d'une initiative dépend de l'équilibre entre les ressources disponibles et la demande, et les dirigeants doivent permettre une hiérarchisation minutieuse des initiatives, empêcher la surcharge des ressources et promouvoir un calendrier d'exécution flexible afin de maximiser la création de valeur.
Pour comprendre comment utiliser au mieux les ressources partagées et limitées, vous devez avoir une visibilité sur la demande et la capacité, ainsi que sur les compétences requises pour un travail particulier par rapport aux compétences disponibles. Vous devez tenir compte des calendriers, des budgets et de l'alignement sur la stratégie de l'entreprise pour vous assurer que vous donnez la priorité aux ressources du portefeuille afin d'en maximiser la valeur. Tout cela, et bien plus encore, relève de la gestion des ressources.
Les bases de la gestion des ressources
La gestion des ressources est essentielle pour les organisations, car elle leur permet d'optimiser et d'allouer les ressources aux bonnes initiatives - celles qui sont alignées sur la stratégie de l'entreprise et qui apportent le plus de valeur. En réduisant les gaspillages et les doublons, en rationalisant et en automatisant les processus, en maximisant et en accélérant le débit, l'entreprise est mieux à même de répondre rapidement aux demandes des clients et de s'adapter au changement. L'exécution des programmes et des projets exige une meilleure gestion des ressources.
Indépendamment de la méthodologie de travail, les dirigeants qui cherchent à pratiquer une gestion efficace des ressources doivent équilibrer la demande et la capacité tout en comprenant les besoins de l'entreprise pour hiérarchiser, planifier et programmer le travail avec les équipes, les personnes et les compétences adéquates. L'opportunité et le défi pour les dirigeants sont de réagir et de passer d'une approche de planification statique à une approche agile, capable de remodeler continuellement les effectifs pour intégrer les changements dans les besoins de l'entreprise et des compétences.
Face à l'augmentation de la demande et des changements, il n'est pas facile, même pour les organisations les plus matures, d'apporter continuellement de la valeur avec des ressources. C'est un défi commun et constant pour l'entreprise : S'assurer qu'il y a suffisamment de ressources et de fonds disponibles pour effectuer le travail correctement et dans les délais. Et c'est là que la gestion évoluée des ressources peut être utile.
Pourquoi la gestion des ressources est-elle importante ?
La gestion des ressources est une question de transparence qui vous permet de voir, de contrôler et d'obtenir ce qui est nécessaire pour réaliser les projets. Elle vous permet également de minimiser les temps morts et la surutilisation des ressources. Grâce à une visibilité totale du travail et des ressources, vous pouvez programmer, planifier et gérer plus efficacement vos ressources, en les associant aux bons projets au bon moment.
Il est facile de voir l'importance de la gestion des ressources en comprenant l'inconvénient de ne pas l'avoir. Sans les bonnes données, les gestionnaires de ressources ont peu de contrôle sur leurs projets et aucun moyen de comprendre :
- Planification et programmation - Comprendre quelles ressources sont disponibles et à quel moment.
- Compétences disponibles et requises - Évaluer les compétences de chaque personne et déterminer si des compétences (ou des personnes) supplémentaires doivent être ajoutées.
- Utilisation des ressources - Savoir où les personnes sont déjà engagées et si ces affectations sont appropriées.
- Capacité des ressources - Comprendre la capacité réelle de faire le travail, en reconnaissant que tout le temps ne peut pas être utilisé.
- Priorité et allocation des ressources - Identifier les initiatives prioritaires qui nécessitent le plus d'attention et éventuellement des compétences spécialisées.
La gestion des ressources permet aux gestionnaires de ressources de disposer d'une visibilité à la demande et en temps réel sur les personnes et les autres ressources, afin d'avoir un meilleur contrôle sur la livraison.
Vous réduisez également les risques, en détectant très tôt les conflits potentiels entre les ressources afin de mieux les atténuer, généralement en redéfinissant les priorités des projets ou des ressources.
Dans ce monde en évolution rapide et à forte demande, ces avantages sont exactement ce que l'entreprise recherche et ce que le bureau de gestion de projet (PMO) et / ou les gestionnaires de ressources peuvent offrir s'ils disposent des bons outils et processus à suivre.
Gardez à l'esprit que les ressources ne sont pas seulement les personnes ; les ressources sont aussi les :
- La technologie / les outils nécessaires pour permettre aux personnes d'exécuter les tâches.
- Le budget requis pour le financement du projet
- Les lieux et les équipements spécialisés
La gestion des ressources exige également un examen attentif des calendriers et des échéances. Il est important de faire concorder tous ces éléments avec les objectifs de l'entreprise.
Avantages de la gestion des ressources
Pour de nombreuses organisations, la gestion des ressources semble être un objectif insaisissable dont le succès est hors de portée. Une idée fausse courante est que la gestion des ressources nécessite un investissement important et un changement radical de processus et de culture.
Les organisations qui se concentrent sur l'établissement ou l'amélioration de leur capacité de gestion des ressources en retirent des avantages presque immédiatement. Bien que ces avantages puissent varier en fonction de l'organisation et des mesures prises, il est courant de constater que les projets sont plus souvent livrés dans les délais et les budgets impartis.
Lorsque vous disposez des données nécessaires pour planifier et programmer, vous pouvez affecter les personnes en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. Les gestionnaires sont en mesure de définir les bonnes attentes avec leurs clients lorsqu'ils comprennent les charges de travail, les délais, les priorités et les budgets actuels.
Au lieu de dire oui à tout sans tenir compte de la capacité, les gestionnaires de ressources peuvent programmer les projets avec plus de précision en se basant sur des données réalistes et en temps réel. Les gestionnaires de ressources peuvent prendre des décisions plus avisées sur la manière de doter leurs équipes, tant en termes d'effectifs que de compétences requises pour exécuter les projets en cours et à venir.
Un autre avantage clé découle du fait que les bonnes ressources travaillent sur les bons projets au bon moment : des employés plus heureux. Les entreprises sont souvent confrontées à la difficulté d'avoir trop peu de personnel pour travailler sur trop de projets.
Les employés surutilisés deviennent rapidement frustrés et découragés. Ils se sentent dépassés par leur charge de travail, ce qui se traduit souvent par un désengagement, une baisse de productivité et de mauvaises performances.
Avec plus de prévisibilité et de cohérence, des charges de travail réalisables et des compétences utilisées de manière optimale, les employés sont plus susceptibles de se sentir valorisés et satisfaits.
Les organisations peuvent donner à leurs responsables les moyens de répartir les projets de manière appropriée et équitable entre les bonnes ressources.
Pour la majorité des entreprises, le coût le plus important des projets est lié aux personnes. Si les mauvaises personnes travaillent sur les mauvais projets, les coûts augmentent et les résultats diminuent.
La gestion des ressources permet de maîtriser le chaos, en veillant à ce que les gestionnaires soient équipés pour optimiser les ressources et réduire les coûts inutiles. Vous disposez des données nécessaires pour comprendre les coûts des projets et du personnel afin d'établir un budget et une planification plus précis. Vous êtes également en mesure de maintenir une équipe idéale de personnes - en optimisant les ressources entre les projets en fonction des compétences et des capacités.
En fin de compte, le plus grand avantage de la gestion des ressources est la livraison efficace et efficiente des projets au client final. La satisfaction du client s'améliore lorsque les équipes sont en mesure de répondre aux demandes de projet à temps et comme prévu. La confiance dans la capacité à exécuter les projets prend de l'ampleur, devenant un facteur de différenciation et offrant un avantage stratégique.
Techniques de gestion des ressources
Bien que les ressources couvrent de nombreuses catégories, les personnes sont les plus complexes à gérer car de nombreux éléments entrent en jeu dans la façon dont elles peuvent être optimisées, notamment les compétences, la disponibilité, l'emplacement et le coût. Les organisations utilisent les techniques de gestion des ressources suivantes pour maximiser l'efficacité des ressources, en s'appuyant souvent sur des logiciels pour assurer la transparence et aider les dirigeants à prendre des décisions plus avisées en matière de ressources.
Affectation des ressources
L'allocation des ressources ne se limite pas à l'affectation des ressources aux projets. Elle tient compte des compétences de votre équipe et de leur disponibilité. Les rapports d'affectation vous permettront de filtrer les ressources par compétences et par capacité, de sorte que vous pourrez non seulement voir qui est disponible maintenant, mais aussi quand certaines compétences seront disponibles à l'avenir, pour une meilleure planification et moins de retards.
Utilisation des ressources
L'utilisation des ressources est une technique de gestion des ressources qui vous permet d'avoir une visibilité sur la capacité de votre équipe sur une période donnée et d'identifier si les ressources sont sur- ou sous-utilisées. Ce point est essentiel car des études montrent que les ressources qui sont surutilisées sont souvent victimes d'épuisement professionnel. Les rapports d'utilisation révèlent à quoi les ressources consacrent leur temps, ce qui vous permet de voir s'il existe des possibilités d'améliorer leur efficacité, leur productivité et leurs performances tout en maintenant leur charge de travail gérable.
Le plafonnement des ressources
Le plafonnement des ressources est utilisé pour équilibrer l'offre et la demande. Il s'agit d'un processus important pour maximiser les ressources sur un ou plusieurs projets en fonction de leurs compétences, en tirant le meilleur parti des ressources dont vous disposez déjà avant d'envisager d'augmenter les effectifs ou d'engager un contractant.
Les gens ont souvent des compétences différentes, dont beaucoup sont sous-utilisées. L'objectif de cette technique de gestion des ressources est de comprendre toutes les compétences de vos employés et de savoir où ils peuvent combler les lacunes afin de minimiser vos dépenses en ressources.
Prévision des ressources
Aussi importante que soit la gestion des ressources pour garantir le bon déroulement des projets en cours avec les ressources appropriées, le véritable avantage réside dans la capacité à planifier à l'avance pour maintenir l'équilibre des ressources entre les projets actuels et futurs. Vous devez connaître la capacité actuelle, ainsi que les projets à venir et leurs exigences. La prévision des ressources vous permet de faire des prédictions, d'identifier les conflits potentiels et de hiérarchiser les ressources sur un calendrier.
Les étapes de la gestion des ressources
Lorsque vous êtes au stade de la planification du projet, vous devez savoir quelles ressources spécifiques seront nécessaires pour exécuter et livrer le projet au client final. La première étape de la gestion des ressources consiste à déterminer vos besoins en ressources, y compris les personnes/compétences et le budget.
La deuxième étape consiste à mobiliser votre équipe, en tenant compte des compétences distinctes que le projet requiert à chaque étape de son cycle de vie et des personnes disponibles possédant ces compétences. Si vous déterminez qu'il vous manque certaines compétences, c'est ici que vous déciderez si vous avez le budget pour embaucher des personnes extérieures qui apportent ces compétences. Toutes les ressources nécessaires seront allouées à ce stade.
L'étape suivante de la gestion des ressources consiste à gérer les ressources que vous avez rassemblées, en définissant et en communiquant clairement les rôles et les responsabilités. Un outil de collaboration permettra aux équipes de rester sur la même longueur d'onde grâce à une communication transparente, permettant aux membres de l'équipe et aux responsables d'avoir un aperçu instantané de qui travaille sur quoi et quand tout au long du cycle de vie du projet.
La dernière étape de la gestion des ressources consiste à contrôler la progression, l'efficience et l'efficacité des ressources dans leur contribution attendue au projet. Il y aura presque toujours des possibilités d'amélioration, car vous cherchez à optimiser continuellement les ressources afin d'apporter la plus grande valeur ajoutée à l'entreprise.
La gestion des ressources dans la gestion de portefeuille de projets
La gestion des ressources dans le contexte de la gestion de portefeuille de projets (GPP) permet aux organisations et aux gestionnaires d'acquérir un niveau de contrôle qui ne serait pas possible autrement. Si la gestion des ressources est inexistante ou médiocre, les projets et les initiatives sont plus susceptibles d'échouer en raison d'un manque d'argent ou de personnel, ou parce que les ressources sont concentrées sur les mauvais domaines. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les projets échouent.
Une mauvaise gestion des ressources peut rapidement devenir incontrôlable et handicaper l'exécution du projet à tous les niveaux.
Pour les DSI, les directeurs de programme, les responsables de PMO et autres, une mauvaise gestion des ressources peut signifier passer à côté d'opportunités. Et il ne s'agit pas seulement de ne pas disposer des ressources nécessaires. Une mauvaise gestion des ressources peut également conduire à une sur-affectation des personnes et des fonds, et les personnes occupant ces rôles seront tenues pour responsables par la direction financière.
Outils logiciels de gestion des ressources
Les logiciels de gestion des ressources vous aident à résoudre un certain nombre de problèmes liés à la gestion de l'argent et du personnel. Il peut s'agir de problèmes tels que la surcharge de travail, le glissement de périmètre et l'échec de projets en raison de contraintes de temps.
Les principaux défis associés à la gestion des ressources auxquels vous pouvez être confronté et que le logiciel peut résoudre sont les suivants :
- la gestion et la hiérarchisation des demandes de travail liées au projet et la définition d'attentes appropriées avec les principales parties prenantes
- Gérer la capacité des ressources par rapport à la demande de cette capacité et comprendre qui est disponible pour prendre en charge de nouvelles tâches et quand.
- Comprendre quels rôles et/ou compétences sont nécessaires, soit en interne, soit par le biais de nouvelles embauches, afin de respecter les engagements des parties prenantes.
- S'assurer que les ressources disponibles travaillent sur les projets les plus prioritaires et les mieux alignés avec les objectifs stratégiques de l'organisation.
- Optimiser la planification pour déterminer quand les ressources appropriées sont disponibles pour travailler sur les projets.
Lorsque vous évaluez des solutions de gestion des ressources, vous devez rechercher des caractéristiques et des capacités particulières. À un niveau de base, les solutions doivent permettre
- La capture et la planification du travail avec des affectations de ressources afin que les gestionnaires puissent établir des priorités, éviter la surutilisation des ressources et prévoir les coûts des ressources.
- la capacité de surveiller l'exécution du travail et de répondre rapidement aux changements de priorités
- le suivi et la mesure de l'avancement et des coûts afin de garantir l'équilibre du travail en fonction de vos stratégies.
Plus précisément, les logiciels de gestion des ressources devraient avoir :
- La capacité de recommander la façon dont les entreprises utilisent la capacité des ressources pour offrir la plus grande valeur commerciale.
- La planification de scénarios de simulation pour aider à déterminer si l'organisation peut absorber et s'adapter aux changements dans le plan.
- une vue centralisée des ressources pour examiner, approuver, modifier et planifier les ressources
- Un flux de travail normalisé pour les demandes de ressources permettant aux chefs de projet et aux responsables des ressources de communiquer et de collaborer.
Résoudre les problèmes
Les organisations de divers secteurs d'activité utilisent des outils de gestion des ressources pour relever les défis et allouer plus efficacement les ressources de leurs projets.
Résumé
La gestion efficace des ressources n'est pas simplement une caractéristique "agréable à avoir" de la gestion de portefeuille de projets ; elle est essentielle à la réussite. La transparence est la clé, donnant aux chefs de projet un aperçu de toutes les ressources et de leur répartition entre les projets. Au lieu d'allouer des ressources au hasard ou de dire oui à tous les projets, vous êtes en mesure de planifier et de gérer efficacement les ressources pour éviter les retards, l'augmentation des coûts et, en fin de compte, l'échec de la livraison du projet.
Si vous manquez de visibilité et d'outils appropriés pour suivre les ressources et les orienter vers le travail le plus utile, vous et d'autres dirigeants ne parviendrez probablement pas à mener à bien les projets et à livrer les produits qui apportent des avantages concurrentiels, manquant ainsi des bénéfices potentiels. En mettant en place la bonne solution de gestion des ressources, vous permettez à votre organisation de s'assurer qu'elle dispose des personnes idéales et du financement approprié pour exécuter les projets. Grâce à une transparence totale et à un aperçu des ressources, vous pouvez vous assurer que les ressources sont systématiquement allouées aux programmes stratégiques qui apportent de la valeur à l'organisation et à ses clients.
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