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Les logiciels de GED accompagnent la dématérialisation des documents dans les entreprises.
Comment choisir le bon logiciel de GED pour votre entreprise ?
Les logiciels de GED constituent une réponse efficace aux besoins de dématérialisation, de numérisation et de gestion des documents au sein d'une entreprise.
Bien qu'il s'agisse d'un terme déjà galvaudé et d'un outil à la portée de tous, il en existe différents types et de nombreux éléments sont à prendre en compte lors de son acquisition.
Voici les avantages des logiciels de GED et les critères pour un choix idéal.
Logiciel de GED : principe et avantages
Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est un système qui permet aux entreprises de mieux gérer tous les documents liés à leur fondation et à leur fonctionnement.
Ainsi, qu'il s'agisse de factures, de lettres, de contrats ou de documents liés aux différentes branches de l'entreprise, le logiciel s'avère capable de numériser et de structurer chaque aspect.
Principe
Un logiciel de GED fonctionne sur un seul principe : indexer et classer les fichiers. Cela est possible grâce à l'arborescence dynamique et intelligente qui y est intégrée. Le logiciel se charge ainsi d'organiser et de simplifier l'environnement documentaire de l'entreprise.
Avantages
La gestion électronique des documents offre de multiples avantages à l'entreprise qui l'utilise. En effet, elle est utile pour :
- La réception ;
- L'enregistrement ;
- Le classement ;
- La sauvegarde ;
- La diffusion ;
- Le partage ;
- La recherche de tous les documents d'une entreprise.
En outre, d'autres privilèges sont associés au choix d'un logiciel de GED. On peut notamment distinguer la possibilité de vérifier, valider et sécuriser les documents.
Les critères de sélection
Comme indiqué précédemment, il existe une variété de logiciels de gestion électronique de documents. Néanmoins, ils sont classés en deux grandes catégories qui sont les logiciels libres et les logiciels en mode SAAS.
Bien que les logiciels en mode SAAS soient les plus populaires sur le marché, il y a certains éléments à prendre en compte avant de choisir celui qui convient à votre entreprise.
Caractéristiques souhaitées
Les rôles que ce logiciel jouera dans votre entreprise ne seront pas les mêmes que ceux qu'il jouera dans une autre entreprise. Il est donc nécessaire de le définir en fonction des besoins et des objectifs actuels. Cela servira à élaborer les spécifications associées au logiciel de GED.
Sécurité
La sécurité des données de l'entreprise reste la première préoccupation des concepteurs et doit être la vôtre lors de l'achat. Il s'agit de vérifier que le logiciel dispose des options de sécurité dont vous avez besoin pour votre entreprise.
Facilité d'utilisation
Prendre en compte la facilité d'utilisation du logiciel lors de l'achat revient à considérer le caractère simple et intuitif du logiciel quant à sa manipulation par vos employés. À cela s'ajoutent la compatibilité avec votre système informatique et la flexibilité face aux changements.
Accessibilité
Le mode d'accès à la solution de GED est également un aspect à prendre en compte. C'est une option qui ne pose généralement pas de problème avec le logiciel en mode SAAS, mais le stockage des données ne doit pas être négligé et il est important de savoir où se trouve la base de données.
Le coût
Le coût du logiciel doit être pris en compte en gardant à l'esprit qu'il s'agit d'un investissement. Au coût d'achat s'ajoutent les frais de maintenance.
La durée
Enfin, il est important de prêter attention à la durée de vie du logiciel.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).