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La gestion des documents est probablement la dernière de vos préoccupations, mais si elle n'est pas effectuée correctement, elle pourrait causer un certain nombre de problèmes à votre entreprise à l'avenir.

C'est le moment de bien planifier et de mettre en place les meilleures pratiques qui soutiendront la croissance de votre entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches. 

Nous examinons de plus près les raisons pour lesquelles la gestion des documents électroniques est vitale pour votre jeune entreprise :

1. Une efficacité optimale

Un bon système de gestion des documents électroniques améliorera à la fois l'efficacité interne et la compétitivité globale de votre entreprise.

Il n'y a rien de plus distrayant ou de plus frustrant que d'avoir des piles de documents physiques et de dossiers qui traînent. Et le fait de ne pas pouvoir trouver ce dont vous avez besoin peut, à terme, nuire à votre réputation.

Un système de gestion électronique des documents (GED) permet de s'assurer que les documents ne sont pas perdus et vous aide à obtenir les informations ou les données dont vous avez besoin de manière rapide et fiable.

2. Un système rentable

Economiser de l'argent autant que possible est essentiel pour toute start-up, et le stockage électronique des documents est un moyen rentable de gérer tous vos dossiers.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage une Organisation de l’information de manière à ce qu’elle soit disponible à tout moment.

La gestion manuelle des documents est un processus de back-office qui prend beaucoup de temps et vous seriez bien mieux placé pour libérer des ressources internes et le temps coûteux du personnel. Réaffectez-les plutôt à des tâches plus importantes et plus productives qui contribueront à renforcer et à développer votre entreprise.

Le stockage physique entraîne également des coûts, d'autant plus qu'une entreprise en pleine croissance génère une pléthore de fichiers. Le passage au stockage numérique vous permettra de gérer de manière rentable les besoins d'expansion.

3. Il favorise les bonnes pratiques de conformité

Le type de secteur d'activité ou de juridiction dans lequel votre entreprise opère déterminera les types de réglementations auxquelles vous devrez adhérer en matière de stockage de documents et de données.

Il se peut que les anciens fichiers doivent être conservés pendant un certain nombre d'années et que vous deviez prouver que certaines procédures ont été suivies et que les informations sensibles ont été stockées correctement.

La gestion électronique des documents vous libère de tout souci de conformité. Elle peut même être mise en place pour garantir que les dossiers sont détruits en toute sécurité et en temps voulu lorsque vous n'en avez plus besoin.

4. Elle protège votre entreprise

Enfin, un GED est le moyen le plus sûr de stocker des documents et des fichiers. Un certain nombre de violations de données très médiatisées ont eu lieu ces dernières années, et votre entreprise doit protéger les informations financières sensibles et les coordonnées des clients de confiance avec un système sécurisé.

Ce système présente également l'avantage de fournir une sauvegarde hors site, en cas de catastrophe au bureau qui pourrait détruire les fichiers physiques et électroniques dans vos locaux.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, favorise la diminution des coûts d’envoi et de stockage des documents d’entreprise.

La gestion des dossiers électroniques est un atout essentiel pour la fonction administrative de toute entreprise, grande ou petite. Si vous n'avez pas encore mis en place un processus, il est judicieux de le faire dès que possible. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).