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On peut dire sans se tromper que de nombreuses organisations ont un jour ou l'autre caressé l'idée de se passer de papier. Cependant, tous ceux qui ont déjà essayé vous le diront, c'est plus facile à dire qu'à faire.
Depuis de nombreuses années, les scanners sont devenus un élément incontournable du bureau, permettant aux utilisateurs de convertir des documents papier en format numérique. Pourtant, ils n'ont pas vraiment réussi à transformer des entreprises entières en entreprises "sans papier".
Il y a peut-être un certain nombre de raisons à cela. Dans le passé, la numérisation des documents était un processus lent. S'assurer qu'ils étaient stockés en toute sécurité et facilement localisables était, au mieux, une tâche fastidieuse et prenait beaucoup trop de temps. Et lorsque tout était dit et fait, il n'y avait pas grand-chose à faire avec le document numérique final.
Heureusement, la technologie d'aujourd'hui offre davantage de solutions et une plus grande variété d'utilisations. Le bon appareil, associé au bon logiciel, peut offrir à votre entreprise bien plus qu'un simple scanner de documents : il s'agit d'un système complet de gestion de documents.
Avantages d'une solution de gestion de documents
Les avantages commerciaux de premier ordre d'un système de gestion documentaire intégré sont nombreux :
- Flux de travail rationalisé, avec un accès instantané aux documents
- Amélioration de la sécurité et de la conformité, avec la possibilité de limiter l'accès à certains documents.
- Le stockage des fichiers sauvegardés hors site (sur du matériel ou dans le nuage) améliore la sécurité et ajoute un autre niveau de protection contre le vol ou les catastrophes.
- Une réduction des dépenses, grâce à la diminution de l'espace nécessaire au classement et au stockage des documents papier.
Au quotidien, les avantages pratiques sont également nombreux :
- Les technologies de reconnaissance optique des caractères et de reconnaissance des codes à barres vous permettent d'indexer les documents pour les retrouver facilement et, d'une manière générale, de rationaliser le classement de gros volumes de documents.
- Grâce à des applications complémentaires, les documents peuvent être numérisés et envoyés sur les smartphones ou tablettes de votre personnel, ce qui garantit que les informations sont disponibles pour les personnes concernées 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
- Conformité plus facile avec les exigences d'audit
- Réduction du désordre
Organiser vos dossiers virtuels
Comme pour tout achat d'une nouvelle technologie, il y a des choses à garder à l'esprit pour vous assurer de trouver la meilleure solution de numérisation pour votre entreprise.
Espace
De quel espace disposez-vous pour un scanner ? Il existe des scanners compacts, des scanners de bureau et des imprimantes professionnelles et multifonctions dotées d'une fonction de numérisation. Si vous disposez d'un espace limité, veillez à choisir un scanner qui facilite l'organisation plutôt que d'ajouter au désordre du bureau.
Que va-t-il numériser ?
Allez-vous uniquement numériser des feuilles de papier A4 ? Si ce n'est pas le cas, assurez-vous que votre scanner peut prendre en charge différents formats de papier, ainsi que des cartes plastiques si nécessaire.
Combien de personnes l'utiliseront ?
Selon la taille de votre entreprise, vous aurez peut-être besoin de plus d'un scanner. Pensez au nombre de personnes qui utiliseront chaque scanner. S'il est destiné à être utilisé régulièrement pour des documents volumineux ou par un grand nombre de personnes, vous voudrez un appareil doté d'un chargeur de feuilles afin de ne pas avoir à positionner et à remplacer chaque feuille de papier.
N'oubliez pas non plus que plus le nombre de personnes qui utilisent le scanner est élevé, plus la vitesse de numérisation sera élevée.
Comment allez-vous accéder au document numérique et l'utiliser ?
Comment souhaiterez-vous accéder au document et l'utiliser une fois qu'il sera au format numérique ? Le scanner vous offre-t-il la possibilité de stocker le document dans le nuage, sur un PC ou un Mac, par protocole de transfert de fichiers (FTP), dans des dossiers partagés, sur des clés USB, ou de l'envoyer par courrier électronique ?
Logiciel
En ce qui concerne le logiciel de numérisation, de nombreuses options sont disponibles. L'utilisation du logiciel fourni avec votre scanner est souvent la plus simple, mais il est important de s'assurer qu'il peut être utilisé conjointement avec tous les autres systèmes et logiciels que vous utilisez régulièrement.
Par exemple, est-il compatible avec tous les systèmes d'exploitation tels que Windows, Apple, Linux et Citrix ? Pourrez-vous accéder au document dans Word et d'autres programmes Windows, dans les applications Adobe ou d'autres programmes d'image ?
Utilisez-vous un logiciel spécifique à votre secteur d'activité ?
Il convient également de penser à des équipements supplémentaires. Un scanner avec des connexions d'imprimante est utile lorsque vous avez besoin de copies papier sur le pouce.
Avec un peu de prévoyance et de réflexion, votre système de numérisation peut changer radicalement la productivité et le flux de votre lieu de travail. Plus qu'une commodité, c'est une solution pour le stockage, l'édition et la gestion des documents.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).