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Faire des rapports, c'est ce que fait un chef de projet. Que vous soyez un compagnon ou un apprenti sur le terrain, vous avez déjà rédigé un rapport de projet, que ce soit à la main ou à l'aide d'outils de reporting. Cependant, vous ne savez peut-être pas qu'il existe plusieurs types de rapports différents, ni comment adresser ces rapports à des publics particuliers.
Qu'est-ce qu'un rapport de projet ?
Un rapport de projet est simplement un document qui fournit des détails sur l'état général du projet ou sur des aspects spécifiques de son avancement ou de ses performances. Quel que soit le type de rapport, il est constitué de données sur le projet basées sur des aspects économiques, techniques, financiers, de gestion ou de production.
Ce sont d'importants outils de communication avec les parties prenantes pour les tenir au courant du projet et de son avancement. Mais ils sont également utiles aux gestionnaires de projet et les aident lors de l'allocation des ressources et des autres moyens de gérer le projet jusqu'à une conclusion réussie. La plupart des rapports de projet comparent l'effort réel à l'effort prévu afin de maintenir le projet sur la voie financière et de respecter son calendrier.
Les rapports de projet n'aident pas seulement les gestionnaires et les parties prenantes à suivre l'évolution du projet, ils peuvent aussi prévoir les menaces et, ce faisant, s'efforcer d'élaborer une réponse pour les éviter. Ils permettent de contrôler les coûts et de respecter le budget, de suivre les performances de l'équipe et d'accroître la visibilité du projet pour mieux le gérer.
En raison de son niveau de détail, la création d'un rapport de projet prend du temps. Les logiciels de gestion de projet peuvent accélérer le processus de création de rapports. Créez des rapports d'état, des rapports sur les ressources, des rapports sur les écarts, etc. en quelques clics.
Types de rapports de projet courants
Voici un aperçu de huit des types de rapports de projet les plus courants, mais qui sont néanmoins essentiels au bon déroulement d'un projet.
1. Rapports d'état
"Puis-je avoir ce rapport d'état dans une heure ?" C'est le genre de question que les gestionnaires de projet entendent souvent. Cela peut venir du sponsor du projet, du responsable du bureau de projet ou d'un collègue. Il s'agit du type de rapport de projet le plus courant et celui sur lequel vous vous retrouvez probablement à travailler le plus régulièrement.
Les rapports d'état peuvent être hebdomadaires ou mensuels. La fréquence dépend de l'endroit où vous vous trouvez dans le projet et de ce qu'il y a à dire. Il n'y a pas beaucoup d'intérêt à produire un rapport quotidien si toutes vos tâches s'étendent sur une semaine, car vous n'aurez pas de progrès à signaler d'un jour à l'autre.
Comme vous passerez beaucoup de temps à rédiger des rapports d'étape, il est utile de réfléchir à des moyens d'accélérer leur rédaction. Mieux encore, automatisez autant que possible les rapports de projet.
Créez un modèle standard de rapport d'avancement ou utilisez celui qui est fourni avec votre logiciel de gestion de projet, et utilisez les données de votre outil de planification pour alimenter l'avancement du projet. Même si vous devez le modifier par la suite, le fait d'avoir certains des champs remplis pour vous vous fera gagner beaucoup de temps.
Grâce à un logiciel de reporting facile à utiliser, vous êtes en mesure de suivre les projets en toute confiance, de proposer des présentations plus efficaces et de fournir de meilleurs résultats.
2. Rapport d'avancement
Le rapport d'avancement est l'un des rapports les plus importants que vous aurez à produire au cours de l'exécution d'un projet. Il s'agit d'un rapport qui met à jour les informations sur votre projet, en particulier s'il respecte la ligne de base fixée par le calendrier et le budget. C'est une autre façon d'informer vos parties prenantes sur l'état d'avancement du projet.
Vous devez être précis lorsque vous rédigez un rapport d'avancement. Notez les données, puis rédigez une brève introduction comprenant le titre du projet, les coordonnées des personnes à contacter, un résumé de l'état d'avancement du projet et des informations générales sur le calendrier, le coût et l'achèvement prévu du projet.
Les rapports d'avancement peuvent être générés avec un logiciel de gestion de projet, mais il existe des modèles qui peuvent être utiles.
3. Rapports sur les risques
De nombreux chefs de projet établissent un rapport sur les risques au moins une fois par mois, et ce rapport est normalement le résultat d'une réunion d'examen des risques. Bien entendu, vous pouvez mettre à jour votre registre des risques à tout moment, et vous devriez encourager tous les membres de l'équipe de projet à ajouter des risques au registre chaque fois qu'ils estiment que quelque chose doit être enregistré.
Le rapport sur les risques doit inclure un résumé du profil de risque du projet, mais c'est à vous de décider de la manière de le présenter. Une bonne approche consiste à n'inclure que les détails des risques susceptibles de créer le plus de problèmes pour votre projet. Ensuite, incluez une déclaration sur les risques de niveau inférieur, en résumant peut-être la manière dont vous les gérez.
Vous voudrez également avoir la possibilité de produire un rapport sur tous vos risques, quelle que soit leur importance. Le plus simple est sans doute de le faire sous la forme d'un téléchargement automatisé à partir de votre logiciel de gestion de projet ou, si vous conservez votre journal des risques dans un autre format, comme une feuille de calcul, en émettant une copie complète de ce document.
4. Rapports du conseil d'administration/de la direction
Les rapports de projet doivent être adaptés aux personnes qui vont les lire. Ainsi, le rapport que vous produisez pour le conseil d'administration du projet aura un niveau de détail différent de celui de la mise à jour hebdomadaire de l'état d'avancement qui est destinée à votre équipe de projet et aux principales parties prenantes de l'entreprise.
Pour les rapports du conseil de projet, pensez à un niveau élevé. Ils voudront lire ce qui est important pour eux, comme les problèmes qu'ils peuvent aider à résoudre, un résumé de la situation budgétaire et si vous êtes ou non sur la bonne voie pour atteindre les étapes clés.
Veillez à ce que le rapport du conseil d'administration soit présenté dans un format qu'ils peuvent facilement lire. Par exemple, si vos dirigeants sont toujours en déplacement et utilisent leurs smartphones pour consulter leurs e-mails, ne produisez pas votre rapport sous la forme d'une feuille de calcul compliquée qui ne s'affichera pas correctement, ou n'incluez pas de grands graphiques qui prendront des heures à télécharger. Un pdf s'affichera sur tous les appareils si vous envoyez un rapport statique. Vous pouvez également accorder des licences aux membres du conseil d'administration ou aux cadres supérieurs afin qu'ils puissent consulter les rapports du tableau de bord en temps réel lors de leurs déplacements.
5. Rapport d'analyse coûts-avantages
Lorsque vous décidez si un projet est viable, l'un des rapports que vous voudrez exécuter est un rapport d'analyse coûts-avantages. C'est un moyen de comparer les avantages ou les opportunités que le projet offre à votre organisation par rapport à l'investissement. Il s'agit d'une étape clé pour décider si le projet a du sens d'un point de vue commercial.
Il s'agit d'un processus important pour déterminer si l'initiative que vous étudiez a de la valeur. Il permettra à votre entreprise de mieux utiliser ses ressources si elle va de l'avant avec le projet, et fournira des documents qui appuient la poursuite du projet. Vous pouvez utiliser une analyse des coûts pour suivre vos dépenses et vos frais afin de vous assurer que les fonds sont correctement affectés.
L'analyse coûts-avantages montre ce que vous vous attendez à payer pour un projet et compare ce montant aux avantages ou aux opportunités que vous obtiendrez après la réalisation du projet. L'utilisation du modèle gratuit d'analyse coûts-avantages pour Excel permet de recueillir vos coûts quantitatifs et vos types de coûts et de les comparer aux avantages quantitatifs et aux types d'avantages. Cette analyse coûts-avantages vous aidera à prendre des décisions lorsque vous déciderez de poursuivre ou non un projet.
6. Rapports sur les ressources
Comment savoir qui fait quoi et quand ? Vous pourriez passer en revue l'ensemble du plan de projet et déterminer à la main l'affectation des ressources. Cela prendrait beaucoup de temps et serait également très ennuyeux. Ou bien vous pouvez utiliser votre logiciel de planification de la gestion de projet pour calculer tout cela pour vous. La plupart des outils logiciels, qu'il s'agisse d'un logiciel autonome de diagramme de Gantt ou d'outils de projet complets avec feuilles de temps intégrées, ont la possibilité de créer un rapport de ressources.
Le rapport de ressources vous montrera la répartition des membres de l'équipe de projet affectés à telle ou telle tâche, tel ou tel jour. Il peut également être utilisé pour identifier les problèmes de surallocation - lorsqu'un membre de l'équipe est affecté à plus d'une tâche. Il est évident qu'ils ne peuvent pas travailler sur deux choses à la fois. Si vous ne détectez pas ces problèmes, vous constaterez que votre projet prend du retard. Utilisez le rapport sur les ressources pour vous assurer qu'il n'y a pas d'incompatibilité entre les tâches des uns et des autres et réorganisez ces tâches si nécessaire.
Dans l'ensemble, les rapports de ressources sont l'un des types de rapports de projet les plus utiles pour le chef de projet, même s'ils peuvent être un peu difficiles à interpréter au début. Cela vaut vraiment la peine de prendre le temps d'apprendre à lire les rapports afin de pouvoir apporter les modifications nécessaires au calendrier de votre projet.
7. Rapports sur les écarts
Comment pouvez-vous savoir si le projet progresse comme prévu ? C'est là tout l'intérêt d'un rapport sur les écarts : il compare le résultat prévu au résultat réel, ce qui vous permet de mesurer si vous êtes sur la bonne voie, en avance ou en retard. Le rapport sur les écarts rassemble et organise les données sur ce que vous comparez, qu'il s'agisse du budget, du calendrier ou de la portée de la variable du projet que vous mesurez. Le rapport sur les écarts vous donne l'outil nécessaire pour effectuer une analyse des écarts ou un changement mesurable par rapport à la base de référence.
Il existe plusieurs rapports d'écarts, tels que l'écart de coût, l'écart à l'achèvement (excédent ou déficit budgétaire), l'écart de calendrier, etc. La plupart du temps, le rapport sur les écarts est utilisé dans l'analyse budgétaire, le rapport sur les tendances et l'analyse des dépenses.
Le rapport sur les écarts est un excellent outil pour le chef de projet, qui a besoin d'un aperçu de l'avancement du projet afin de prendre des décisions intelligentes sur l'allocation des ressources. Mais les gestionnaires de projet ne sont pas les seuls à bénéficier de ces rapports. Les parties prenantes sont intéressées par des rapports de haut niveau, et les rapports sur les écarts leur donnent un aperçu de l'avancement du projet et du respect du calendrier et du budget.
8. Rapport d'analyse des écarts
Que vous gériez un projet ou que vous soyez en train de faire passer votre entreprise au niveau supérieur, vous avez besoin d'un rapport qui vous montre comment aller du point A au point B. C'est ce qu'on appelle un rapport d'analyse des écarts. Il vous permet de voir si vous répondez aux attentes et si vous utilisez les ressources efficacement.
Le rapport d'analyse des écarts mesure l'état actuel du projet ou de l'entreprise en termes de temps, d'argent et de main-d'œuvre, puis le compare à l'état cible qu'il prévoit d'atteindre. Ensuite, en définissant et en analysant l'écart entre ces deux points, un plan d'action peut être élaboré pour organiser les tâches nécessaires pour y parvenir.
Vous trouverez un modèle gratuit d'analyse des écarts pour Excel. Il comporte un espace pour l'état actuel et l'état futur de l'élément. Vous pouvez ensuite noter le pourcentage d'écart que vous devez combler pour atteindre votre objectif et énumérer les actions nécessaires pour y parvenir. Identifiez qui dirigera cette initiative et saisissez même le statut de l'action.
Rapports de projet automatisés
Le logiciel de gestion de projet primé permet aux gestionnaires de créer des rapports d'état, des rapports de tâches, des rapports de disponibilité, des rapports d'écarts et bien plus encore. Il est facile de les partager en ligne, ou de les imprimer au format PDF pour votre prochaine réunion avec les parties prenantes. Les chefs de projet disposent de tout ce dont ils ont besoin pour suivre leurs projets et en rendre compte dans un seul et même logiciel basé sur le cloud.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).