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Nous avons fini par admettre que les données sont l'élément vital d'une entreprise, à condition qu'elles soient gérées, stockées, analysées et synthétisées correctement.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
Les organisations telles que les organismes à but non lucratif, les établissements universitaires, les hôpitaux et d'autres entreprises, petites ou grandes, s'appuient sur des volumes massifs d'informations et de données pour prendre efficacement des décisions commerciales, améliorer la connectivité, évaluer les produits et les marchés et effectuer des transactions avec les parties prenantes et les clients.
Par conséquent, elles doivent stocker, gérer, suivre, récupérer et partager de manière stratégique des documents numériques tels que des PDF, des fichiers Microsoft Word et des images numériques.
Les systèmes de gestion de documents fournissent un centre unique et automatisé pour organiser ces différents formats de documents essentiels dans le lieu de travail moderne et convertir les documents papier.
Souvent confondu avec un système de gestion de contenu, un SGD est largement considéré comme un composant d'un système de gestion de contenu d'entreprise (SGCE) qui comprend également la gestion des actifs numériques, les systèmes de flux de travail, l'imagerie documentaire et les solutions de gestion des dossiers. Les plates-formes de pointe basées sur le cloud computing offrent une sécurité réseau, une gouvernance, un contrôle des versions et une collaboration accrus aux entreprises désireuses de moderniser leurs systèmes de gestion de documents.
Contrairement aux anciens systèmes traditionnels qui prennent beaucoup de temps, manquent de flexibilité, augmentent les risques de sécurité et sont souvent incompatibles avec les nouvelles technologies, ces systèmes dématérialisés sont particulièrement avantageux pour les entreprises qui cherchent à étendre leurs objectifs commerciaux numériques et à automatiser leurs processus. Par exemple, en modernisant la façon dont les équipes de comptabilité fournisseurs de tous les secteurs d'activité gèrent leurs demandes d'achat, leurs factures, leurs bons de commande, leurs reçus et leurs contrats avec les fournisseurs, ces solutions de GED ont permis aux professionnels de la comptabilité fournisseurs de fonctionner dans un environnement numérique entièrement automatisé et efficace.
Logiciel de gestion de documents par reconnaissance optique de caractères (OCR)
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie logicielle utilisée par les systèmes modernes de gestion de documents. Lorsqu'un document est numérisé dans le système de gestion documentaire, la solution OCR le "lit" automatiquement et convertit le contenu écrit ou imprimé en texte lisible par une machine.
Les documents (factures, reçus, contrats de fournisseurs, etc.) sont ensuite automatiquement "agrafés" aux enregistrements numériques, ce qui les rend facilement consultables et modifiables dans la GED.
Applications de reconnaissance optique de caractères :
Contrats, factures, reçus, paiements, chèques, pièces justificatives, bons de commande, rapports de réception, relevés bancaires, dotations, dons, correspondance, propositions, images, etc.
Avantages d'un système de gestion des documents
Réduction des coûts
Alors que le coût du papier continue à monter en flèche, les coûts opérationnels liés à l'utilisation d'une solution papier augmentent également de façon constante. Un système de gestion électronique des documents (GED) peut réduire considérablement les coûts liés aux documents mal classés ou perdus, aux violations de la réglementation, au gaspillage de papier et d'autres ressources, et aux erreurs courantes de saisie de données. En fait, une GED peut réduire les frais généraux de 30 à 40 % et favoriser la rentabilité et la croissance.
Amélioration du flux de travail
Évitez les problèmes associés à des flux de travail disjoints en numérisant les documents essentiels au sein d'une GED alimentée par l'intelligence artificielle et la reconnaissance optique de caractères. En numérisant vos documents et en les plaçant dans un flux de travail électronique pour qu'ils soient examinés, approuvés et stockés dans une GED automatisée, votre entreprise peut également.. :
- Établir un contrôle d'accès
- conserver des pistes d'audit détaillées pour répondre aux exigences de conformité et suivre l'activité des utilisateurs
- gérer un référentiel de documents
Une meilleure collaboration
Que votre équipe partage un bureau ou travaille à distance, une GED basée sur le cloud facilite le partage et la collaboration sur divers documents et processus par rapport aux solutions de gestion de documents traditionnelles. Avec un programme, les documents électroniques peuvent être partagés sous la forme d'un lien sécurisé, de sorte que la collaboration se fait en un seul clic. Une GED peut également créer des pistes d'audit permettant de savoir qui a effectué une modification et quand. En outre, grâce à la capture intégrée des e-mails, toute correspondance liée à un document partagé est suivie et consultable.
Recherche avancée
Lorsque des documents importants sont capturés et enregistrés dans une GED numérique robuste, tout le contenu est archivé et indexé avec des métadonnées. Cela permet des capacités de recherche avancées lorsque quelqu'un a besoin de localiser n'importe quelle donnée ou texte qui a été numérisé et stocké avec les enregistrements ERP. En quelques secondes, les recherches complexes donnent des résultats précis, ce qui permet aux équipes chargées de la comptabilité fournisseurs et autres d'économiser du temps, de l'argent et de l'énergie.
Réduction de l'espace de stockage
Supprimez les coûteux classeurs, boîtes, bacs de rangement et bureaux surdimensionnés en adoptant une GED moderne qui stocke les documents dans le cloud et gère un flux de travail automatisé et sans papier. La récupération d'un espace physique précieux permet non seulement de faire de la place pour d'autres solutions organisationnelles, mais aussi d'économiser de l'argent qui pourra être mieux utilisé pour améliorer l'efficacité de l'entreprise.
Récupération plus facile
Les systèmes modernes de gestion des documents permettent aux entreprises d'améliorer considérablement la vitesse de récupération des documents. Mais si l'on considère que les employés passent en moyenne six jours par an à essayer de trouver des documents, cela ne devrait pas être une surprise. Compte tenu des avantages de la fonction de recherche avancée évoquée plus haut, il est clair qu'un SGD rend la récupération des documents facile et rapide. Les documents sont triés en fonction de variables spécifiques qui rendent leur recherche et leur récupération exceptionnellement pratiques.
Une sécurité renforcée
Une GED peut doter une organisation de fonctions de sécurité essentielles pour éviter les coûteuses violations de données et autres cybermenaces. En plus de protéger l'intégrité et la confidentialité des données de l'entreprise, le système de GED peut compléter les autres habitudes de sécurité prises par le propriétaire de l'entreprise. Parmi les fonctions de sécurité les plus efficaces d'une GED figurent l'archivage numérique, les suppressions et les sauvegardes automatiques, l'annotation et la rédaction de documents, les autorisations utilisateur basées sur les rôles et l'authentification multifactorielle.
Reprise après sinistre
Une GED permettra de protéger les précieuses données de votre entreprise et de promouvoir des efforts avancés de reprise après sinistre en cas de destruction des serveurs. Une connexion Internet stable garantira que vos fichiers sont sauvegardés sur le cloud. La reprise après sinistre basée sur le cloud offre la tranquillité d'esprit que la continuité des activités peut être maintenue même si les opérations de votre organisation ont été perturbées.
En cette ère de technologies de l'information en constante évolution, il est essentiel que les entreprises protègent leur stockage de documents contre un certain nombre de menaces ou d'inefficacités. Qu'il s'agisse de réduire les coûts, de renforcer la sécurité, d'offrir une recherche avancée ou de faciliter la récupération des documents, l'adoption et la gestion d'un système de gestion électronique des documents présentent de nombreux avantages.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).