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| Qu'est-ce qu'un logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents et pourquoi en avez-vous besoin ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles. |
Les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, traitent de grandes quantités de documents, sous forme numérique ou papier. En fait, un employé de bureau américain moyen utilise à lui seul 10 000 feuilles de papier par an. Si l'on applique cette statistique à une entreprise de 100 ou même 500 employés, on se rend vite compte du volume de documents qui circulent dans l'entreprise.
Ces organisations sont généralement plus performantes lorsqu'elles peuvent utiliser des processus automatisés pour traiter les documents avec rapidité et efficacité, sans avoir à se préoccuper de flux de travail manuels encombrants ou d'informations difficiles à localiser.
Il y a de fortes chances que votre organisation ne soit pas différente. Vous reconnaissez probablement l'inefficacité de la gestion de tout ce papier et le fait que les processus manuels fastidieux ont un impact sur la productivité. Vous reconnaissez probablement aussi qu'il doit y avoir une meilleure solution. Si vous n'avez pas encore envisagé la gestion de documents pour votre entreprise - ou si vous cherchez à tirer le meilleur parti des solutions de gestion de documents pour votre entreprise - commencez par en apprendre davantage sur cette technologie dès aujourd'hui.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents ?
Un logiciel de gestion de documents (GED) est une solution numérique qui aide les entreprises à traiter, capturer, stocker, gérer et suivre les documents. En gérant étroitement vos informations commerciales essentielles, vous pouvez développer des processus qui démarrent, s'exécutent et se terminent de manière stable, prévisible et mesurable. Il est presque impossible de concevoir et de mettre en œuvre des processus d'entreprise et un flux de travail numérique fiables sans un logiciel de gestion documentaire complet.
Voici quelques composants d'un logiciel de gestion de documents :
- Le référentiel de documents. C'est là que sont stockés les documents et les données associées. Selon la façon dont vous choisissez de configurer votre système de gestion de documents, le référentiel peut résider dans le cloud ou sur site. Les options en nuage sont généralement plus évolutives et moins coûteuses, bien que les exigences de conformité réglementaire de certains secteurs puissent exiger que les documents soient stockés sur des serveurs internes.
- Un visualiseur de documents. Il s'agit de l'un des principaux composants de l'interface utilisateur. C'est là que les gens peuvent visualiser les documents et les images sur leurs ordinateurs ou leurs appareils mobiles. Le meilleur logiciel de gestion de documents peut afficher des versions d'images PDF, JPG, TIF et autres, ainsi que des documents électroniques dans leur format d'origine.
- Outils de flux de travail. Les outils de flux de travail acheminent les documents vers les membres du personnel ou les équipes au sein de votre entreprise ou vers des clients ou des partenaires commerciaux en dehors de celle-ci. Les meilleures solutions de gestion documentaire offrent des options permettant d'optimiser et d'automatiser les flux de travail afin de gagner du temps et de l'argent.
- Indexation pour une recherche puissante. Les données d'indexation classent les documents et identifient les types de documents. L'indexation vous permet de déplacer les documents dans les flux de travail appropriés et de les retrouver ultérieurement. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de retrouver une facture envoyée à un particulier en juillet 2021. Si les documents sont indexés par type, numéro de compte et date, vous pouvez rechercher toutes les factures du 1er au 31 juillet de cette année-là qui contiennent un numéro de compte.
- Capacités de reconnaissance optique de caractères. ROC est l'abréviation de Reconnaissance Optique de Caractères. Il s'agit d'une technologie qui convertit le texte des images en données utilisables par les logiciels de gestion. Par exemple, un outil de ROC peut extraire toutes les informations pertinentes d'un CV et les charger dans un système de suivi des candidats.
- Outils de recherche. Les outils de recherche permettent à votre personnel de restreindre les résultats pour trouver le document dont il a besoin. En fonction de vos critères et de la configuration de votre logiciel, vous pouvez effectuer des recherches par type de document, valeurs d'index, mots-clés et texte intégral.
- Options d'intégration. Les options d'intégration vous permettent d'utiliser votre système de gestion documentaire en combinaison avec votre logiciel de comptabilité, votre ERP ou d'autres solutions.
La gestion documentaire dans le nuage
De nombreuses entreprises passent des anciens systèmes sur site aux logiciels en nuage (SaaS). Cette transformation ne fera que se poursuivre. La "légèreté" du cloud est le moteur de cette tendance. Par rapport aux systèmes sur site qui nécessitent une mise en œuvre, des mises à niveau et une maintenance régulière, les logiciels en nuage se déploient rapidement et ne nécessitent qu'une assistance informatique interne minimale.
Cette "légèreté" offre de nombreux autres avantages, notamment la possibilité de s'adapter facilement à la croissance de votre entreprise et une meilleure flexibilité opérationnelle. Les résultats ? Une amélioration de l'efficacité, de la productivité et de l'agilité, autant d'atouts qui vous permettent de donner un nouveau rythme à vos activités.
Le coût de l'informatique dématérialisée est inférieur à celui de l'informatique sur site.
Les logiciels en nuage sont généralement disponibles sous forme d'abonnement mensuel ou annuel. Mais il n'y a pas de frais de licence initiaux et l'assistance et la maintenance sont intégrées.
Les logiciels sur site nécessitent un investissement initial important en licences logicielles, auquel s'ajoute le coût de l'application, de l'assistance informatique et du matériel.
En tenant compte des frais annuels d'assistance et de maintenance et d'un cycle typique de trois ans pour le nouveau matériel, le coût global du cloud est inférieur à celui d'un déploiement équivalent sur site. Les abonnements aux services sont des dépenses opérationnelles, et non des dépenses d'investissement, et ne sont acquis que lorsque l'entreprise en a besoin, ce qui permet une planification budgétaire prévisible.
Glossaire de la gestion documentaire
Avant de vous lancer dans l'achat d'une solution de gestion de documents, découvrez d'autres termes courants que vous pourriez rencontrer.
- Capture de documents. La capture fait référence au processus d'introduction des documents dans votre système de gestion documentaire. Cette opération peut s'effectuer de plusieurs manières, notamment par numérisation, importation, envoi par courrier électronique, capture directe de télécopies et saisie de données dans des formulaires électroniques.
- Imagerie documentaire. L'imagerie documentaire est le processus de conversion de documents ou de fichiers papier en documents numériques. Cela se fait souvent par des processus de numérisation, qui convertissent ces documents papier en PDF, JPG, TIF ou autres types d'images.
- Type de document. Les types de documents sont des types généraux que vous avez définis, tels que "factures", "courriels de clients", ou même "ventes" ou "service client".
- Indexation. Organise les documents dans un système de gestion de documents en vous permettant d'appliquer des données d'identification, comme le nom du fournisseur ou du client, la date, le montant et la catégorie, ou d'attribuer des termes plus généraux, comme "factures", "lettres", "ventes" ou "service client". Les termes d'indexation définissent le sujet du document. Les entreprises doivent établir des règles d'indexation afin que tous les employés utilisent les mêmes processus ; vous pouvez également automatiser l'indexation pour identifier instantanément les informations les plus précieuses d'un document et les convertir en données hautement structurées et utilisables.
- Contrôle des versions. Le contrôle des versions est le processus d'enregistrement des modifications apportées aux documents. Si quelqu'un apporte une modification aux documents dans votre système, le contrôle de version vous permet d'accéder aux versions précédentes et de voir quand les modifications ont été apportées et par qui.
- Signature électronique. Une signature électronique est saisie numériquement et apposée sur un document. Dans certains cas, il s'agit de la version numérique d'une signature manuscrite qui est apposée sur un écran tactile à l'aide d'un stylet ou d'un doigt. Dans d'autres cas, il existe une clé cryptée à laquelle seul le signataire désigné a accès et qui garantit l'authenticité de la signature.
7 avantages des systèmes de gestion de documents
Une bonne gestion des documents offre de nombreux avantages, notamment des économies, une meilleure satisfaction des clients, un meilleur moral des employés et une conformité plus facile avec les réglementations fédérales, nationales et sectorielles. Découvrez ci-dessous les sept principaux avantages des systèmes de gestion de documents.
Réduction de la dépendance au stockage papier
La mise en œuvre d'un SGD est l'étape la plus importante dans la création d'un bureau sans papier et la suppression des coûts, de l'insécurité et de l'inefficacité du papier.
Voici quelques-unes des raisons de ces économies :
- La réduction des besoins en espace pour vos archives documentaires. Lorsque vous passez au numérique, vous passez de salles d'archives remplies de papier à un besoin réduit, voire nul, d'espace de stockage de documents dans votre bureau.
- Réduction des coûts d'archivage. Les archives papier que vous devez conserver pour des raisons de conformité ou autres vous coûtent cher si elles se trouvent dans un entrepôt hors de portée. Les archives numériques sont immédiatement accessibles et beaucoup moins chères à conserver.
- Coûts de la paperasserie. Lorsque vous traitez avec du papier, le personnel doit constamment imprimer ou copier des documents pour faire avancer les choses. Avec le numérique, les besoins d'impression sont considérablement réduits.
- Coûts de la main-d'œuvre. Grâce à un système de gestion des documents, les employés peuvent trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. Personne n'a besoin de demander un dossier ou de se rendre dans le hall de la salle des dossiers pour lancer une recherche. Grâce à cette efficacité accrue, il n'est généralement pas nécessaire d'augmenter le personnel lorsque votre entreprise se développe.
Accès facile aux documents à la demande
L'accès aux documents à la demande ne fait pas que réduire vos coûts de main-d'œuvre. Il peut améliorer le moral des employés, réduire les erreurs et les défauts de communication et augmenter considérablement la satisfaction des clients.
Avec le bon système de gestion des documents, les employés peuvent trouver rapidement ce qu'ils cherchent, qu'ils travaillent sur un projet de recherche, qu'ils s'occupent d'un patient ou qu'ils soient au téléphone avec un client au sujet d'une commande.
Une meilleure conformité
La facilité d'accès aux documents - et tout ce qui l'accompagne - vous aide à respecter les exigences de conformité réglementaire. Voici quelques exemples de possibilités d'amélioration de la conformité qui se présentent lorsque vous investissez dans la gestion des documents :
- Une meilleure documentation. Lorsque les membres autorisés de l'équipe, les clients, les auditeurs et d'autres personnes ont accès à l'histoire complète d'une transaction ou d'un compte, il est plus facile de prouver la conformité ou de trouver les points sur lesquels vous n'avez pas été aussi prudent, afin que vous puissiez combler ces lacunes à l'avenir.
- Accès autorisé. Le meilleur logiciel de gestion de documents vous permet de contrôler qui a accès aux fichiers et crée même des journaux d'audit. Cela vous permet de vous assurer que les informations sécurisées sont réellement accessibles en cas de besoin ou de manière confidentielle.
- Contrôle des versions. Le contrôle des versions vous permet de savoir qui a modifié un document et quand il l'a fait. Vous pouvez voir comment et quand les documents ont été ajoutés, déplacés ou supprimés, ce qui vous aide à garantir l'exactitude et la conformité de vos dossiers.
Collaboration améliorée avec les équipes et les clients
Les systèmes de gestion de documents favorisent pleinement un environnement collaboratif, que les employés travaillent au bureau, à distance ou en déplacement. Un tiers des employés de bureau ayant déclaré qu'ils quitteraient probablement leur emploi si le travail à distance était supprimé à 100% après la pandémie, les systèmes qui garantissent la collaboration sans exiger que les personnes se trouvent dans le même espace sont essentiels.
Voici quelques exemples de la façon dont les logiciels de gestion de documents favorisent la collaboration :
- Les gens peuvent consulter des documents en même temps. Cela permet aux collègues de discuter des projets, des problèmes de comptes et d'autres sujets de la manière la plus efficace possible, que ce soit par téléphone, par vidéoconférence ou par chat.
- Les clients et les partenaires commerciaux peuvent consulter les documents sur la base d'autorisations. Vous pouvez mettre en place un accès limité pour les utilisateurs externes afin qu'ils puissent contribuer à un projet ou suivre l'évolution de la situation. Cela favorise la communication et la transparence, deux éléments qui contribuent à la satisfaction des clients.
Options d'automatisation pour améliorer le flux de travail
Les meilleures options de logiciel de gestion de documents incluent l'automatisation. Qu'il s'agisse de numérisation et d'indexation automatisées ou de la possibilité d'acheminer les documents à l'aide de flux de travail selon des règles prédéfinies, ces solutions accélèrent les processus courants et soulagent votre personnel des tâches manuelles fastidieuses. Vous pouvez, par exemple, automatiser les processus commerciaux courants tels que l'approbation des factures, l'intégration des employés et la conservation des documents.
Continuité des activités pour une plus grande tranquillité d'esprit
Si vous optez pour une gestion de documents basée sur le cloud, votre tranquillité d'esprit peut être énorme. Les meilleurs fournisseurs de gestion de documents utilisent un stockage de données redondant pour garantir un processus de reprise après sinistre rapide et complet. Même si votre entreprise est frappée par un ouragan, un incendie ou d'autres catastrophes naturelles, vos documents seront en sécurité et accessibles immédiatement.
Une meilleure sécurité globale des données
Lorsque vous investissez dans l'archivage sécurisé de documents, vous rendez les données plus accessibles à tous ceux qui devraient y avoir accès, tout en réduisant les risques que quelqu'un qui ne devrait pas voir vos documents y ait accès.
Quelques-uns des départements qui bénéficient de la gestion des documents
Les ressources humaines
Les RH ont des décisions cruciales à prendre, comme le choix des personnes à embaucher, l'amélioration du processus d'intégration et la meilleure façon de gérer les employés.
Les logiciels de gestion documentaire aident les responsables RH dans ces domaines critiques en automatisant la reconnaissance optique de caractères et la capture électronique des dossiers des employés, des fichiers RH et des documents commerciaux dans un référentiel central. À partir de là, les responsables RH peuvent créer des flux de travail simples pour gérer ces domaines critiques. Prenons ces exemples :
- La recherche des bons talents est facilitée par le fait que les candidatures, les formulaires et les e-mails sont stockés dans un endroit central pour être facilement récupérés par les décideurs, et que les informations circulent sans effort entre les membres de l'équipe.
- Le processus d'accueil des employés est amélioré car les responsables peuvent créer des flux de travail numériques pour toutes les nouvelles recrues. Par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement des informations de bienvenue et d'orientation.
Finance et comptabilité
Gagnez en efficacité dans les domaines de la finance et de la comptabilité, tels que les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et les audits financiers.
Comptes fournisseurs
Donnez un nouveau rythme aux comptes fournisseurs :
- capturant rapidement et facilement les factures papier et électroniques
- Affectant les documents à des structures de fichiers prédéfinies pour faciliter leur récupération.
- faisant correspondre automatiquement les factures aux bons de commande
- Fournissant des flux de travail efficaces pour le processus d'approbation.
- évitant les erreurs humaines, en réduisant la manipulation des factures et en éliminant la saisie manuelle des données.
Comptes clients
Accélérez les recouvrements en reliant les documents connexes au processus de commande afin de pouvoir créer et traiter les factures plus rapidement, et suivre et gérer les paiements. Vous pouvez, par exemple, combiner l'approbation du paiement avec les flux de travail de validation.
Audits financiers
Vous pouvez stocker un enregistrement complet et sécurisé de toutes les transactions commerciales, ce qui est utile lors d'un processus d'audit. Il s'agit notamment d'e-mails, de contrats et d'autres informations confidentielles. Accédez à ces informations historiques quand vous en avez besoin, sans délai.
Ventes et marketing
Selon une étude, "88 % des professionnels de la vente ne parviennent pas à trouver ou à afficher des documents commerciaux essentiels sur leur smartphone", ce qui allonge les cycles de vente et fait perdre des marchés.
Un système de GED résout ce problème en :
- Capturant les leads avec des formulaires web qui peuvent ensuite être acheminés vers la bonne équipe de vente.
- Stocker les documents commerciaux et marketing essentiels dans un référentiel numérique pour les retrouver.
- partageant les documents et informations pertinents avec les membres de l'équipe en toute sécurité.
Au final, vos employés sont responsabilisés, la productivité s'améliore et les ventes et le marketing fonctionnent mieux.
3 meilleures pratiques pour réussir avec votre solution de gestion documentaire
Il ne suffit pas d'acheter un système de gestion de documents et de l'utiliser dans votre entreprise pour bénéficier automatiquement de tous ces avantages. Assurez-vous de travailler avec votre fournisseur pour planifier une mise en œuvre solide qui inclut la formation et la communication pour votre personnel. Plus vous obtiendrez l'adhésion de vos employés, plus ils seront susceptibles d'utiliser le logiciel et de contribuer à l'obtention de certains de ces avantages.
Voici trois autres bonnes pratiques à prendre en compte :
1. Créez des procédures d'exploitation standard pour l'utilisation de votre système de gestion des documents.
Planifiez à l'avance, en décidant comment vous voulez que votre système de gestion de documents soit utilisé. Créez des procédures opérationnelles standard et des supports de formation auxquels les employés de tous niveaux peuvent se référer lorsqu'ils ont une question. Plus vos équipes seront cohérentes dans l'utilisation du logiciel, plus les avantages seront importants.
2. Capturez les documents dès que possible
Toutes les organisations ne peuvent pas se passer à 100 % de papier, mais les meilleurs résultats sont obtenus lorsque vous convertissez autant de documents que possible au numérique et que vous les capturez aussi près du "point d'entrée" que possible.
Par exemple, certains types de courrier devraient être ouverts et immédiatement numérisés et acheminés aux personnes concernées sous forme de documents numériques. Les flux de travail devraient permettre au personnel de transmettre les pièces jointes directement dans le système de gestion des documents, plutôt que de les obliger à imprimer les courriers électroniques.
3. Ne vous contentez pas d'imiter vos anciens processus papier
Une solution de gestion de documents offre la possibilité de faire beaucoup plus que ce que vous auriez pu faire avec des processus papier. Ne cherchez pas à créer des flux de travail qui imitent ce que vous faisiez avec le papier. Au contraire, réunissez les experts en la matière de votre organisation et concevez de meilleurs processus qui tirent pleinement parti des capacités numériques.
Comment mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents
Vous trouverez ci-dessous les trois principales étapes pour commencer à utiliser un logiciel de gestion de documents. Pour une mise en œuvre réussie, suivez les 7 meilleures pratiques essentielles de gestion des documents.
Identifier les bons flux de travail
La gestion de documents numériques convient le mieux aux flux de travail centrés sur les documents, comme ceux des secteurs d'activité déjà identifiés : finances, ventes et marketing, et RH. Il s'agit de flux de travail qui permettent généralement aux employés de passer de flux de travail manuels chronophages à des flux automatisés productifs.
Pour vous aider à identifier ces domaines, commencez par les plus courants qui génèrent généralement des gains de productivité substantiels, par exemple le traitement des factures, l'accueil des employés et la gestion des contrats.
Identifiez les points d'intégration
L'intégration est une proposition de valeur essentielle de tout GED. Une fois que vous avez défini vos flux de travail, trouvez les points d'intégration. Vous trouverez ci-dessous des exemples de points d'intégration dans ces trois flux de travail courants :
Approbation des factures
L'intégration avec un système comptable ou ERP garantit la cohérence des informations dans les deux systèmes et élimine les doubles saisies de données.
Accueil des employés
Les équipes de ressources humaines utilisent souvent un système de gestion du capital humain pour gérer les informations sur les employés et utilisent la bureautique pour s'assurer que les documents justificatifs sont capturés, acheminés, signés, complétés, approuvés et stockés avec les paramètres de confidentialité appropriés.
Gestion des contrats
La gestion des documents s'intègre aux outils qui font la vie des équipes juridiques et d'approvisionnement : Microsoft Office et Microsoft Outlook. Le succès des équipes de gestion des contrats dépend en grande partie d'un flux de travail structuré qui prend en charge une sécurité et un contrôle des versions solides.
Questions fréquentes sur la gestion des documents
Que fait un logiciel de gestion de documents ?
Les logiciels de gestion de documents capturent, gèrent, récupèrent et stockent des documents au format électronique. Il se définit comme la représentation numérique et le stockage sécurisé des documents afin que les entreprises puissent atteindre de nouveaux niveaux de rapidité, de précision et de transparence tout en créant une infrastructure d'information prévisible, fiable et reproductible.
Ces solutions doivent pouvoir s'intégrer à d'autres systèmes, notamment les systèmes de messagerie, d'ERP, de comptabilité ou de gestion de la relation client. Ces intégrations vous aident à développer et à automatiser les flux de travail qui impliquent des documents et permettent aux employés d'accéder aux documents selon les besoins pour effectuer leur travail.
Quelle est la différence entre la gestion de documents et la gestion de contenu d'entreprise ?
Si les logiciels de gestion de documents sont spécialisés dans la capture, le stockage et l'automatisation du flux de documents au sein des processus métier, la gestion de contenu d'entreprise (GCE) décrit des logiciels qui vont au-delà : la gestion de contenu Web, la gestion de contenu social et d'autres fonctionnalités d'entreprise entrent dans cette catégorie.
En général, la gestion de contenu d'entreprise est déployée dans les grandes entreprises, car les licences et la configuration sont compliquées, coûteuses et longues à déployer. Ainsi, la gestion électronique de documents ne convient pas aux petites et moyennes entreprises qui ont besoin d'une gestion documentaire de base.
Pourquoi ai-je besoin d'un logiciel de gestion de documents ?
Les logiciels de gestion de documents sont une solution incontournable pour la plupart des entreprises. Le papier, même s'il n'est pas complètement obsolète, est cher et difficile à entretenir. Il peut nécessiter un espace de stockage des fichiers coûteux. De plus, un employé doit classer le papier, et un autre membre du personnel doit passer du temps à le récupérer lorsqu'il a besoin de l'information. Le papier est également lié à des processus manuels qui contribuent à l'augmentation des coûts, à la diminution de l'efficacité et à la multiplication des erreurs. Les logiciels de gestion de documents, en revanche, vous offrent des options de stockage et de récupération numériques, un flux de travail automatisé, la sécurité des données et des mesures de conformité.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion de documents ?
Un plan de gestion de documents est une trace écrite de la manière dont vous gérez vos documents, qu'ils soient papier ou électroniques. Il peut comprendre les éléments suivants
- Où et comment les documents sont stockés
- Dans quelles circonstances les documents peuvent être archivés
- Dans quelles circonstances les documents peuvent être modifiés et comment vous gérez le contrôle des versions lorsque cela se produit.
- Dans quelles circonstances les documents peuvent-ils être supprimés et quelle trace de leur existence reste-t-elle ?
- Qui a accès aux différents documents
- Quelles personnes ont accès aux différents documents
- Comment fonctionnent les flux de documents ?
- Comment les documents sont capturés et entrent dans votre système
Quels types d'entreprises peuvent bénéficier d'un logiciel de gestion de documents ?
Presque toutes les entreprises peuvent bénéficier d'un certain type de système de gestion de documents. En matière de logiciels de gestion de documents, il existe des options adaptées aux entreprises de tous types de secteurs.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).