Les avantages de l'utilisation d'un système d'archivage et de gestion des stocks (2022) expliqués par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.

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Qu'est-ce qui se trouve au cœur de toute entreprise de commerce électronique basée sur des produits en pleine croissance ? Ce n'est pas votre présence en ligne ou une stratégie de médias sociaux géniale, mais votre système de gestion des stocks.

Au fur et à mesure que vous développez votre activité de commerce électronique en vous tournant vers de nouveaux canaux de vente et différents marchés, vos volumes de commandes augmentent, mais la complexité de l'exécution des commandes provenant de plusieurs canaux de vente augmente également. Si vous gérez encore vos stocks manuellement, il arrivera un moment où la situation passera de gérable à incontrôlable. 

La gestion manuelle des stocks entraîne toute une série de problèmes. Qu'il s'agisse de traiter séparément les commandes de chaque canal de vente ou de procéder à des vérifications manuelles régulières des stocks afin d'ajuster les niveaux de stock sur chaque plateforme, tout cela prend un temps considérable. Et ce temps serait mieux employé à développer votre entreprise. Le temps nécessaire pour rapprocher ces informations peut également entraîner un manque de visibilité sur les niveaux de stock en temps réel, des retards dans le réapprovisionnement lorsque les niveaux de stock sont bas, et donc des ruptures de stock et des ventes manquées.

Sans parler du risque d'erreurs humaines entraînant des problèmes tels que la survente, qui peut se traduire par des clients déçus, un gaspillage du budget marketing et une atteinte à la réputation, et qui pourrait entraîner votre suspension de certaines places de marché. Un autre risque potentiel est de passer à côté de précieuses ventes en ne réactivant pas automatiquement les annonces lorsque le produit est de nouveau en stock.     

La solution consiste à mettre en œuvre un système de gestion des stocks qui automatise le travail difficile à votre place.  

L'automatisation de cette partie essentielle de votre activité présente des avantages considérables. Dans cet article, nous allons examiner les principaux avantages de l'automatisation de la gestion des stocks et l'impact qu'elle peut avoir sur d'autres parties de votre entreprise. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'optimiser la gestion de la trésorerie de votre entreprise et d'augmenter la productivité des stocks.

Qu'est-ce que la gestion des stocks ? 

La gestion des stocks est un élément crucial de votre chaîne d'approvisionnement globale qui vous permet de suivre l'acquisition, le stockage et la vente de vos produits, à tout moment. 

Une fois que vous connaissez l'emplacement de chaque produit, vous avez également acquis la capacité de surveiller vos niveaux de stock à tout moment à un niveau précis et granulaire. 

Lorsque vous pouvez suivre automatiquement le volume de vos stocks et leur emplacement exact, la gestion de votre inventaire passe d'un processus manuel difficile à un élément essentiel de la stratégie de croissance de votre entreprise. 

Une fois qu'il est possible de maintenir des détails précis sur les stocks dans chaque canal de vente, vous pouvez utiliser ces informations pour prévoir la planification des stocks et automatiser le processus de réapprovisionnement, créant ainsi encore plus d'efficacité dans votre processus de gestion des stocks. Une fois que ces produits ont été achetés, vous pouvez également les suivre depuis votre fournisseur jusqu'à vos entrepôts (jusqu'à l'étagère exacte), et tout au long du processus d'exécution jusqu'au client, puis à travers le processus de retour. 

Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante ? 

La gestion des stocks vous permet de suivre vos niveaux de stock dans tous les entrepôts et à toutes les étapes du cycle d'inventaire (stock physique disponible, stock demandé aux fournisseurs et stock enregistré dans les commandes en cours) et de vous assurer que vous n'êtes jamais à court d'un produit. En même temps, il peut aider à prévenir le surstockage et le sous-stockage en prévoyant la demande sur la base des données de consommation. Il vous aide également à traiter les commandes plus rapidement et plus efficacement, ce qui peut vous faire gagner du temps et de l'argent.

En outre, l'utilisation d'un système de gestion des stocks permet d'éviter les ventes excessives, qui peuvent nuire à votre réputation. Enfin, un système de gestion des stocks peut vous aider à prendre de meilleures décisions concernant vos niveaux de stock et à améliorer l'efficacité globale de votre entreprise.

Avantages de l'utilisation d'un système de gestion des stocks

L'utilisation d'un logiciel pour un processus commercial clé tel que la gestion des stocks présente une multitude d'avantages, dont les suivants : 

Gestion automatisée des stocks 

L'automatisation est potentiellement le plus grand avantage d'un système de gestion des stocks. L'automatisation évite le risque d'erreur humaine, vous fait gagner des heures interminables et vous assure de ne pas faire d'erreurs. Il s'agit d'un système capable d'exécuter des tâches répétitives avec peu d'aide manuelle, une fois qu'un ensemble de règles a été mis en place. Il vous permet non seulement d'avoir une visibilité en temps réel sur vos niveaux de stock, mais aussi de mettre à jour automatiquement votre inventaire lorsqu'une vente est effectuée. Cette fonction est essentielle non seulement pour établir des prévisions précises, mais aussi pour offrir une bonne expérience au client en évitant la survente. La gestion automatisée des stocks vous donne également une visibilité en temps réel de l'endroit où se trouve votre stock, ce qui est essentiel, notamment si vous stockez votre stock en plusieurs endroits, comme un entrepôt et un magasin physique, ou si vous avez plusieurs canaux de vente.  

Prévision des stocks pour la préparation des fêtes et de la haute saison 

Lorsque les volumes de commandes augmentent considérablement en raison des fêtes ou d'événements survenant tout au long de l'année, comme une campagne de marketing importante menée par un influenceur, la quantité de stock dont vous disposez sera adaptée à la demande grâce à une prévision précise de la demande. Les données historiques et saisonnières peuvent également être utilisées pour comprendre les schémas de vente qui nécessitent des ajustements des niveaux de stock à différents moments de l'année. 

Prévenir les ruptures de stock et les ventes excessives 

La survente est un défi majeur pour les entreprises de commerce électronique en pleine croissance. Lorsque vous n'avez pas un contrôle précis de votre inventaire, il est très facile de manquer de produits sans le savoir, ce qui entraîne des ruptures de stock. Non seulement vos clients ne reviendront probablement pas, ce qui entraîne un gaspillage du budget marketing et des coûts d'acquisition de clients, mais vous pourriez également être suspendu de certaines places de marché. Un système de gestion des stocks gère simultanément les commandes et les stocks de tous vos canaux de vente, ce qui vous permet de savoir quand réapprovisionner vos stocks. 

Réduire les coûts des entreprises de commerce électronique

Les rapports avancés de gestion des stocks vous indiquent ce que vous avez en stock, de sorte que votre personnel d'entrepôt ne perd pas son temps à chercher des stocks qui ne sont pas réellement à l'entrepôt. Le processus de prélèvement, d'emballage et d'expédition est ainsi facilité, ce qui vous permet d'honorer davantage de commandes de la manière la plus efficace possible. 

Une autre façon d'économiser de l'argent est de ne pas commander une trop grande quantité d'un produit dont les volumes de vente sont faibles. Grâce à des données précises et à des rapports d'analyse, vous serez en mesure de comprendre clairement les produits que vos clients achètent. 

Une meilleure planification et prévision des stocks 

La précision des rapports et des informations est la clé de la réussite de toute entreprise. Un système logiciel qui s'intègre à tous les marchés et canaux de vente sur lesquels vous vendez, ainsi qu'aux fournisseurs de services d'expédition et de logistique tierce partie ( LTP ), garantira l'exactitude de toutes les informations et fournira une visibilité en temps réel de votre activité. Cela vous permettra de prendre de meilleures décisions commerciales, de prévoir et de planifier les stocks avec précision et, par conséquent, de réduire les coûts liés à la détention de stocks invendus ou au mauvais emplacement. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

Améliorer les opérations de la chaîne d'approvisionnement 

Les défis inattendus sont normaux lorsqu'il s'agit de la chaîne d'approvisionnement. Avec un système en place pour la gestion des stocks, les détaillants et les entreprises de commerce électronique peuvent établir plus efficacement une stratégie de diversification de la chaîne d'approvisionnement. En multipliant les fournisseurs, vous réduisez le risque de longs délais d'attente pour les produits si un fournisseur ne peut pas livrer à temps. Vous pouvez vous préparer bien avant une période spécifique, comme la haute saison, pour commander la bonne quantité de stock à un fournisseur et atténuer les problèmes éventuels. 

Ajoutez facilement de nouveaux canaux de vente 

Vous voulez essayer un nouveau canal de vente pour y référencer vos produits, comme une place de marché ? Un système de gestion des stocks simplifie l'ajout de nouveaux canaux car il centralise la gestion de vos stocks en un seul endroit, ce qui vous permet d'avoir une vue en temps réel de vos stocks, même s'ils sont vendus en plusieurs endroits. Des fonctions telles que la synchronisation de l'inventaire en temps réel et les prévisions sont encore plus essentielles au maintien du contrôle de l'inventaire lorsque votre stock peut être vendu dans plusieurs endroits à la fois.  

Techniques de gestion des stocks    

En matière de gestion des stocks, il n'y a pas de solution universelle. L'un des grands avantages de ce système est que vous pouvez choisir parmi une variété de techniques de gestion des stocks. Sélectionnez celle qui convient à votre entreprise pour vous concentrer sur la croissance.

Établir des niveaux de parité 

Les niveaux par sont également connus sous le nom de niveaux de réapprovisionnement automatique périodique. Ils vous permettent de fixer une quantité de stock qui doit être disponible en permanence. Lorsque vos niveaux de stock atteignent ce chiffre, il est temps de passer une nouvelle commande. Cela vous permet d'équilibrer le taux de demande standard pour des articles spécifiques avec le risque de survente. Le niveau de par pour les articles individuels varie, mais vous pouvez les calculer à l'aide d'une formule de point de commande en utilisant votre volume de ventes quotidien moyen et le délai d'approvisionnement et le numéro de stock de sécurité pour chaque produit de votre inventaire

Premier entré, premier sorti 

La technique du premier entré, premier sorti  permet de suivre l'ordre dans lequel les stocks sont comptabilisés puis expédiés. Cela peut contribuer à réduire les stocks obsolètes et vous aider à surveiller la valeur de vos stocks. Laisser des produits sur les étagères peut entraîner des écarts entre les valeurs du marché et la valeur de votre stock. La technique du premier entré, premier sorti permet d'aligner plus facilement vos prix et de réduire l'impact de l'inflation. C'est aussi une façon de gérer les produits ayant une date de péremption et de minimiser la durée de stockage de ceux-ci.  

Premier périmé, premier sorti 

Variante du principe premier entré - premier sorti, la technique du premier périmé - premier sorti consiste à expédier en premier les produits dont la date de péremption est la plus proche. Privilégiée par les entreprises qui vendent des produits périssables comme les cosmétiques, les produits pharmaceutiques, les aliments et les boissons, cette technique garantit que vous vous retrouverez rarement avec des produits périmés invendables dans vos stocks. Pour être efficace, cette technique doit être associée à un système de gestion des stocks capable de suivre les dates de péremption. 

Juste à temps

La technique du juste à temps (JAT) est parfois appelée fabrication allégée. Son principe est d'accroître l'efficacité et de réduire les coûts en ne commandant et en ne recevant des stocks que lorsque cela est nécessaire. Le JAT permet de réduire les coûts de détention des stocks et de diminuer la dépendance à l'égard du stockage. Cette technique est populaire auprès des entreprises de commerce électronique qui créent des produits personnalisés. Elle ne convient cependant pas à tout le monde, car elle ne laisse qu'une faible marge d'erreur, ce qui peut créer des problèmes d'exécution des commandes. 

Analyse ABC 

La demande de différents produits est rarement répartie de manière égale entre tous vos stocks. La technique de l'analyse ABC vous permet d'en tenir compte en classant vos produits en trois catégories : A, B et C. Cette classification peut être basée sur la demande, la valeur ou l'importance des coûts. Le fait de répartir votre stock en différentes classifications vous permet d'établir un ordre de priorité pour la commande d'articles spécifiques que vous avez identifiés comme prioritaires. 

Élaborez un plan d'urgence 

Si les dernières années ont appris quelque chose aux entreprises de commerce électronique, c'est qu'il faut se préparer à l'inattendu. Un pic inattendu des ventes en ligne dû à une pandémie mondiale entraînant la fermeture des magasins physiques ? Des problèmes de chaîne d'approvisionnement dus à un cargo bloquant l'une des plus importantes routes maritimes ? Votre entreprise survivrait-elle à une hausse soudaine des ventes que vous ne pourriez pas satisfaire, ou à une demande des clients pour des produits que vous ne pourriez pas vous procurer ? Il est essentiel pour la survie de votre entreprise de disposer de stratégies d'atténuation, comme des fournisseurs alternatifs ou la capacité de faire pivoter vos opérations vers différents canaux de vente.    

Gérer les stocks excédentaires et les stocks morts 

Le terme "stock mort" désigne les produits qui occupent un espace d'entreposage précieux et entraînent des coûts supplémentaires, bien qu'ils aient été retirés de la vente aux clients. Ces produits sont des stocks morts parce qu'ils peuvent être périmés ou ne pas avoir la qualité que les clients attendent. 

Un stock excédentaire est un stock trop important, ce qui entraîne un stock mort. Un stock excédentaire se produit lorsque vous n'avez pas la visibilité nécessaire sur vos ventes et vos niveaux de stock pour pouvoir prévoir avec précision vos niveaux de stock. Un système de gestion des stocks avec une visibilité en temps réel vous permet de prévoir quand et où déplacer les produits sur différents marchés ou canaux de vente afin d'éviter l'accumulation de stocks excédentaires. Ceci est particulièrement important pour la vente sur les places de marché, car un stock à faible rotation détenu par la place de marché peut entraîner une augmentation des coûts de stockage ou des pénalités. 

Indicateurs clés de performance pour la gestion des stocks 

Pour améliorer les flux de travail et la planification des stocks, vous devez veiller à établir des rapports sur les indicateurs clés de performance importants pour l'entreprise. 

Pourquoi avez-vous besoin d'un système de gestion des stocks ?

Comme nous l'avons mentionné, un système de gestion des stocks rationalisera l'ensemble du processus de commerce électronique en arrière-plan pour vous. Ainsi, plutôt que de mettre à jour manuellement chaque canal de vente avec vos niveaux de stock, vous pouvez facilement les synchroniser tous ensemble et laisser le logiciel de gestion des stocks faire tout le travail pour vous. 

Par exemple, lorsqu'un client achète un article sur l'un des canaux sur lesquels vous vendez (comme Amazon ou eBay), ces articles seront automatiquement déduits de vos niveaux de stock sur toutes les plateformes. Cela signifie que vous n'aurez plus jamais à vous soucier d'une vente excessive et que vous pourrez vous concentrer sur d'autres aspects de votre activité.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, est un système centralisé qui permet aux entreprises de réduire les coûts de transport grâce à une meilleure planification et de diminuer des dépenses imprévues.

Intégrer un système de gestion des stocks dans votre pile technologique de commerce électronique 

La facilité d'intégration avec les autres outils de commerce électronique que vous utilisez devrait être l'une des caractéristiques les plus importantes que vous recherchez lorsque vous choisissez un système de gestion des stocks. Vous avez des canaux de vente, des systèmes de gestion de la relation client, des logiciels de service client et des fournisseurs de services logistiques et d'exécution des commandes que vous utilisez pour vous aider à gérer votre entreprise. Plus un logiciel de gestion des stocks peut prendre en charge d'intégrations, plus il sera efficace pour les opérations de votre commerce électronique. 

Caractéristiques du système de gestion des stocks 

Les avantages de faire appel à un système de gestion des stocks sont plutôt évidents. Le logiciel de gestion des stocks vous permet de saisir toutes les opportunités de revenus en connectant et en automatisant vos opérations de commerce électronique à l'aide d'une série de fonctionnalités avancées. 

Actualisez l'inventaire en temps réel 

Des données granulaires en temps réel vous permettent de mettre à jour vos niveaux de stock à la seconde où une commande est traitée. 

Rapports et analyses 

L'accès à des informations sur l'historique des ventes ou les tendances saisonnières vous permet de maximiser vos ventes potentielles. Prévoyez la demande de produits spécifiques à l'aide de fonctions de rapport et de mesures des stocks pour mieux comprendre vos schémas de vente. De telles données vous permettent de prendre des décisions stratégiques qui vous aident à garder une longueur d'avance sur la concurrence.  

Planification de la demande

Prévoir la demande de produits spécifiques peut sembler être une capacité à lire l'avenir. Mais avec le bon système de gestion des stocks, ce n'est pas si compliqué. Il existe de nombreuses techniques différentes pour prévoir la demande, notamment les séries chronologiques et les prévisions occasionnelles. La bonne nouvelle est qu'il est possible de contrôler efficacement votre stock et de maximiser votre rentabilité en utilisant la planification de la demande avec un logiciel de gestion des stocks robuste.   

Empêchez les ventes excessives

Empêchez les ventes excessives en surveillant les données de consommation en temps réel sur chacun de vos canaux de vente. En synchronisant vos commandes et vos stocks, vous aurez une image précise de vos niveaux de stock. Optimiser votre gestion des stocks de cette manière permet également de réduire le risque de surstockage et de sous-cotation, ce qui, au final, contribue à améliorer l'expérience client et à maintenir votre réputation auprès des marketplaces.   

Automatisez le processus de commande d'achat

Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs fait une énorme différence. Vous pouvez instantanément rationaliser votre gestion des stocks en stockant les informations essentielles sur chacun de vos fournisseurs dans un emplacement central. Suivez et gérez l'ensemble de la chronologie des commandes individuelles à partir d'un tableau de bord central pour une facilité d'utilisation optimale.  

Suivi des stocks 

Sachez exactement où se trouve votre stock, même si vous stockez des produits dans différents endroits, au niveau national et international. Cela réduit considérablement le temps nécessaire au suivi manuel des produits individuels dans votre chaîne d'approvisionnement. Le suivi de vos stocks permet également de réduire les frais d'expédition et les délais d'approvisionnement des fournisseurs, ce qui signifie que vous pouvez maintenir des niveaux de stock plus bas et réduire vos coûts d'entreposage. 

Transformez votre entreprise avec le bon logiciel de gestion des stocks.

Exploitez la puissance du bon logiciel de gestion des stocks pour le commerce électronique - et vous pourrez réduire les coûts, augmenter la rentabilité et améliorer l'efficacité, tout à la fois. L'automatisation de la gestion de vos stocks vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur le marketing et la croissance, tout en vous donnant une visibilité totale sur les données relatives à vos ventes et aux mouvements des stocks, afin de repérer les opportunités de vente ou d'atténuer les problèmes de stock avant même qu'ils ne surviennent. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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