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Embaucher votre premier employé est une tâche passionnante, mais qui peut aussi être décourageante. Un employé peut apporter de nouvelles compétences, une nouvelle perspective et la largeur de bande nécessaire pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur, mais le processus d'embauche peut être difficile à gérer sans expérience de l'embauche ou sans une équipe de RH spécialisée.
Nous vous présentons ci-dessous le processus d'embauche de votre premier employé, du début à la fin, en commençant par la détermination de vos besoins et le recrutement de candidats de qualité, jusqu'à l'embauche de la bonne personne pour votre entreprise en pleine croissance.
Est-il temps d'embaucher votre premier employé ?
Pour vous aider à décider si c'est le bon moment d'embaucher votre premier employé, définissez un rôle potentiel en dressant une liste des tâches de routine qui doivent être accomplies quotidiennement et hebdomadairement, des projets spéciaux à venir qui nécessitent un ensemble de compétences spécifiques et de tout travail qu'un employé potentiel pourrait faire pendant la semaine lorsque tout le reste est terminé.
Lorsque vous avez une liste d'au moins 20 heures par semaine de tâches courantes et plusieurs projets prévus, il est peut-être temps d'envisager d'embaucher votre premier employé. Voici quatre étapes pour vous aider à embaucher la bonne personne pour votre entreprise :
1. Préparez le processus d'embauche
Il y a quelques tâches de préparation et de ménage à prendre en compte avant de commencer le processus d'embauche, notamment le budget et les obligations légales. Voici ce que vous devez prendre en compte avant de publier votre offre d'emploi :
Décidez de ce que vous pouvez vous permettre
L'embauche de votre premier employé coûte souvent plus que son seul salaire. En tant qu'employeur, vous pouvez être tenu de payer les charges sociales de l'État, les cotisations de chômage et l'indemnisation des travailleurs, ainsi que d'autres dépenses comme l'équipement, l'espace de travail et les avantages sociaux.
Demandez-vous s'il est plus judicieux d'embaucher un employé à temps plein, à temps partiel ou sous contrat. Un entrepreneur indépendant peut aider à réaliser des projets spécifiques sur une base temporaire avec peu de frais généraux. Cependant, un employé permanent aura un sens plus aigu de la loyauté envers l'entreprise et un engagement à long terme envers votre vision.
Occupez-vous de vos obligations légales
Bien que cela puisse sembler intimidant, les aspects juridiques de l'embauche d'un nouvel employé se résument à remplir quelques formulaires et à respecter certaines réglementations.
Voici quelques étapes à considérer pour embaucher un nouvel employé à temps plein :
- Obtenez un EIN (numéro d'identification de l'employeur) auprès des services fiscaux.
- Inscrivez-vous au système d'enregistrement des nouveaux employés de votre État.
- Obtenez les documents nécessaires pour retenir l'impôt fédéral sur le revenu sur le salaire de votre nouvel employé.
- Préparez le formulaire I-9 pour vérifier l'admissibilité de votre nouvel employé au travail.
- Déterminez si vous devez souscrire une assurance contre les accidents du travail dans votre État.
- Mettez en place un système de paie.
Préparez-vous pour votre premier employé
- Déterminez le salaire et la classification. Combien allez-vous payer votre nouvel employé ? Fixez un salaire compétitif en recherchant la fourchette de salaire moyenne pour les emplois dans votre région. Ensuite, choisissez entre exempté ou non exempté en vertu de la loi sur les normes de travail équitables.
- Mettez en place des avantages sociaux. Envisagez de mettre en place un ensemble d'avantages sociaux, notamment une assurance maladie, des plans de retraite, une participation aux bénéfices, un congé parental, etc.
- Créez un manuel de l'employé. Avant de procéder à votre première embauche, élaborez les politiques et procédures de votre entreprise, y compris le code de conduite des employés, les politiques de santé et de sécurité, le code vestimentaire, les règles de présence, les congés payés, etc. Voici un modèle de manuel de l'employé pour vous aider à démarrer.
- Mettez en place un système de classement des employés. Vous aurez besoin d'un dossier pour votre nouvel employé afin de garder une trace de tous les documents, dossiers et formulaires importants pour son travail.
2. Attirer les bons candidats
Il s'agit ensuite d'inciter les bons candidats à postuler pour votre poste vacant, en commençant par déterminer qui vous recherchez et en transformant cette liste de souhaits en une description de poste convaincante.
Imaginez votre candidat idéal
Avant de publier votre offre, notez les caractéristiques, les compétences et les qualifications que vous recherchez chez votre candidat idéal. Ces attributs vous aideront à rédiger une description de poste qui attirera les candidats les plus qualifiés pour votre rôle. Par exemple, vous pouvez imaginer votre premier employé comme étant une personne autonome avec une mentalité de croissance. L'identification précoce de ces qualités vous aidera à repérer le candidat idéal lorsqu'il sera assis en face de vous.
Créez une description de poste convaincante
Pour les petites entreprises, il est essentiel de bien rédiger l'offre d'emploi afin de se démarquer parmi les grands concurrents. Commencez par un résumé engageant du rôle et décrivez clairement ce que le poste implique. Pour attirer les candidats qui aiment travailler dans de petites entreprises, expliquez que vous recrutez votre premier employé et que vous êtes enthousiaste à l'idée de développer votre entreprise.
Trouvez les meilleurs talents pour votre poste ouvert en incluant les éléments suivants dans votre description de poste :
- Titre exact du poste
- Présentation de votre entreprise
- Principales fonctions et responsabilités du poste
- Compétences requises et préférées
- Conditions de travail (par exemple, environnement, exigences physiques, déplacements)
- Salaire ou fourchette de salaire (facultatif)
- Avantages sociaux ou autres.
Nous avons compilé des exemples de descriptions de poste pour plus de 600 emplois afin de vous aider à attirer les candidats les plus qualifiés.
3. Identifiez vos meilleurs candidats
Une fois que vous avez attiré plusieurs candidats à votre offre d'emploi, il est temps de les présélectionner pour déterminer qui doit avancer dans le processus d'embauche.
Effectuez une présélection avant l'embauche
Déterminez quels candidats répondent à vos exigences de base et au niveau de compétences souhaité :
- examinant les curriculum vitae ainsi que les lettres de présentation
- effectuant des entretiens téléphoniques de 15 à 30 minutes
- communiquant avec les candidats par courriel
- faisant passer des tests de pré-embauche aux candidats
Interviewer les candidats prometteurs
Au cours de l'entretien, posez des questions qui révéleront si la vision de votre candidat correspond à la vôtre, ainsi que des questions plus générales pour savoir comment il réagit dans des situations difficiles, ce qui le motive et s'il a la capacité de créer de la valeur pour l'entreprise.
Recherchez les qualités et attitudes suivantes dans les réponses de votre candidat :
- Flexibilité
- cran et résilience
- la passion
- adéquation culturelle
- Polyvalence
- Sens de la responsabilité
- Esprit de compétition
Vérifiez les références de vos candidats
En appelant les références de vos meilleurs candidats, vous aurez l'occasion d'évaluer leur honnêteté, leur capacité de collaboration et leur aptitude à faire le travail. Au-delà des CV et des entretiens, parler à quelqu'un qui a travaillé directement avec vos candidats vous permettra de savoir s'ils conviennent ou non à votre entreprise.
4. Intégrez votre meilleur candidat
Lorsque vous avez trouvé le meilleur candidat, il est temps de lui proposer le poste et de l'accueillir dans votre entreprise et dans ses nouvelles fonctions. Découvrez comment démarrer du bon pied :
Envoyez une lettre d'offre
Après avoir fait une offre verbale à votre meilleur candidat, envoyez une lettre d'offre d'emploi officielle. Votre lettre d'offre doit expliquer les conditions d'emploi et inclure les détails du poste, tels que :
- le titre du poste
- la date d'entrée en fonction
- la rémunération
- les avantages sociaux
- Date limite pour accepter/décliner l'offre
- Déclaration de disponibilité
Accueillir votre nouvelle recrue dans l'équipe
Une expérience d'accueil exceptionnelle prépare votre nouvel employé à réussir dans ses premiers jours, semaines, mois et au-delà. Elle leur donne également les outils dont ils ont besoin pour commencer à avoir un impact immédiat. Pour aider votre première recrue à se sentir autonome dans son nouveau rôle, pensez à planifier son premier mois en détail. En lui proposant des objectifs spécifiques et des attentes claires, vous pourrez mesurer sa réussite et lui donner un objectif à atteindre.
Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de l'embauche de votre premier employé, qu'il s'agisse de déterminer votre budget, de vous acquitter de vos obligations légales ou de trouver et d'embaucher la bonne personne pour vous aider à développer votre entreprise. Mais en suivant ces étapes (et en vérifiant auprès d'un professionnel du droit), vous pouvez vous assurer de couvrir toutes les bases pour faire la bonne première embauche.
Le plus intéressant, c'est qu'une fois que vous avez embauché votre premier employé, il est souvent beaucoup plus facile d'embaucher le deuxième, le troisième, le quatrième et les suivants pour constituer une équipe formidable.
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