WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Cependant, il s'agit d'une méthode souvent négligée et utilisée uniquement pour répondre aux exigences d'un plan de gestion de projet. Mais s'il est mis en pratique, le suivi du projet peut aider les chefs de projet et leurs équipes à prévoir les risques et les obstacles potentiels qui, s'ils ne sont pas traités, pourraient faire dérailler le projet. Il permet de clarifier les objectifs du projet, de relier les activités aux objectifs, de fixer la cible, de rendre compte de l'avancement du projet à la direction et de la tenir informée des problèmes qui surviennent pendant la mise en œuvre du projet. Il soutient et motive la direction à achever le projet dans le respect du budget et des délais.  

Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi d'un projet consiste à suivre toutes les mesures liées au projet, y compris les performances de l'équipe et la durée des tâches, à identifier les problèmes potentiels et à prendre les mesures correctives nécessaires pour s'assurer que le projet respecte la portée, le budget et les délais fixés.  En termes simples, le suivi de projet consiste à superviser toutes les tâches et à garder un œil sur les activités du projet pour s'assurer que le projet est mis en œuvre comme prévu.

Le processus de suivi du projet commence pendant la phase de planification du projet. Au cours de cette phase, il est important de définir à quoi ressemblera la réussite du projet et comment les objectifs peuvent être mesurés à l'aide d'indicateurs de performance clés ( ICP ).

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantages aux organisations la planification des activités du projet selon une structure quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, la gestion efficace des différentes équipes, le suivi de la progression du travail, la coordination transparente des équipes.

Pourquoi le suivi du projet est-il important ?

Lorsque les gestionnaires de projet prennent des décisions importantes sans données vérifiées, c'est comme s'ils se lançaient à l'aveuglette. Vos décisions seront basées sur très peu de preuves, voire aucune, et l'action risque de ne pas être très efficace et de n'être qu'une perte de temps et de ressources.  L'obtention d'une certification vous aidera à évoluer et à devenir un chef de projet orienté objet performant.  

C'est pourquoi il est important de suivre les projets avec diligence et d'utiliser les données recueillies pour prendre des décisions intelligentes. Voici quelques questions auxquelles le suivi de projet permet de répondre :

• Les tâches sont-elles exécutées comme prévu ?
• Ces tâches ont-elles des conséquences imprévues ?
• Quelles sont les performances de votre équipe à une période donnée ?
• Quels sont les éléments du projet qui doivent être modifiés ?
• Quel est l'impact de ces changements ?
• Ces actions vous conduiront-elles aux résultats escomptés ?

Les outils et technologies automatisés peuvent simplifier le processus fastidieux du suivi de projet. La plupart des chefs de projet ont déjà adopté des outils de gestion de projet pour déléguer les tâches et suivre leurs projets. Cependant, le suivi d'un projet est un processus complexe et il n'existe que quelques applications de gestion de projet capables de répondre aux besoins des chefs de projet en se concentrant sur les tâches individuelles et l'efficacité de l'équipe.

Types de suivi de projet :

Le suivi de projet peut être réalisé par le biais de :

• Des réunions du personnel, qui peuvent être organisées sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
• Les réunions des partenaires, les forums d'apprentissage ( discussions de groupe, enquêtes) ou les retraites.
• Des examens participatifs par les parties prenantes.
• des missions de suivi et de supervision qui peuvent être effectuées par le bénéficiaire lui-même, par un donateur ou conjointement.
• Statistiques ou rapports d'avancement

Comment mettre en œuvre le suivi et le contrôle de projet dans les projets ?

Voici les étapes à suivre pour mettre en œuvre le suivi et le contrôle de projet (SCP) dans les projets :

1. Surveiller les paramètres de la planification du projet : Il faut surveiller les paramètres du projet tels que l'effort, le coût, le calendrier, l'échéancier, etc. Il est de la responsabilité d'un chef de projet de suivre ces paramètres tout en travaillant sur un projet.

2. Contrôler les engagements : En tant que chef de projet, vous devrez suivre les engagements des différentes parties prenantes du projet. Les parties prenantes peuvent être n'importe qui : les membres de l'équipe, la direction, les pairs, les vendeurs ainsi que les clients.

3. Surveiller les risques du projet : Il est important de garder une trace de tous les risques qui peuvent être impliqués dans le projet. Il existe différents types de risques qui peuvent être impliqués dans un projet, y compris le processus, les personnes, la technologie, les outils, etc.

4. Suivi de la gestion des données : Garder la trace de tous les éléments de configuration, ce qui inclut les logiciels, le matériel et la documentation du projet.

5.     Suivi de l'implication des parties prenantes : En tant que chef de projet, il est important que vous suiviez la manière dont toutes les parties prenantes sont impliquées dans le projet. Cela peut se faire par le biais de différents types de réunions, de rapports d'état, etc.

6. Gérer les revues d'avancement : Conduisez et gérez les revues d'avancement du projet à l'aide de différentes techniques, notamment l'avancement du travail des membres de l'équipe, les réunions avec le client, les revues des étapes clés, etc. Sur la base de ces activités, divers rapports d'état sont créés, qui sont également partagés avec les parties prenantes.

7. Gérer les actions jusqu'à la clôture : Sur la base de l'avancement du projet, il est important de prendre des actions correctives pour contrôler l'avancement du plan de projet.  Ces actions correctives sont ensuite suivies par les chefs de projet jusqu'à la clôture du projet ou jusqu'à ce que l'avancement soit sous contrôle.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de faire fonctionner ensemble la conception et l’exécution du projet.

Pourquoi un suivi de projet ?

Le suivi du projet a plusieurs objectifs. Il met en évidence les problèmes qui se produisent ou qui pourraient se produire pendant la mise en œuvre du projet et qui exigent des solutions pour une progression plus harmonieuse du projet. Un suivi efficace permet de savoir si les résultats escomptés sont atteints comme prévu, quelles actions sont nécessaires pour atteindre les résultats escomptés pendant l'exécution du projet, et si ces initiatives ont un impact positif sur l'exécution du projet.

• Évaluer les résultats du projet : Pour savoir si les objectifs sont atteints et si les changements souhaités sont réalisés.
• Pour améliorer la planification des processus : Elle permet de mieux s'adapter aux facteurs contextuels et de risque qui affectent le processus de recherche, comme les dynamiques sociales et de pouvoir.
• Pour promouvoir l'apprentissage : Il vous aidera à apprendre comment les différentes approches de la participation influencent les résultats.
• Pour comprendre les perspectives des parties prenantes : En participant directement au processus de suivi et d'évaluation, apprenez à connaître les personnes impliquées dans le projet de recherche. Comprenez leurs valeurs et leurs points de vue, et concevez des méthodes pour résoudre les conflits d'opinions et d'intérêts.
• Assurer la responsabilité : Évaluer si le projet a été exécuté de manière efficace, appropriée et efficiente, afin de pouvoir en rendre compte.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, aide les organisations à gérer des projets beaucoup plus complexes, à obtenir une vue d'ensemble instantanée de l'état d'avancement du projet, des tâches associées et des délais correspondants.

3 façons de suivre et de replanifier un projet

On dit que les projets ne se déroulent jamais comme on l'avait prévu. Il faut donc être prêt à apporter des modifications si nécessaire. Vous pouvez également opter pour l'approche suivante en trois étapes :

1. Vérifiez et comprenez l'état d'avancement du projet : Avant de commencer à replanifier votre projet, vous devez être sûr de l'état actuel et du statut du travail. Il est utile d'organiser une réunion de toute l'équipe pour connaître les mises à jour du travail en cours, les tâches à venir et les problèmes. Reconnaissez également les étapes importantes lors de cette réunion.

2. Recherchez et gérez les exceptions : Restez à l'affût des exceptions telles que les risques, les problèmes et les demandes de changement. Les problèmes en suspens devront être résolus afin de lever les obstacles, et un plan d'atténuation des risques devra être élaboré.

3. Re-planifiez le projet : Vous avez une idée de la manière de replanifier le projet. Les étapes suivantes vous aideront à le faire :

• Maintenez à jour les documents importants du projet, notamment la charte du projet.
• Partagez le nouveau plan avec les actionnaires.
• Réaffectez le travail en fonction de la demande. Communiquez avec les membres de l'équipe concernant les nouvelles affectations et envoyez-leur des rappels automatiques.
• Si nécessaire, effectuez des changements sur le site du projet avec les rapports et les tableaux de bord mis à jour.
• Suivi en temps réel des performances de l'équipe 

• Rapports d'état et de progression réguliers

Gestion des ressources humaines : Éléments à prendre en compte, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Qu'est-ce que la gestion des ressources humaines ?

La gestion des ressources humaines, ou GRH, est le rôle principal d'un département des ressources humaines qui se concentre sur le recrutement, l'embauche, l'intégration, la gestion et l'orientation des employés. Le département des ressources humaines a un large éventail de responsabilités qui s'articulent autour du développement de programmes et de processus qui améliorent les performances et l'environnement de travail de l'entreprise.

Le succès opérationnel global de l'organisation dépend de la capacité du département de gestion des ressources humaines à gérer les talents, à fournir des conseils juridiques, à encadrer, à guider, à former, à effectuer des tâches administratives et à identifier les outils qui contribueront positivement à l'entreprise.

Par conséquent, il incombe souvent à de nombreux départements de ressources humaines de favoriser la culture et de développer la mission globale d'une organisation. Ils le font en créant des protocoles pour le développement efficace de l'organisation ainsi que des équipes et des départements qui en font partie. Lorsque cela est fait correctement, cela inspire et responsabilise les employés en leur permettant d'investir dans une organisation et de se transformer en membres précieux qui contribuent activement à sa mission et à ses valeurs.

Titres des professionnels des RH

Il existe de nombreux rôles au sein du département des ressources humaines qui s'accompagnent de leur propre série de responsabilités et de titres. En voici quelques exemples :

• Assistant RH : l'un des postes de premier échelon dans un département RH, les assistants RH fournissent une assistance administrative, telle que la correspondance et les tâches organisationnelles, aux membres supérieurs du personnel RH.
• Spécialiste RH : Ces professionnels se concentrent sur un ou plusieurs aspects différents du département, tels que les négociations, le placement ou les avantages.
• Généraliste RH : Au lieu de se spécialiser dans un ou plusieurs aspects des ressources humaines, le généraliste RH a un large éventail de tâches qui couvrent la plupart des fonctions du département.
• Recruteur : Il s'agit souvent de professionnels tiers ou de membres internes d'une organisation qui fonctionnent en dehors du département des ressources humaines et travaillent en étroite collaboration avec les professionnels des RH pour trouver les candidats idéaux et pourvoir les postes vacants au sein d'une organisation.
• Administrateur RH : Les administrateurs RH sont généralement des employés de niveau intermédiaire qui s'occupent de diverses responsabilités, notamment la paie, le recrutement, la formation et les avantages sociaux des employés.
• Directeur des RH : Ce rôle consiste à élaborer et à superviser les diverses politiques et réglementations qui sont instituées pour chaque service et chaque employé, comme les congés payés et les avantages sociaux.
• Recruteur principal : Les recruteurs peuvent accéder au poste de recruteur principal, qui comporte des responsabilités similaires, mais avec un salaire plus élevé et un titre qui reflète leur expertise en matière d'évaluation des besoins d'une organisation et de recherche de candidats exceptionnels pour le poste et l'entreprise.
• Directeur des ressources humaines : En tant que membre principal du service des ressources humaines, le directeur des RH relève généralement directement de la direction et s'efforce de maintenir une organisation rentable, productive et compétitive.
• Responsable du recrutement : L'un des postes les plus élevés qu'un recruteur puisse occuper, ces personnes supervisent l'ensemble du processus de recrutement en s'assurant que les candidats sont qualifiés et compatibles.
• Vice-président (VP) des RH : Le vice-président des RH est responsable du maintien des opérations et de la rentabilité d'un service des RH. Pour ce faire, il supervise et consulte la direction afin d'élaborer de meilleures stratégies de dotation en personnel.
• Directeur des ressources humaines : Le directeur des ressources humaines, qui occupe le poste le plus élevé au sein d'un service des ressources humaines, crée des stratégies qui soutiennent et orientent l'organisation. Bien que l'étendue de leurs responsabilités soit vaste, ils se concentrent spécifiquement sur la performance organisationnelle, la gestion des changements, la gestion des talents et la planification de la relève.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

Responsabilités importantes pour les professionnels des RH

Les postes de gestion des ressources humaines sont susceptibles d'inclure une variété de fonctions et de responsabilités. Les domaines les plus couramment couverts sont :

• L'embauche et la dotation en personnel : L'une des principales responsabilités des ressources humaines est d'identifier et d'embaucher des candidats de qualité. Il peut s'agir aussi bien de rechercher activement des professionnels qui ne se sont pas renseignés sur l'entreprise que d'évaluer les candidats aux offres d'emploi pour identifier le meilleur candidat.
• Utilisation et développement des employés : Un élément clé des entreprises prospères est l'utilisation des employés dans les rôles qui leur conviennent le mieux et le développement des employés pour qu'ils occupent de nouveaux postes plus avancés. Les professionnels des ressources humaines jouent souvent un rôle essentiel dans la supervision de ces initiatives de développement.
• Évaluation des employés : Fournir un retour d'information au personnel est un moyen efficace de guider le comportement des employés et de le façonner pour qu'il réponde aux objectifs plus larges de l'entreprise. En plus de la supervision directe des chefs d'équipe, le personnel des ressources humaines supervise les évaluations annuelles du personnel afin de créer un cadre pour une évaluation formelle et la fixation d'objectifs avec les employés.
• Maintien du personnel : Les ressources humaines participent à la gestion du personnel, que ce soit pour les promotions internes ou les licenciements. Ces tâches sont souvent accomplies en collaboration avec des cadres supérieurs d'autres départements.

Chacune de ces tâches joue un rôle crucial en aidant une entreprise à trouver et à conserver ses employés les plus précieux afin de maximiser la production et les bénéfices.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer la structure des salaires, les déclarations fiscales, les dossiers des employés, les données de présence, les rémunérations et les comptes bancaires de chaque employé.

Questions fréquemment posées sur la gestion des ressources humaines

Voici quelques questions fréquemment posées sur la gestion des ressources humaines :

Pourquoi la gestion des ressources humaines est-elle importante pour une organisation ?

Les professionnels des ressources humaines sont chargés de veiller à ce que le personnel d'une entreprise soit organisé et préparé, dans le but d'améliorer sensiblement la productivité de l'entreprise. En maintenant le moral de l'entreprise à un niveau élevé et en réglant les conflits internes de manière professionnelle, les responsables des ressources humaines aident l'entreprise à recruter et à conserver les meilleurs travailleurs.

Quelles sont les principales qualifications à rechercher chez les membres de l'équipe des ressources humaines ?

Le personnel des ressources humaines doit posséder les compétences et les connaissances suivantes :

• Connaissance des lois et politiques locales, étatiques et fédérales en matière d'emploi.
• Connaissance des meilleures pratiques en matière de ressources humaines, de recrutement et de formation.
• Maîtrise des logiciels de GRH
• Organisation et gestion du temps
• Compétences en communication interpersonnelle

Qu'est-ce qu'un rapport sur l'état d'un projet en suivi-évaluation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Rapports sur l'état des projets

Un rapport sur l'état d'un projet est un document qui décrit l'état d'avancement d'un projet pendant une période donnée et le compare au plan du projet. Les gestionnaires de projet utilisent les rapports d'état pour tenir les parties prenantes informées de l'avancement du projet et surveiller les coûts, les risques, le temps et le travail. Les rapports d'état du projet permettent aux gestionnaires de projet et aux parties prenantes de visualiser les données du projet au moyen de tableaux et de graphiques.

Les rapports d'état du projet sont établis de manière répétée, à chaque phase de l'exécution du projet, afin de respecter le calendrier et de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Le rapport d'état d'un projet comprend généralement les éléments suivants :

• Le travail qui a été effectué
• Le résumé du budget et du calendrier du projet
• une liste des mesures à prendre
• les problèmes et les risques éventuels, ainsi que les mesures prises pour les résoudre.

La véritable valeur d'un rapport sur l'état d'un projet ne se limite pas à son utilisation comme canal de communication. Il fournit également un historique documenté du projet. Vous disposez ainsi de données historiques qui vous permettront d'éviter les faux pas et les goulots d'étranglement lors de la prochaine planification d'un projet similaire.

Les rapports sur l'état d'un projet couvrant de nombreux sujets, leur création prenait historiquement beaucoup de temps. Heureusement, les logiciels de gestion de projet modernes accélèrent le processus de création de rapports, qui est d'une importance capitale. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de collecter et d'analyser des données, et de déterminer si un projet/programme a atteint ses objectifs.

Comment rédiger un rapport d'état de projet

La rédaction d'un rapport d'état de projet est une tâche essentielle de la gestion de projet. Que vous en produisiez un chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre, les étapes sont essentiellement les mêmes. Voilà la procédure à suivre pour écrire un rapport sur l'état d'un projet :

1. Déterminez l'objectif

2. Ciblez votre public (Clients, membres de l'équipe, sponsors, etc.)

3. Choisissez le format et le type

4. Collectez vos données

5. Structurez le rapport

6. Assurez-vous qu'il est clair

7. Modifier le projet

Étant donné qu'un rapport d'étape de projet suit un plan de base, il peut être utile d'utiliser un modèle de rapport d'étape de projet. Cependant, un modèle de rapport d'état de projet n'est qu'un document statique. L'utilisation d'un logiciel de rapport d'état de projet s'intègre à tous vos outils de gestion de projet pour une plus grande efficacité.

Comment demander un rapport sur l'état d'un projet ?

Une mise à jour de l'état d'avancement d'un projet est généralement distribuée selon un calendrier régulier, mais il arrive que les gens souhaitent voir un rapport d'avancement immédiatement. Vous pouvez demander un rapport sur l'état d'un projet par courrier électronique, mais vous ne devez pas paraître impoli. Pour demander un rapport sur l'état d'avancement d'un projet, vous devez le demander de manière professionnelle et passer par les canaux appropriés.

Un rappel amical n'est jamais une mauvaise idée, car il permet de maintenir un lien, surtout si vous pouvez offrir quelque chose de valeur en retour. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, vous pouvez toujours obtenir un rapport d'état instantané en consultant le tableau de bord du projet qui suit diverses mesures.

Le tableau de bord reflète tout ce que vous avez accompli pendant les phases de planification et d'exécution du projet. Laissez l'outil faire le travail difficile pour vous et tirez des calendriers, des budgets, des ressources et plus encore, sans possibilité d'erreur humaine. Ensuite, personnalisez votre affichage et filtrez les informations pour ne montrer que ce que vous voulez voir, comme les ressources restantes, la santé du projet, les tâches et les coûts. Grâce aux mises à jour en temps réel, vous disposez toujours des informations les plus récentes pour prendre les décisions les plus judicieuses. Améliorez la qualité de vos rapports. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, assure la transparence sur l'utilisation des fonds alloués aux projets par les parties prenantes.

Éléments d'un rapport d'état de projet

Les différents éléments d'un rapport d'état de projet organisent les différentes parties en un tout cohérent. L'objectif d'un rapport d'état est, bien entendu, de tenir les parties prenantes informées et d'exposer les domaines du projet qui nécessitent un plus grand soutien organisationnel.

Pour mieux communiquer ces éléments, veillez à aborder tous les points suivants lorsque vous rédigez votre rapport d'étape.

Informations générales sur le projet

Pour commencer, vous allez devoir poser les bases du projet. Quel est le nom du projet ? Qui est le chef de projet ? Quel est le nombre de ressources ? Toutes ces informations sont essentielles, voire évidentes, pour suivre la paperasse. Ne supposez pas que votre partie prenante connaît toutes ces informations. C'est particulièrement utile lorsque vous effectuez des recherches historiques pour des projets futurs. Intégrez-les à votre modèle de rapport d'état, si vous en avez un.

Informations générales sur l'état d'avancement

Une fois de plus, vous allez vouloir ajouter au rapport des données qui le distingueront du déluge de rapports qui afflueront dans les dossiers du projet. Il s'agit donc d'indiquer la date à laquelle le rapport a été généré, l'identité de l'auteur, etc.

Examen des jalons

Les jalons sont les principales phases de votre projet. C'est un bon moyen de diviser le grand projet en parties plus petites et plus faciles à digérer. La revue des jalons vous permet de noter où vous en êtes par rapport à ces jalons (par rapport à ce que vous aviez prévu d'être à ce stade) dans le cycle de vie du projet.

Résumé du projet

L'un des principaux objectifs du rapport d'état est de comparer l'avancement du projet avec les estimations du plan de projet. Pour ce faire, incluez un bref résumé de la date d'achèvement et des coûts prévus du projet. Cela permet aux gestionnaires de projet de contrôler l'exécution du projet et d'en mesurer le succès. Veillez à inclure les activités qui rencontrent des problèmes et la manière dont ces problèmes pourraient avoir un impact sur la qualité, les ressources, le calendrier et les coûts du projet. Expliquez ce que vous prévoyez de faire pour résoudre ces problèmes et quels seront les résultats une fois que vous aurez réglé le problème.

Problèmes et risques

Les risques sont tous les facteurs internes et externes qui constituent une menace pour votre projet. Ils deviennent des problèmes lorsqu'ils affectent le budget, le calendrier ou la portée de votre projet. Dressez la liste des problèmes qui se sont posés au cours du projet jusqu'à présent. Quels sont ces problèmes ? Comment les résolvez-vous ? Quel impact auront-ils sur l'ensemble du projet ? Posez les mêmes questions aux risques dont vous avez connaissance. Sont-ils apparus ? Si oui, que faites-vous pour remettre le projet sur la bonne voie ?

Mesures du projet

Il est important d'étayer votre rapport par des chiffres concrets afin de prouver les déclarations que vous faites. Vous auriez dû établir les paramètres de mesure pour les rapports d'état pendant la phase de planification du projet. Il est impossible de savoir si votre projet réussit sans mesurer son efficacité. Ces paramètres sont un moyen de montrer que vous êtes sur la bonne voie et d'évaluer ce qui nécessite une attention particulière, le cas échéant.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de guider l’équipe projet dans la réalisation de ses tâches. 

Qu'est-ce qu'un logiciel de reporting ?

Un logiciel de reporting est utilisé pour collecter automatiquement les données d'un projet, les analyser et afficher les résultats afin d'aider les chefs de projet à prendre de meilleures décisions lors de la gestion d'un projet. Le logiciel rassemble des informations provenant de différentes sources au sein du projet et les convertit en feuilles de calcul, graphiques et tableaux.

Avec un logiciel, les données du rapport peuvent être filtrées pour mettre en évidence les zones du projet que vous devez voir à ce moment-là. Les rapports peuvent être générés sur divers aspects de l'avancement et de la performance du projet, tels que le temps, le coût, la charge de travail, etc.

Les rapports sont également utilisés pour tenir les principales parties prenantes, telles que les sponsors et les clients, au courant de l'avancement du projet, et doivent donc pouvoir être partagés.

Rapports d'état de projet manuels ou logiciels de reporting

Les rapports ont toujours été un élément essentiel de la gestion de projet. Il s'agit d'une discipline axée sur les données. Étant donné que de nombreux projets ont réussi par le passé (sans l'aide d'un logiciel), est-il nécessaire d'utiliser un outil de reporting ?

Oui, bien sûr ! Un projet moderne traite beaucoup plus de données que les projets du passé, et les outils automatiques peuvent soulager beaucoup de maux de tête induits par la navigation manuelle dans tout cela.

Bien sûr, le reporting manuel présente certains avantages. Il est moins coûteux, car il n'y a pas de logiciel à acheter ou à souscrire. Vous contrôlez également le processus et pouvez le rendre aussi simple que vous le souhaitez.

Cependant, l'utilisation d'un logiciel de reporting automatique présente bien plus d'avantages. Il collecte automatiquement vos données et effectue les calculs pour vous - et ces rapports peuvent être archivés pour servir de données historiques lors de la planification de votre prochain projet. Les logiciels sont également beaucoup plus rapides et plus précis que si vous deviez tout faire manuellement.

Les logiciels de reporting peuvent également être basés sur le cloud, ce qui signifie qu'ils recueillent des données en temps réel. Quelle que soit la rapidité de vos calculs manuels, vous ne pourrez jamais rivaliser avec la vitesse et l'efficacité d'un outil de reporting dédié. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, fournit un plan détaillé de tout ce qui a bien fonctionné et de tout ce qui a mal fonctionné au cours d'un projet.

Avantages du logiciel de reporting

Disposer d'un outil rapide et facile à utiliser qui récupère instantanément les données importantes du projet, les organise et les affiche de manière simple et claire vous aide à tenir les parties prenantes informées. Avec toutes les informations à portée de main, vous pouvez également prendre de meilleures décisions.

Tous les logiciels de reporting ne se valent pas. Pour en avoir plus pour votre argent, assurez-vous que l'outil que vous choisissez possède les caractéristiques suivantes :

• Convertit des données compliquées en rapports utiles.
• Filtre les informations pour ne montrer que celles qui vous intéressent
• Permet de créer des rapports sur des périodes spécifiques
• Partager les rapports et tenir les parties prenantes au courant
• Mise à jour instantanée pour une plus grande précision
• Suivez les progrès réels par rapport à votre plan
• Rapport sur un programme ou un portefeuille de projets

Fonctionnalités incontournables des logiciels de reporting

Les rapports d'état de projet ne sont que l'un des nombreux rapports proposés par les logiciels de reporting, mais vous devez également vous assurer que le produit que vous choisissez possède les fonctionnalités suivantes.

Comment créer des rapports d'état de projet

Un logiciel de reporting est un outil qui permet de surveiller et de suivre les paramètres d'un projet en temps réel, puis de rassembler ces données dans un rapport qui est facilement partagé avec les membres du projet.

L'utilisation de la fonction de rapport vous permet de voir l'état des jalons du projet et des tâches récapitulatives, si vous filtrez le rapport pour les inclure. Les rapports peuvent être prévisualisés avant d'être exportés vers un PDF, Excel, CSV ou imprimés. Chaque rapport peut être personnalisé en sélectionnant les données et les colonnes que vous souhaitez inclure.

Voici tous les rapports que vous pouvez créer avec un logiciel.

Rapport sur l'état du projet

Comme mentionné ci-dessus, le rapport sur l'état du projet donne un aperçu de l'état actuel de votre projet, et vous permet de déterminer si le projet respecte les délais et le budget. Il indique les tâches qui sont dues la semaine où il a été généré, et celles qui sont en retard.

Résumé

Obtenez les éléments clés de votre projet condensés en bref pour capturer les points culminants de votre calendrier, budget et coûts pour les parties prenantes. Vous pouvez fournir des mises à jour du projet à tout moment pour votre équipe, vos clients et vos sponsors.

Tâches

Voyez quelles tâches sont en retard et quand leur date limite est fixée pour ne jamais perdre le fil de votre progression et rester dans les temps. L'outil vous permet d'assigner des activités aux membres de votre équipe et de communiquer avec eux en temps réel.

Jalons et tâches récapitulatives

Notez quels jalons ont été complétés pour mieux suivre l'avancement du projet. Visualisez où vous en êtes en termes d'achèvement des tâches récapitulatives ou des sous-tâches de votre calendrier.

Planifié et réel

Connaissez la variance de votre projet en suivant l'avancement réel sur le rapport d'état, qui est comparé à l'endroit où vous avez prévu d'être à ce point dans votre calendrier.

Rapport d'état du portefeuille

Un portefeuille est un ensemble de projets que l'on gère. Ils doivent fonctionner ensemble en accord avec la stratégie globale de l'organisation.

Voyez l'état de santé de l'ensemble de votre portefeuille, et voyez s'ils respectent leurs calendriers et leurs budgets. Obtenez les listes de vos chefs de projet, de votre équipe et de vos tâches pour mieux déterminer la santé globale de votre portefeuille.

Rapport sur le plan de projet

Le plan de projet est la carte qui guide votre activité lorsque vous gérez un projet. Le rapport vous permet de savoir si le plan est respecté grâce à votre progression réelle.

Gardez votre projet sur la bonne voie, dans le respect du budget et sachez à quelle distance vous êtes de l'achèvement. Obtenez un aperçu de votre calendrier et une liste de toutes les tâches et du moment où elles doivent être effectuées.

Tableau de bord du projet

Contrairement aux rapports précédents, qui sont des documents statiques exportés en tant qu'instantané d'un projet, un tableau de bord peut servir de regard contemporain sur le projet.

Vous pouvez obtenir des rapports d'état en temps réel grâce à un tableau de bord de projet. Chaque facette trouvée dans un rapport d'état est automatiquement mise à jour à travers les six métriques du tableau de bord pour une vue d'ensemble de la performance de votre projet.

Tableau de bord de portefeuille

Tout comme le tableau de bord de projet, le tableau de bord de portefeuille sert de vue en temps réel, mais pour une collection de projets plutôt qu'un seul.

Formatage des rapports d'état des projets

Pour récapituler, les objectifs des rapports d'état sont les suivants :

• Aider l'équipe de gestion du projet à suivre les coûts, les tâches et les délais.
• Comparer le budget et les prévisions de temps avec les coûts réels et la durée des tâches
• Améliorer la transparence dans tous les services de l'entreprise
• Simplifier le processus de communication
• Tenir les parties prenantes informées
• Transmettez les messages clés au public cible prévu
• Améliorer le soutien de l'organisation à vos projets ou à votre équipe

Si vous rendez compte aux parties prenantes, vous ne voulez pas les embourber dans des détails qui ne les intéressent pas. Faites en sorte que votre présentation soit légère et pertinente. Leur temps, comme le vôtre, est limité. Respectez-le. S'ils veulent en savoir plus sur un aspect spécifique du projet, vous pouvez aller plus loin.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, a conçu, pour vous aider à mieux organiser vos projets en automatisant vos tâches tout en centralisant vos données.

Comment formater votre rapport d'avancement de projet

Il existe de nombreuses façons de formater votre rapport d'avancement. Vous pouvez composer le vôtre de n'importe quelle manière. Naturellement, en fonction du type de rapport et de son destinataire, vous suivrez une voie spécifique. Mais il existe généralement un modèle à suivre, quelle que soit la voie que vous choisissez de suivre.

Comme tout rapport, vous commencez par une introduction. Donnez un bref aperçu de ce qui va suivre. Il serait plus judicieux de composer cette section en dernier, afin de pouvoir faire un résumé précis du contenu à venir.

Vous voudrez ensuite énumérer les réalisations. Utilisez des faits concrets, des chiffres et des détails, et montrez comment ils reflètent vos progrès pour atteindre les buts et objectifs généraux du projet. En parlant d'objectifs, vous voudrez également les énoncer, en particulier l'objectif du rapport.

Ne négligez pas les problèmes. Notez les goulots d'étranglement et les barrages routiers qui vous empêchent d'être là où vous aviez prévu d'être à ce stade du projet. Fixez des attentes en détaillant les risques et les questions qui pourraient se transformer en problèmes rendant plus difficile l'atteinte de votre objectif. Indiquez également comment vous comptez aborder et résoudre ces problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent et quelles ressources seront nécessaires.

Meilleures pratiques pour la présentation des rapports sur l'état d'avancement du projet

Que vous présentiez votre rapport d'étape hebdomadaire lors d'une réunion ou que vous envoyiez une mise à jour hebdomadaire par courrier électronique, il est bon de connaître les meilleures pratiques pour rendre compte de l'avancement d'un projet avant de vous lancer dans la présentation de votre rapport.

Communiquez à l'adresse

Les rapports sur l'état d'avancement du projet ne sont qu'une facette de votre plan de communication. Ne comptez pas sur eux pour tout communiquer, mais utilisez-les pour transmettre les bonnes données à la bonne personne au bon moment.

Connaissez votre public

Les rapports sur l'état d'avancement du projet sont des véhicules de communication, mais si vous n'êtes pas sûr de la destination, vous ne livrerez pas la marchandise. Les parties prenantes telles que les clients et les sponsors veulent avoir une vue d'ensemble, tandis que les membres de l'équipe seront plus intéressés par les détails.

Cohérence

Utilisez le même format, le même cycle de distribution et la même méthode. Ne mélangez pas tout. Cela ne fait que perturber l'efficacité de l'aspect communication du rapport.

Établissez des paramètres

Lorsque vous planifiez le projet, déterminez comment vous allez mesurer son avancement, puis tenez-vous en à cette méthode lorsque vous rédigez des rapports sur le projet tout au long de son cycle de vie.

Simplifiez le site

Vous voulez que le rapport soit efficace, alors ne l'obscurcissez pas avec des détails inutiles. Allez droit au but et contentez-vous de rendre compte de ce qui doit l'être.

Vérifiez

Votre public ne veut pas d'opinions ou de faits non corroborés. Faites preuve de diligence raisonnable et assurez-vous que vous ne donnez que ce que votre public veut.

Normes

Tout comme la cohérence, le respect de normes de processus et d'un modèle de rapport garantit la clarté de votre rapport.

Utilisez des outils

Il existe des outils de gestion de projet qui intègrent ces meilleures pratiques, rationalisant le processus de rapport grâce à des tableaux de bord et des fonctions de rapport automatisées.

Autres types de rapports d'état

Les rapports d'état ne sont que l'un des nombreux rapports utilisés par les chefs de projet pour se tenir informés de l'avancement de leurs projets. Les rapports d'état sont plus généraux, tandis que d'autres se concentrent sur des aspects spécifiques du projet. Voici quelques-uns des types de rapports d'état les plus courants.

Rapport sur les tâches

Chaque projet est constitué de tâches, souvent très nombreuses. Vous avez besoin d'un rapport pour en assurer le suivi.

Rassemblez toutes les tâches de votre projet en un seul endroit. Filtrez le rapport pour afficher l'état de chaque tâche et voir si des obstacles ou des goulots d'étranglement ralentissent la progression. Vous devez vous occuper des problèmes avant qu'ils n'affectent le calendrier de votre projet.

Rapport sur les feuilles de temps

Les équipes consignent leurs heures sur des feuilles de temps qu'elles soumettent aux responsables pour la paie. Les feuilles de temps sont également un autre moyen de suivre l'avancement d'un projet en contrôlant les heures enregistrées pour les tâches.

Consultez les feuilles de temps des membres de l'équipe sélectionnés et sachez les heures qu'ils ont travaillées sur une période donnée en utilisant un logiciel de gestion de projet en ligne.

Rapport de disponibilité

Il est essentiel pour la planification et la gestion de la charge de travail de savoir quand votre équipe peut travailler, quand elle a des congés payés ou quand il y a des vacances.

Sachez instantanément qui a trop de travail dans votre équipe et s'il est disponible pour travailler. Les membres de l'équipe sont répertoriés dans ce rapport avec les taux d'utilisation. Ces données vous aident à réaffecter les tâches.

Rapport sur la charge de travail

La charge de travail est la quantité de tâches qui ont été assignées à votre équipe. En veillant à ce que la charge de travail soit équilibrée, afin que personne n'ait trop de travail, vous augmentez la productivité et le moral des troupes.

Visualisez l'ensemble de votre équipe avec le nombre de tâches qui lui ont été assignées. Sachez si quelqu'un a trop ou trop peu de tâches et équilibrez leur charge de travail pour en faire plus et ne pas épuiser les gens.

Rapport sur les écarts

La variance est la différence entre ce que vous avez planifié pour le projet et où vous en êtes réellement dans son exécution. C'est ainsi que vous savez si votre projet est sur la bonne voie ou non.

Définissez la ligne de base sur l'outil graphique de Gantt lors de la planification et obtenez des données sur votre calendrier actuel. Ensuite, comparez-le à l'endroit où vous aviez prévu d'être à ce stade du calendrier.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux entreprises de documenter leurs progrès au fil du temps.

Les rapports hebdomadaires sur l'état du projet sont-ils une bonne idée ?

L'importance d'un rapport sur l'état d'avancement du projet devrait être claire, mais à quelle fréquence devez-vous le produire ? En général, les rapports d'état sont hebdomadaires, mais il n'est pas rare de créer des rapports quotidiens ou même mensuels, ce qui peut être le meilleur choix pour les entreprises de certains secteurs. La fréquence des rapports d'état est généralement hebdomadaire, mais il n'est pas rare de créer des rapports quotidiens ou même mensuels.

Journalier

Un rapport d'activité quotidien est axé sur les objectifs à court terme. C'est un moyen de faire une rétrospective du travail de la journée et de tirer des leçons de ce qui s'est mal passé et de ce qui s'est bien passé. Il évoque également les réalisations de la veille et ce qui est prévu pour le lendemain.

Hebdomadaire

Un rapport d'état hebdomadaire est plus étendu dans la mesure où il couvre le travail de la semaine, y compris ce qui a été accompli et ce qui reste à faire. Ils partagent un contenu similaire à celui du rapport quotidien, comme les défis et les leçons apprises, mais sur une période plus longue.

Mensuel

Un rapport d'état mensuel n'est vraiment utile que pour les projets d'une durée extrêmement longue. Sinon, vous voudrez obtenir des données plus régulières. Toutefois, lorsque le projet s'étend sur une longue période, les rapports d'étape mensuels (ou même trimestriels) sont recommandés. Le contenu est généralement le même.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).