WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage un classement personnalisable en fonction du métier et des réalités de chaque organisation.

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

Les organisations telles que les organismes à but non lucratif, les établissements universitaires, les hôpitaux et d'autres entreprises, petites ou grandes, s'appuient sur des volumes massifs d'informations et de données pour prendre efficacement des décisions commerciales, améliorer la connectivité, évaluer les produits et les marchés et effectuer des transactions avec les parties prenantes et les clients. 

Par conséquent, elles doivent stocker, gérer, suivre, récupérer et partager de manière stratégique des documents numériques tels que des PDF, des fichiers Microsoft Word et des images numériques. 

Les systèmes de gestion de documents fournissent un centre unique et automatisé pour organiser ces différents formats de documents essentiels dans le lieu de travail moderne et convertir les documents papier. 

Souvent confondu avec un système de gestion de contenu, un SGD est largement considéré comme un composant d'un système de gestion de contenu d'entreprise (SGCE) qui comprend également la gestion des actifs numériques, les systèmes de flux de travail, l'imagerie documentaire et les solutions de gestion des dossiers. Les plates-formes de pointe basées sur le cloud computing offrent une sécurité réseau, une gouvernance, un contrôle des versions et une collaboration accrus aux entreprises désireuses de moderniser leurs systèmes de gestion de documents.

Contrairement aux anciens systèmes traditionnels qui prennent beaucoup de temps, manquent de flexibilité, augmentent les risques de sécurité et sont souvent incompatibles avec les nouvelles technologies, ces systèmes dématérialisés sont particulièrement avantageux pour les entreprises qui cherchent à étendre leurs objectifs commerciaux numériques et à automatiser leurs processus. Par exemple, en modernisant la façon dont les équipes de comptabilité fournisseurs de tous les secteurs d'activité gèrent leurs demandes d'achat, leurs factures, leurs bons de commande, leurs reçus et leurs contrats avec les fournisseurs, ces solutions de GED ont permis aux professionnels de la comptabilité fournisseurs de fonctionner dans un environnement numérique entièrement automatisé et efficace. 

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Logiciel de gestion de documents par reconnaissance optique de caractères (OCR)

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une technologie logicielle utilisée par les systèmes modernes de gestion de documents. Lorsqu'un document est numérisé dans le système de gestion documentaire, la solution OCR le "lit" automatiquement et convertit le contenu écrit ou imprimé en texte lisible par une machine. 

Les documents (factures, reçus, contrats de fournisseurs, etc.) sont ensuite automatiquement "agrafés" aux enregistrements numériques, ce qui les rend facilement consultables et modifiables dans la GED.

Applications de reconnaissance optique de caractères :

Contrats, factures, reçus, paiements, chèques, pièces justificatives, bons de commande, rapports de réception, relevés bancaires, dotations, dons, correspondance, propositions, images, etc.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Avantages d'un système de gestion des documents

Réduction des coûts

Alors que le coût du papier continue à monter en flèche, les coûts opérationnels liés à l'utilisation d'une solution papier augmentent également de façon constante. Un système de gestion électronique des documents (GED) peut réduire considérablement les coûts liés aux documents mal classés ou perdus, aux violations de la réglementation, au gaspillage de papier et d'autres ressources, et aux erreurs courantes de saisie de données. En fait, une GED peut réduire les frais généraux de 30 à 40 % et favoriser la rentabilité et la croissance.

Amélioration du flux de travail

Évitez les problèmes associés à des flux de travail disjoints en numérisant les documents essentiels au sein d'une GED alimentée par l'intelligence artificielle et la reconnaissance optique de caractères. En numérisant vos documents et en les plaçant dans un flux de travail électronique pour qu'ils soient examinés, approuvés et stockés dans une GED automatisée, votre entreprise peut également.. :

• Établir un contrôle d'accès
• conserver des pistes d'audit détaillées pour répondre aux exigences de conformité et suivre l'activité des utilisateurs
• gérer un référentiel de documents

Une meilleure collaboration

Que votre équipe partage un bureau ou travaille à distance, une GED basée sur le cloud facilite le partage et la collaboration sur divers documents et processus par rapport aux solutions de gestion de documents traditionnelles. Avec un programme, les documents électroniques peuvent être partagés sous la forme d'un lien sécurisé, de sorte que la collaboration se fait en un seul clic. Une GED peut également créer des pistes d'audit permettant de savoir qui a effectué une modification et quand. En outre, grâce à la capture intégrée des e-mails, toute correspondance liée à un document partagé est suivie et consultable.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

Recherche avancée

Lorsque des documents importants sont capturés et enregistrés dans une GED numérique robuste, tout le contenu est archivé et indexé avec des métadonnées. Cela permet des capacités de recherche avancées lorsque quelqu'un a besoin de localiser n'importe quelle donnée ou texte qui a été numérisé et stocké avec les enregistrements ERP. En quelques secondes, les recherches complexes donnent des résultats précis, ce qui permet aux équipes chargées de la comptabilité fournisseurs et autres d'économiser du temps, de l'argent et de l'énergie.

Réduction de l'espace de stockage

Supprimez les coûteux classeurs, boîtes, bacs de rangement et bureaux surdimensionnés en adoptant une GED moderne qui stocke les documents dans le cloud et gère un flux de travail automatisé et sans papier. La récupération d'un espace physique précieux permet non seulement de faire de la place pour d'autres solutions organisationnelles, mais aussi d'économiser de l'argent qui pourra être mieux utilisé pour améliorer l'efficacité de l'entreprise. 

Récupération plus facile

Les systèmes modernes de gestion des documents permettent aux entreprises d'améliorer considérablement la vitesse de récupération des documents. Mais si l'on considère que les employés passent en moyenne six jours par an à essayer de trouver des documents, cela ne devrait pas être une surprise. Compte tenu des avantages de la fonction de recherche avancée évoquée plus haut, il est clair qu'un SGD rend la récupération des documents facile et rapide. Les documents sont triés en fonction de variables spécifiques qui rendent leur recherche et leur récupération exceptionnellement pratiques. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Une sécurité renforcée

Une GED peut doter une organisation de fonctions de sécurité essentielles pour éviter les coûteuses violations de données et autres cybermenaces. En plus de protéger l'intégrité et la confidentialité des données de l'entreprise, le système de GED peut compléter les autres habitudes de sécurité prises par le propriétaire de l'entreprise. Parmi les fonctions de sécurité les plus efficaces d'une GED figurent l'archivage numérique, les suppressions et les sauvegardes automatiques, l'annotation et la rédaction de documents, les autorisations utilisateur basées sur les rôles et l'authentification multifactorielle. 

Reprise après sinistre

Une GED permettra de protéger les précieuses données de votre entreprise et de promouvoir des efforts avancés de reprise après sinistre en cas de destruction des serveurs. Une connexion Internet stable garantira que vos fichiers sont sauvegardés sur le cloud. La reprise après sinistre basée sur le cloud offre la tranquillité d'esprit que la continuité des activités peut être maintenue même si les opérations de votre organisation ont été perturbées. 

En cette ère de technologies de l'information en constante évolution, il est essentiel que les entreprises protègent leur stockage de documents contre un certain nombre de menaces ou d'inefficacités. Qu'il s'agisse de réduire les coûts, de renforcer la sécurité, d'offrir une recherche avancée ou de faciliter la récupération des documents, l'adoption et la gestion d'un système de gestion électronique des documents présentent de nombreux avantages. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

7 raisons pour lesquelles l'indexation des documents est essentielle, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Parce que de nombreuses entreprises sont en train de numériser leurs documents papier en documents numériques, surtout depuis que l'épidémie de COVID19 a frappé le monde, il est essentiel de discuter en profondeur de l'indexation des documents.

L'indexation de documents est le processus qui consiste à lier ou à étiqueter des documents numériques avec certains attributs ou étiquettes. Elle facilite la découverte des fichiers et permet ainsi à l'utilisateur d'accéder à tout moment à n'importe quel document en quelques clics. L'indexation de documents offre une solution à long terme aux difficultés de stockage, d'accès, d'organisation et de protection des documents.

L'indexation des documents est importante pour la recherche d'informations car elle détermine la vitesse et la précision avec lesquelles les informations et les documents peuvent être retrouvés au sein de votre organisation. Elle fournit un lien entre les termes et les documents qui les contiennent. Sans une indexation appropriée des documents, la recherche d'informations sera longue et coûteuse.

C'est l'étape suivante vers une mise en œuvre complète de la gestion des documents, lorsque vous commencez à convertir les copies physiques en documents numériques.

Dans le cadre de vos efforts pour devenir un bureau sans papier, il existe des produits et des stratégies spécifiques que vous devez adopter pour profiter pleinement des avantages de la dématérialisation.

Pendant les heures de travail, nous passons beaucoup de temps à chercher des documents. En fait, selon une étude récente, les travailleurs intellectuels passent plus d'une heure par jour à chercher les documents qu'ils souhaitent.

C'est pourquoi il est essentiel pour les entreprises d'utiliser l'indexation des documents pour faciliter la gestion des documents.

Cet article traite de l'indexation des documents, explique pourquoi elle est essentielle et fournit des exemples.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre la possibilité à tout utilisateur du système qui dispose d'une habilitation de sécurité, quelle que soit sa situation géographique, d'accéder facilement à toute information sur les documents.

Qu'est-ce que l'indexation de documents ?

Le terme "index" vient du latin et signifie "indiquer, conduire, diriger ou trouver".

L'indexation de documents est la pratique consistant à étiqueter les documents avec certains attributs afin qu'ils puissent être facilement recherchés et récupérés ultérieurement. Par exemple, une entreprise peut indexer des documents en fonction du nom du client, du numéro de client, de la date, du bon de commande ou d'autres caractéristiques essentielles qui peuvent être utiles ultérieurement.

L'indexation, en d'autres termes, développe un chemin vers les documents en fonction du fonctionnement des processus d'affaires d'une entreprise et de la façon dont ses employés travaillent.

L'un des aspects les plus importants d'une bonne mise en œuvre de la gestion documentaire est la création d'index. Chaque organisation étant différente, le choix des critères d'indexation à employer est un choix essentiel pour tirer le meilleur parti de vos nouvelles données numériques.

Voici quelques exemples

• Nom du fournisseur
• Nom du patient
• Adresses
• Numéros de compte
• Numéro de facture
• Numéro du bon de commande
• les dates.

Les données d'indexation sont sauvegardées ou incorporées dans une base de données ou un système de gestion des documents, ce qui offre aux utilisateurs un cadre pour trouver les documents.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un logiciel indispensable pour vous permettre d'optimiser le flux de travail de votre entreprise.

Méthodes d'indexation des documents

Il existe trois méthodes que votre organisation peut utiliser pour indexer un document : L'indexation des documents en texte intégral, les métadonnées et l'indexation par champ. Lorsque vous indexez des fichiers pour votre système de gestion de documents, il est recommandé d'utiliser une combinaison de toutes les méthodes disponibles pour une récupération plus rapide et précise des documents.

1- Indexation de documents en texte intégral

La recherche en texte intégral, ou en anglais Full Text Search (FTS), est l'une des méthodes les plus efficaces pour retrouver des documents aussi rapidement que possible.

Lorsque les documents sont numérisés, ils sont convertis en images numériques. Pour comprendre le texte, on utilise plusieurs technologies comme la reconnaissance optique de caractères, qui construit un index de chaque phrase et de sa position.

Ces technologies lisent chaque page d'un document numérique, en extraient les informations et les indexent pour les retrouver ultérieurement.

Lorsque l'on interagit avec plusieurs langues, des difficultés peuvent apparaître. Cependant, la plupart des outils disponibles sont assez précis et prennent en charge un large éventail de langues.

2- Les métadonnées

Le terme "métadonnées" fait référence aux "données qui contiennent des informations sur d'autres données".

En d'autres termes, ce sont des "données sur les données". Elles contiennent toutes les informations nécessaires pour comprendre et utiliser efficacement les données.

Cependant, sa pertinence devient évidente lorsque l'on considère son utilisation fonctionnelle.

Les métadonnées peuvent être ajoutées aux documents numériques sous forme de balises ou d'autres informations en vue d'une recherche et d'une récupération ultérieures.

Il s'agit d'une approche très solide, mais son exécution manuelle est sujette à des erreurs. Il existe sur le marché d'autres technologies permettant d'automatiser cette procédure, ce qui augmentera la productivité et l'efficacité du personnel et le rendra moins sujet aux erreurs.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

3- Indexation par champs

L'indexation par champ, qui est conceptuellement liée à l'indexation par métadonnées, fait référence à diverses sources d'information à l'intérieur d'une base de données, également appelées champs.

Ce type d'option d'indexation permet à l'utilisateur de rechercher des détails qui sont uniques à chaque page. Le champ peut être un nom de fournisseur, des données reçues, un type ou toute autre zone désignée, par exemple.

Comment fonctionne l'indexation des documents ?

Le processus d'indexation de documents implique le balayage manuel ou automatique de documents scannés et numérisés afin d'identifier des phrases clés prédéfinies. Bien entendu, l'indexation manuelle de documents est une opération qui prend du temps et qui est sujette à des erreurs. La méthode la plus suggérée est d'automatiser ce processus.

• Manuellement, un employé doit parcourir tous les documents numériques et en extraire les informations essentielles à utiliser lors de la production d'un document dans le système de gestion des documents.
• La majorité des technologies actuelles permettent une automatisation complète de cette opération. Lorsque le document est numérisé, le système utilise des algorithmes de reconnaissance optique de caractères pour extraire les informations importantes de la page, les stocker sous forme de métadonnées et rendre la recherche plein texte disponible.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

Pourquoi l'indexation des documents est-elle importante ?

L'indexation des documents numériques vous permet de trouver le fichier dont vous avez besoin en quelques minutes. Les informations contenues dans les documents stockés doivent être utilisées pour prendre des décisions cruciales. Elle permet aux organisations de gagner du temps dans la recherche de documents, d'économiser de l'argent sur le stockage, d'améliorer la collaboration et le flux d'informations.

La numérisation des documents permet de les retrouver rapidement et facilement, de gagner de l'espace et d'assurer la sécurité, la conformité juridique et la reprise après sinistre.

L'indexation des documents est essentielle pour donner au personnel la capacité de trouver rapidement des informations. Jetons un coup d'œil à certains des avantages supplémentaires de l'indexation.

1- Gagner du temps

Pour être agile dans l'environnement actuel qui évolue rapidement, il est essentiel d'être équipé de la technologie, des outils et des processus appropriés. L'un des aspects les plus importants de la capacité à réagir rapidement est la possibilité de découvrir facilement des documents.

L'indexation des documents, lorsqu'elle est effectuée efficacement, permet à votre personnel de gagner un temps considérable au quotidien.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, comporte des fonctions de communication, telles que l'envoi d'alertes par un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes marquées dessus. 

2- Moins de frais de stockage

Les documents papier prennent beaucoup de place lorsqu'il s'agit de les stocker. Les documents numérisés ont simplement besoin d'un espace de stockage virtuel, qui est généralement peu coûteux.

3- Conformité aux audits

Les audits sont souvent longs et coûteux, surtout lorsqu'il s'agit de documents tangibles. Le fait d'avoir vos données numérisées et indexées aidera le processus à se dérouler beaucoup plus facilement et rapidement.

4- Collaboration plus facile

Lorsqu'on utilise des documents papier, la coordination de l'organisation interne entre les différents départements est nécessaire et difficile.

La numérisation des papiers et l'indexation des informations qui leur sont associées devraient permettre un partage, un transfert et une lecture plus rapides, mettant tout le monde sur la même longueur d'onde.

5- Prise de décision

Les informations contenues dans les documents sauvegardés sont indispensables à une prise de décision efficace. Si votre entreprise a besoin d'un temps considérable pour identifier et accéder aux documents, le processus de prise de décision est retardé, et vous risquez de passer à côté de possibilités éventuelles.

L'indexation des documents numériques accélère considérablement votre processus de prise de décision.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de joindre des informations utiles à un document ou à un fichier, comme le numéro de facture, l'identifiant du dossier ou la date d'embauche, etc.

6- Un accès plus rapide

Il va sans dire que les documents numériques et indexés sont plus faciles à obtenir et à consulter pour votre personnel, ce qui augmente sa productivité et son efficacité.

7- Amélioration du flux d'informations

Les informations numériques sont plus facilement partagées et circulent sans problème entre les services et les collègues.

Les documents de l'entreprise ne seront utiles que si les informations nécessaires sont facilement accessibles dans le système. Cela ne peut se faire que si les documents sont correctement indexés.

Conclusion

L'indexation des documents est une méthode efficace pour faciliter la recherche ultérieure de documents dans de grandes archives contenant des milliers de documents.

Les documents peuvent être indexés par leur contenu en texte intégral (de sorte que n'importe quel mot du contenu peut être consulté) ou par des informations liées au document, telles qu'un identifiant unique, la date de production ou le thème principal du document.

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Nous vous présentons ci-dessous le processus d'embauche de votre premier employé, du début à la fin, en commençant par la détermination de vos besoins et le recrutement de candidats de qualité, jusqu'à l'embauche de la bonne personne pour votre entreprise en pleine croissance.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, favorisent une organisation pleinement efficace de l'entreprise, tout en renforçant la motivation, l'engagement et la satisfaction de chaque employé.

Est-il temps d'embaucher votre premier employé ?

Pour vous aider à décider si c'est le bon moment d'embaucher votre premier employé, définissez un rôle potentiel en dressant une liste des tâches de routine qui doivent être accomplies quotidiennement et hebdomadairement, des projets spéciaux à venir qui nécessitent un ensemble de compétences spécifiques et de tout travail qu'un employé potentiel pourrait faire pendant la semaine lorsque tout le reste est terminé.

Lorsque vous avez une liste d'au moins 20 heures par semaine de tâches courantes et plusieurs projets prévus, il est peut-être temps d'envisager d'embaucher votre premier employé. Voici quatre étapes pour vous aider à embaucher la bonne personne pour votre entreprise :

1. Préparez le processus d'embauche

Il y a quelques tâches de préparation et de ménage à prendre en compte avant de commencer le processus d'embauche, notamment le budget et les obligations légales. Voici ce que vous devez prendre en compte avant de publier votre offre d'emploi :

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Décidez de ce que vous pouvez vous permettre

L'embauche de votre premier employé coûte souvent plus que son seul salaire. En tant qu'employeur, vous pouvez être tenu de payer les charges sociales de l'État, les cotisations de chômage et l'indemnisation des travailleurs, ainsi que d'autres dépenses comme l'équipement, l'espace de travail et les avantages sociaux.

Demandez-vous s'il est plus judicieux d'embaucher un employé à temps plein, à temps partiel ou sous contrat. Un entrepreneur indépendant peut aider à réaliser des projets spécifiques sur une base temporaire avec peu de frais généraux. Cependant, un employé permanent aura un sens plus aigu de la loyauté envers l'entreprise et un engagement à long terme envers votre vision.

Occupez-vous de vos obligations légales

Bien que cela puisse sembler intimidant, les aspects juridiques de l'embauche d'un nouvel employé se résument à remplir quelques formulaires et à respecter certaines réglementations.

Voici quelques étapes à considérer pour embaucher un nouvel employé à temps plein :

• Obtenez un EIN (numéro d'identification de l'employeur) auprès des services fiscaux.
• Inscrivez-vous au système d'enregistrement des nouveaux employés de votre État.
• Obtenez les documents nécessaires pour retenir l'impôt fédéral sur le revenu sur le salaire de votre nouvel employé.
• Préparez le formulaire I-9 pour vérifier l'admissibilité de votre nouvel employé au travail.
• Déterminez si vous devez souscrire une assurance contre les accidents du travail dans votre État.
• Mettez en place un système de paie.

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Préparez-vous pour votre premier employé

• Déterminez le salaire et la classification. Combien allez-vous payer votre nouvel employé ? Fixez un salaire compétitif en recherchant la fourchette de salaire moyenne pour les emplois dans votre région. Ensuite, choisissez entre exempté ou non exempté en vertu de la loi sur les normes de travail équitables.
• Mettez en place des avantages sociaux. Envisagez de mettre en place un ensemble d'avantages sociaux, notamment une assurance maladie, des plans de retraite, une participation aux bénéfices, un congé parental, etc.
• Créez un manuel de l'employé. Avant de procéder à votre première embauche, élaborez les politiques et procédures de votre entreprise, y compris le code de conduite des employés, les politiques de santé et de sécurité, le code vestimentaire, les règles de présence, les congés payés, etc. Voici un modèle de manuel de l'employé pour vous aider à démarrer.
• Mettez en place un système de classement des employés. Vous aurez besoin d'un dossier pour votre nouvel employé afin de garder une trace de tous les documents, dossiers et formulaires importants pour son travail.

2. Attirer les bons candidats

Il s'agit ensuite d'inciter les bons candidats à postuler pour votre poste vacant, en commençant par déterminer qui vous recherchez et en transformant cette liste de souhaits en une description de poste convaincante.

Imaginez votre candidat idéal

Avant de publier votre offre, notez les caractéristiques, les compétences et les qualifications que vous recherchez chez votre candidat idéal. Ces attributs vous aideront à rédiger une description de poste qui attirera les candidats les plus qualifiés pour votre rôle. Par exemple, vous pouvez imaginer votre premier employé comme étant une personne autonome avec une mentalité de croissance. L'identification précoce de ces qualités vous aidera à repérer le candidat idéal lorsqu'il sera assis en face de vous.

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Créez une description de poste convaincante

Pour les petites entreprises, il est essentiel de bien rédiger l'offre d'emploi afin de se démarquer parmi les grands concurrents. Commencez par un résumé engageant du rôle et décrivez clairement ce que le poste implique. Pour attirer les candidats qui aiment travailler dans de petites entreprises, expliquez que vous recrutez votre premier employé et que vous êtes enthousiaste à l'idée de développer votre entreprise.

Trouvez les meilleurs talents pour votre poste ouvert en incluant les éléments suivants dans votre description de poste :

• Titre exact du poste
• Présentation de votre entreprise
• Principales fonctions et responsabilités du poste
• Compétences requises et préférées
• Conditions de travail (par exemple, environnement, exigences physiques, déplacements)
• Salaire ou fourchette de salaire (facultatif)
• Avantages sociaux ou autres.

Nous avons compilé des exemples de descriptions de poste pour plus de 600 emplois afin de vous aider à attirer les candidats les plus qualifiés.

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3. Identifiez vos meilleurs candidats

Une fois que vous avez attiré plusieurs candidats à votre offre d'emploi, il est temps de les présélectionner pour déterminer qui doit avancer dans le processus d'embauche.

Effectuez une présélection avant l'embauche

Déterminez quels candidats répondent à vos exigences de base et au niveau de compétences souhaité :

• examinant les curriculum vitae ainsi que les lettres de présentation
• effectuant des entretiens téléphoniques de 15 à 30 minutes
• communiquant avec les candidats par courriel
• faisant passer des tests de pré-embauche aux candidats

Interviewer les candidats prometteurs

Au cours de l'entretien, posez des questions qui révéleront si la vision de votre candidat correspond à la vôtre, ainsi que des questions plus générales pour savoir comment il réagit dans des situations difficiles, ce qui le motive et s'il a la capacité de créer de la valeur pour l'entreprise.

Recherchez les qualités et attitudes suivantes dans les réponses de votre candidat :

• Flexibilité
• cran et résilience
• la passion
• adéquation culturelle
• Polyvalence
• Sens de la responsabilité
• Esprit de compétition

Vérifiez les références de vos candidats

En appelant les références de vos meilleurs candidats, vous aurez l'occasion d'évaluer leur honnêteté, leur capacité de collaboration et leur aptitude à faire le travail. Au-delà des CV et des entretiens, parler à quelqu'un qui a travaillé directement avec vos candidats vous permettra de savoir s'ils conviennent ou non à votre entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, consiste à repérer les talents et les possibilités et à établir pour eux un plan de développement des compétences afin que chaque employé occupe le poste qui lui convient le mieux.

4. Intégrez votre meilleur candidat

Lorsque vous avez trouvé le meilleur candidat, il est temps de lui proposer le poste et de l'accueillir dans votre entreprise et dans ses nouvelles fonctions. Découvrez comment démarrer du bon pied :

Envoyez une lettre d'offre

Après avoir fait une offre verbale à votre meilleur candidat, envoyez une lettre d'offre d'emploi officielle. Votre lettre d'offre doit expliquer les conditions d'emploi et inclure les détails du poste, tels que :

• le titre du poste
• la date d'entrée en fonction
• la rémunération
• les avantages sociaux
• Date limite pour accepter/décliner l'offre
• Déclaration de disponibilité

Accueillir votre nouvelle recrue dans l'équipe

Une expérience d'accueil exceptionnelle prépare votre nouvel employé à réussir dans ses premiers jours, semaines, mois et au-delà. Elle leur donne également les outils dont ils ont besoin pour commencer à avoir un impact immédiat. Pour aider votre première recrue à se sentir autonome dans son nouveau rôle, pensez à planifier son premier mois en détail. En lui proposant des objectifs spécifiques et des attentes claires, vous pourrez mesurer sa réussite et lui donner un objectif à atteindre.

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de l'embauche de votre premier employé, qu'il s'agisse de déterminer votre budget, de vous acquitter de vos obligations légales ou de trouver et d'embaucher la bonne personne pour vous aider à développer votre entreprise. Mais en suivant ces étapes (et en vérifiant auprès d'un professionnel du droit), vous pouvez vous assurer de couvrir toutes les bases pour faire la bonne première embauche.

Le plus intéressant, c'est qu'une fois que vous avez embauché votre premier employé, il est souvent beaucoup plus facile d'embaucher le deuxième, le troisième, le quatrième et les suivants pour constituer une équipe formidable.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).