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Les bases de la gestion des ressources humaines dans le recrutement des employés, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Comment effectuer les tâches et fonctions de base en matière de ressources humaines dans le cadre de l'embauche d'employés

Vous voulez des informations fondamentales sur la façon d'effectuer les activités et les fonctions courantes des ressources humaines pour l'embauche d'un employé ? Ces principes fondamentaux de la gestion des ressources humaines fournissent des informations de base sur la façon d'effectuer les tâches RH liées à l'embauche d'un employé. Vous trouverez ici les principes de base de l'embauche en gestion des ressources humaines.

Vous pouvez réussir à embaucher des employés de qualité supérieure si vous suivez les directives et les conseils contenus dans les articles suivants. Ils présentent l'ensemble des étapes nécessaires au bon recrutement des employés. Vous pouvez mettre en œuvre ces étapes pour améliorer la qualité des embauches que vous faites.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, peut s'interconnecter au site web d'une entreprise pour récupérer les demandes d'emplois des candidats pour un poste.

Comment embaucher un employé

Ce guide de l'embauche d'un employé vous aidera à systématiser votre processus d'embauche, qu'il s'agisse de votre premier employé ou de l'un des nombreux employés que vous devez embaucher.

La liste de contrôle pour l'embauche d'un employé vous permettra de suivre vos efforts de recrutement. Cette liste de contrôle permet de communiquer au responsable du recrutement le processus de recrutement et d'embauche ainsi que vos progrès en la matière. Trouvez une liste de contrôle sur les éléments fondamentaux de la procédure d'embauche d'un employé.

Comment élaborer une description de poste

L'élaboration d'une description de poste est une tâche fondamentale des ressources humaines. Les descriptions de poste vous aident à formuler les résultats les plus importants que vous attendez d'un employé effectuant un travail particulier.

Élaborez des descriptions de poste comme outil de communication pour indiquer aux employés les tâches qu'ils doivent accomplir. Aidez vos collègues à savoir où s'arrête leur travail et où commence celui d'un autre employé grâce aux descriptions de poste. Voici comment développer cet outil fondamental des RH : les descriptions de poste comment.

Comment élaborer un plan de recrutement

Commencez votre processus de recrutement par un plan ou une réunion de planification. Si un groupe de personnes doit recruter le nouvel employé, l'approche de la réunion de planification du recrutement aidera toutes les parties concernées à se mettre d'accord sur un plan de recrutement des employés.

Lors de cette réunion de planification du recrutement, vous devez suivre un ordre du jour précis et établir un plan pour recruter le nouvel employé de votre choix. Les étapes convenues lors de cette réunion garantiront que vous tiendrez compte de plus qu'un curriculum vitae et un entretien lorsque vous évaluerez les chances de succès de chaque candidat pour votre poste vacant.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de maintenir l'équilibre entre les besoins et la satisfaction des employés et la rentabilité et la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.

Comment publier des offres d'emploi pour trouver des candidats qualifiés ?

Vous pouvez publier des offres d'emploi en ligne et utiliser le Web pour recruter. De nos jours, même une offre d'emploi dans la section des petites annonces de votre journal local est susceptible de produire des CV et des candidatures essentiellement électroniques.

Facilement personnalisables, gratuits et sans papier, pourquoi les employés potentiels ne postuleraient-ils pas en ligne ? En publiant des offres d'emploi en ligne, vous bénéficiez des nombreux employés potentiels qui recherchent des emplois en ligne. Faites du monde en ligne votre partenaire de recrutement ; voici les meilleures façons de publier des offres d'emploi en ligne.

Comment examiner une lettre de motivation

Lorsque vous examinez une lettre de présentation de CV, vous obtenez des informations sur un candidat que le CV, plus formellement structuré et composé, souvent révisé et poli, ne peut vous fournir. Une lettre de présentation de CV vous permet de mieux connaître le candidat qui postule pour votre emploi.

Elle vous permet de gagner du temps, d'établir un lien entre l'expérience pertinente du candidat et le poste que vous proposez, et de mieux connaître les compétences, les caractéristiques et l'expérience du candidat. Les facteurs considérés comme importants par votre candidat sont mis en valeur dans une lettre de présentation de CV. Pour en savoir plus sur ce qu'il faut rechercher dans une lettre d'accompagnement de CV.

Comment réviser un CV

Le travail de révision d'un CV commence bien avant que les CV des employés potentiels ne remplissent votre boîte de réception. L'examen d'un CV commence par une description du poste, afin que vous sachiez ce que le poste affiché implique. Dans une description de poste efficace, les détails concernant les qualifications et l'expérience du candidat que vous recherchez sont clairement énoncés.

Cela rend l'examen du CV plus facile, mais aussi plus difficile, car vous recherchez un employé de qualité supérieure pour votre poste vacant. Voici comment examiner un CV afin de sélectionner les candidats pour les entretiens d'embauche.

Comment présélectionner les candidats par téléphone

Une fois que vous avez décidé de faire passer un entretien à un candidat après l'examen du CV et de la lettre de motivation, prenez une mesure supplémentaire avant d'investir le temps des employés dans des entretiens sur place. Présélectionnez le candidat par téléphone afin de déterminer si ses références passent le cap d'un bref interrogatoire lors d'un premier entretien téléphonique.

Vous pouvez également déterminer les besoins salariaux du candidat et d'autres détails qui peuvent ou non qualifier la personne pour un entretien avec l'équipe d'entretien. L'examen téléphonique permet de gagner du temps et de l'argent.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité de gérer en toute efficacité tout le processus de recrutement des entreprises.

Comment et pourquoi utiliser une demande d'emploi

Les employeurs avisés utilisent une demande d'emploi qui est remplie par chaque candidat à un poste particulier. Les employeurs du monde entier utilisent une demande d'emploi pour recueillir des données cohérentes sur les employés potentiels.

Alors que le format des CV et des lettres de motivation varie d'une personne à l'autre, la demande d'emploi recueille des informations cohérentes dans un format uniforme pour chaque candidat. Cela vous aide à comparer les antécédents et l'expérience professionnelle de vos candidats.

Nous vous expliquons comment et pourquoi utiliser une demande d'emploi quand le candidat arrive pour son entretien d'embauche dans votre entreprise.

Comment interroger les employés potentiels

Les entretiens comportementaux sont le meilleur outil dont vous disposez pour identifier les candidats qui réussiront à occuper le poste à pourvoir. Vous devez identifier le candidat qui possède les traits comportementaux et les caractéristiques que vous jugez nécessaires pour réussir dans le poste annoncé.

C'est ainsi que vous devez interviewer les employés potentiels pour vous assurer que le candidat que vous avez choisi possède les connaissances, les compétences, l'expérience et la culture nécessaires pour occuper le poste.

Comment procéder à la vérification des antécédents

La vérification des antécédents consiste à authentifier les informations fournies à un employeur potentiel par un candidat dans son CV, sa candidature et ses entretiens. Dans la plupart des processus de candidature, le fait de mentir sur les antécédents et les diplômes empêchera l'employeur d'embaucher le candidat. En fait, à n'importe quel stade de l'emploi, si l'employeur découvre que le futur employé a menti pendant le processus d'embauche, c'est normalement un motif de licenciement.

La vérification des antécédents garantit à l'employeur que le candidat a les antécédents et l'expérience qu'il prétend. Découvrez ce qu'il faut vérifier.

Comment vérifier les références

La vérification des références professionnelles ou d'emploi prend du temps et est souvent insatisfaisante, car de nombreux employeurs, malgré la législation protectrice, refusent de fournir plus que les dates d'emploi, l'historique des salaires et l'intitulé du poste.

De plus, si vous ne faites pas attention, chaque vérification de références peut se transformer en une conversation amicale au cours de laquelle vous n'obtenez pas les informations dont le candidat a besoin pour décider objectivement de son embauche. Comme pour la plupart des processus liés aux ressources humaines, un format standard de vérification des références est utile. 

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un puissant logiciel de Gestion des Ressources Humaines qui facilite tout le processus de recrutement d'employés.

7 facteurs essentiels à prendre en considération avant de faire une offre d'emploi

Lorsque vous envisagez de faire une offre d'emploi et d'embaucher un employé, il est tentant de proposer le poste au candidat qui vous ressemble le plus. Ce candidat se sent aussi à l'aise qu'une chaussure bien usée. Vous n'aurez pas beaucoup de surprises une fois que vous aurez fait l'offre d'emploi, et votre instinct vous dit que votre candidat préféré peut faire le travail.

Méfiez-vous, méfiez-vous de cette pratique. Pourquoi votre organisation a-t-elle besoin d'un autre employé comme vous ? Voici les sept facteurs essentiels à prendre en compte avant de recruter un employé et de lui faire une offre d'emploi.

Utilisez une lettre d'offre d'emploi pour votre offre d'emploi

La plupart des employeurs font une offre d'emploi par écrit, après avoir négocié verbalement la rémunération et d'autres facteurs liés à l'emploi, comme la date d'entrée en fonction. La lettre d'offre d'emploi ou le contrat de travail sont deux formes couramment utilisées pour proposer un emploi aux employés.

En général, le candidat a indiqué qu'il accepterait le poste, aux conditions énoncées, avant la rédaction de la lettre ou du contrat. Toutefois, considérez l'acceptation du poste comme provisoire tant que la lettre d'offre ou le contrat de travail, l'accord de non-concurrence et l'accord de confidentialité, si vous les utilisez, n'ont pas été signés. 

Comment négocier la rémunération

Vous pouvez négocier avec succès un salaire et un ensemble complet d'avantages sociaux qui permettront à votre candidat qualifié d'accepter votre offre d'emploi. Selon les responsabilités du poste, vous aurez peut-être une marge de manœuvre pour négocier. En fin de compte ? Dans quelle mesure voulez-vous et avez-vous besoin de ce candidat ?

Si vous êtes trop exigeant, votre stratégie de négociation se transformera rapidement en capitulation. Et la capitulation, c'est-à-dire le fait de payer plus que vous ne pouvez vous permettre, de verser un salaire disproportionné par rapport à l'échelle salariale de vos employés actuels et de verser à un nouvel employé un salaire et des avantages hors de votre zone de confort, est mauvaise pour l'employeur et pour le candidat.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce que le plan de classement de la gestion des documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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De nombreux propriétaires d'entreprise se heurtent à la tâche écrasante que représente l'élaboration d'un solide plan de gestion des documents.

Un plan de gestion des dossiers est un outil puissant qui permet à votre entreprise de trouver, d'accéder et d'organiser rapidement tous vos documents importants. Sans lui, votre travail peut devenir impossible à gérer, et ce n'est pas l'image que vous voulez donner à votre marque.

Le Guide complet des plans de classement pour la gestion des documents est un article complet qui vous donne tout ce dont vous avez besoin pour élaborer un plan de classement solide comme le roc pour vos documents. Ne laissez plus le fastidieux processus Excel vous bloquer, utilisez ce guide pour vous assurer que vous avez ce dont vous avez besoin dès le départ.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, comporte des fonctions de communication, telles que l'envoi d'alertes par un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes marquées dessus.

Qu'est-ce qu'un plan de classement pour la gestion des documents ?

Avec l'avènement des documents numériques, il est maintenant plus facile que jamais de créer un plan de gestion des documents. Ce processus peut vous aider à organiser et à conserver vos documents.

Un plan de gestion des dossiers peut inclure tous les types de dossiers, des documents papier aux fichiers numériques et aux applications logicielles. Il est important que vous gardiez la trace de toutes vos données afin de pouvoir trouver facilement ce dont vous avez besoin en temps voulu.

Les plans de gestion des dossiers ne concernent pas seulement les documents papier, mais aussi les fichiers numériques tels que les programmes informatiques et les feuilles de calcul. Vous devriez disposer d'une base de données ou d'une feuille de calcul où vous stockez toutes les informations en un seul endroit et vous assurez qu'elles sont faciles à trouver en cas de besoin.

Les plans de gestion des documents sont utilisés par de nombreuses organisations différentes pour gérer leurs documents. Ils peuvent être utilisés à des fins diverses, comme l'enregistrement de l'histoire d'une organisation, la gestion des documents qui doivent être conservés pour des raisons juridiques et la gestion du stockage des informations confidentielles.

Un plan de gestion des documents est créé en fonction des besoins et des exigences d'une organisation. Il est généralement créé après la réalisation d'un inventaire ou d'un audit des documents, qui donne une vue d'ensemble des types d'informations existant au sein de l'organisation à un moment donné. Une fois créé, il doit être revu régulièrement par tous les employés pour s'assurer qu'il est toujours pertinent pour les besoins actuels.

8 conseils pour une gestion efficace des documents 

Quels sont certains des avantages de l'utilisation d'un plan de gestion des dossiers ?

Le plan de gestion des dossiers est un type de document qui est utilisé spécifiquement pour gérer les dossiers. Il s'agit d'un document juridique qui est utilisé depuis de nombreuses années.

Il est important pour les entreprises de disposer d'un plan de gestion des dossiers afin de gérer les dossiers qu'elles stockent, en particulier lorsqu'il s'agit de conformité légale. L'utilisation d'un plan de classement des documents présente également des avantages, comme l'amélioration de l'efficacité et la réduction des coûts.

Voici quelques-uns des avantages de l'utilisation d'un plan de gestion des dossiers :

  • Réduction du risque de violation des données
  • Amélioration de l'efficacité
  • Augmentation de la sécurité

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, protège les entreprises contre la perte de documents.

Quelles sont les principales caractéristiques d'un plan de gestion des dossiers efficace ?

Pour gérer efficacement les documents, il est important de bien comprendre les principales caractéristiques d'un plan de gestion de documents efficace.

Dans le but d'accroître l'efficacité et de réduire les coûts, les organisations se tournent vers la numérisation. Cela a entraîné une augmentation de la demande de professionnels de la gestion des documents qui peuvent aider à la tenue des documents numériques et à la conformité.

Voici les principales caractéristiques d'un plan de gestion des documents efficace :

1) Définir l'objectif du plan

2) Établir un public cible

3) Élaborer une stratégie

4) Établir des politiques et des procédures

5) Établir des buts et des objectifs

6) Établir un échéancier

Considérations clés avant de choisir votre prochain plan de gestion des dossiers

Avant de choisir un nouveau plan de gestion des dossiers, il est important de tenir compte des éléments suivants :

  • Quels sont vos besoins en matière de conservation ?
  • Comment allez-vous stocker vos dossiers ?
  • À quelle fréquence aurez-vous besoin d'accéder à vos dossiers ?
  • Quels sont les coûts associés au plan de gestion des dossiers ?
  • Quelles autres caractéristiques devraient être incluses dans le plan de gestion des dossiers ?
  • Qui est votre public cible et quel type de contenu crée-t-il ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.

Comment mettre en œuvre un plan de classement efficace ?

Un plan efficace de gestion des dossiers aidera votre entreprise à obtenir un avantage concurrentiel. Il vous aidera à améliorer l'expérience client et à faire en sorte que votre marque se distingue de la concurrence.

L'une des erreurs les plus courantes commises par les entreprises est de ne pas mettre en œuvre un plan de gestion des risques efficace. Elles pensent qu'elles peuvent simplement faire certaines choses sans les planifier au préalable, ce qui entraîne beaucoup de confusion et d'incohérence dans leurs efforts de marketing.

La mise en œuvre d'un plan efficace de gestion des dossiers commence par la définition des buts et objectifs de votre stratégie de marketing. Vous devez ensuite créer un plan comportant des objectifs, des étapes et des délais spécifiques pour chaque étape de la réalisation de ces objectifs.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Leader du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de capturer, stocker et récupérer les documents de manière à faire gagner du temps, à donner une visibilité sur les révisions et à rassurer sur la sécurité.

Qu'est-ce que la structure du plan de classement ?

La structure du plan de classement est une approche standardisée de l'organisation de la documentation des documents de manière systématique et méthodique. Cela peut se faire en créant des fichiers ou des dossiers et en les déplaçant de manière ordonnée.

Un exemple de structure de plan de classement consisterait à créer un dossier pour chaque année, un dossier pour chaque mois, un dossier pour chaque type de mois, et ainsi de suite.

Un plan d'organisation typique pour tout gestionnaire de documents comporterait ces éléments :

  • Structure du plan de classement : Un dossier par année, un dossier par mois, etc.
  • Schéma d'organisation : Un dossier par département ou unité de travail

Un plan de classement type comprend quatre éléments principaux : les documents physiques, les documents numériques, le stockage hors site et l'élimination.

Les documents physiques contiennent généralement les dossiers papier qui sont stockés dans un lieu spécifique.

Les documents numériques sont généralement des fichiers créés sous forme numérique et stockés sur site ou hors site, par exemple sur un site de stockage en ligne ou sur l'ordinateur personnel d'une personne.

Le stockage hors site correspond généralement aux sauvegardes des fichiers numériques sur des disques durs, des bandes ou d'autres supports accessibles hors des locaux.

L'élimination consiste à détruire complètement les documents physiques et numériques après qu'ils ont atteint leur objectif. En plus de ces quatre composantes, il existe souvent d'autres éléments, notamment des calendriers de conservation pour les systèmes électroniques et les documents papier.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Pourquoi les bureaux de gestion de projet sont-ils si avantageux ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
 Pourquoi les bureaux de gestion de projet sont-ils si avantageux ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Principaux points à retenir :

  • La création d'un bureau de gestion de projet est un excellent moyen de résoudre les problèmes ciblés, les points douloureux et les écarts de performance qui peuvent entraver votre activité.
  • Un bureau de gestion de projet permet de répéter et d'organiser les activités de gestion de projet, ce qui renforce l'assurance et le contrôle du projet.
  • Les PMO aident à capturer et à maintenir les données de qualité qui permettront une planification précise, une prévisibilité commerciale et une prise de décision éclairée. Ils contribueront également à améliorer l'efficacité des coûts et à optimiser la planification budgétaire.
  • Enfin, le fait de disposer d'un bureau de gestion de projet permet d'améliorer la sélection des projets afin de garantir et de maintenir des avantages concurrentiels à long terme.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide à optimiser l'utilisation des ressources.

Les nombreux avantages d'un PMO

L'idée de mettre en place un bureau de gestion de projet est très simple : " De quelle manière ma société aurait-elle intérêt à se doter d'un bureau de gestion de projet ? ". Pour un chef d'entreprise, cette question vaut la peine d'être posée. Si vous étudiez le sujet, vous êtes probablement bien conscient que les PMO sont conçus pour rationaliser et améliorer les activités de projet au sein d'une organisation. Mais lier cette action à une valeur commerciale visible et mesurable ou à une amélioration des résultats n'est pas forcément évident. Pourtant, ce type d'avantages organisationnels de haut niveau et à grande échelle est précisément ce que vous espérez obtenir dans votre entreprise en mettant en place un PMO. Voici un tour d'horizon des principaux avantages d'un bureau de gestion de projet.

Un bureau de gestion de projet est souvent créé pour répondre à un ensemble de problèmes spécifiques, de questions, de points douloureux ou de lacunes de performance que l'organisation veut et doit résoudre.

Par exemple, un problème clé pour de nombreuses organisations est l'énergie gaspillée sur des tâches sans valeur ajoutée - qui représente jusqu'à 90% de tout le travail de projet. Cela signifie qu'il existe une vaste marge d'amélioration de la productivité de l'exécution des projets. Le problème des tâches sans valeur ajoutée autour des projets - en d'autres termes, le gaspillage des projets - peut trouver son origine dans l'absence d'un moyen formel de centraliser et de partager les informations. Il est possible de l'atténuer efficacement en regroupant toutes les données liées au projet dans un référentiel centralisé afin d'obtenir la proverbiale "version unique de la vérité" et de garantir la visibilité et l'intégrité des données. Avec un emplacement unique pour toutes les données de projet, plus de temps perdu à chercher des informations, et plus de feuilles de calcul Excel distribuées : tout ce dont l'entreprise a besoin pour suivre et gérer ses projets est là, sur simple pression d'un bouton, facilement disponible et à jour à tout moment. Dans l'ensemble, un PMO doté des bonnes capacités peut réduire de 25 % le temps que les chefs de projet consacrent à des tâches manuelles sans valeur ajoutée. Vos équipes auront ainsi plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Parmi les autres problèmes d'entreprise répandus, citons un taux élevé de projets qui ne parviennent pas à apporter la valeur commerciale attendue. Cela peut être dû, entre autres, à un processus de sélection de projet sous-optimal ou à une mauvaise exécution du projet. Cela peut également être le résultat de délais d'exécution des projets plus longs que la moyenne, ce qui immobilise des ressources clés pendant de longues périodes et retarde le lancement de produits et services nouveaux sur le marché.

Le bureau de gestion de projet a une solution pour ces problèmes de longue date qui affligent les entreprises. En auditant les processus et les méthodes de travail en place et en les optimisant si nécessaire, en introduisant des approches plus structurées ainsi que des outils et des meilleures pratiques plus efficaces, les PMO ont le pouvoir de résoudre les points douloureux spécifiques qui ont freiné l'entreprise et pesé sur ses performances.

Les bureaux de gestion de projet cherchent à développer et à appliquer des processus standard dans leur domaine afin d'améliorer l'uniformité entre les équipes de projet. Ces normes peuvent s'appliquer à l'ensemble des activités et des tâches liées au projet : collecte de données, rapports, suivi du projet, communication entre les équipes. Les jalons de projet en sont un bon exemple : laissés à eux-mêmes, les chefs de projet utiliseront très probablement des jalons différents pour planifier, suivre et gérer leurs divers projets. Ils peuvent également utiliser des langages différents, ou donner des significations différentes à un même terme, ce qui peut donner lieu à des malentendus et affecter les projets.

Avec un PMO qui normalise les méthodes et les pratiques à tous les niveaux et aligne toutes les équipes de projet autour d'un langage commun, vous pouvez être sûr que les désalignements et les déconnexions n'entraveront pas la gestion du projet. Votre bureau de gestion de projet supervisera et contrôlera en tout cas le déroulement de l'exécution et les activités connexes pour s'assurer que tout reste parfaitement sous contrôle, que chaque membre de l'équipe fait ce qu'il est censé faire au bon moment et termine dans les délais, que les meilleures pratiques sont appliquées et reproduites, et que tous les projets sont sur la voie de la réussite.

Les bureaux de gestion de projet établissent également une structure de gouvernance pour les activités de gestion de projet, en définissant des responsabilités claires et en déterminant qui est responsable de quoi. De cette façon, en cas de problèmes imprévus ou d'événements inattendus, une chaîne de commandement claire accélère la résolution. En bref, avec un PMO, vous pouvez être sûr que le volet "projet" de l'entreprise fonctionne comme une machine bien huilée, que les gens savent toujours ce qu'ils doivent faire, comment le faire, comment résoudre ou signaler les problèmes, qui prend les décisions, etc.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de diminuer le temps et l'énergie consacrés aux projets.

Une meilleure visibilité

Nombreux sont les organisations et les chefs d'entreprise qui souffrent d'une visibilité insuffisante des données et de rapports peu fiables. Sans le bon processus et les bons outils, la collecte, la génération et le partage des rapports peuvent être une activité fastidieuse et chronophage qui accapare une grande partie du temps des chefs de projet. De plus, les rapports produits manuellement ne sont pas nécessairement à jour ou précis, et ils peuvent avoir toutes les formes et toutes les tailles, car chaque chef de projet utilise les outils et les vues de son choix et peut mettre en évidence des informations différentes. Par conséquent, les rapports édités par différents chefs de projet peuvent ne pas être comparables.

Un bureau de gestion de projet s'assurera que l'organisation bénéficie d'une vue complète de tous les projets et portefeuilles en centralisant et en consolidant toutes les données dans un référentiel unique avec des mises à jour automatiques en temps réel. Grâce à cette visibilité, les PMO sont en mesure de soutenir les équipes de gestion de haut niveau avec des informations complètes et claires sur tout ce qui concerne les projets. Comme les données peuvent être comprimées et exportées directement à partir du référentiel, l'automatisation de la génération de rapports fait gagner un temps précieux aux gestionnaires de projets. Les décideurs obtiennent des rapports standard cohérents, avec une visualisation des données attrayante et convaincante pour faciliter la consommation des informations.

Des informations précieuses

Le PMO est, en quelque sorte, le gardien des données. Grâce à des outils professionnels, les bureaux de gestion de projet garantissent la qualité, l'exactitude et la fraîcheur des informations qu'ils utilisent et communiquent. Les systèmes numériques consolident les informations, ne laissant aucune place à la divergence, et les stockent en toute sécurité pour garantir leur intégrité. L'amélioration de la précision des données relatives à la planification, aux ressources, au calendrier et au budget, avec la possibilité de les analyser à un niveau granulaire, renforce la capacité de l'organisation à prendre des décisions optimales. Ces données précises peuvent être traitées automatiquement et faire l'objet d'une analyse croisée pour fournir des informations qui amélioreront encore les capacités de prise de décision.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet d'assurer la formation des nouveaux chefs de projet ou leur transmettre de nouvelles compétences dans le domaine de la gestion de projet.

Une plus grande prévisibilité

La possibilité d'effectuer des simulations sur la base de ces données de qualité se traduit par une plus grande prévisibilité et une meilleure précision de la planification. Les bureaux de gestion de projet s'appuieront sur leurs outils professionnels pour exécuter de multiples scénarios de simulation de l'impact d'une décision donnée sur les calendriers, les ressources, le budget, les jalons, etc. Cela permet de tracer la meilleure voie pour les projets et de réajuster si nécessaire pendant la phase d'exécution. En fin de compte, cela augmentera le taux de réussite des projets, y compris leurs chances de répondre à toutes les attentes.

Un autre avantage clé d'un bureau de gestion de projet est l'impact positif significatif sur les résultats de votre entreprise.

Réduction des coûts

Au fur et à mesure que le PMO automatise les activités de base à fort volume et les tâches à faible valeur ajoutée, telles que l'élaboration de tableaux de bord et de rapports, le suivi du temps, le contrôle de l'achèvement, etc. Cela signifie que vous tirerez un meilleur parti de vos investissements en ressources productives. D'autant plus que la plupart des PMOs s'attaquent également à la question de l'allocation des ressources. Un bureau de gestion de projet normalisera les processus ou les outils de gestion des ressources et des capacités afin d'améliorer la capacité de l'organisation à prévoir les besoins en capacités des équipes et des projets et à prévenir les conflits relatifs à l'utilisation des ressources clés.

Amélioration de la compétitivité

Une gestion fine des ressources permet non seulement de soutenir la productivité globale en évitant la sur- ou sous-allocation de travailleurs clés, mais aussi d'améliorer les temps de cycle des projets : votre bureau de gestion de projet vous aidera à garantir que les bonnes ressources, avec les bonnes compétences, sont disponibles pour vos projets les plus importants et qu'elles travaillent au taux d'utilisation maximal possible.

En fin de compte, cela permet à votre entreprise d'être plus compétitive : la réduction des retards dans la livraison des projets et l'accélération des délais de commercialisation ont un impact positif sur les finances de l'organisation, mais aussi sur la satisfaction des clients et la part de marché.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Développer, communiquer et encadrer les bonnes pratiques de gestion de projet dans toute l'organisation.

Respect accru du budget

L'amélioration de la visibilité, de la prévisibilité et du contrôle de tous les aspects de l'exécution des projets se traduit également par une meilleure maîtrise des budgets des projets. Les bureaux de gestion de projet mettent en œuvre des processus et des outils dédiés pour estimer le suivi des coûts et allouer des budgets réalistes aux projets et aux portefeuilles. En anticipant les problèmes, ils peuvent identifier les changements à apporter et agir rapidement, ce qui est beaucoup plus économique que de devoir trouver une solution de dernière minute à un problème détecté à la onzième heure.

Si vous combinez les économies de coûts et les gains de productivité, l'augmentation des revenus due à une compétitivité accrue et un meilleur respect du budget, l'entreprise rentabilise vraiment l'argent qu'elle a investi dans un PMO et les outils de soutien.

Enfin, les avantages d'un PMO comprennent l'amélioration de l'agilité de l'entreprise, l'alignement de la stratégie et la capacité à saisir de nouvelles opportunités.

Un bureau de gestion de projet aidera à relever le défi majeur de la sélection des projets. Vos projets doivent être alignés sur la stratégie de l'entreprise afin de générer de la valeur. Un alignement insuffisant est généralement dû à un manque de clarté sur les objectifs de l'entreprise au stade de la sélection des projets. Et un problème de qualité dans la sélection des projets a tendance à entraîner une perte de productivité ou l'échec des initiatives commerciales.

Alors que les organisations s'efforcent de faire plus avec moins, elles comptent sur leurs PMO pour sélectionner les projets à lancer avec le plus grand soin, afin que les rares ressources soient allouées aux projets et initiatives jugés les plus précieux et les plus critiques. Les capacités de gestion de la demande du PMO peuvent être utilisées pour sélectionner et hiérarchiser les meilleurs projets, en optimisant l'alignement des activités et en augmentant l'impact stratégique de l'activité de projet. L'objectif est d'améliorer le pourcentage de projets qui apportent de la valeur et de réduire le taux de projets considérés comme des échecs.

Dans la mesure où votre bureau de gestion de projets est capable de mener et d'exécuter de grandes initiatives stratégiques, il favorise le changement organisationnel et contribue aux résultats clés de l'entreprise et aux facteurs déterminants pour le niveau C, tels que la croissance rentable et la compétitivité à long terme. 

Bien plus qu'un simple contrôleur de projet, un bureau de gestion de projet est un véritable moteur de valeur pour l'entreprise. Les avantages de la mise en place d'un tel bureau couvrent un nombre impressionnant de domaines d'activité. Cependant, afin de vraiment maximiser les avantages de votre PMO, vous devez vous assurer qu'il est adapté aux défis spécifiques de votre organisation. Il n'y a pas deux bureaux de gestion de projets qui ont le même mandat et les mêmes responsabilités, et il n'y a pas deux bureaux de gestion de projets qui font le travail de la même façon. Par conséquent, lorsque vous mettez en place un PMO dans votre entreprise, vous devez vous assurer que vous évaluez soigneusement les besoins et les attentes de l'organisation afin de déterminer le type de PMO qui est adapté pour soutenir votre parcours de croissance.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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