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De nombreuses entreprises considèrent le stockage de documents comme une réflexion après coup, ce qui peut être pratique à court terme mais coûteux à long terme. Si l'on additionne les locations mensuelles d'espace pour les documents hors site, les coûts totaux de stockage au cours d'une année peuvent représenter une part importante et superflue des frais généraux de votre entreprise. Grâce aux méthodes suivantes, votre entreprise peut minimiser les coûts de stockage des documents et améliorer le flux et l'efficacité des opérations.
Mettez en place un calendrier de conservation des documents
Pour minimiser le stockage des documents hors site et réduire les coûts de gestion des documents, vous devez établir un calendrier de conservation. Un calendrier de conservation est un moyen plus organisé de séparer les documents essentiels et pertinents des documents périmés.
Grâce à un calendrier de conservation des documents, votre entreprise peut déterminer avec précision les documents à conserver. En même temps, vous serez en mesure de savoir quels documents vous pouvez supprimer. Ce faisant, votre entreprise réduira le volume de documents papier à emporter hors site chaque mois.
Un calendrier de conservation des documents donnera également à votre entreprise un système plus organisé de classement et de suppression des documents. Au fil du temps, les économies s'accumuleront, car vous aurez moins besoin de conserver et de transporter des documents dans des installations de stockage surpeuplées. De plus, votre entreprise évitera plus facilement les conséquences juridiques qui surviennent parfois lorsque des documents sont conservés au-delà de leur date d'expiration.
Utilisez la numérisation de documents en arrière-plan
Un autre moyen de réduire les coûts de gestion des documents est d'utiliser un système de numérisation des documents antérieurs. Au cours d'une année donnée, une entreprise est susceptible de dépenser des sommes incalculables en stockage de documents. Et cette somme ne cesse d'augmenter à mesure que vous accumulez des documents à conserver. Grâce à la numérisation des archives, vous pouvez réduire ces coûts et obtenir rapidement la numérisation et la sécurisation de tous vos documents.
Une fois que vous avez numérisé tous vos documents d'archives, il devient beaucoup plus facile de répondre aux clients lorsque des questions se posent au cours des interactions avec le service clientèle. Si, par exemple, un client a besoin de savoir quand son abonnement doit être renouvelé, vous pouvez extraire l'information numériquement sur votre système informatique et répondre immédiatement.
La numérisation de fichiers anciens permet également de protéger chaque volume de documents pertinents contre la destruction. En cas d'inondation ou d'incendie au siège de votre entreprise ou dans votre entrepôt, les documents existeront toujours sous forme numérique et seront disponibles à tout moment pour une réimpression instantanée.
Activez le logiciel de gestion des documents
Pour que les documents numérisés soient classés correctement, il est essentiel d'installer un logiciel de gestion de documents sur le système informatique de votre entreprise. Les logiciels de gestion de documents vous permettent de gérer vos fichiers pour un accès instantané, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Le logiciel de gestion de documents est le ciment des opérations d'une entreprise à l'ère moderne. Entre le tri et le classement des documents et la sauvegarde de chaque pièce de papier sous forme numérique, le logiciel de gestion permet de garder la trace de tous ces milliers de fichiers. Avec un logiciel de gestion, aucun document n'est égaré ou ne tombe dans de mauvaises mains.
Les logiciels de gestion facilitent également l'automatisation de la sauvegarde et du stockage des fichiers de l'entreprise parmi le personnel affecté à votre entreprise. Tant que le logiciel fonctionne en conjonction avec la planification de la conservation et la numérisation des dossiers, votre équipe peut améliorer son efficacité et économiser de l'argent qui serait autrement consacré à un classement désorganisé, à des protocoles de numérisation incohérents et à une consommation de stockage inutile.
Formez les employés aux protocoles du système de stockage des documents
Pour réussir à réduire le coût du stockage des documents d'entreprise, il faut un volet éducatif qui permettra à votre personnel de se familiariser avec cette nouvelle initiative. La sauvegarde et le stockage des documents peuvent être un processus confus et désordonné à l'échelle de l'entreprise, surtout si votre personnel se compose de dizaines, voire de centaines d'employés qui traitent et classent des documents quotidiennement.
Lorsque votre entreprise met en place un calendrier et un protocole pour sauvegarder les documents numérisés en vue de leur accès et de leur stockage, assurez-vous que chacun est suffisamment informé des étapes à suivre. Seule la formation permet à une entreprise de s'assurer que son système de classement est complet, efficace et conforme à la loi.
Établissez un calendrier de purge
L'accumulation de documents peut rapidement devenir un véritable casse-tête, surtout pour les moyennes et grandes entreprises. À mesure que les documents s'accumulent, le personnel de l'entreprise doit savoir quels documents conserver et lesquels éliminer. En outre, il est essentiel que les employés sachent quand supprimer les documents inutiles.
Les calendriers de tri et de suppression des documents doivent figurer parmi les éléments de base du volet formation. Veillez à former chaque membre du personnel qui manipule des documents sur la manière de distinguer les documents essentiels des documents non essentiels. Mettez en place un calendrier de purge pour éviter à votre entreprise des ennuis juridiques et pour réduire la consommation de stockage de documents.
Attribuez des zones pour le classement et l'élimination des documents
Pour réduire davantage les coûts de stockage hors site, attribuez un espace sur place pour le tri, le classement et l'élimination des documents. Selon la taille du siège de votre entreprise, ces trois tâches pourraient se dérouler dans trois pièces distinctes, ou dans trois coins différents d'une grande pièce.
Réservez une pièce ou un coin pour le tri des documents entrants. Ici, les employés peuvent séparer les documents essentiels de ceux qui ne sont pas importants. Les documents essentiels comprendraient les papiers qui doivent toujours rester dans le dossier, ainsi que ceux à garder dans le dossier pour la durée d'un contrat donné. Les documents non essentiels sont ceux qui doivent être jetés immédiatement ou très prochainement.
La deuxième pièce ou coin est l'endroit où classer les documents essentiels pour les mettre en sécurité. Ici, classez les documents de nécessité permanente séparément des dossiers dont la date d'expiration est lointaine. Placez les dossiers qui ne sont que temporairement nécessaires dans une autre catégorie.
Enfin, il devrait y avoir une zone ou une pièce séparée pour le déchiquetage des documents inutiles. Equipez cet espace de bacs de recyclage pour tout le papier déchiqueté qui s'accumule au cours d'une journée donnée.
Vérifiez toutes les boîtes actuellement stockées hors site
Tout en prenant des mesures pour trier, numériser et classer les documents entrants, vous pouvez réduire davantage les coûts de stockage des documents pour les entreprises en effectuant un audit des boîtes dans votre installation de stockage.
Selon la taille de votre entreprise et l'ancienneté de vos activités, un audit complet de vos archives de documents hors site peut prendre beaucoup de temps. Toutefois, ce processus pourrait vous faire économiser de l'argent, car votre équipe trie et élimine finalement des dizaines de milliers de documents. Une fois cet audit terminé, vous pourriez réduire de moitié la consommation de stockage de votre entreprise.
Optimisez votre espace de stockage sur site
Lorsque vous attribuez des espaces pour le classement et le déchiquetage des documents, réfléchissez aux moyens d'optimiser votre espace de stockage sur site. Au siège d'une entreprise, les coûts et l'inefficacité découlent souvent de la désorganisation sur place. Si vos salles de stockage sont tellement encombrées qu'il n'y a que peu ou pas de place pour circuler, mais que les piles sont basses et les murs clairs, il y a de fortes chances que vous n'ayez pas utilisé l'espace de manière efficace.
Pour faire le ménage et optimiser l'espace de rangement, installez des étagères pour le classement des documents sur place. Désignez des dossiers de classement pour chaque boîte mensuelle et classez les mois successifs côte à côte sur chaque étagère. Placez les documents de l'année en cours sur des étagères à hauteur des yeux et les documents plus anciens sur des étagères hautes. Il peut être plus efficace d'avoir un système d'étagères qui s'étend sur toute la hauteur de la pièce avec une échelle pour atteindre les étagères supérieures.
Avec un espace de stockage sur site organisé, vous pouvez maximiser le nombre de boîtes et de dossiers que vous stockez sur site et, par conséquent, minimiser la quantité d'espace dont vous avez besoin hors site. Certaines petites entreprises utilisent cette stratégie et découvrent qu'elles n'ont plus du tout besoin d'espace de stockage hors site. Dans tous les cas, un espace de stockage sur site optimisé peut vous aider à réduire le coût du stockage des documents pour votre entreprise.
La gestion des documents réduit vos coûts opérationnels
On ne saurait trop insister sur l'importance du calendrier de conservation, de la numérisation des archives et de la gestion des documents numériques pour toute entreprise du XXIe siècle. Pour les entreprises qui refusent de passer au zéro papier, il est également crucial d'organiser et d'optimiser les systèmes de classement physique et de contrôler les boîtes de stockage sur site et hors site. Cependant, les entreprises qui passent à la dématérialisation et gèrent l'ensemble de la gestion des documents sous forme numérique bénéficient des avantages suivants :
Élimination des coûts de stockage
Lorsque vous passez à une forme numérique de gestion des documents, vous pouvez éliminer les coûts de stockage des documents hors site de la liste des dépenses de l'entreprise. Au lieu de cela, vous pouvez numériser tous les fichiers entrants et progressivement numériser et éliminer les anciens documents jusqu'à ce que tout ce dont vous avez besoin pour l'espace de stockage physique soit une petite niche dans une pièce sur site.
Dans le monde d'aujourd'hui, il est inutile d'avoir des copies papier de la plupart des documents dans les dossiers. Tant que les fichiers sont numérisés et accessibles sur un système logiciel de l'entreprise, vous pouvez les consulter sur demande, les imprimer si nécessaire et réduire au minimum votre consommation d'espace.
Réduire les coûts de copie et d'impression
Avec un système de gestion des fichiers numériques, vous pouvez minimiser, voire éliminer, le besoin de copies papier et d'impressions de documents actifs. Pour de nombreuses entreprises, les copies papier redondantes représentent la part la plus importante de la consommation d'espace et des dépenses d'impression, notamment le papier, le toner et l'entretien des photocopieurs.
Une fois que tout est numérisé, il n'est plus nécessaire d'imprimer plusieurs exemplaires d'un document donné pour différents services, car le fichier source se trouve dans un dépôt centralisé. Lorsque vous avez besoin d'une copie papier, un employé autorisé peut accéder au fichier numérique et le copier sur papier pour la partie en question.
Réduction des coûts des processus métier
En réduisant le besoin de copies papier de documents et d'espace de stockage, vous pouvez également réduire les coûts des opérations de votre entreprise et réaliser d'importantes économies annuelles. Tout cela est possible grâce aux capacités de rationalisation d'un système de gestion des documents, qui simplifie le processus de communication entre les différents services qui composent une entreprise.
Dans le domaine de la comptabilité, par exemple, un système d'archivage numérique rend tout accessible en un clin d'œil. Dès qu'une transaction de vente est effectuée, une copie du reçu apparaît instantanément dans le référentiel de classement pour un accès instantané à l'ensemble du système. Si une question se pose dans le service clientèle, les employés peuvent accéder au dossier à partir de ce même référentiel pour obtenir des réponses immédiates à la question posée.
Un système d'archivage numérique peut même rationaliser les processus des grandes entreprises possédant de nombreux sites répartis dans plusieurs régions. Grâce à un accès instantané à des dizaines de milliers de fichiers sécurisés, les services peuvent accélérer le flux de travail pour un traitement rapide des paiements et des remboursements, ce qui renforce la confiance et la satisfaction des clients.
Éliminez les coûts de reprise après sinistre
Lorsque vous convertissez des volumes de paperasse au format numérique, vous ne risquez plus de perdre des documents essentiels en cas de sinistre. En revanche, si des milliers de dossiers sont stockés dans des boîtes et empilés sur des étagères, ils peuvent tous être détruits en quelques minutes par un incendie ou une inondation. Par conséquent, votre entreprise pourrait être confrontée à des temps d'arrêt prolongés et à une série de plaintes de clients dans ce qui serait finalement un effort coûteux pour récupérer les informations perdues.
Bien sûr, vous pouvez investir davantage dans un espace de stockage ignifugé situé en hauteur, mais rien ne garantit qu'il protégera vos documents des flammes ou des dégâts des eaux.
Avec un système de gestion des documents, vos fichiers sont stockés dans un dépôt à distance et sont donc à l'abri de tout danger. De plus, l'archivage numérique vous permet de réduire les coûts associés aux dispositions de stockage à l'épreuve des catastrophes, car vous n'avez même plus besoin d'un lieu physique pour conserver vos documents.
Limitez le temps et les frais de main-d'œuvre
Le classement et le stockage des documents papier peuvent être une tâche fastidieuse. Si vous dirigez une grande entreprise comptant des centaines d'employés, les heures consacrées à ce travail peuvent absorber une part importante de la productivité et de la masse salariale.
Avec un système de gestion des documents numériques, les tâches qui prenaient autrefois des minutes, voire des heures, ne prennent plus que quelques secondes. La division du travail requise pour un classement papier à grande échelle devient encore plus rationnelle lorsque tous les documents sont disponibles sous forme numérique dans un dépôt central et sécurisé. Grâce à ce nouveau type de système, vous pouvez réaffecter vos employés à des tâches plus efficaces et stimuler la productivité globale de votre entreprise.
Diminuer le prix du stockage des documents d'entreprise
Le prix du stockage des documents hors site peut amputer votre marge bénéficiaire à mesure que les papiers et les boîtes s'accumulent. Les coûts de stockage de documents pour une entreprise peuvent être exceptionnellement élevés si votre société sert des dizaines de milliers de clients dans plusieurs zones géographiques. Cependant, vous pouvez réduire le coût de la conservation des documents à pratiquement zéro en numérisant les dossiers et documents commerciaux sous forme numérique et en gérant une entreprise sans papier.
Lorsqu'il s'agit de numériser des documents, il est préférable de faire appel à une entreprise spécialisée dans la numérisation pour que le travail soit bien fait.
Grâce à la numérisation de tous vos documents, votre entreprise peut libérer de l'espace sur site et faire des économies en réduisant le coût du stockage des documents professionnels. Mieux encore, votre personnel sera plus productif grâce à la commodité de la base de données consultable, dans laquelle il peut accéder à n'importe quel document à tout moment.
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