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Comment une entreprise peut-elle choisir la meilleure solution de gestion des documents et créer un système qui réponde à ses besoins ? Lisez la suite pour découvrir cinq conseils pour une gestion efficace et efficiente des documents.
Le monde des affaires moderne déborde de fichiers texte, d'images, de graphiques et même de documents audio et vidéo, qui doivent tous être triés, stockés et classés pour une utilisation ultérieure. La gestion d'une entreprise exige la capacité d'organiser et de localiser les documents dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. C'est pourquoi un système de gestion de documents fiable et polyvalent est indispensable aux entreprises très actives. Mais que faut-il faire pour créer un système qui fonctionne vraiment pour votre entreprise ? Lisez la suite pour obtenir des conseils d'experts sur la gestion électronique des documents.
1. Choisissez un logiciel adapté à votre activité
Trop d'entreprises commettent l'erreur d'acheter d'abord un logiciel, puis d'essayer de faire entrer les besoins de leur entreprise dans les fonctionnalités existantes de l'application. Pour éviter de tomber dans ce piège, les responsables informatiques avisés prennent le temps d'examiner leurs besoins uniques en matière de gestion de documents.
Quels sont les types de documents que vous traitez le plus souvent ? Quels sont les principaux besoins de votre entreprise en termes de flexibilité et de sécurité ? Qu'est-ce qui est susceptible de changer à l'avenir, à mesure que votre entreprise se développe ? En faisant un "inventaire" mental des façons dont vous comptez utiliser le système avant de vous lancer dans l'achat d'un logiciel, vous pourriez vous épargner - et épargner à votre service technique - des années de frustration.
2. Rendez vos documents interrogeables
Que vous stockiez des documents électroniques ou que vous créiez une base de données numérique de vos dossiers papier, l'un des facteurs les plus importants d'un système de gestion de documents efficace est de fournir le plus d'informations possible pour permettre les fonctions de recherche. Marquez chaque document de votre système avec des informations complètes, notamment un nom de fichier, une description du contenu, des métadonnées et des mots-clés. Plus votre logiciel indexe d'informations, mieux c'est : vous trouverez plus facilement les documents dont vous avez besoin, ce qui vous fera gagner du temps et vous évitera des frustrations.
3. Choisissez des fonctions de sécurité qui protègent votre vie privée
La plupart des entreprises ont au moins quelques documents et fichiers clés qui doivent être protégés contre les lecteurs non autorisés. Qu'il s'agisse de protéger votre vie privée, les intérêts commerciaux de votre entreprise ou la sécurité de vos clients, il est important que votre logiciel offre les fonctionnalités et les garanties nécessaires.
Certains systèmes de gestion de documents exigent un mot de passe de chaque utilisateur, tandis que d'autres sécurisent des documents individuels ou des dossiers entiers à l'aide d'un verrouillage par mot de passe. Réfléchissez au niveau de sécurité dont vous avez besoin en fonction des circonstances de votre entreprise. Un seul mot de passe est-il suffisant ? Avez-vous besoin de crypter l'ensemble de votre base de données ? Certains logiciels peuvent même envoyer des alertes par courriel lorsque des documents marqués sont modifiés ou consultés.
4. Pensez aux flux de travail
L'un des principaux avantages d'un logiciel de gestion de documents est sa capacité à rationaliser et à contrôler les flux de travail de votre bureau. L'automatisation de la numérisation, de la conversion, de l'édition, de l'organisation, de la soumission, de la révision, de l'approbation et du partage des documents peut vous faire gagner beaucoup de temps, à vous et à vos employés, et augmenter la productivité et la rentabilité. Là encore, pour choisir un système adapté à vos procédures, il est important de prendre en compte la manière dont vous gérez les documents. Les systèmes qui permettent des flux de travail personnalisables vous offrent une marge de manœuvre pour les changements de procédure futurs.
5. Gérez les cycles de vie de vos documents
La plupart des entreprises s'appuient sur des règles de conformité qui régissent quand et comment les documents sont détruits, mais il peut être difficile de garder trace de la date exacte de création ou de modification d'un fichier lorsqu'il est sur papier - ou éparpillé dans des dizaines de systèmes électroniques désorganisés. Un bon système de gestion documentaire doit faciliter le suivi et l'identification des documents suffisamment anciens pour être archivés ou détruits.
Tenez compte de ces cinq facteurs et vous serez sur la bonne voie pour obtenir un système de gestion de documents qui résoudra les problèmes actuels et futurs et créera une nouvelle efficacité au sein de votre entreprise.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).