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Un tableau de bord de gestion de projet est un tableau qui offre un aperçu à 360° de l'état d'un projet, des informations et des points de données. Il regroupe les données de tous les points de contact importants du projet et les combine en une seule interface afin que le chef de projet et l'équipe puissent accéder aux informations nécessaires d'un seul coup d'œil.
Avec un tableau de bord dans la gestion de projet, les équipes peuvent :
- Visualiser les projets de manière significative,
- Suivre les indicateurs clés de performance, et,
- générer des informations exploitables, c'est-à-dire des informations qu'elles peuvent traduire en actions ou sur lesquelles elles peuvent travailler.
Dans l'ensemble, le tableau de bord de projet sert d'outil de suivi aux équipes pour déterminer ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qu'il faut ajuster pour atteindre les objectifs du projet.
Qu'est-ce qui fait un bon tableau de bord de projet ?
Les tableaux de bord de projet sont conçus pour aider les équipes à prendre des décisions rapides en leur apportant des données essentielles là où elles se trouvent. Mais comment un tableau de bord de projet permet-il d'atteindre cet objectif ? Plus important encore, quelles sont les fonctions essentielles d'un bon tableau de bord de projet ? Découvrez-les ci-dessous :
Un outil complet
L'objectif fondamental d'un tableau de bord de projet est de rassembler les données de tous les points de données et rapports de projet où elles sont projetées en une interface simple où une équipe peut prendre ce dont elle a besoin et travailler avec. Il doit s'étirer pour rassembler toutes les données essentielles dont l'équipe a besoin afin qu'à tout moment, l'équipe de projet puisse être sûre d'avoir un statut à jour sur ce qui se passe dans son projet en cours.
Un tableau de bord de projet qui ne couvre pas efficacement tous les points de données n'atteint pas son objectif et peut empêcher l'équipe de faire son meilleur travail, voire conduire à des décisions mauvaises et improductives.
Clarté et mise en évidence des données
Pour qu'un tableau de bord de projet remplisse son rôle, il doit non seulement rassembler des données éparses en une seule présentation, mais il doit également les restituer de la manière la plus claire possible afin que l'équipe puisse leur donner un sens.
Dans un monde où tout va très vite et où l'on n'a pas le temps de parcourir des rapports exhaustifs, le tableau de bord doit constamment fournir à l'équipe des informations exploitables dans un format simple, afin qu'il soit facile de prendre ces données en temps réel et de les mettre en œuvre. Des tableaux et des graphiques de gestion de projet doivent offrir des informations de manière visuelle.
Flexibilité et contrôles approfondis pour l'utilisateur
Dans ce contexte, la flexibilité exige qu'un tableau de bord de projet, ou mieux encore, le logiciel de gestion de projet utilisé pour le contrôler, soit aussi simple et techniquement réactif que possible, afin que l'équipe puisse l'ajuster et le personnaliser pour qu'il réponde réellement à ses besoins. Un tableau de bord unique peut ne pas être utile dans tous les cas, car les besoins de chaque équipe sont différents.
Pourquoi devrais-je utiliser un tableau de bord de projet ?
Les tableaux de bord de projet permettent de visualiser facilement ce qui est important dans le processus de gestion de projet, c'est-à-dire de mesurer et de suivre l'avancement du projet. Alors, comment un tableau de bord de projet peut-il aider à mieux mesurer et gérer les projets de manière plus productive ? C'est ce que nous allons voir.
1. Coordination
Dans le processus de gestion de projet, il peut être facile pour les membres de l'équipe de partir chacun de leur côté, de ne plus se concentrer sur les objectifs clés et, indirectement, de faire stagner le projet. Avec un tableau de bord de projet, il est plus facile pour l'équipe d'avoir une seule source de vérité à laquelle chacun peut se référer. Le tableau de bord indique à chacun ce qui doit être fait et quand.
Ainsi, chaque membre de l'équipe peut avoir une vue approfondie des paramètres de gestion du projet et de son avancement. Ainsi, chacun peut se concentrer sur ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs plus rapidement.
2. Une meilleure visibilité des données
Un bon tableau de bord de projet prend les données importantes et les amène là où l'équipe en a besoin. L'équipe de gestion du projet peut se concentrer sur l'exploitation de ces informations et les transformer en actions et en résultats finis, au lieu de passer du temps à localiser les paramètres du projet qui changent constamment.
3. Des informations exploitables
En fin de compte, la raison pour laquelle les tableaux de bord de projet sont utilisés en premier lieu est d'offrir des informations qui peuvent être interprétées et utilisées pour définir un plan d'action. Les tableaux de bord dynamiques permettent de voir facilement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, afin que l'équipe puisse facilement interpréter et prendre les mesures appropriées le plus rapidement possible.
Métriques et fonctionnalités à avoir dans le tableau de bord d'un projet
Parmi les caractéristiques et les mesures essentielles qu'un tableau de bord de gestion de projet doit couvrir pour répondre aux besoins de visibilité des données d'une équipe, citons les suivantes:
1. Widget d'allocation des ressources
Il donne une ventilation de la façon dont les ressources disponibles du projet ont été allouées, y compris comment (c'est-à-dire ce que les ressources sont censées réaliser là où elles ont été allouées), où (quelle partie exacte du projet), et à quelles tâches spécifiques.
2. Le widget d'état des tâches
Il offre à l'équipe un aperçu de l'état des tâches liées au projet en question.
3. Rapports de suivi des jalons
Il offre des mises à jour périodiques sur les progrès réalisés par l'équipe sur les objectifs plus petits dans lesquels le projet a été divisé, ainsi que sur les jalons du projet qui ont été prévus pour être atteints à l'avenir.
4. Rapports d'avancement et widget d'état
Ils donnent à l'équipe et aux autres parties prenantes du projet un aperçu de l'avancement du projet, de son statut (en cours, en pause, terminé, etc.) et des ressources allouées (budget).
Les indicateurs clés de performance de la gestion de projet à mesurer dans un tableau de bord
Les indicateurs clés de performance à mesurer dans un projet sont susceptibles de changer en fonction du type de projet. Cependant, ces 5 indicateurs sont susceptibles de figurer dans la plupart des types de projets.
1. Efficacité des coûts : Combien de valeur est générée par rapport au montant dépensé pour générer cette valeur ? Cette mesure est également appelée l'indice de performance des coûts (IPC).
2. Alignement sur les objectifs de l'entreprise : Vous devez mesurer périodiquement si votre projet reste aligné sur les objectifs de l'organisation au sens large. Cela peut se faire par le biais des notes d'alignement obtenues grâce à des enquêtes administrées aux principales parties prenantes.
3. Temps : Il est important de mesurer le temps nécessaire à la réalisation du projet (temps de cycle) et des phases spécifiques du projet. Plus le délai d'exécution est court, plus le retour sur investissement est rapide.
4. Le retour sur investissement ( RSI ) : Cette métrique mesure le rendement de chaque dollar investi dans le projet. Plus le RSI est élevé, plus la rentabilité du projet est importante.
5. Productivité : Elle mesure la part du temps alloué au projet qui est effectivement consacrée à la production par membre de l'équipe. Le résultat est susceptible de varier d'un projet à l'autre.
Comment mettre en place et créer un tableau de bord de projet ?
Lors de la création d'un tableau de bord de projet, il faut d'abord clarifier ce que vous voulez exactement réaliser avec les données qu'il offrira une fois mis en place. Pour ce faire, décomposez vos objectifs en posant des questions qui vous aideront à comprendre pourquoi vous avez besoin d'un tableau de bord.
1. Pourquoi ? Quelles données ce tableau de bord doit-il offrir ?
2. A qui s'adresse ce tableau de bord ? A l'équipe ? A un individu ? La clarté permet d'adapter les données aux utilisateurs finaux.
3. Combien de temps faudra-t-il pour analyser les données qu'il offrira ? Un tableau de bord doit offrir des données faciles à analyser.
4. Quelles mesures allez-vous associer au tableau de bord ?
5. De quels outils le tableau de bord va-t-il tirer ses données ?
6. Quelles sont les données les plus importantes ?
7. Qui sera le propriétaire du tableau de bord ? Qui sera chargé d'agir sur les données qu'il contient ?
8. Enfin, et surtout, quelles actions voulez-vous susciter à partir de ce tableau de bord ? Lorsque quelqu'un le consulte, que doit-il faire ensuite ?
En substance, ces questions en posent toutes une : Qu'essayons-nous d'atteindre ici ? Ces questions vous aideront à creuser et à visualiser l'utilisation prévue des données que votre tableau de bord offrira.
Une fois que vous avez réussi à répondre à ces questions, votre prochain effort consistera à identifier le bon outil de gestion de projet à utiliser pour votre tableau de bord. Les novices optent généralement pour Excel, mais il existe sur le marché des alternatives à Excel qui facilitent le suivi de vos mesures.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).