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Selon une étude, un travailleur à temps plein s'absente en moyenne 2,8 % de ses journées de travail normales. Ainsi, dans les moyennes et grandes entreprises, les responsables des ressources humaines ont de nombreuses absences à gérer. Dans cet article, nous allons parler des meilleures pratiques pour gérer les demandes de congé.
Les employés ont besoin de s'absenter du travail pour de nombreuses raisons. Qu'il s'agisse de problèmes de santé, d'un accouchement ou d'une formation, les entreprises doivent respecter le droit des employés à s'absenter du travail et prendre leurs besoins au sérieux. En tant que responsable RH, vous devez aider les employés à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée tout en respectant les politiques de l'entreprise.
Qu'est-ce qu'une autorisation d'absence ?
Un congé autorisé est une demande d'absence du travail accordée à un employé en raison de circonstances particulières dans sa vie. Les raisons de demander un congé peuvent varier de l'accouchement et du congé de maternité au stress professionnel excessif et à l'épuisement professionnel. Voici quelques autres raisons possibles pour un congé :
- Un employé peut s'absenter pour se remettre d'une maladie ou pour prendre soin d'un membre de sa famille malade - congé de maladie et congé de maladie pour personnes à charge respectivement.
- Il peut s'absenter du travail pour partir en vacances ou poursuivre d'autres activités en dehors du travail - congé annuel.
- Du temps libre pour les parents biologiques ou adoptifs - congé parental.
- Un congé pour poursuivre l'éducation de l'employé si cela est bénéfique à son rendement au poste actuel - congé d'éducation.
En fonction de sa demande, l'employé peut continuer ou non à recevoir son salaire et ses avantages sociaux pendant son congé. Dans la plupart des pays, les employés disposent de quatre types de congés payés : les congés de maladie, les vacances payées, les jours fériés payés et les congés payés. Tout ce qui n'est pas couvert par ces avantages est également connu sous le nom d'absence non autorisée. Il s'agit d'un congé non rémunéré qui est généralement géré comme un problème de conduite de l'employé et peut entraîner des mesures disciplinaires.
En résumé, les types de congés varient en fonction des réglementations des pays et des États, ainsi que des politiques de l'entreprise et des conditions du contrat de travail. Les congés peuvent être autorisés et non autorisés, rémunérés et non rémunérés, ce qui crée beaucoup de tracas pour les chefs d'équipe, les responsables des RH et les comptables.
Comment gérer les congés
Les responsables RH doivent traiter les demandes de congé, surveiller les absences des employés, etc., ce qui exige de solides compétences en matière de planification et une connaissance de la loi. Passons donc aux meilleures pratiques de gestion des congés.
Suivez et révisez une politique de présence claire
Chaque entreprise devrait avoir des normes clairement définies en matière d'absence des employés. Elle doit informer les travailleurs de la manière et du moment où ils doivent demander un congé, des modalités de rémunération, de ce qui se passe lorsqu'ils prennent des congés non autorisés et du type de mesures disciplinaires qui peuvent être prises.
La récente pandémie de COVID a montré que les entreprises doivent être capables de s'adapter rapidement à l'évolution des circonstances et des tendances. C'est pourquoi il est important que les responsables RH passent en revue les politiques de présence existantes et organisent des séances de calibrage avec les chefs d'équipe. Le personnel décisionnaire doit avoir une compréhension claire de la manière dont les politiques d'absence sont appliquées, du type de situations qu'elles peuvent impliquer et de la manière dont elles doivent être gérées.
Grâce aux sessions de calibrage, les équipes RH ont la possibilité de reconsidérer les déclarations de politique d'absence strictes et de permettre certaines absences imprévues telles que les accidents de la route, les tempêtes de neige, les retards de transport. Pour vous assurer que vos employés n'abuseront pas de ces marges de manœuvre, définissez ce que l'entreprise attend d'eux pendant les intempéries et autres événements majeurs.
Les politiques de présence doivent également prévoir des rapports clairs en fonction des types d'absence possibles (maladie de courte et de longue durée, congé d'urgence, congé de maternité et de paternité, congé sans solde) et des modalités de gestion de ces absences, de leur durée maximale, de leur rémunération, du délai de prévenance à respecter, etc.
Contrôlez l'absentéisme excessif des employés
Les absences des employés ont un coût élevé pour les employeurs et la productivité des équipes. Pour prévenir l'absentéisme excessif des employés, les équipes RH peuvent considérer les conseils suivants :
- Gardez la trace des congés et des absences. La plupart des entreprises utilisent des logiciels de suivi du temps ou des systèmes de gestion des congés pour collecter les données et rechercher les tendances en matière d'absence et de faible productivité. Les taux d'absentéisme élevés peuvent être causés par certains jours de la semaine (lundis ou vendredis), certains projets et tâches ou révéler des cas d'épuisement professionnel.
- Réalisez des enquêtes hebdomadaires, mensuelles ou annuelles auprès des employés sur les sources de stress. Le stress est l'une des plus fortes sources d'absentéisme sur le lieu de travail. Vous devez donc déterminer quelles sont les parties du travail qui mettent le plus de pression sur les employés et réfléchir à la manière dont l'entreprise peut améliorer l'assiduité.
- Organisez des rencontres avec les chefs de projet. Il arrive souvent que le stress naisse d'un travail peu stimulant et répétitif ou du manque d'opportunités d'évolution professionnelle. Si de telles tendances ont été révélées, les responsables RH et les chefs d'équipe doivent revoir la charge de travail qu'ils attribuent à ces membres de l'équipe.
- Envisagez d'inclure des horaires flexibles ou personnalisés dans les politiques de l'entreprise. S'ils sont gérés correctement, ils entraînent une baisse des situations d'absentéisme car elles sont souvent dues à des raisons qui échappent au contrôle des employés.
Mettre leur équipe en garde
Dans la plupart des entreprises, les responsables des RH récupèrent les demandes de congé à partir de notes, de demandes papier, d'e-mails, de messageries, et les ajoutent manuellement à un seul endroit, le plus souvent - des feuilles de calcul Excel. Une fois la demande de congé d'un employé approuvée, les responsables RH doivent généralement contacter les chefs d'équipe pour les informer de l'absence d'un membre de l'équipe afin qu'ils puissent gérer la charge de travail en conséquence.
Dans les équipes où la communication est essentielle, comme les équipes de marketing, l'absence des employés affecte la productivité, les performances et, finalement, le chiffre d'affaires de l'entreprise. Ainsi, pour les moyennes et grandes entreprises, il est essentiel de disposer d'un calendrier d'entreprise où les responsables et les membres de l'équipe peuvent voir les congés planifiés de leurs collègues et planifier leurs congés et vacances en conséquence. Cette approche permet également de soulager l'équipe des RH et d'automatiser la plupart des processus de gestion des congés.
Transférez les données à l'équipe de comptabilité
La gestion des congés est délicate et nécessite non seulement un contrôle pour prévenir l'absentéisme et les abus de congés, une communication entre les équipes et des ajustements de la charge de travail, mais aussi une gestion comptable propre et soignée.
La plupart des logiciels de comptabilité coûtent des milliers de dollars, de sorte que les équipes de petite et moyenne taille ne peuvent se les offrir. Dans la plupart des entreprises, les comptables doivent donc utiliser des feuilles de calcul Excel pour calculer les congés et les paiements.
Imaginez maintenant que votre équipe RH dispose de ses propres documents Excel pour suivre les congés des employés et que votre équipe comptable dispose de quelques autres documents Excel pour calculer les congés payés et les paiements. Cette approche crée non seulement des tonnes de paperasse, mais ne fournit pas non plus de graphiques, de rapports ou d'autres aides visuelles que le PDG ou la direction générale pourrait utiliser pour prendre le pouls de la situation.
C'est là que nous en arrivons à la meilleure pratique la plus essentielle de cette liste.
Utilisez des systèmes de gestion des congés
Les systèmes modernes de gestion des absences sont créés pour suivre les meilleures pratiques de gestion des congés et automatiser la plupart des routines liées aux congés pour les employés, les équipes RH, les managers et les comptables.
WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).