WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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C'est pourquoi une solide base de connaissances d'entreprise peut améliorer tous les aspects de votre activité. Vous vous demandez peut-être...

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

Quel est l'objectif d'une base de connaissances ?

Une base de connaissances est le référentiel d'une entreprise où toutes les informations internes sont organisées. C'est la meilleure option pour stocker les données clients, les rapports de marché, les détails des produits et les documents des employés. Elle permet aux employés d'accéder à des informations importantes pour répondre aux questions du service clientèle, résoudre des problèmes et obtenir des informations pour la collaboration entre les employés.

Considérez la base de connaissances comme le Google personnel de votre entreprise : tout ce qui concerne les opérations quotidiennes est consultable et toujours accessible. Cela augmente l'efficacité et la productivité, car les employés peuvent trouver ce dont ils ont besoin, où qu'ils soient.

En ce qui concerne le choix de votre base de connaissances en ligne, votre intranet est la solution idéale, à condition qu'il prenne en charge la gestion des connaissances. Avec un logiciel d'intranet, vous disposez d'une foule d'index de recherche intuitifs et d'outils de collaboration tout en favorisant un personnel plus concentré en stockant les informations internes au même endroit où les employés font leur travail. (Par exemple, les communications avec les collègues, les annonces de l'entreprise et les réponses aux questions). Une plateforme de moins pour vos employés, c'est plus de temps gagné.

Centralisez les besoins de vos services et observez l'amélioration de la satisfaction et de la fidélisation des clients, la croissance des bénéfices et l'appropriation de leur rôle par des employés plus heureux. C'est incroyable ce que vous pouvez faire lorsque vous organisez vos informations de manière à ce que les gens puissent trouver ce qu'ils recherchent.

Voici 12 conseils essentiels pour créer la meilleure base de connaissances en ligne pour votre entreprise.

1. Capturez et réutilisez les connaissances.

Un logiciel de base de connaissances solide permet à votre entreprise d'adopter des approches centrées sur les connaissances dans tous les aspects de votre activité, tels que le support client, la formation des employés et l'intégration des employés. C'est pourquoi vous souhaitez que votre base de connaissances soit remplie d'informations et de ressources pertinentes, créées en pensant à vos employés. Pensez à ajouter des questions fréquemment posées, des problèmes et des sujets importants, ainsi que des guides pour les différentes équipes de votre entreprise.

Vous simplifierez également de nombreux autres processus qui nécessitent le partage d'informations en utilisant des outils de collaboration en ligne.

Cette approche centrée sur les connaissances est conçue pour aider vos services à travailler plus efficacement. Les représentants de votre service d'assistance à la clientèle peuvent trouver des cas similaires sur lesquels ils travaillent, les nouveaux employés peuvent trouver des guides de formation et votre équipe de vente peut trouver des modèles d'e-mails pour traiter des affaires sensibles. Pour disposer d'une base de connaissances en ligne solide, vous devez vous assurer que votre contenu est pertinent et facile à trouver. Soignez les méthodologies et les pratiques que vous utilisez pour capturer, structurer, utiliser et réutiliser les connaissances - vos employés vous remercieront.

2. Facilitez les choses.

Pour que la base de connaissances de votre entreprise soit une véritable ressource pour vos employés, votre contenu doit être facile à assimiler. Réfléchissez à qui s'adresse le contenu et quel est son objectif. Par exemple, si vous créez un document sur les questions courantes du service clientèle, vous pouvez formuler vos informations sous forme de questions-réponses. D'autres équipes, comme votre service juridique, peuvent avoir besoin de documents plus détaillés.

Il ne suffit pas de jeter un tas de documents dans la base de connaissances de votre entreprise. Passez votre contenu au peigne fin. Les informations que vous fournissez à vos employés doivent être faciles à lire et répondre à leurs besoins spécifiques.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'optimiser la gestion de la trésorerie de votre entreprise et d'augmenter la productivité des stocks.

3. Répondez aux questions communes.

Les membres de votre équipe sont-ils confrontés à des problèmes similaires dans leurs services ? Il y a de fortes chances que la réponse soit positive. Si c'est le cas, faites part de vos connaissances et de votre expérience dans votre base de connaissances en ligne. Cela peut prendre la forme d'une page de FAQ. La création d'une base de connaissances fonctionne mieux lorsque vous documentez les solutions aux problèmes ou aux situations les plus courants.

4. Actualisez la base de connaissances de votre entreprise avec du nouveau contenu.

Votre base de connaissances en ligne doit être mise à jour avec de nouvelles informations, sinon vos employés n'en tireront pas suffisamment de valeur. Elle doit contenir de nouvelles informations et données dès que de nouvelles informations sont disponibles.

Combien de contrats avez-vous conclus au deuxième trimestre de l'année dernière ? De nouveaux projets ont-ils été lancés ? Quels ont été les résultats de votre enquête sur la satisfaction des clients ? Avez-vous des feuilles de calcul de matériel de marketing pour votre équipe de vente ?

Ces informations doivent figurer dans la base de connaissances de votre entreprise. Elles aident vos employés à bien faire leur travail, à rester informés des progrès de votre entreprise et à réduire les goulots d'étranglement.

Encouragez les employés à faire partie de votre base de connaissances. Lorsque les employés interagissent avec votre base de connaissances, ils peuvent continuellement revoir les informations et ajouter des commentaires en utilisant les fonctions sociales. S'il y a des erreurs, n'importe qui - ou une poignée d'entre eux - peut mettre à jour le contenu ou le porter à l'attention d'un supérieur. Cette approche permet de maintenir votre base de connaissances à son meilleur niveau, tout en invitant vos employés à travailler en tant que communauté et à prendre part à la croissance globale de votre entreprise.

Mais ne vous inquiétez pas, nous reviendrons plus en détail sur les meilleures pratiques d'engagement des employés dans votre base de connaissances au numéro 8.

5. Partagez des articles basés sur les connaissances pour maintenir des performances optimales.

Si vous n'évoluez pas en permanence en tant qu'entreprise, vous risquez de prendre du retard. C'est pourquoi il est important d'encourager la collaboration, d'écouter les idées et d'offrir à vos employés des ressources éducatives pertinentes pour leur travail.

Votre base de connaissances en ligne peut stocker ces articles pour que chacun puisse y accéder aujourd'hui, demain ou dans plusieurs mois. Permettez à vos employés de commenter, d'aimer et de partager le contenu avec les membres de l'équipe ou d'autres services. Vous créerez ainsi une communauté accueillante qui favorise le développement personnel de chaque membre de votre organisation.

Autre idée : ayez à portée de main des modèles préfabriqués lorsque les employés créent leur propre contenu. De cette façon, les employés peuvent facilement contribuer à votre intranet tout en conservant l'uniformité de leur travail.

6. Créez une taxonomie simplifiée et rationalisée.

Le contenu de la base de connaissances de votre entreprise doit être consultable. Sinon, à quoi bon ? Une navigation simplifiée fera passer votre expérience utilisateur au niveau supérieur. une expérience utilisateur de premier ordre - de cette façon, vos employés pourront facilement saisir, partager et mettre à jour les informations.

7. Encouragez la création de contenu et la collaboration.

Votre base de connaissances en ligne rationalise les communications externes avec les prospects potentiels, les clients actuels et les visiteurs de votre site Web public, car les informations sont facilement accessibles à tous. Encouragez vos employés de différentes équipes à créer des blogs et des articles à des fins de marketing. Cela permet à votre personnel de rester informé des différentes factions de votre entreprise et de répondre immédiatement aux questions de vos clients.

Votre équipe d'assistance à la clientèle peut publier un article sur les "questions fréquemment posées". Votre équipe de communication peut montrer son expertise en créant des articles sur des sujets liés au secteur. Si vous utilisez vos connaissances pour offrir d'excellentes expériences aux clients, cela se voit.

8. Suscitez des conversations.

Les logiciels de gestion des connaissances encouragent vos employés à ajouter leur point de vue et à contribuer à votre communauté florissante. En activant les fonctions sociales de votre plateforme, tous les membres de votre organisation peuvent s'impliquer les uns dans les autres et dans leur travail.

Imaginons que l'un de vos commerciaux ait créé un article sur la gestion des situations difficiles avec des clients potentiels. Un représentant commercial, qui vient d'entrer en fonction, lit l'article et le trouve utile. Hourra ! Elle donne un like à l'article. Un autre commercial, qui travaille pour votre entreprise depuis dix ans, remarque qu'il manque deux situations cruciales et que l'équipe doit en être informée. Il laisse un commentaire avec ses ajouts et l'auteur les ajoute. C'est ainsi que vos employés s'engagent, apprennent et se développent ensemble.

9. Personnalisez les pages avec la marque de votre entreprise.

L'ajout de l'image de marque de votre entreprise à votre base de connaissances en ligne demande peu d'efforts mais a des effets puissants. En fait, la personnalisation est l'une des principales tendances de la gestion des connaissances cette année. Lorsque vous incorporez votre logo ou les couleurs de votre entreprise, votre contenu devient plus attrayant. Cela permet également de rapprocher vos employés de votre organisation.

Soyez fier des outils que vous fournissez à vos employés, et ils seront fiers du travail qu'ils créent avec vos ressources.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations

10. Utilisez les profils des employés.

Prenez un moment et imaginez à quoi ressemble la base de connaissances de votre entreprise. Vous imaginez peut-être des documents, le manuel de l'employé, des rapports, des feuilles de calcul et des notes. Ou peut-être visualisez-vous votre logiciel. En fin de compte, les informations qui constituent votre base de connaissances en ligne sont constituées des expériences et du travail de vos employés.

Un solide répertoire des employés permettra de créer des liens - un moyen efficace d'échanger des connaissances au sein de votre organisation. Encouragez vos employés à remplir complètement leur profil. Allez au-delà des questions standard et incluez également les intérêts personnels et les expériences passées. Utilisez des flux d'activités personnelles pour que les autres puissent voir qui travaille sur quoi et poser des questions.

11. Intégrez votre base de connaissances à votre intranet.

Votre intranet est l'endroit idéal pour la base de connaissances de votre entreprise car il simplifie la façon dont vos employés font leur travail. Lorsque tout se trouve au même endroit, les employés ne perdent pas de temps à chercher des fichiers, à passer d'une plate-forme à l'autre ou à consulter accidentellement d'anciennes versions de documents.

Ils peuvent même collaborer sur le même document, ensemble.

Se soucier de votre base de connaissances en ligne, c'est se soucier de la croissance interne de votre entreprise. Lorsque vous fournissez à votre personnel des outils précieux qui rationalisent leur quotidien, la productivité s'envole.

12. Trouvez toujours des moyens de vous améliorer.

Pour maintenir une base de connaissances d'entreprise efficace, vous devez la traiter comme un système vivant et en croissance qui doit évoluer au fil du temps. Cherchez des moyens de l'améliorer. Nous vous recommandons de parler à vos employés - ce sont eux qui comprennent, de première main, ce qui fonctionne et ce qui pourrait être amélioré. Créez des enquêtes significatives auprès des employés ou organisez de petites réunions d'équipe avec les responsables pour obtenir des commentaires.

Si vos employés reçoivent déjà beaucoup de courriels et de réunions, il existe d'autres moyens de mesurer ce qui fonctionne. Vous pouvez également suivre l'activité des membres en utilisant votre outil d'analyse. Comprenez quel contenu reçoit le plus de vues et d'engagement.

Votre base de connaissances en ligne évolue avec votre entreprise. Il est donc important de la consulter tout au long de l'année.

En conclusion.

Lorsque vous créez la meilleure base de connaissances de l'entreprise, il est important de toujours garder vos employés à l'esprit. Après tout, ce sont eux qui l'utiliseront. Lorsque les informations sont facilement accessibles et que les employés sont encouragés à contribuer à cet ensemble croissant de connaissances, votre personnel est habilité à être fier de son rôle.

Une base de connaissances bien organisée permettra à votre organisation de réaliser des économies en réduisant le temps passé à essayer de trouver des informations. Elle assure l'efficacité de tous les fronts de l'entreprise - les demandes de renseignements des clients, la formation des employés et la collaboration. Une base de connaissances en ligne est l'un des canaux d'assistance les plus rentables, car elle permet aux clients d'accéder facilement à des informations qui nécessiteraient autrement un contact avec le personnel de l'entreprise.

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Le passage au zéro papier est une bonne idée. Qui ne voudrait pas transformer le fouillis de notes manuscrites, de reçus, de documents et de dossiers que vous mélangez chaque jour en une bibliothèque numérique ordonnée qui trie, classe et récupère tout pour vous ?

Mais pour y arriver, il faut un peu de temps. Il ne s'agit pas seulement de l'argent, mais aussi des défis que représentent le choix du bon système, son intégration à vos applications existantes et la migration d'énormes quantités de données.

Grâce aux nombreuses options disponibles aujourd'hui, vous pouvez trouver un système de gestion électronique de documents (GED) qui vous permettra de profiter de tous les avantages du passage au numérique avec un minimum de coûts et de difficultés.

Découvrez ce qu'il faut rechercher dans un SGED et comment les documents numériques peuvent transformer votre petite entreprise.

Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents (GED) ?

Un SGED est un logiciel qui gère la création, le stockage et le contrôle des documents par voie électronique.

Un SGED vous permet de tout numériser, des reçus aux manuels des employés, pour les stocker et les utiliser en ligne. Le bon système peut rendre votre entreprise plus légère et plus souple, en vous permettant d'accéder facilement aux informations, de rationaliser la gestion des documents et d'automatiser les flux de travail.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

9 caractéristiques d'un système de gestion électronique des documents (SGED)

Lorsque vous cherchez le meilleur système d'archivage électronique, recherchez les caractéristiques suivantes.

1. Intégration aux systèmes existants

Certains systèmes de documents électroniques peuvent facilement s'intégrer à des systèmes existants tels que les systèmes de gestion de contenu (SGC), les systèmes de gestion de la relation client (SGRC) et les logiciels de ressources humaines (RH). Recherchez des caractéristiques telles que :

• Une intégration avec les plateformes que vous utilisez déjà.
• Un tableau de bord unique qui offre une visibilité sur les documents stockés dans plusieurs systèmes.
• Un système qui peut accéder aux données stockées dans le cloud et dans vos locaux.

2. Une tarification et un stockage adaptés à votre activité

La gamme de fonctionnalités, de stockage et de prix des solutions de dépôt électronique est suffisamment large pour qu'il existe une solution pour chaque entreprise.

Les systèmes de gestion de documents à code source ouvert sont disponibles gratuitement en version de base. Ces systèmes sont compatibles avec divers environnements d'exploitation, mais leur maintenance nécessite une expertise interne en matière de codage et de gestion des bases de données.

La plupart des solutions de GED comportent une tarification échelonnée en fonction de la capacité de stockage, des fonctionnalités et des niveaux de support client. Il est intéressant de comparer les prix pour trouver un système qui réponde à vos besoins en matière de gestion documentaire.

3. Numérisation rapide et précise

Les systèmes de GED font le gros du travail de création et de classement des documents à votre place, en offrant des fonctionnalités telles que :

• La numérisation rapide et à haut volume des documents et la reconnaissance avancée des caractères pour extraire les données des documents et formulaires numérisés.
• Conversion des documents numériques en types de fichiers optimaux pour le stockage selon les besoins.
• Le marquage automatique des documents avec des métadonnées telles que la date de création, les dates d'accès et de révision, le type de document, l'origine et les mots-clés pour faciliter le tri et la récupération.
• Attribution de noms et indexation des documents selon une structure de fichiers logique.
• Dispositions pour les signatures électroniques, les filigranes et autres attributs.

4. Fonctions de classement et de recherche intelligentes

Votre GED doit vous permettre de trouver et d'accéder facilement à tous vos documents et informations professionnels grâce à des fonctions telles que les suivantes :

• Une interface conviviale pour le tri et la récupération des documents.
• Un contrôle facile des documents pour le contenu lié à la qualité, comme les procédures opérationnelles standard.
• Une fonction de recherche intuitive et intelligente que les utilisateurs peuvent utiliser avec un minimum de configuration et de formation.
• La possibilité de filtrer par des attributs de fichiers tels que la date de révision ou le dernier utilisateur.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

5. Partage et accès

Un système de contrôle des documents en ligne doit également faciliter la collaboration et le contrôle de l'accès aux informations. Recherchez un système qui vous permet de :

• Partager facilement les documents entre les parties prenantes internes et externes telles que les membres de l'équipe, les partenaires, les vendeurs et les fournisseurs.
• Attribuer des autorisations d'utilisateur telles que lecture seule, éditeur et propriétaire au niveau de l'utilisateur et du document pour éviter tout partage accidentel avec les mauvaises personnes.
• Masquez les fichiers sécurisés.
• Attribuez des tâches, ajoutez des commentaires et gérez les révisions de plusieurs contributeurs.

6. Contrôle des versions

Le contrôle des versions est une fonction essentielle d'un SGED, qui permet d'éviter des erreurs telles que l'écrasement de documents et l'accès à un contenu périmé. Recherchez un système qui :

• Crée automatiquement une piste d'audit des révisions et des approbations afin que vous puissiez toujours récupérer les modifications perdues.
• Rationalise les transferts d'informations entre les équipes.
• archive les versions obsolètes afin qu'elles ne soient pas accessibles accidentellement.
• Élimine la génération et la maintenance de contenu redondant.

7. Flux de travail automatisés

Un GED peut automatiser de nombreux aspects de la gestion des documents pour améliorer la précision et l'efficacité. Recherchez un système qui :

• Transmet automatiquement les documents aux utilisateurs pour révision et publication.
• Notifie toutes les modifications et approbations.
• Permet aux utilisateurs d'assigner des tâches, de transmettre du contenu et de suivre les délais jusqu'à leur achèvement.
• gère automatiquement les documents en fonction des calendriers de conservation établis afin de garantir la conformité.
• Vous permet de créer des flux de travail personnalisés pour automatiser vos processus commerciaux internes et superviser les projets.

8. Accès mobile

De nombreux systèmes de contrôle électronique des documents incluent des applications mobiles afin que vos équipes puissent être encore plus productives. Parmi les fonctionnalités utiles, citons :

• L'accès en temps réel à votre référentiel de documents sur site depuis n'importe quel appareil.
• Possibilité de créer, de rechercher et de télécharger du contenu via des appareils mobiles.
• Compatibilité avec une gamme de téléphones et de tablettes.

9. Stockage sécurisé

Avec une telle quantité de vos données et de votre documentation dans un seul référentiel, vous avez besoin d'une sécurité de pointe. Un GED peut protéger vos données grâce à des fonctionnalités telles que :

• Un stockage sécurisé dans le cloud avec chiffrement des données.
• Une protection par mot de passe entièrement chiffrée, facile à appliquer aux documents individuels et aux lots de documents.
• Des fonctions de sauvegarde automatique des données et de reprise après sinistre.
• Une sécurité avancée pour l'accès mobile.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Pourquoi choisir un système de gestion électronique des documents ?

Un SGED marque votre entreprise de son empreinte. Voici les principaux avantages.

1. Efficacité et productivité

En offrant un accès facile à tous vos documents et données, vous réduisez le temps que le personnel passe à rechercher et à manipuler des documents papier. Cela permet également aux employés de ne pas perdre de temps à conserver des documents redondants. Toutes ces heures économisées à gérer des fichiers papier se traduisent par une productivité et une efficacité accrues dans votre entreprise.

Une GED permet également de répondre facilement aux audits et de produire d'autres documents officiels sur demande. Plus besoin de fouiller dans les boîtes de dossiers pour trouver la déclaration d'impôts de l'année dernière : Tout est à portée de main.

2. Collaboration

Au lieu d'envoyer des documents pour approbation, de discuter des modifications au téléphone et d'envoyer des pièces jointes par courriel, vos équipes peuvent consulter les documents et collaborer en temps réel, même avec des parties prenantes externes. Une GED offre également une visibilité sur les processus métier pour une meilleure gestion.

3. Sécurité

Dans de nombreuses entreprises, les documents sont éparpillés sur plusieurs systèmes, et chaque utilisateur gère indépendamment les mots de passe, la sécurité des données et les sauvegardes. Une GED peut éliminer ces vulnérabilités en garantissant que tous vos documents sont protégés et sauvegardés de manière cohérente.

4. Qualité

Le contrôle des versions garantit que votre personnel travaille avec les informations les plus récentes, évitant ainsi des erreurs coûteuses. Tous vos documents et enregistrements étant visibles dans un seul système, vous pouvez extraire les informations dont vous avez besoin pour suivre l'avancement des initiatives, éclairer les décisions et la stratégie, et assurer la conformité aux procédures de l'entreprise.

5. De l'espace pour se développer

La raison la plus convaincante de se débarrasser du poids du papier est peut-être l'espace qu'il libère dans vos bureaux. Les dossiers papier occupent une surface précieuse que vous pouvez utiliser à meilleur escient. Si vous payez pour le stockage de fichiers hors site, vous pouvez également utiliser cet argent à meilleur escient.

En investissant dans un GED dès maintenant, votre entreprise se positionne pour une croissance illimitée au fur et à mesure que les transactions migrent vers un environnement numérique.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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De nombreuses entreprises responsables encouragent leurs clients à se passer de papier. Elles peuvent leur suggérer de faire des affaires sur un portail en ligne ou de recevoir leurs lettres et relevés de compte par courrier électronique.              

Certains détaillants envoient même par courriel les reçus des produits achetés aux clients qui font leurs achats en magasin. Cette démarche est non seulement utile pour le client, mais également bénéfique pour l'entreprise. Elle peut réduire sa dépendance au papier, à l'encre et aux imprimantes, ce qui diminue ses coûts. 

Pour gérer votre propre entreprise, vous devrez remplir un certain nombre de documents, mais vous pouvez suivre l'exemple des entreprises établies.

Si le passage au zéro papier présente plusieurs avantages, cela ne signifie pas que vous pouvez vous débarrasser entièrement des documents. Les informations qu'ils contiennent sont toujours nécessaires, ce qui signifie que vous aurez intérêt à utiliser un système de gestion électronique des documents pour stocker vos documents.

Aidez l'environnement

Si l'on en croit les avis des experts en environnement, la planète a bien besoin d'aide ! En conservant des documents électroniques, vous pouvez éviter l'utilisation inutile de papier. Cela contribuera à réduire l'impact sur la planète en réduisant la nécessité d'abattre des arbres pour fabriquer du papier.

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Limitez les risques de perte ou de détérioration

Bien que les documents physiques puissent sembler pratiques, ils sont également susceptibles d'être endommagés et de disparaître. Les documents cornés, froissés ou déchirés peuvent sembler peu professionnels et peu soignés. Cependant, ce n'est rien comparé à la disparition d'un document important. 

Rien de tout cela ne sera un problème lorsque les documents sont stockés électroniquement, car ils resteront en sécurité et sans tache. En outre, vous saurez toujours où ils se trouvent.

Tout garder au même endroit

Il est beaucoup plus facile de tout conserver au même endroit lorsque vous utilisez un système de gestion électronique des documents. Tous vos documents peuvent être conservés en un seul endroit et seront prêts dès que vous en aurez besoin. Vous n'aurez pas besoin de chercher le document dont vous avez besoin, car il sera facilement consultable s'il est conservé sous forme électronique.

Ce système vous permettra également de rester organisé en utilisant différents dossiers pour les documents relatifs à des sujets différents, par exemple, un dossier contenant les documents relatifs aux impôts, un autre contenant les factures. 

Facilité d'intégration

Si vous disposez d'un système de gestion électronique des documents, il sera plus facile de l'intégrer à tout autre logiciel que vous pourriez utiliser. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il sera facile de relier la base de données à ce logiciel. Cela simplifiera le processus d'établissement de vos comptes et de soumission de vos déclarations fiscales.

Réduire le désordre

Lorsque vous avez une nouvelle entreprise, il se peut que vous n'ayez pas à vous préoccuper d'un grand nombre de documents au départ. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la quantité de documents à remplir augmente rapidement et devient plus problématique.

En conservant vos documents au format électronique, vous n'aurez pas besoin de conserver un espace de stockage pour eux. Non seulement la paperasse excessive peut être une source d'ennui en prenant trop de place, mais elle peut aussi attirer des nuisibles comme les petits acariens qui adorent manger du papier.

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Facilité de transfert

De nombreuses entreprises modernes et progressistes auront la possibilité d'envoyer des documents par courrier électronique, qu'elles proposeront à leurs clients. Recevoir des documents dans ce format pour ensuite les imprimer est une perte de temps et de ressources. Au lieu de cela, vous pouvez simplement enregistrer le document qui vous a été envoyé par courrier électronique. 

De même, il est facile d'envoyer des documents électroniques en cas de besoin en les joignant simplement à un courrier électronique.

Vous n'aurez plus besoin d'imprimer un document, d'acheter une enveloppe et un timbre et de poster la lettre.

Conversion facile

Vous privilégiez peut-être un format particulier pour l'enregistrement des documents électroniques, alors que vos contacts professionnels utilisent peut-être un autre type de format. Si tel est le cas, il sera facile de convertir le format de vos documents pour qu'il convienne aux autres avant de les envoyer.

De même, si vous recevez un document dans un format que vous n'utilisez pas normalement, vous pourrez le convertir pour qu'il convienne à votre système. Les documents électroniques vous offrent une plus grande souplesse dans la manière de les traiter.

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Facilité d'accès

La possibilité d'accéder aux documents est beaucoup plus facile à réaliser lorsqu'ils sont stockés électroniquement. Vous n'aurez pas à fouiller dans des piles de papiers, à vous inquiéter des coupures de papier ou à respirer un tas de poussière.

Vous pourrez examiner les documents rapidement et commodément tout en travaillant sur d'autres sujets sur votre ordinateur.

Il existe de multiples raisons pour lesquelles vous pouvez avoir besoin de consulter des documents ou d'y accéder, et cela peut se faire en quelques clics de souris.

Réduire les coûts

En utilisant un système de gestion électronique des documents, vous réduisez vos dépenses. Vos frais professionnels ne comprendront plus le coût du papier, de l'encre ou de l'imprimante que vous devrez utiliser pour produire des documents sur papier.  

En outre, vous éviterez les coûts liés à l'envoi de documents à toute personne susceptible d'en avoir besoin, comme votre comptable.

Sauvegarde sécurisée

Pour sauvegarder des copies physiques de documents, il faudrait faire des photocopies, ce qui ne ferait que doubler le volume des documents. Si vous avez besoin d'une copie physique d'un document, vous pourrez toujours en imprimer une copie si vous les conservez sous forme électronique.

En les sauvegardant sur un disque dur, vous vous assurez qu'ils sont en sécurité et qu'ils peuvent toujours être conservés. 

Conclusion

Lorsque vous reconnaissez tous les avantages qui peuvent découler de la conservation de documents électroniques, il vous sera difficile d'argumenter contre l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents.

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1. Trouver plus facilement des informations spécifiques

Toute entreprise a besoin d'un accès rapide aux informations importantes. Trier les classeurs et les piles de papiers prend beaucoup de temps. Des échéances importantes sont souvent manquées en raison d'un système organisationnel inefficace. Il est stressant pour les employés de ne pas être en mesure d'obtenir des documents pertinents. De nombreuses entreprises utilisent des services de numérisation de documents par le biais d'un système électronique. Les systèmes de numérisation de documents électroniques permettent aux travailleurs de rechercher et de trouver rapidement les informations pertinentes.

2. Garantir que les documents sont formatés de manière cohérente

Il arrive qu'une entreprise doive modifier les paramètres de ses documents. Une seule mise à jour de l'entreprise peut faire basculer toute la charge de travail de la journée dans un chaos de mauvaise communication. Vous n'avez pas envie d'envoyer un autre e-mail que les rédacteurs risquent de ne pas ouvrir immédiatement. Les rédacteurs ne veulent pas découvrir que le travail qu'ils ont effectué pour la journée doit être entièrement réécrit. Un système de gestion des documents permet d'accéder immédiatement aux derniers modèles de l'entreprise en un instant. Les membres du personnel peuvent être assurés qu'ils utilisent les derniers modèles approuvés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

3. L'assurance de sauvegardes sécurisées

De nombreux propriétaires d'entreprise pensent que les sauvegardes locales suffisent à assurer la sécurité des documents. Malheureusement, une surtension ou une erreur informatique peut signifier que les documents de l'entreprise ont disparu à jamais. Si les informations d'une entreprise sont récupérées à partir d'un ordinateur cassé, il est probable que tout ne sera pas restauré. L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents garantit la sécurité des informations de l'entreprise. La perte d'accès aux informations commerciales peut coûter cher à une entreprise, il est donc impératif d'utiliser un système de stockage sûr.

4. Amélioration de la sécurité de l'entreprise

L'envoi de documents importants par courrier électronique présente des risques. Vous ne voulez pas craindre qu'un employé compromette accidentellement votre entreprise. En cas d'erreur, l'entreprise doit rendre des comptes. La gestion des documents par le biais d'un système obsolète est risquée. Les systèmes plus anciens ont tendance à présenter une sécurité affaiblie. Toutes les entreprises savent qu'une sécurité faible est synonyme de risque accru de piratage. Les piratages coûtent aux entreprises du monde entier des milliards de dollars chaque année. Le stockage électronique des documents permet de garantir que les documents sont stockés en toute sécurité et hors de portée des pirates informatiques.

5. Stockage rapide des documents

Dans de nombreux cas, les documents papier doivent passer par différents services. Tout propriétaire d'entreprise sait que les affaires de l'entreprise sont de la plus haute importance. Un système de gestion électronique des documents stocke les informations dans une base de données de manière rapide. Les employés peuvent accéder aux informations par le biais de cette base de données sans attendre que les autres départements classent les documents. Des délais de stockage des documents plus rapides permettent à tous les employés de travailler de manière plus efficace. Le stockage électronique des documents réduit le temps que les employés passent à utiliser des méthodes de stockage moins efficaces. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage un classement personnalisable en fonction du métier et des réalités de chaque organisation.

6. Une excellente méthode pour accroître les efforts de collaboration

De nombreuses entreprises doivent fournir des rapports aux parties prenantes et aux collaborateurs extérieurs. Un système de stockage inefficace crée souvent des goulots d'étranglement qui ralentissent la collecte d'informations. La gestion électronique des fichiers permet de s'assurer que toutes les parties ont accès aux mêmes informations. Il est beaucoup plus facile de disposer de documents dans un système électronique facile à utiliser que de tâtonner dans des piles de papiers.

7. Économies potentielles de coûts

Le stockage de grandes quantités de papier coûte cher et prend de la place. Toute entreprise souhaite réduire ses coûts dans la mesure du possible. Il est sage d'utiliser un service de stockage de documents électroniques pour votre entreprise. Le stockage électronique des documents réduit l'encombrement dû au stockage excessif de papier.

En résumé, il y a plusieurs avantages à stocker des documents électroniquement. Des méthodes de stockage obsolètes peuvent entraîner la perte d'informations et la menace de piratage. Le stockage électronique des documents constitue une méthode simple et sûre de stockage des informations commerciales.

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Avant de choisir un système pour gérer votre contenu, il est essentiel de comprendre les différents systèmes et leurs champs d'application.

Nous avions vu précédemment la comparaison entre les SGC (systèmes de gestion de contenu) et les GCE (gestion de contenu d'entreprise).

Cependant, il existe un autre acteur sur le marché, à savoir le GED (système de gestion de documents). Voyons donc rapidement ce qu'est un système de gestion documentaire et quels sont les points communs et les différences entre la gestion de contenu d'entreprise et le système de gestion documentaire. 

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Qu'est-ce que la GED ?

La gestion documentaire implique la manière dont votre organisation stocke les données, c'est-à-dire la manière dont elle stocke, suit et gère ses documents électroniques. La GED, c'est-à-dire le système de gestion de documents, est un logiciel conçu pour le stockage, la modification et la récupération efficaces de documents et d'images.

Les logiciels de gestion de documents fonctionnent avec des fichiers Word, des feuilles de calcul, des images et des fichiers PDF, principalement. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités offertes par les logiciels de gestion de documents :

• Contrôle des versions : Il offre un suivi des versions pour gérer les différentes versions du fichier.
• Retour en arrière : Cette fonction permet de récupérer toute version antérieure du fichier/document en cas de mise à jour ou de publication incorrecte.
• Check-in/Check-out et verrouillage : Cette fonction garantit l'intégrité du document dans le cas où plusieurs utilisateurs essaient d'accéder au même document en même temps. Elle conserve également les données concernant l'utilisateur qui a modifié le fichier.

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Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?

L'acronyme GCE signifie Gestion de contenu d'entreprise. Un système de gestion de contenu d'entreprise a la capacité de gérer l'ensemble du contenu de l'entreprise, y compris le contenu interne et le contenu Web. Il s'agit d'un ensemble d'outils et de processus permettant de stocker, gérer, organiser et rechercher du contenu.

GCE et SGD : les points de différence

Les termes GCE et SGD ne sont pas interchangeables. Il existe de nombreuses différences entre ces systèmes en raison de leur évolutivité et de leur capacité d'organisation. Cela les rend utilisables dans différents scénarios et endroits.

Portée :

La première et principale différence est que le SGD est un logiciel, tandis que la GCE est un ensemble d'outils et de processus. La gestion électronique des documents est une version plus large de la gestion des documents. La gestion électronique de documents offre la plupart des capacités de la gestion des documents, et bien d'autres encore.

Fonctionnalité :

La fonctionnalité de base de la GED est le stockage, la gestion et le suivi des documents électroniques dans une organisation, tandis que la GCE est utilisée pour stocker et traiter la documentation du contenu et le flux de travail au sein d'une organisation.

La GED est un logiciel permettant d'organiser les fichiers au sein d'une organisation. On peut dire que la gestion électronique des documents est un système de gestion des documents à haute capacité avec des fonctionnalités supplémentaires.

Soutien à l'organisation :

Alors que la GED fonctionne bien pour les petites entreprises, la GCE s'avérera plus bénéfique pour les grandes entreprises ayant un volume de données plus important. La GED est un système comparativement plus simple qui nécessite moins d'expertise et de maintenance.

En revanche, la gestion électronique des documents est plus coûteuse et les employés doivent être formés avant de l'utiliser.

Types de contenu pris en charge :

La GED prend principalement en charge les données structurées telles que les fichiers Word et PDF. La gestion électronique des documents prend en charge les informations structurées et non structurées, notamment les images, le contenu graphique, les vidéos, les courriels, le contenu des sites Web, etc.

La GED est principalement utilisée pour passer au numérique et abandonner les systèmes basés sur le papier, tandis que la GCE va plus loin en gérant et en traitant les données hors ligne et sur le Web.

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Similitudes entre la GED et la GCE

Même s'il existe quelques différences entre les deux technologies, il existe également des similitudes notables. Voici les points de similitude entre les deux systèmes :

• Les deux systèmes utilisent la technologie SaaS.
• Ils sont utilisés pour gérer les documents et le contenu numériques.
• Ils aident à organiser des données non organisées.
• Ils prennent en charge le contrôle des versions et gèrent les traces de révision.
• Ils offrent une fonction de récupération des données.

Conclusion

Les deux systèmes, la GED et la GCE, sont des solutions d'entreprise qui permettent d'accroître l'efficacité, de réduire le temps de traitement, de minimiser les coûts opérationnels et de rationaliser les processus internes.

D'après la comparaison ci-dessus, nous pouvons dire que la GED est un sous-ensemble de la GCE. Le choix de la solution la plus adaptée à votre organisation dépend de vos besoins.

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Pour les entreprises qui s'efforcent d'accéder à de nouvelles formes de contenu et de documents, de les organiser, de les sécuriser, de les partager et de les conserver au sein d'une main-d'œuvre en constante évolution, la gestion de contenu d'entreprise est l'étape supérieure à la GED. Lisez ce qui suit pour savoir ce qu'est la gestion de contenu d'entreprise et pourquoi les entreprises se tournent vers la GCE pour faciliter la transition vers la prochaine étape de rationalisation des opérations commerciales en 2021. 

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Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?

La gestion de contenu d'entreprise, qui fait partie des services de contenu d'entreprise ( SCE ), est une suite logicielle qui formalise et centralise le stockage et la gestion du contenu opérationnel d'une entreprise. En d'autres termes, elle place tout le contenu utilisé par une organisation dans un seul écosystème de productivité. Les utilisateurs travaillent au sein même de la plateforme de gestion électronique des contenus pour accéder aux documents, les créer, les mettre à jour ou les transmettre. Ce système numérique centralisé permet aux entreprises de s'affranchir de l'existence d'un centre physique où sont conservés tous les documents et où se déroulent la plupart des processus. Il en résulte une entreprise plus agile, capable de répondre aux besoins changeants de notre environnement professionnel et de notre vie quotidienne numérique. 

Les logiciels de gestion électronique des documents sont utilisés par des organisations dont le contenu va au-delà des documents. Les organismes publics, les universités, les cabinets médicaux, les cabinets d'avocats et les institutions financières bénéficient de cette sophistication accrue, car ils disposent souvent de rapports, de données sur les clients ou les patients, d'études de cas ou d'autres documents qui ne rentrent pas dans un système de gestion des documents.

Les caractéristiques de la gestion de contenu d'entreprise

Un système de gestion de contenu d'entreprise présente de nombreuses caractéristiques reconnaissables pour ceux qui ont utilisé un système de gestion de documents. Il s'agit notamment de :

● Des capacités de gestion des documents : La gestion de contenu d'entreprise traite les documents comme un système de gestion documentaire, mais offre aux utilisateurs une pléthore d'outils supplémentaires.

● Le stockage sur le cloud : Le stockage du contenu sur le cloud permet de le sécuriser et de le rendre accessible à quiconque possède les informations d'identification appropriées, où qu'il se trouve.

● Capture, acheminement et approbation numériques : La gestion électronique des documents ( GED ) automatise les processus commerciaux en capturant des informations via des formulaires numériques et en acheminant ces informations aux personnes compétentes de votre entreprise.

● Sauvegardes automatisées : Les sauvegardes programmées régulièrement peuvent être automatisées pour s'assurer qu'elles ne sont jamais manquées et que l'entreprise ne perd pas d'informations critiques.

● Repères de sécurité : des secteurs tels que la santé et le juridique utilisent fréquemment des systèmes de GED pour atteindre les règles de conformité et respecter les normes de sécurité.

● Le cryptage : La sécurité représentant l'une des principales priorités en matière de contenu d'entreprise, un système de gestion de contenu électronique robuste offrira des capacités de cryptage pour tous les types de données et de contenu.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

En quoi la GCE diffère-t-elle d'un système de gestion de documents ?

La gestion électronique de contenu et la gestion documentaire sont toutes deux conçues pour rationaliser les flux de travail, améliorer les processus documentaires et aider les entreprises à gérer un large éventail de données non structurées. En outre, les deux solutions peuvent contribuer à la reprise après sinistre, aux initiatives écologiques (comme le passage au zéro papier) et à la réduction des dépenses de fonctionnement d'un bureau. Il existe toutefois des différences essentielles :

Systèmes de gestion de documents

Un système de gestion de documents est principalement conçu pour numériser, archiver et gérer des documents. Un SGD est d'une valeur inestimable pour maintenir tous les utilisateurs à jour avec les versions ou pour s'assurer qu'un utilisateur n'écrase pas accidentellement le travail d'un autre. Toutefois, ces systèmes sont conçus pour ne traiter que des documents.

Gestion de contenu d'entreprise

La gestion de contenu d'entreprise ( GCE ) traite les processus documentaires, mais son objectif principal est de centraliser et de sécuriser tous les types de contenu d'une organisation. Alors qu'une GED suit les documents tout au long de leur cycle de vie, la GCE configure et organise de gros volumes d'informations, et pas seulement des documents.

La nature centralisée d'un système de gestion de contenu électronique facilite également son extension et son intégration dans un environnement de bureau plus large. Cela permet aux entreprises de mettre en place des opérations personnalisées au fur et à mesure de leur croissance et de leur développement. La gestion électronique des documents permet également à l'entreprise d'adopter plus facilement d'autres types de contenu à mesure qu'ils s'avèrent utiles pour les employés et les clients. L'évolutivité et l'adaptabilité font de la gestion électronique des documents un logiciel essentiel pour les entreprises qui devront faire face à l'évolution rapide de leurs activités. 

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Comment la GED permet un travail à distance productif

La plupart des systèmes de gestion de contenu électronique sont hébergés dans le nuage. De par sa nature, le cloud se prête à l'accessibilité et à l'amélioration des flux de travail, quel que soit l'emplacement de l'utilisateur final. Par conséquent, un système de gestion de contenu électronique basé sur le cloud computing est une aide précieuse pour les équipes de travail distribuées ou éloignées.

Pour les chefs d'entreprise : Les responsables peuvent facilement suivre les tâches et corriger les goulets d'étranglement en examinant simplement qui accède à un élément de contenu et combien de temps cette personne met à examiner ou à approuver le contenu. 

Pour les employés à distance : La GED permet à vos employés distants d'accéder facilement à leurs documents, dossiers, formulaires et autres contenus depuis le confort de leur bureau à domicile. Les tâches telles que le traitement des factures ou des notes de frais, la mise à jour des informations sur les clients ou les patients, le partage, la recherche et la récupération d'informations entre les sites ou les services sont simplifiées. 

L'accent mis récemment sur la transformation numérique fait ressortir l'importance d'une main-d'œuvre distante numérique et de la gestion électronique des documents. Un personnel distant ne disposant pas d'un système de gestion de contenu d'entreprise bien huilé sur lequel s'appuyer souffrira de problèmes de flux de travail et de la pression exercée par les opérations sur papier. Si la gestion documentaire est un tremplin vers une main-d'œuvre distribuée productive, la GCE est la fondation sur laquelle une main-d'œuvre prospère - à distance ou non - est construite. 

Avec la GED, une entreprise peut tirer parti de ces trois caractéristiques :

1. Automatisation des processus

La gestion électronique des documents ( GED ) permet d'automatiser un grand nombre des processus manuels les plus courants qui, autrement, font perdre un temps précieux à un employé. En tirant parti de l'intelligence artificielle et de l'analytique, les utilisateurs n'ont plus à se soucier de tâches fastidieuses comme la saisie de données ou les processus d'approbation.

2. Gestion du contenu

Grâce à des fonctions avancées de gestion de contenu, le système de gestion de contenu de l'entreprise permet aux entreprises de rester organisées. Capturez, sécurisez et organisez numériquement le contenu à travers l'organisation, quelle que soit sa forme.  

3. Services de plateforme

Qu'il s'agisse de satisfaire aux exigences de conformité ou d'intégrer des applications, le système de gestion de contenu dispose des capacités requises. Les entreprises peuvent profiter d'une gestion avancée des documents, d'une sécurité renforcée et d'opérations entièrement centralisées créées par l'intégration.

4. Formulaires électroniques

Les formulaires électroniques remplacent les formulaires papier par des formulaires Web faciles à concevoir et à suivre. Les formulaires électroniques permettent à vos employés, clients et partenaires d'accéder aux formulaires dont ils ont besoin via des sites Web publics ou intégrés à l'intranet de votre entreprise. Ces formulaires, une fois soumis, sont ensuite automatiquement acheminés vers les flux de travail désignés, éliminant ainsi le besoin de suivi manuel ou de navigation dans la hiérarchie de l'entreprise pour s'assurer que les personnes qui doivent examiner le formulaire le reçoivent. Les formulaires préconçus ou personnalisés aident les entreprises à suivre la charge de travail des employés, à éliminer les documents perdus, à sécuriser les données entrantes et à créer une transparence au sein de l'entreprise.

5. Mobilité

Qu'ils travaillent à distance depuis leur domicile ou en déplacement, les employés doivent pouvoir accéder à leurs documents et à leurs données où qu'ils soient. La gestion électronique des documents offre la mobilité aux entreprises dont le personnel est dynamique et distant. L'accès sécurisé et à distance aux documents, la collaboration sur les informations et l'engagement des travailleurs en dehors du bureau sont tous facilement réalisables avec la gestion électronique des documents.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).