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Un article décrivant les avantages de l'utilisation d'un système de gestion électronique.
De nombreuses entreprises responsables encouragent leurs clients à se passer de papier. Elles peuvent leur suggérer de faire des affaires sur un portail en ligne ou de recevoir leurs lettres et relevés de compte par courrier électronique.
Certains détaillants envoient même par courriel les reçus des produits achetés aux clients qui font leurs achats en magasin. Cette démarche est non seulement utile pour le client, mais également bénéfique pour l'entreprise. Elle peut réduire sa dépendance au papier, à l'encre et aux imprimantes, ce qui diminue ses coûts.
Pour gérer votre propre entreprise, vous devrez remplir un certain nombre de documents, mais vous pouvez suivre l'exemple des entreprises établies.
Si le passage au zéro papier présente plusieurs avantages, cela ne signifie pas que vous pouvez vous débarrasser entièrement des documents. Les informations qu'ils contiennent sont toujours nécessaires, ce qui signifie que vous aurez intérêt à utiliser un système de gestion électronique des documents pour stocker vos documents.
Aidez l'environnement
Si l'on en croit les avis des experts en environnement, la planète a bien besoin d'aide ! En conservant des documents électroniques, vous pouvez éviter l'utilisation inutile de papier. Cela contribuera à réduire l'impact sur la planète en réduisant la nécessité d'abattre des arbres pour fabriquer du papier.
Limitez les risques de perte ou de détérioration
Bien que les documents physiques puissent sembler pratiques, ils sont également susceptibles d'être endommagés et de disparaître. Les documents cornés, froissés ou déchirés peuvent sembler peu professionnels et peu soignés. Cependant, ce n'est rien comparé à la disparition d'un document important.
Rien de tout cela ne sera un problème lorsque les documents sont stockés électroniquement, car ils resteront en sécurité et sans tache. En outre, vous saurez toujours où ils se trouvent.
Tout garder au même endroit
Il est beaucoup plus facile de tout conserver au même endroit lorsque vous utilisez un système de gestion électronique des documents. Tous vos documents peuvent être conservés en un seul endroit et seront prêts dès que vous en aurez besoin. Vous n'aurez pas besoin de chercher le document dont vous avez besoin, car il sera facilement consultable s'il est conservé sous forme électronique.
Ce système vous permettra également de rester organisé en utilisant différents dossiers pour les documents relatifs à des sujets différents, par exemple, un dossier contenant les documents relatifs aux impôts, un autre contenant les factures.
Facilité d'intégration
Si vous disposez d'un système de gestion électronique des documents, il sera plus facile de l'intégrer à tout autre logiciel que vous pourriez utiliser. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il sera facile de relier la base de données à ce logiciel. Cela simplifiera le processus d'établissement de vos comptes et de soumission de vos déclarations fiscales.
Réduire le désordre
Lorsque vous avez une nouvelle entreprise, il se peut que vous n'ayez pas à vous préoccuper d'un grand nombre de documents au départ. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la quantité de documents à remplir augmente rapidement et devient plus problématique.
En conservant vos documents au format électronique, vous n'aurez pas besoin de conserver un espace de stockage pour eux. Non seulement la paperasse excessive peut être une source d'ennui en prenant trop de place, mais elle peut aussi attirer des nuisibles comme les petits acariens qui adorent manger du papier.
Facilité de transfert
De nombreuses entreprises modernes et progressistes auront la possibilité d'envoyer des documents par courrier électronique, qu'elles proposeront à leurs clients. Recevoir des documents dans ce format pour ensuite les imprimer est une perte de temps et de ressources. Au lieu de cela, vous pouvez simplement enregistrer le document qui vous a été envoyé par courrier électronique.
De même, il est facile d'envoyer des documents électroniques en cas de besoin en les joignant simplement à un courrier électronique.
Vous n'aurez plus besoin d'imprimer un document, d'acheter une enveloppe et un timbre et de poster la lettre.
Conversion facile
Vous privilégiez peut-être un format particulier pour l'enregistrement des documents électroniques, alors que vos contacts professionnels utilisent peut-être un autre type de format. Si tel est le cas, il sera facile de convertir le format de vos documents pour qu'il convienne aux autres avant de les envoyer.
De même, si vous recevez un document dans un format que vous n'utilisez pas normalement, vous pourrez le convertir pour qu'il convienne à votre système. Les documents électroniques vous offrent une plus grande souplesse dans la manière de les traiter.
Facilité d'accès
La possibilité d'accéder aux documents est beaucoup plus facile à réaliser lorsqu'ils sont stockés électroniquement. Vous n'aurez pas à fouiller dans des piles de papiers, à vous inquiéter des coupures de papier ou à respirer un tas de poussière.
Vous pourrez examiner les documents rapidement et commodément tout en travaillant sur d'autres sujets sur votre ordinateur.
Il existe de multiples raisons pour lesquelles vous pouvez avoir besoin de consulter des documents ou d'y accéder, et cela peut se faire en quelques clics de souris.
Réduire les coûts
En utilisant un système de gestion électronique des documents, vous réduisez vos dépenses. Vos frais professionnels ne comprendront plus le coût du papier, de l'encre ou de l'imprimante que vous devrez utiliser pour produire des documents sur papier.
En outre, vous éviterez les coûts liés à l'envoi de documents à toute personne susceptible d'en avoir besoin, comme votre comptable.
Sauvegarde sécurisée
Pour sauvegarder des copies physiques de documents, il faudrait faire des photocopies, ce qui ne ferait que doubler le volume des documents. Si vous avez besoin d'une copie physique d'un document, vous pourrez toujours en imprimer une copie si vous les conservez sous forme électronique.
En les sauvegardant sur un disque dur, vous vous assurez qu'ils sont en sécurité et qu'ils peuvent toujours être conservés.
Conclusion
Lorsque vous reconnaissez tous les avantages qui peuvent découler de la conservation de documents électroniques, il vous sera difficile d'argumenter contre l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).