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Savoir comment rédiger un document sur la portée d'un projet est une compétence essentielle pour les chefs de projet. Un document sur l'étendue du projet peut faire la différence entre un projet réussi et un projet qui se détériore à cause d'une dérive de l'étendue.
On parle de dérapage lorsque les exigences de votre projet augmentent lentement tout au long du projet, alors que le calendrier et le budget ne changent pas pour refléter cette croissance. Selon une étude, plus de la moitié des projets sont affectés par ce phénomène.
Il convient de noter qu'il existe une différence entre la dérive et la surréglementation. Dans ce dernier cas, les exigences peuvent rester les mêmes, mais la charge de travail dépasse le point de rendement décroissant.
Sans un document sur la portée du projet, il est difficile de s'assurer que la portée de votre projet ne s'élargisse pas, ce qui entraîne une augmentation des dépenses et un risque de non-respect des délais. Lisez ce qui suit pour découvrir comment rédiger un document sur l'étendue du projet qui définira correctement l'étendue de votre projet et vous protégera contre toute dérive.
Qu'est-ce qu'un document sur la portée d'un projet ?
La portée d'un projet décrit l'ensemble des travaux nécessaires à sa réalisation. Elle comprend les fonctions et les caractéristiques du produit final à livrer, ainsi que tous les facteurs qui définissent la réussite du projet.
Le document sur la portée du projet, souvent appelé énoncé des travaux, consigne toutes ces caractéristiques, fonctions et exigences que les parties prenantes attendent du projet. Il s'agit de la partie du plan de projet qui décrit le travail à effectuer pour le projet.
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Si un élément n'est pas défini dans le document sur la portée du projet, il est considéré comme hors de portée. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une nouvelle fonctionnalité, mais qu'elle ne figure pas dans le document sur la portée du projet, elle est hors de portée et l'ajouter en tant qu'exigence entraînerait une dérive.
Pourquoi avez-vous besoin d'un document sur la portée du projet ?
L'une des étapes clés de la gestion du champ d'application est la création d'un document sur le champ d'application du projet. Il permet de consigner ce qui a été convenu, afin d'éviter toute confusion tout au long du projet. Sans ce document, les gens doivent se fier à leur mémoire pour se rappeler ce qui a été convenu.
Un document sur l'étendue du projet permet à votre équipe de ne pas dépasser ou ne pas respecter ses engagements. Sans ce document, des fonctions clés pourraient être oubliées ou omises du projet. Le client pourrait également demander des fonctions supplémentaires. Sans ce document, vous et votre équipe ne disposerez pas de la documentation nécessaire pour prouver que ce qu'il demande est hors de portée et qu'il faudra plus de temps et d'argent pour l'intégrer.
En fin de compte, un document sur la portée du projet permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à ce qui sera et ne sera pas livré dans le cadre du projet. Vous pouvez trouver un modèle de déclaration de portée pour commencer le processus de création de votre propre document de portée de projet.
Qui rédige le document sur la portée du projet ?
Le chef de projet est généralement responsable de la rédaction du document sur la portée du projet. Ce document nécessite la participation du client et des principales parties prenantes, y compris les utilisateurs finaux, les sponsors du projet, les experts en la matière, etc.
Étant donné que le document doit rassembler les besoins, les souhaits et les points de vue de plusieurs groupes différents, le chef de projet est le mieux placé pour le faire.
Comment rédiger un document sur l'étendue des travaux
Voici les trois étapes de la rédaction d'un document sur l'étendue des travaux d'un projet :
Étape 1 : Créez votre modèle
Plusieurs éléments standard doivent être inclus dans chaque document sur l'étendue des travaux. En créant un modèle standard, vous gagnerez du temps tout en vous assurant que vos documents sont toujours cohérents et que rien ne manque.
Voici les principales sections que vous devriez inclure dans votre modèle :
- L'analyse de rentabilisation : Il s'agit de la raison d'être du projet et des objectifs finaux que vous espérez atteindre.
- Produits livrables du projet : Une description de tous les produits livrables qui seront fournis au client.
- Critères d'acceptation : Il s'agit d'une liste de critères auxquels les produits livrables doivent répondre pour que le client les accepte.
- Contraintes : Les contraintes sont des limitations du projet, telles que le manque de temps ou d'argent. Si l'on vous demande d'utiliser un certain processus ou de suivre des directives précises, il peut s'agir de contraintes.
- Hypothèses : Souvent, au début d'un projet, il y a encore beaucoup d'inconnues. Tout ce que vous devez deviner doit être indiqué ici comme une hypothèse.
- Exclusions : Cette section couvre tout ce que vous souhaitez préciser qui est hors du champ d'application et ne sera pas inclus dans le projet.
- Accord : Pour qu'il n'y ait aucun doute quant à l'accord de vos principales parties prenantes sur la portée du projet, vous devez leur demander d'examiner et de signer le document.
Étape 2 : Rassemblez votre équipe
Votre document sur l'étendue des travaux ne doit jamais être rempli de manière isolée. Une fois que vous avez votre modèle, il est temps de réunir votre équipe de projet, les experts en la matière et les autres parties prenantes pour faire un brainstorming sur les exigences.
Essayez d'inclure autant de détails que possible. Vous ne voulez pas que les déclarations soient vagues, car les gens pourraient les interpréter différemment. Évitez d'utiliser du jargon et des termes que les lecteurs pourraient ne pas comprendre. Si plusieurs parties prenantes ont des demandes contradictoires, il est important de trouver un compromis adéquat et de le documenter, afin qu'il n'y ait pas de question ultérieure.
Étape 3 : Soyez clair et concis
Lorsque vous rédigez votre document, veillez à ce que les choses soient claires et faciles à comprendre. Les détails sont importants, mais pas au détriment de la lisibilité et de la cohérence. Plus votre document est long, plus le processus d'approbation sera long, et plus votre projet sera impacté. Veillez à ce que votre document contienne toutes les informations nécessaires, et ne soyez pas vague sur les exigences, les délais, etc. La meilleure façon de réussir est d'être clair sur les attentes, afin que vous et votre client soyez tous deux satisfaits du résultat.
Étape 4 : Finalisez le document
Une fois que vous avez créé votre document, il est temps de l'envoyer à votre client pour la signature finale. Cela doit se faire avant de terminer votre plan de projet et de commencer à exécuter le projet. Sinon, votre équipe pourrait commencer à travailler pour découvrir qu'une exigence est erronée et qu'elle doit recommencer.
Une fois le document signé, veillez à le conserver dans un endroit sûr et facilement accessible au cas où des questions relatives à la portée du projet se poseraient tout au long de celui-ci.
Créez le document parfait sur la portée du projet
Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à créer le document parfait sur l'étendue du projet à chaque fois. Vous pouvez créer et stocker votre modèle et vos documents de portée complétés directement dans le logiciel. Au fur et à mesure que vous créez votre nouveau document d'étendue des travaux, les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires et faire des suggestions. De plus, vous pouvez utiliser des outils d'épreuvage pour envoyer le projet de document à votre client pour examen et approbation.
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