Sept avantages d'un système de gestion électronique des documents présentés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique

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Les propriétaires d'entreprises savent combien il est important de conserver les documents en toute sécurité. Les services de numérisation de documents permettent de stocker des informations commerciales dans un format numérique. Un système de gestion électronique des documents stocke l'information dans une base de données de manière rapide. Dans ce billet, vous découvrirez sept avantages de l'utilisation d'un système électronique de gestion des documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

1. Trouver plus facilement des informations spécifiques

Toute entreprise a besoin d'un accès rapide aux informations importantes. Trier les classeurs et les piles de papiers prend beaucoup de temps. Des échéances importantes sont souvent manquées en raison d'un système organisationnel inefficace. Il est stressant pour les employés de ne pas être en mesure d'obtenir des documents pertinents. De nombreuses entreprises utilisent des services de numérisation de documents par le biais d'un système électronique. Les systèmes de numérisation de documents électroniques permettent aux travailleurs de rechercher et de trouver rapidement les informations pertinentes.

2. Garantir que les documents sont formatés de manière cohérente

Il arrive qu'une entreprise doive modifier les paramètres de ses documents. Une seule mise à jour de l'entreprise peut faire basculer toute la charge de travail de la journée dans un chaos de mauvaise communication. Vous n'avez pas envie d'envoyer un autre e-mail que les rédacteurs risquent de ne pas ouvrir immédiatement. Les rédacteurs ne veulent pas découvrir que le travail qu'ils ont effectué pour la journée doit être entièrement réécrit. Un système de gestion des documents permet d'accéder immédiatement aux derniers modèles de l'entreprise en un instant. Les membres du personnel peuvent être assurés qu'ils utilisent les derniers modèles approuvés.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

3. L'assurance de sauvegardes sécurisées

De nombreux propriétaires d'entreprise pensent que les sauvegardes locales suffisent à assurer la sécurité des documents. Malheureusement, une surtension ou une erreur informatique peut signifier que les documents de l'entreprise ont disparu à jamais. Si les informations d'une entreprise sont récupérées à partir d'un ordinateur cassé, il est probable que tout ne sera pas restauré. L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents garantit la sécurité des informations de l'entreprise. La perte d'accès aux informations commerciales peut coûter cher à une entreprise, il est donc impératif d'utiliser un système de stockage sûr.

4. Amélioration de la sécurité de l'entreprise

L'envoi de documents importants par courrier électronique présente des risques. Vous ne voulez pas craindre qu'un employé compromette accidentellement votre entreprise. En cas d'erreur, l'entreprise doit rendre des comptes. La gestion des documents par le biais d'un système obsolète est risquée. Les systèmes plus anciens ont tendance à présenter une sécurité affaiblie. Toutes les entreprises savent qu'une sécurité faible est synonyme de risque accru de piratage. Les piratages coûtent aux entreprises du monde entier des milliards de dollars chaque année. Le stockage électronique des documents permet de garantir que les documents sont stockés en toute sécurité et hors de portée des pirates informatiques.

5. Stockage rapide des documents

Dans de nombreux cas, les documents papier doivent passer par différents services. Tout propriétaire d'entreprise sait que les affaires de l'entreprise sont de la plus haute importance. Un système de gestion électronique des documents stocke les informations dans une base de données de manière rapide. Les employés peuvent accéder aux informations par le biais de cette base de données sans attendre que les autres départements classent les documents. Des délais de stockage des documents plus rapides permettent à tous les employés de travailler de manière plus efficace. Le stockage électronique des documents réduit le temps que les employés passent à utiliser des méthodes de stockage moins efficaces. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage un classement personnalisable en fonction du métier et des réalités de chaque organisation.

6. Une excellente méthode pour accroître les efforts de collaboration

De nombreuses entreprises doivent fournir des rapports aux parties prenantes et aux collaborateurs extérieurs. Un système de stockage inefficace crée souvent des goulots d'étranglement qui ralentissent la collecte d'informations. La gestion électronique des fichiers permet de s'assurer que toutes les parties ont accès aux mêmes informations. Il est beaucoup plus facile de disposer de documents dans un système électronique facile à utiliser que de tâtonner dans des piles de papiers.

7. Économies potentielles de coûts

Le stockage de grandes quantités de papier coûte cher et prend de la place. Toute entreprise souhaite réduire ses coûts dans la mesure du possible. Il est sage d'utiliser un service de stockage de documents électroniques pour votre entreprise. Le stockage électronique des documents réduit l'encombrement dû au stockage excessif de papier.

En résumé, il y a plusieurs avantages à stocker des documents électroniquement. Des méthodes de stockage obsolètes peuvent entraîner la perte d'informations et la menace de piratage. Le stockage électronique des documents constitue une méthode simple et sûre de stockage des informations commerciales.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).