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Le secteur des technologies de l'information est aujourd'hui truffé d'acronymes et d'abréviations. Nous entendons constamment des acronymes tels que SGC, GED, GCE, etc. lorsqu'il s'agit de gestion de données. Mais comprenons-nous vraiment les différences entre ces systèmes ?
Avant de choisir un système pour gérer votre contenu, il est essentiel de comprendre les différents systèmes et leurs champs d'application.
Nous avions vu précédemment la comparaison entre les SGC (systèmes de gestion de contenu) et les GCE (gestion de contenu d'entreprise).
Cependant, il existe un autre acteur sur le marché, à savoir le GED (système de gestion de documents). Voyons donc rapidement ce qu'est un système de gestion documentaire et quels sont les points communs et les différences entre la gestion de contenu d'entreprise et le système de gestion documentaire.
Qu'est-ce que la GED ?
La gestion documentaire implique la manière dont votre organisation stocke les données, c'est-à-dire la manière dont elle stocke, suit et gère ses documents électroniques. La GED, c'est-à-dire le système de gestion de documents, est un logiciel conçu pour le stockage, la modification et la récupération efficaces de documents et d'images.
Les logiciels de gestion de documents fonctionnent avec des fichiers Word, des feuilles de calcul, des images et des fichiers PDF, principalement. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités offertes par les logiciels de gestion de documents :
- Contrôle des versions : Il offre un suivi des versions pour gérer les différentes versions du fichier.
- Retour en arrière : Cette fonction permet de récupérer toute version antérieure du fichier/document en cas de mise à jour ou de publication incorrecte.
- Check-in/Check-out et verrouillage : Cette fonction garantit l'intégrité du document dans le cas où plusieurs utilisateurs essaient d'accéder au même document en même temps. Elle conserve également les données concernant l'utilisateur qui a modifié le fichier.
Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?
L'acronyme GCE signifie Gestion de contenu d'entreprise. Un système de gestion de contenu d'entreprise a la capacité de gérer l'ensemble du contenu de l'entreprise, y compris le contenu interne et le contenu Web. Il s'agit d'un ensemble d'outils et de processus permettant de stocker, gérer, organiser et rechercher du contenu.
GCE et SGD : les points de différence
Les termes GCE et SGD ne sont pas interchangeables. Il existe de nombreuses différences entre ces systèmes en raison de leur évolutivité et de leur capacité d'organisation. Cela les rend utilisables dans différents scénarios et endroits.
Portée :
La première et principale différence est que le SGD est un logiciel, tandis que la GCE est un ensemble d'outils et de processus. La gestion électronique des documents est une version plus large de la gestion des documents. La gestion électronique de documents offre la plupart des capacités de la gestion des documents, et bien d'autres encore.
Fonctionnalité :
La fonctionnalité de base de la GED est le stockage, la gestion et le suivi des documents électroniques dans une organisation, tandis que la GCE est utilisée pour stocker et traiter la documentation du contenu et le flux de travail au sein d'une organisation.
La GED est un logiciel permettant d'organiser les fichiers au sein d'une organisation. On peut dire que la gestion électronique des documents est un système de gestion des documents à haute capacité avec des fonctionnalités supplémentaires.
Soutien à l'organisation :
Alors que la GED fonctionne bien pour les petites entreprises, la GCE s'avérera plus bénéfique pour les grandes entreprises ayant un volume de données plus important. La GED est un système comparativement plus simple qui nécessite moins d'expertise et de maintenance.
En revanche, la gestion électronique des documents est plus coûteuse et les employés doivent être formés avant de l'utiliser.
Types de contenu pris en charge :
La GED prend principalement en charge les données structurées telles que les fichiers Word et PDF. La gestion électronique des documents prend en charge les informations structurées et non structurées, notamment les images, le contenu graphique, les vidéos, les courriels, le contenu des sites Web, etc.
La GED est principalement utilisée pour passer au numérique et abandonner les systèmes basés sur le papier, tandis que la GCE va plus loin en gérant et en traitant les données hors ligne et sur le Web.
Similitudes entre la GED et la GCE
Même s'il existe quelques différences entre les deux technologies, il existe également des similitudes notables. Voici les points de similitude entre les deux systèmes :
- Les deux systèmes utilisent la technologie SaaS.
- Ils sont utilisés pour gérer les documents et le contenu numériques.
- Ils aident à organiser des données non organisées.
- Ils prennent en charge le contrôle des versions et gèrent les traces de révision.
- Ils offrent une fonction de récupération des données.
Conclusion
Les deux systèmes, la GED et la GCE, sont des solutions d'entreprise qui permettent d'accroître l'efficacité, de réduire le temps de traitement, de minimiser les coûts opérationnels et de rationaliser les processus internes.
D'après la comparaison ci-dessus, nous pouvons dire que la GED est un sous-ensemble de la GCE. Le choix de la solution la plus adaptée à votre organisation dépend de vos besoins.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).