Quelles sont les différences entre la gestion de documents et gestion de contenu d'entreprise ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique vous explique.

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Les documents (et les données) sont l'élément vital des entreprises. Cependant, les systèmes papier de stockage, de gestion et de traitement de ces documents et données freinent les entreprises. Il y a quelques années, l'utilisation d'un système de gestion de documents pour rationaliser les processus documentaires était indispensable. Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent plus que des documents dans leurs activités : vidéos, images, enregistrements audio, formulaires électroniques, sites Web, archives de courrier électronique, etc. jouent tous un rôle dans les activités quotidiennes d'une entreprise. Pour les entreprises qui utilisent des types de contenu variés, un système de gestion des documents (SGD) ne suffit plus. Les entreprises modernes ont besoin d'un système conçu pour accéder et gérer tous les types de contenu : la gestion de contenu d'entreprise (GCE).

Pour les entreprises qui s'efforcent d'accéder à de nouvelles formes de contenu et de documents, de les organiser, de les sécuriser, de les partager et de les conserver au sein d'une main-d'œuvre en constante évolution, la gestion de contenu d'entreprise est l'étape supérieure à la GED. Lisez ce qui suit pour savoir ce qu'est la gestion de contenu d'entreprise et pourquoi les entreprises se tournent vers la GCE pour faciliter la transition vers la prochaine étape de rationalisation des opérations commerciales en 2021. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise ?

La gestion de contenu d'entreprise, qui fait partie des services de contenu d'entreprise ( SCE ), est une suite logicielle qui formalise et centralise le stockage et la gestion du contenu opérationnel d'une entreprise. En d'autres termes, elle place tout le contenu utilisé par une organisation dans un seul écosystème de productivité. Les utilisateurs travaillent au sein même de la plateforme de gestion électronique des contenus pour accéder aux documents, les créer, les mettre à jour ou les transmettre. Ce système numérique centralisé permet aux entreprises de s'affranchir de l'existence d'un centre physique où sont conservés tous les documents et où se déroulent la plupart des processus. Il en résulte une entreprise plus agile, capable de répondre aux besoins changeants de notre environnement professionnel et de notre vie quotidienne numérique. 

Les logiciels de gestion électronique des documents sont utilisés par des organisations dont le contenu va au-delà des documents. Les organismes publics, les universités, les cabinets médicaux, les cabinets d'avocats et les institutions financières bénéficient de cette sophistication accrue, car ils disposent souvent de rapports, de données sur les clients ou les patients, d'études de cas ou d'autres documents qui ne rentrent pas dans un système de gestion des documents.

Les caractéristiques de la gestion de contenu d'entreprise

Un système de gestion de contenu d'entreprise présente de nombreuses caractéristiques reconnaissables pour ceux qui ont utilisé un système de gestion de documents. Il s'agit notamment de :

Des capacités de gestion des documents : La gestion de contenu d'entreprise traite les documents comme un système de gestion documentaire, mais offre aux utilisateurs une pléthore d'outils supplémentaires.

Le stockage sur le cloud : Le stockage du contenu sur le cloud permet de le sécuriser et de le rendre accessible à quiconque possède les informations d'identification appropriées, où qu'il se trouve.

Capture, acheminement et approbation numériques : La gestion électronique des documents ( GED ) automatise les processus commerciaux en capturant des informations via des formulaires numériques et en acheminant ces informations aux personnes compétentes de votre entreprise.

Sauvegardes automatisées : Les sauvegardes programmées régulièrement peuvent être automatisées pour s'assurer qu'elles ne sont jamais manquées et que l'entreprise ne perd pas d'informations critiques.

Repères de sécurité : des secteurs tels que la santé et le juridique utilisent fréquemment des systèmes de GED pour atteindre les règles de conformité et respecter les normes de sécurité.

Le cryptage : La sécurité représentant l'une des principales priorités en matière de contenu d'entreprise, un système de gestion de contenu électronique robuste offrira des capacités de cryptage pour tous les types de données et de contenu.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

En quoi la GCE diffère-t-elle d'un système de gestion de documents ?

La gestion électronique de contenu et la gestion documentaire sont toutes deux conçues pour rationaliser les flux de travail, améliorer les processus documentaires et aider les entreprises à gérer un large éventail de données non structurées. En outre, les deux solutions peuvent contribuer à la reprise après sinistre, aux initiatives écologiques (comme le passage au zéro papier) et à la réduction des dépenses de fonctionnement d'un bureau. Il existe toutefois des différences essentielles :

Systèmes de gestion de documents

Un système de gestion de documents est principalement conçu pour numériser, archiver et gérer des documents. Un SGD est d'une valeur inestimable pour maintenir tous les utilisateurs à jour avec les versions ou pour s'assurer qu'un utilisateur n'écrase pas accidentellement le travail d'un autre. Toutefois, ces systèmes sont conçus pour ne traiter que des documents.

Gestion de contenu d'entreprise

La gestion de contenu d'entreprise ( GCE ) traite les processus documentaires, mais son objectif principal est de centraliser et de sécuriser tous les types de contenu d'une organisation. Alors qu'une GED suit les documents tout au long de leur cycle de vie, la GCE configure et organise de gros volumes d'informations, et pas seulement des documents.

La nature centralisée d'un système de gestion de contenu électronique facilite également son extension et son intégration dans un environnement de bureau plus large. Cela permet aux entreprises de mettre en place des opérations personnalisées au fur et à mesure de leur croissance et de leur développement. La gestion électronique des documents permet également à l'entreprise d'adopter plus facilement d'autres types de contenu à mesure qu'ils s'avèrent utiles pour les employés et les clients. L'évolutivité et l'adaptabilité font de la gestion électronique des documents un logiciel essentiel pour les entreprises qui devront faire face à l'évolution rapide de leurs activités. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

Comment la GED permet un travail à distance productif

La plupart des systèmes de gestion de contenu électronique sont hébergés dans le nuage. De par sa nature, le cloud se prête à l'accessibilité et à l'amélioration des flux de travail, quel que soit l'emplacement de l'utilisateur final. Par conséquent, un système de gestion de contenu électronique basé sur le cloud computing est une aide précieuse pour les équipes de travail distribuées ou éloignées.

Pour les chefs d'entreprise : Les responsables peuvent facilement suivre les tâches et corriger les goulets d'étranglement en examinant simplement qui accède à un élément de contenu et combien de temps cette personne met à examiner ou à approuver le contenu. 

Pour les employés à distance : La GED permet à vos employés distants d'accéder facilement à leurs documents, dossiers, formulaires et autres contenus depuis le confort de leur bureau à domicile. Les tâches telles que le traitement des factures ou des notes de frais, la mise à jour des informations sur les clients ou les patients, le partage, la recherche et la récupération d'informations entre les sites ou les services sont simplifiées. 

L'accent mis récemment sur la transformation numérique fait ressortir l'importance d'une main-d'œuvre distante numérique et de la gestion électronique des documents. Un personnel distant ne disposant pas d'un système de gestion de contenu d'entreprise bien huilé sur lequel s'appuyer souffrira de problèmes de flux de travail et de la pression exercée par les opérations sur papier. Si la gestion documentaire est un tremplin vers une main-d'œuvre distribuée productive, la GCE est la fondation sur laquelle une main-d'œuvre prospère - à distance ou non - est construite. 

Avec la GED, une entreprise peut tirer parti de ces trois caractéristiques :

1. Automatisation des processus

La gestion électronique des documents ( GED ) permet d'automatiser un grand nombre des processus manuels les plus courants qui, autrement, font perdre un temps précieux à un employé. En tirant parti de l'intelligence artificielle et de l'analytique, les utilisateurs n'ont plus à se soucier de tâches fastidieuses comme la saisie de données ou les processus d'approbation.

2. Gestion du contenu

Grâce à des fonctions avancées de gestion de contenu, le système de gestion de contenu de l'entreprise permet aux entreprises de rester organisées. Capturez, sécurisez et organisez numériquement le contenu à travers l'organisation, quelle que soit sa forme.  

3. Services de plateforme

Qu'il s'agisse de satisfaire aux exigences de conformité ou d'intégrer des applications, le système de gestion de contenu dispose des capacités requises. Les entreprises peuvent profiter d'une gestion avancée des documents, d'une sécurité renforcée et d'opérations entièrement centralisées créées par l'intégration.

4. Formulaires électroniques

Les formulaires électroniques remplacent les formulaires papier par des formulaires Web faciles à concevoir et à suivre. Les formulaires électroniques permettent à vos employés, clients et partenaires d'accéder aux formulaires dont ils ont besoin via des sites Web publics ou intégrés à l'intranet de votre entreprise. Ces formulaires, une fois soumis, sont ensuite automatiquement acheminés vers les flux de travail désignés, éliminant ainsi le besoin de suivi manuel ou de navigation dans la hiérarchie de l'entreprise pour s'assurer que les personnes qui doivent examiner le formulaire le reçoivent. Les formulaires préconçus ou personnalisés aident les entreprises à suivre la charge de travail des employés, à éliminer les documents perdus, à sécuriser les données entrantes et à créer une transparence au sein de l'entreprise.

5. Mobilité

Qu'ils travaillent à distance depuis leur domicile ou en déplacement, les employés doivent pouvoir accéder à leurs documents et à leurs données où qu'ils soient. La gestion électronique des documents offre la mobilité aux entreprises dont le personnel est dynamique et distant. L'accès sécurisé et à distance aux documents, la collaboration sur les informations et l'engagement des travailleurs en dehors du bureau sont tous facilement réalisables avec la gestion électronique des documents.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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